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Wenn Ihr ursprünglicher Zeitplan den Anforderungen nicht genügt, überarbeiten Sie Ihren Netzplan, um die Länge der kritischen Pfade in Ihrem Projekt zu verkürzen. Wie könnte man diese Verfahren bei Ihrem Picknick einsetzen? In Abbildung 5.6 sehen Sie Ihren ursprünglichen, 57 Minuten dauernden Plan. Wenn Sie damit leben können, nach 57 Minuten am See anzukommen, sind Sie mit Ihrer Analyse fertig. Aber stellen Sie sich vor. Sie und Ihre Freundin beschließen, dass Sie den See innerhalb von 45 Minuten, nachdem Sie am Samstagmorgen gestartet sind, erreichen müssen. Wie können Sie Ihren ursprünglichen Plan so ändern, dass Sie 12 Minuten einsparen? Sie könnten versuchen, die geschätzte Fahrtzeit von 30 Minuten auf 18 Minuten zu reduzieren, und einfach etwas schneller fahren.
Leider funktioniert das nicht, wenn Sie wirklich der Meinung sind, dass die Fahrt 30 Minuten dauert! Denken Sie daran, dass Ihr Plan einen Ablauf darstellt, von dem Sie der Meinung sind, dass er funktionieren kann (auch wenn es keine Garantie dafür gibt). Wenn Sie mit 160 km/h über Sandwege fahren müssen, um den See in 18 Minuten zu erreichen, wird die Reduzierung der Fahrtzeit auf 18 Minuten nicht funktionieren. (Allerdings bietet sich Ihnen eine hervorragende Gelegenheit, mal wieder einen Strafzettel wegen zu schnellen Fahrens zu bekommen.) Um einen realistischen Plan zu entwickeln, wie Sie Ihren Zeitplan verkürzen können, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Einen kritischen Pfad suchen und die Dauer so lange reduzieren, bis ein zweiter Pfad kritisch wird.
2. Die beiden kritischen Pfade um dieselbe Zeitdauer kürzen, bis ein dritter Pfad kritisch wird.
3. Alle drei Pfade um dieselbe Zeitdauer kürzen, bis ein vierter Pfad kritisch wird und so weiter.
Vorgänge gleichzeitig abarbeiten
Eine Möglichkeit, die Länge eines Pfades zu verkürzen, besteht darin, einen oder mehrere Vorgänge aus dem Pfad zu entfernen und sie parallel zu den übrigen Vorgängen abzuarbeiten. Allerdings muss man schon ein bisschen kreativ sein, um einen Plan zu entwerfen, der sowohl Zeit spart als auch eine Chance hat, zu funktionieren. Nehmen wir das Picknickbeispiel in Tabelle 5.4. Angenommen, es gibt einen Geldautomaten an der Tankstelle. Wenn Sie bei einer Tankstelle halten, die auch einen Geldautomaten hat, können Sie während des Tankvorgangs Geld holen. Wenn Sie so vorgehen, können Sie Vorgang 2 und 6 gleichzeitig durchführen und brauchen dafür nur zehn statt 15 Minuten, wie in Abbildung 5.6 dargestellt. Auf den ersten Blick sieht es so aus. als könnten Sie mit dieser Änderung die Gesamtzeit auf 52 Minuten reduzieren.
Aber sehen Sie noch einmal genauer hin. Beide Vorgänge befinden sich nicht auf dem kritischen Pfad. Es nützt Ihnen also gar nichts, die Zeitspanne für diese Vorgänge zu reduzieren, weil das überhaupt keinen Einfluss auf die gesamte Projektdauer hat. (Falls Sie geglaubt haben, auf diese Weise fünf Minuten zu gewinnen, sodass Sie Ihrer Freundin bei der Vorbereitung der Ei-Brote helfen können, denken Sie daran, dass Sie sich für dieses Beispiel darauf verständigt hatten, dass Sie bei den einzelnen Vorgängen nicht die Rollen tauschen dürfen.) Okay, jetzt zurück zum Zeichenbrett. Beginnen Sie mit der 57-Minuten-Lösung und denken Sie daran, dass Sie die Länge des kritischen Pfades verringern müssen, wenn Sie Zeit sparen wollen. Hier noch eine Idee: Sie und Ihre Freundin befinden sich beide im Auto, während Sie zum See fahren, aber nur einer von Ihnen fährt das Auto, während der andere lediglich daneben sitzt.
