Das Bewerbungsanschreiben und die wichtigen Unterlagen rund um Ihre Bewerbung

Nachdem Sie bislang einiges über die Bewerbungsgründe, über die jeweilige Situation beim Bewerber wie beim Arbeitgeber, über Stellenanzeigen und eigene aktive Suche erfahren haben, geht es in den folgenden Bewerbung-Artikeln um die eigentliche Bewerbung. Das heißt im Einzelnen: um das Bewerbungsanschreiben, die beizufügenden Unterlagen, das Vorstellungsgespräch und um einen Einblick in die Entscheidungskriterien beim Arbeitgeber. Die eigentliche Bewerbung, also das Anschreiben und die dazugehörigen Unterlagen, will erstens wohl durchdacht und zweitens sehr gut vorbereitet sein. Bitte merken Sie sich eine ganz wichtige Regel:
Die Bewerbung als Ganzes, besonders aber das Bewerbungsanschreiben, ist IHRE VISITENKARTE beim neuen Arbeitgeber! Das übersehen sehr viele, manchmal auch hoch qualifizierte Bewerber.

Durchdenken Sie Ihre Bewerbung
Dazu gehört, dass Sie – wie schon am Anfang dieses Buches erwähnt – ein persönliches Konzept haben sollten und ihre beruflichen Ziele klar definieren können. Setzen Sie sich kritisch mit Ihren Leistungen und Fähigkeiten auseinander, auch mit den bisherigen Arbeitgebern, und fragen Sie sich, warum Sie wo ausgeschieden sind. Hüten Sie sich vor Selbstüberschätzung. Lassen Sie sich nicht von Wunschvorstellungen leiten, sondern halten Sie sich an die nüchterne berufliche Realität.
Entwickeln Sie eine Strategie, die Ihnen hilft, unnötige Mühen, Enttäuschungen und Absagen zu verhindern. Behalten Sie Ihr Berufsziel im Auge und bewerben Sie sich nicht unüberlegt, sondern stets planvoll. Machen Sie sich zu Ihrer eigenen Sicherheit eine Checkliste Ihrer Kenntnisse und Fähigkeiten, und vergleichen Sie bei jeder Anzeige, ob Übereinstimmung besteht.

Halten Sie ferner Ihre Wunscharbeitgeber, Wunschpositionen oder sonstigen Ziele fest und notieren Sie auf dieser Liste alle Ihre Aktivitäten in Bezug auf Arbeitssuche bzw. Ihre Bewerbungen. So haben Sie stets einen aktuellen Überblick und sind rasch im Bilde, wenn Sie mal einen überraschenden Anruf von einem Arbeitgeber bekommen, der Sie zum Gespräch einladen will. Notieren Sie sich pro Bewerbung Absendedatum, etwaige Fristen, Ein- ladungs- und Absagetermine. Lassen Sie sich durch Absagen nicht einschüchtern oder gar entmutigen. Der zweite Schritt ist die Vorbereitung der Bewerbung. Sie lässt häufig zu wünschen übrig, obwohl inzwischen viele Menschen über einen privaten PC oder eine Speicherschreibmaschine verfügen. Ihre schriftliche Bewerbung sollte fünf wichtige Elemente enthalten:

Anschreiben
Das Anschreiben ist die einzige (!!) Form der ganz individuellen Selbstdarstellung und auch das einzige Dokument in Ihrer Bewerbung, das Sie positionsbezogen beeinflussen und selbst gestalten können. Im Anschreiben formulieren Sie Ihr Interesse an der ausgeschriebenen Position und/oder am Arbeitgeber. Das Anschreiben muss deshalb immer individuell sein.

Lebenslauf
Der Lebenslauf vermittelt dem Leser = Arbeitgeber einen raschen Überblick über Ihren bisherigen Werdegang. Deshalb ist zu überlegen, welche Form Sie wählen:
* prosaisch/darstellend
– handschriftlich
– maschinengeschrieben
* tabellarisch/übersichtlich
– entwicklungsbezogen (Vorwärtschronologie)
– aktualitätsbezogen (Rückwärtschronologie) oder
* individuell/originell

Auch durch die Art der Darstellung des Lebenslaufes können Sie deshalb viele Weichen stellen. Oberflächliche und ungenaue Lebensläufe machen von vornherein einen schlechten Eindruck, zu genaue und mit Nebensächlichkeiten beladene ebenso.

Bewerbungsfoto
Das Bewerbungsfoto vermittelt dem neuen Arbeitgeber einen ersten flüchtigen Eindruck Ihrer Person. Unterschätzen Sie diesen Eindruck nicht. Vergessen Sie deshalb nie, ein aktuelles Foto beizufügen.

