Das Team und die Mitarbeiter entwickeln – Projektmanagement Phasen

Um ein echtes Projektteam aufzustellen, genügt es nicht, einfach eine bestimmte Anzahl von Aufgaben, die im Zusammenhang mit einem Projekt erledigt werden müssen, zu verteilen. Ein Team ist eine Ansammlung von Menschen, die sich gemeinsamen Zielen verschrieben haben und darauf angewiesen sind, dass die jeweils anderen Teammitglieder ihre Arbeit machen. Ein Projektteam kommt nur unter der Voraussetzung zustande, dass jedes Mitglied einen wertvollen Beitrag zu dem Projekt leisten kann und muss.
Ein Team unterscheidet sich von anderen Ansammlungen von Menschen, die Zusammenarbeiten.
✓ Eine Gruppe besteht aus Personen, die einer gemeinsamen Aufgabe zugewiesen wurden, die aber individuell arbeiten, um ihre Aufgaben zu erledigen.
✓ Ein Ausschuss besteht aus Personen, die Zusammenkommen, um bestimmte Dinge zu prüfen und zu kommentieren, Handlungsempfehlungen zu geben und – manchmal – um diese Empfehlungen auch durchzusetzen. Sobald Sie Ihre Teammitglieder bestimmt haben, legen Sie fest, wie diese Zusammenarbeiten sollen. Besprechen und entwickeln Sie so früh wie möglich folgende Punkte, um sicherzustellen, dass alles verständlich formuliert und von allen akzeptiert wird:

✓ Ziele: was das Team insgesamt und was jedes einzelne Teammitglied zu erreichen hofft
✓ Rollen: die Aufgabe jedes einzelnen Teammitglieds
✓ Abläufe: die Techniken, die die Teammitglieder einsetzen. um ihre Projektaufgaben lösen zu können
✓ Beziehungen: die Einstellungen und Gefühle bezüglich der anderen Teammitglieder

In diesem Abschnitt erfahren Sie. wie Sie das Zusammengehörigkeitsgefühl in Ihrem Team stärken können, indem Sie den erstellten Plan noch einmal mit den Teammitgliedern durchsprechen. die Ziele des gesamten Teams und der einzelnen Teammitglieder deutlich machen, die Rollenverteilung bestätigen und damit beginnen, produktive Arbeitsbeziehungen aufzubauen.

Den genehmigten Projektplan noch einmal überprüfen lassen
Sobald Ihr Team steht, lassen Sie die Teammitglieder noch einmal einen Blick auf den genehmigten Projektplan werfen, um die Projektziele und die geplante Arbeit noch einmal zu verdeutlichen, die Zeit- und Ressourcenschätzung zu erklären und mögliche Probleme zu identifizieren. Treffen Sie sich noch einmal mit allen, nachdem jeder den Projektplan noch einmal überprüft hat. Teammitglieder, die an dem Entwurf mitgearbeitet haben, rufen sieh noch einmal den Hintergrund und Zweck des Projekts, die ihnen zugewiesene Funktion und die notwendigen Tätigkeiten in Erinnerung. Sie können auch helfen. Umstände und Situationen zu erkennen, die sich seit der Erstellung des Plans geändert haben, den Plan entsprechend überarbeiten und mögliche Risiken einschätzen und Risikomanagementpläne erstellen. Neue Teammitglieder können etwas über den Projekthintergrund und den Sinn des Projekts erfahren und sie erfahren etwas über die ihnen zugewiesene Aufgabe. Sie haben die Möglichkeit, Bedenken bezüglich der Zeitpläne und Budgetvorgaben zu äußern. Fragen zu stellen und Probleme anzusprechen, die den Erfolg des Projekts beeinträchtigen könnten.