Zeugnisse
Um dem neuen Arbeitgeber Einblick in Ihren beruflichen und Ausbildungswerdegang zu geben, sollten Sie alle relevanten (!!) Zeugnisse Ihrer Bewerbung beifügen. Die Faustregel lautet hier: Sämtliche Angaben im Lebenslauf sollten Sie mit Zeugnissen belegen können. Alle anderen Zeugnisse sind nur dann wichtig, wenn ein direkter Bezug zur ausgeschriebenen Position erkennbar ist.

Die Zusammenstellung der Unterlagen
Der fünfte und letzte Punkt ist die Zusammenstellung der Unterlagen. Man kann es nicht oft genug sagen: Ein ansprechendes Äußeres der Bewerbung ist schon ein halber Sieg. Nichts ist schlimmer, als wenn man aus einem Briefumschlag lieblos zusammengeheftete Dokumente entnehmen muss und einem dann zu guter Letzt womöglich auch noch das Bewerbungsfoto auf den Schoß fällt. Diese fünf Punkte sollten Sie bei Ihrer Bewerbungsvorbereitung im Auge behalten. Je besser Sie sich vorbereiten, z. B. indem Sie rechtzeitig eine Bewerbungsmappe zusammenstellen, umso schneller können Sie unkompliziert auf Stellenausschreibungen reagieren.

Anschreiben
Wenn oben gesagt wurde, dass das Bewerbungsschreiben so etwas wie Ihre Visitenkarte beim neuen Arbeitgeber ist, dann hat das seinen Grund. Die Unterlagen, die Ihnen zur Verfügung stehen, Zeugnisse, Referenzen oder andere Dokumente, können Sie nicht (mehr) beeinflussen. Mit dem Anschreiben auf eine ausgeschriebene Position hingegen können Sie persönlich-individuelle Maßstäbe setzen. Sie haben durch die Art und Weise der Darstellung einen großen Einfluss darauf, ob Sie einen Arbeitgeber für sich einnehmen oder nicht. Für das Bewerbungsanschreiben gibt es indes gewisse Grundregeln.

Name, Anschrift, Telefonnummer
Selbstverständlich sollte sein (ist es aber leider in der Praxis nicht immer), dass Ihr Name, Ihre Anschrift, Ihre Telefonnummer und auch das Datum im Anschreiben enthalten sind. Bei der Telefonnummer sollten Sie in der Regel Ihre Privatnummer angeben (ggf. mit Zusatzangabe, ab wann Sie dort erreichbar sind), Ihre dienstliche Telefonnummer hingegen nur, wenn Sie regelmäßig selbst am Apparat sind und etwaige Anrufe des neuen Arbeitgebers in Ihrer jetzigen Firma auch genehm sind. Machen Sie ggf. zeitliche Zusätze zur Erreichbarkeit, z. B.:

„Sie erreichen mich tagsüber am schnellsten unter meiner Dienstnummer 05 11/620200, am besten in der Nachmittagszeit. Falls eine Kollegin am Apparat sein sollte, so ersuche ich Sie, um Rückruf zu bitten, ohne dass Sie, aus Gründen der Diskretion, Ihre Firma zu erkennen geben.“

Die meisten Arbeitgeber haben für solche Wünsche Verständnis, besonders dann, wenn sie an einer Bewerbung interessiert sind. Ein ganz wichtiger Punkt ist auch die Tatsache, dass Sie nach Absendung der Bewerbung Urlaub haben könnten oder längere Zeit auf Dienstreise sind. Daran wird oft nicht gedacht. Manch eine Bewerbung scheiterte, weil sich der neue Arbeitgeber sehr schnell und spontan gemeldet und zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen hat und dann keine Reaktion bekam. Wenn Sie zeitlich, aus welchem Grunde auch immer, verhindert sind, dann teilen Sie das bitte deutlich im Anschreiben mit. Beispiel:

„In der Zeit vom 31. 3.2002 bis zum 20.4.2002 besuche ich ein Fortbildungsseminar in Bad Kreuznach. Sie können mir jedoch unter meiner Privatanschrift eine Nachricht hinterlassen, ich melde mich dann umgehend bei Ihnen.“

Und noch etwas: Wenn Sie eine Bewerbung versenden, dann drücken Sie damit ein Interesse am neuen Arbeitgeber aus. Deshalb müssen Sie auch mit einer Einladung rechnen, und zwar auch zur üblichen Bürozeit. Deshalb sollten Sie im Anschreiben nicht formulieren:

„Über ein Gespräch würde ich mich sehr freuen. Am besten wäre es, wenn Sie mir einen Termin vor 9.00 Uhr oder nach 18.00 Uhr anbieten könnten, weil ich dienstlich nicht abkömmlich bin.“

Das Interesse und das Pflichtbewusstsein für Ihre jetzige Arbeit spricht zwar für Sie, aber Sie können nicht erwarten, dass der neue Arbeitgeber seinen Terminplan nach Ihnen richtet. Sie müssen sich in solch einem Fall schon frei nehmen oder einen Urlaubstag einreichen.

Bezug auf Position/Anzeigenausschreibung
Da manche, besonders größere Arbeitgeber nicht selten an den Wochenenden in den Tageszeitungen mehrere Anzeigen geschaltet haben, sollten Sie immer im Betreff Bezug auf die konkrete Position nehmen. Damit erleichtern Sie dem Leser, in aller Regel dem Personalleiter, die rasche Zuordnung. Auch inhaltlich sollten Sie auf die ausgeschriebene Position eingehen und sich nicht mit Gemeinplätzen begnügen. Denn der Arbeitgeber will in erster Linie wissen, ob Sie die Anforderungen erfüllen. Ein Beispiel:

„Sie suchen eine Marketing-Assistentin mit Berufserfahrung, Englischkenntnissen und Vorliebe für Telefonmarketing. Diese Voraussetzungen erfülle ich, weil ich bereits drei Jahre als Marketing-Assistentin arbeite und für meine jetzige Firma ausschließlich für drei wichtige Produkte Telefonmarketing mache, dessen Konzeption ich selbst aufgebaut und erfolgreich umgesetzt habe. Meine sehr guten Englischkenntnisse konnte ich 1996 während eines sechsmonatigen Aufenthaltes in einem Partnerunternehmen in Birmingham vervollkommnen.“

Hier stehen klaren Erwartungshaltungen klare Fakten gegenüber, salopp gesagt: Soll und Haben decken sich, für den Arbeitgeber ein echter Anlass zur Einladung.

Bezug auf abgefragte Fakten
Neben den positionsbezogenen Besonderheiten ist es wichtig, auch auf sonstige abgefragte Fakten einzugehen. Wenn z.B. in einer Stellenanzeige steht, dass Gehaltswunsch und frühestmöglicher Eintrittstermin genannt werden sollen, dann müssen Sie sich dazu auch äußern. Wichtig ist, dass Sie überhaupt darauf eingehen. Beim Eintrittstermin werden Sie mit Blick auf Ihre Kündigungsfristen keine Probleme haben, genaue Angaben zu machen, doch ist auch hier Vorsicht geboten, wie das folgende Beispiel zeigt:

„Ich befinde mich in ungekündigter Stellung. Meine Kündigungsfrist beträgt drei Monate zum Ende eines Quartals, ich könnte Ihnen daher ab 1.10.2001 zur Verfügung stehen. Einem früheren Beginn, auch schon ab 1.8.2001 steht nichts im Wege, weil mein jetziger Arbeitgeber mit einer vorzeitigen Beendigung des Arbeitsverhältnisses einverstanden ist.“

Auf näheres Befragen stellte sich heraus, dass man der Dame eine Kündigung nahe gelegt hatte, weil sie nicht mehr den Erwartungen des Arbeitgebers entsprach. Besser wäre es gewesen, es bei der üblichen Frist (1.10.2001) zu belassen und im Gespräch zu erklären, man werde sich – Interesse des neuen Arbeitgebers vorausgesetzt – um einen früheren Austrittstermin bemühen. Gehaltsfragen darf man dem persönlichen Gespräch Vorbehalten, das sollte man dann im Anschreiben mitteilen. Man kann aber auch folgendermaßen formulieren:

„Mein jetziges Gehalt beträgt € 1 835,- brutto im Monat, bei 13,5 Gehältern im Jahr. Ich möchte mich nicht verschlechtern, bin aber bereit, für eine Übergangs- oder Einarbeitungszeit gehaltliche Kompromisse zu machen, weil mir in erster Linie an der Tätigkeit in Ihrem Hause liegt.“

Am besten ist es sich jedenfalls im Anschreiben noch nicht auf eine Gehaltssumme festzulegen, für dieses Thema vielmehr das persönliche Gespräch abzuwarten. Denn Sie können ja nicht wissen, wie das interne Gehaltsgefüge beim Arbeitgeber aussieht. Auf jeden Fall sollten Sie sich realistisch auf diesen Punkt vorbereiten. Mit Antworten auf die Frage nach Ihrem Gehaltswunsch wie „Das weiß ich nicht so genau“ oder „Das ist mir egal“ oder „Das überlasse ich Ihrer Einschätzung“ kommen Sie nicht weit und setzen sich zudem der Gefahr aus, an der Realität vorbeizudenken. Der Arbeitgeber will von Ihnen wissen a) was Sie bisher verdient haben, also wohl auch weiterhin verdienen wollen, und b) wie Sie die ausgeschriebene Position gehaltlich einschätzen. Darauf sollten Sie sich, eventuell auch durch die Erkundigung nach etwaigen Lohn- und Gehaltstarifverträgen, einstellen.