Gemeinsame und individuelle Projektziele festlegen
Teammitglieder engagieren sich für Ihr Projekt, wenn sie den Eindruck haben, dass ihr Beitrag ihnen hilft, ihre persönlichen und beruflichen Ziele zu erreichen. Helfen Sie Ihren Teammitgliedern, einen Sinn für das gemeinsame Projekt zu entwickeln:
✓ Erläutern Sie die Gründe für das Projekt, sagen Sie, wer das Projekt unterstützt und welche Auswirkungen die geplanten Ergebnisse haben werden. (In Artikel 2 erläutere ich, wie man die Bedürfnisse erkennt, die zu dem Projekt geführt haben und die im Projektauftrag vermerkt werden.)
✓ Klären Sie, wie die Projektergebnisse den Kunden des Unternehmens nutzen.
✓ Stellen Sie heraus, wie die Ergebnisse Ihres Projekts das Wachstum und Überleben der Firma fördern.
✓ Untersuchen Sie, wie die Projektergebnisse die Position jedes einzelnen Teammitglieds beeinflussen.

Ermutigen Sie Ihre Kollegen dazu, darüber nachzudenken, wie die Teilnahme an Ihrem Projekt ihnen beim Erreichen persönlicher Ziele hilft, zum Beispiel neue Dinge zu lernen, neue Leute kennen zu lernen, sich im Unternehmen sichtbarer zu machen oder ihre Chancen für eine Beförderung zu erhöhen. Projekte werden nicht nur deshalb durchgeführt, damit Teammitglieder ihre persönlichen Ziele erreichen können; wenn aber Teammitglieder gleichzeitig einen persönlichen und einen allgemeinen Nutzen für ihr Unternehmen aus einem Projekt ziehen können, steigert das ihre Motivation, und die Wahrscheinlichkeit für einen Projekterfolg nimmt ebenfalls zu. In Artikel 14 finden Sie weitere Informationen darüber, wie man die Motivation seiner Teammitglieder steigert und aufrechterhält.

Die Rollen der Teammitglieder festlegen
Nichts verursacht mehr Frust, als wenn man motivierte Leute zusammenbringt und ihnen keine Richtlinien vorgibt, wie sie Zusammenarbeiten sollen. Mehrere Leute arbeiten an denselben Aufgaben gleichzeitig, ohne sich abzustimmen, während andere Tätigkeiten völlig übersehen werden. Das führt irgendwann dazu, dass jeder seine eigenen Aufgaben festlegt, die er alleine und ohne Abstimmung mit anderen erledigen kann, oder dass man sich allmählich aus dem Projekt zurückzieht und an lohnenswerteren Aufgaben arbeitet. Um diese Art der Frustration zu vermeiden, legen Sie mit den Teammitgliedern gemeinsam fest, welche Rollen sie übernehmen sollen. Geben Sie konkret vor, an welchen Aufgaben sie arbeiten sollen und welche Rolle sie in dem Projekt spielen sollen. Folgende Rollen sind denkbar:

✓ Primäre Verantwortlichkeit: Das Teammitglied hat die Verpflichtung, eine Aufgabe vollständig zu erfüllen.
✓ Sekundäre oder unterstützende Verantwortlichkeit: Das Teammitglied hat die Verpflichtung, einen Teil einer Aufgabe zu erfüllen.
✓ Genehmigung: Das Teammitglied muss die Ergebnisse einer Tätigkeit genehmigen, bevor weiter gearbeitet werden kann.
✓ Beratungsleistung: Das Teammitglied kann, wenn notwendig, zu fachlichen Beratungen hinzugezogen werden.
✓ Soll Ergebnisse erhalten: Das Teammitglied soll als Ergebnis einer Tätigkeit entweder das physische Produkt oder einen Bericht erhalten.

Wenn Sie im Rahmen Ihres Projektplans eine Verantwortungsmatrix (Linear Responsibility Chart) ausarbeiten, können Sie diese als Ausgangspunkt zur Festlegung der Rollen Ihrer Teammitglieder nutzen. (In Artikel 10 erkläre ich, wie Sie mit dem Linear Responsibility Chart Projektrollen und Verantwortlichkeiten verteilen.) Vergessen Sie nicht, Ihre Teammitglieder dazu zu ermuntern, Fragen zu stellen oder Bedenken zu äußern, damit sie sich mit den ihnen übertragenen Rollen wohl fühlen und das Gefühl bekommen, sie richtig ausfüllen zu können.