Individuelle Angaben
Die Darstellung individueller Belange verführt zweifellos dazu, stilistisch etwas abzuschweifen, und es ist durchaus verständlich, wenn Sie versuchen, sich mit Ihrem Ansehreiben von der Masse abzuheben. Aber hüten Sie sich vor Originalität um jeden Preis. Dazu einige Beispiele, wie man es nicht machen sollte:

„Sie sehen, dass ich alle Ihre Anforderungen erfülle. Sie sollten aber auch wissen, was ich sonst noch kann: Ich kann überzeugen, motivieren und erfolgsbezogen führen. Das habe ich als Verbandstrainer des VfL XY unter Beweis gestellt.“ (Aus einer Bewerbung als Geschäftsführer!!)
„Als Anlage erhalten Sie ein Videoband. Bitte nehmen Sie sich die Zeit, sich in nur 30 Minuten über meine Persönlichkeit, meine Durchsetzungskraft und meine persönliche Ausstrahlung und meine erstklassigen Referenzen zu informieren, Sie werden es nicht bereuen.“ (Aus einer Bewerbung für eine leitende Position im Marketingbereich)
„Die ausgeschriebene Position interessiert mich nicht nur fachlich, sondern auch persönlich. Seit langem habe ich eine Freundin in Köln, und es wäre mein größter Wunsch, sie damit zu überraschen, nun endlich auch beruflich in Köln sesshaft zu werden.“ (Aus einer Bewerbung im industriellen Bereich, Sachbearbeiter)

Diese kleine Auswahl mag genügen. Bleiben Sie also bei der Realität. Formulieren Sie selbstbewusst, ohne überheblich zu sein, und wenn es Ihnen gegeben ist, dann formulieren Sie auch originell. Aber bleiben Sie lieber sachlich und nüchtern, ehe Sie sich der Lächerlichkeit preisgeben.Bedenken Sie also: Einzig und allein das Anschreiben können Sie selbst gestalten. Es sollte – wollen Sie Erfolg haben – Bezug auf die ausgeschriebene Position nehmen, aber auch Interesse beim Arbeitgeber erwecken. Natürlich ist dabei eine gewisse Originalität förderlich, nur sollte es sich im Rahmen der Möglichkeiten bewegen. Bei den „bürgerlichen“ Berufen ist eher ein konservatives Anschreiben angebracht. Nur in bestimmten Branchen, z.B. im Werbe- oder Medienbereich, kann man von der Norm abweichen und sich evtl. ungewöhnlich präsentieren.

Die äußere Form des Bewerbungsbriefes
Die meisten Bewerbungsanschreiben sind in Aufbau und äußerer Gestaltung individuell gehalten. Nicht selten schreiben Bewerber auch auf privatem Briefpapier, auf dem Name, Adresse und Telefonnummer bereits aufgedruckt sind. Sehr auffällig gestaltete private Briefbogen wirken aber nicht immer positiv, besonders dann nicht, wenn der Name, womöglich noch mit grafischen Attributen ausgestattet, den ganzen Bogen beherrscht. Was wenigen Bewerbern bekannt ist: Es gibt für die äußere Form des Bewerbungsbriefes eine Norm (DIN 5008). Geht man von einem unbedruckten DIN-A4-Blatt aus, gestaltet sich der Aufbau so, wie im Briefschema. Das erste Briefbeispiel hält sich exakt daran. Zwar achten viele Personalleiter nicht genau auf eine solche Einhaltung der DIN-Norm; Sie sollten sie sich jedoch als Richtwert merken und sie besonders dann befolgen, wenn Sie sich für Sekretariatsberufe bewerben. Da im Zeitalter des PCs die bei der Schreibmaschine üblichen „Grad“- Angaben für Abstände nicht jedem geläufig sind, nennt die neueste Fassung der DIN 5008 auch die entsprechenden Millimeterangaben. Gerechnet wird dabei jeweils von der linken Blattkante:

Grad 10 = 24,1 mm	Grad 40 = 100,3 mm
Grad 20 = 49,5 mm	Grad 50 = 125,7 mm
Grad 30 – 74,9 mm	Grad 70 = 176,5 mm

Etwa bei Grad 70 sollten Ihre Briefzeilen enden.

Ab nächsten Artikel finden Sie eine Reihe von Musterbriefen für unterschiedliche Berufssparten. Firmeninterne und „blinde“ Bewerbungen sind dabei ebenso berücksichtigt wie die Bewerbung über eine Personalberatung.