Die Arbeitsabläufe festlegen
Legen Sie fest, wie Sie und Ihr Team die tägliche Arbeit organisieren wollen. Sobald Sie diese Abläufe festgelegt haben, können alle Projektmitarbeiter ihre Aufgaben effektiv und effizient erledigen und positiv zur Atmosphäre im Team beitragen. Zumindest für folgende Bereiche sollten feste Abläufe existieren:
✓ Kommunikation: Projektbezogene Informationen können schriftlich oder persönlich übermittelt werden. Zu solchen Vereinbarungen gehört zum Beispiel:
• wann und wie man E-Mails benutzt
• welche Art von Informationen schriftlich weitergegeben werden sollen
• wann und wie informelle Gespräche dokumentiert werden sollen
• wie regelmäßig fällige Berichte erstellt und Meetings zum Projektfortschritt abgehalten werden sollen
• wie man auftauchende Probleme angeht

✓ Konfliktbewältigung: Es geht darum, unterschiedliche Meinungen bezüglich der Projektarbeit in Einklang zu bringen. Folgendes müssen Sie festlegen:
• Standardabläufe (um Teammitglieder dazu zu bringen, für beide Seiten akzeptable Lösungen zu entwickeln)
• Notfallpläne (für den Fall, dass die Beteiligten zu keiner Einigung gelangen können)
✓ Entscheidungsfindung: Hierzu gehört, zwischen verschiedenen Vorgehensweisen und Tätigkeiten auszuwählen. Entwickeln Sie Richtlinien dafür, wie man für die richtige Situation den richtigen Entscheidungsprozess findet, zum Beispiel Kompromissfindung, Mehrheitsentscheidung, einstimmige Entscheidung oder Entscheidung durch einen Fachmann; legen Sie auch hier wieder Notfallpläne für den Fall fest, dass die normalen Entscheidungsprozesse nicht funktionieren.

Die persönliche Beziehung zwischen den Teammitgliedern stärken
In Hochleistungsteams vertrauen sich die Mitglieder gegenseitig und haben herzliche. gut koordinierte Arbeitsbeziehungen. Es braucht einige Zeit und gemeinsame Anstrengungen, um ein solches vertrauensvolles, effektives Arbeitsumfeld aufzubauen. Beginnen Sie damit, sobald Ihr Projekt startet, die Teammitglieder miteinander bekannt zu machen. Folgende Vorgehensweisen helfen Ihnen dabei:
✓ Lösen Sie Konflikte gemeinsam.
✓ Bei fachlich oder organisatorisch schwierigen Problemen suchen Sie in gemeinsamen Brainstorming-Sitzungen nach Lösungen.
✓ Verbringen Sie auch neben der eigentlichen Arbeit Zeit miteinander, zum Beispiel indem Sie gemeinsam zu Mittag essen oder nach Feierabend gemeinsamen Freizeitaktivitäten nachgehen.

Ihr Team zu einer reibungslos funktionierenden Einheit zusammenschmieden
Wenn sich Teammitglieder gegenseitig vertrauen, Vertrauen in die Fähigkeiten der anderen haben, sich auf Zusagen verlassen können und offen kommunizieren, kann sich ihre ganze Anstrengung auf die Erbringung der Projektarbeit konzentrieren und man muss sich nicht mit zwischenmenschlichen Problemen abgeben. Helfen Sie Ihrem Team, die folgenden Phasen eines Teambildungsprozesses erfolgreich zu durchlaufen:
✓ Forming: Die Teammitglieder werden benannt, treffen sich, reden vorsichtig über die Aufgabenverteilung usw. Erklären Sie den Projektplan, stellen Sie die Beteiligten einander vor und reden Sie über den Background und die Position im Unternehmen sowie über die Fachgebiete der einzelnen Mitglieder.

✓ Storming: Persönliche Konflikte bezüglich des Projekts oder anderer Teammitglieder werden geäußert und gelöst.
• Ermutigen Sie die Mitglieder. Fragen oder Bedenken über die Machbarkeit des Projektplans zu äußern und helfen Sie. diese Bedenken auszuräumen.
• Ermutigen Sie die Mitglieder dazu, offen zu sagen, wenn sie Vorbehalte haben, mit einer bestimmten Person zusammenzuarbeiten, oder wenn sie bezweifeln, dass ein bestimmtes Mitglied seine Aufgabe erfolgreich meistern kann.
• Sorgen Sie dafür, dass sich diese Diskussionen darauf konzentrieren, Lösungen zu finden, die eine erfolgreiche Projektdurchführung gewährleisten – es sollen keine unproduktiven persönlichen Angriffe geführt werden. Falls notwendig, können Sie zunächst unter vier Augen Dinge besprechen, die Sie noch nicht vor dem gesamten Team besprechen möchten. Am Ende müssen Sie die Bedenken aber dem gesamten Team mitteilen, um allen das Gefühl zu geben, dass ehrlich und aufrichtig miteinander umgegangen wird.

✓ Norming: Die Normen und Richtlinien festlegen, die das Verhalten jedes Teammitglieds bestimmen. Ermuntern Sie die Teammitglieder dazu, ihre eigenen Normen aufzustellen. Das ist deshalb so wichtig, weil die Teammitglieder wahrscheinlich aus völlig unterschiedlichen Unternehmensbereichen kommen, die alle ihre eigenen Abläufe haben. Solche verhaltensbezogenen Regeln könnten beispielsweise folgende sein:
• Wie unterschiedliche Ansichten dargestellt und diskutiert werden: Manche äußern ihre Meinung in höflicher Form, während andere aggressiv mit ihren Gegnern streiten, um ihre Meinung durchzusetzen.
• Pünktlichkeit bei Konferenzen: Manche kommen immer pünktlich, während andere regelmäßig 15 Minuten oder mehr zu spät kommen.
• Beteiligung in Meetings: Manche lehnen sich zurück und beobachten, während andere sich aktiv beteiligen und ihre Ideen äußern. Ermutigen Sie die Beteiligten dazu, auf Teammeetings darüber zu sprechen, wie die Teammitglieder sich in verschiedenen Situationen verhalten sollten. Sprechen Sie Probleme an, die Einzelne möglicherweise haben und legen Sie in der Gruppe Verhaltensrichtlinien fest.

✓ Performing: Die Tätigkeiten durchführen, die zu den gewünschten Ergebnissen und Produkten führen, die Einhaltung der festgelegten Zeitpläne und Budgets überwachen, bestehende Pläne (wenn notwendig) anpassen und die richtigen Personen über den Projektfortschritt informieren.
Während Sie Ihr Team durch diese Entwicklungsphasen führen, denken Sie an Folgendes:
✓ Wenn in Ihrem Projekt alles reibungslos läuft, dann ist es völlig egal, ob Sie die Forming-, Storming- und Normingphase durchlaufen haben. Nur wenn Ihr Team auf Probleme stößt, funktioniert Ihr Team möglicherweise nicht richtig, wenn es nicht jede einzelne Phase durchlaufen hat. .Angenommen, Ihr Team kann einen wichtigen Termin nicht einhalten. Wenn die kein Vertrauensverhältnis zueinander aufgebaut haben, werden sie ihre Zeit wahrscheinlich damit vergeuden, nach jemandem zu suchen, dem sie die Schuld geben können, anstatt sich zusammenzusetzen und den Schaden zu beheben.

✓ Es kann passieren, dass man noch einmal eine Stufe zurückgehen muss, obwohl Sie dachten, diese Phase sei längst beendet. Seien Sie darauf vorbereitet. dass es Situationen gibt, in denen es notwendig sein kann, eine oder mehrere bereits abgeschlossene Phasen noch einmal zu durchlaufen. Dies kann beispielsweise der Fall sein, wenn jemand Neues ins Team kommt oder ein wichtiger Bestandteil des Projektplans sich ändert.
✓ Ihr Team wird diese unterschiedlichen Phasen nicht von alleine durchlaufen; Sie müssen es führen. Wenn man ein Team sich selbst überlässt, kommt es oftmals nicht über die Forming-Phase hinaus. Keiner löst gerne schwierige zwischenmenschliche Probleme, also geht man ihnen lieber aus dem Weg.
✓ Werten Sie regelmäßig aus, wie jeder Einzelne Ihre Leistung beurteilt, und lösen Sie, falls notwendig, Unstimmigkeiten. Ein Team zu führen ist alleine schon ein Projekt! Deshalb sollten Sie in regelmäßigen Abständen abschätzen, wie Sie beim Team ankommen, und ob Sie korrigierende Maßnahmen ergreifen müssen, um das Team wieder auf den richtigen Kurs zu bringen.