Sie könnten sich anbieten, zu fahren, und Ihre Freundin könnte die Zutaten für die Ei- Brote ins Auto laden und die Brote während der Fahrt schmieren. Das würde den kritischen Pfad um zehn Minuten kürzen. Wirklich? Das Diagramm in Abbildung 5.6 zeigt, dass der obere Pfad, der aus den Vorgängen 2 und 6 besteht. 15 Minuten und der untere Pfad, der aus den Vorgängen 7 und 3 besteht, 20 Minuten dauert. Da der untere Pfad der kritische ist, bringt eine Ersparnis von fünf Minuten im unteren Pfad eine Zeitersparnis von fünf Minuten in der gesamten Projektdauer. Dann haben Sie zwei kritische Pfade, die beide 15 Minuten dauern. Wenn Sie die zusätzlichen fünf Minuten vom unteren Pfad entfernen, spart das für die gesamte Projektdauer keine einzige Minute, da der obere Pfad noch immer 15 Minuten dauert. Allerdings gewinnen Sie fünf Minuten Pufferzeit für den unteren Pfad.
Abbildung 5.7: Brote schmieren auf der Fahrt zum See
In Abbildung 5.7 sehen Sie diese Änderung Ihres Netzplans. Und jetzt sollten Sie noch einmal die Variante durchdenken, bei der Sie während des Tankens Geld aus dem Geldautomaten holen. In diesem Fall sparen Sie fünf Minuten, da der obere Pfad nun kritisch ist. Und schließlich können Sie überlegen, zu welchem See Sie fahren wollen und gleichzeitig das Auto beladen, was Ihnen weitere zwei Minuten spart. Die endgültige 45-Minuten-Lösung ist in Abbildung 5.8 dargestellt.
Abbildung 5.8: In 45 Minuten zum Picknick am See kommen
Stellen Sie sich eine Situation vor. in der Sie mehrere Vorgänge beenden müssen, bevor Sie mehrere neue Vorgänge beginnen können. Stellen Sie diesen Sachverhalt in Ihrem Netzplan so dar, indem Sie ein Ereignis festlegen, das die Beendigung der zwei oder mehr Vorgänge darstellt, und zeichnen Sie Pfeile von diesen Vorgängen zu dem Ereignis. Dann zeichnen Sie Pfeile von diesem Ereignis zu den anderen Vorgängen, die dann beginnen können (siehe Abbildung 5.8). Wenn Sie die Vorgänge Geld holen, Tanken und Eier kochen durchgeführt haben, können Sie die Vorgänge Auto beladen und Für einen See entscheiden durchführen. Für die Darstellung dieser Vorgänge zeichnen Sie von jedem der drei ersten Vorgänge einen Pfeil zu einem neu definierten Ereignis Bereit, das Auto zu beladen und zeichnen dann Pfeile von diesem Ereignis zu den Vorgängen Auto beladen und Für einen See entscheiden.
Wenn Sie langsam das Gefühl bekommen, die Sache wird kompliziert, dann haben Sie Recht. Die Verkürzung von Vorgängen gibt es nicht kostenlos:
✓ Gestiegene Planungszeit: Sie müssen sämtliche Vorgänge und deren Beziehungen zueinander genau aufzeichnen; Fehler können Sie sich hier nicht leisten.
✓ Gestiegenes Risiko: Die Liste mit den Annahmen wird länger und die Wahrscheinlichkeit steigt, dass eine oder mehrere der Annahmen nicht zutreffen. In unserem Picknick-am-See-Beispiel sind Sie für die 45-Minuten-Lösung von folgenden Annahmen ausgegangen:
✓ Sie müssen an der Tankstelle, wenn Sie dort um kurz nach 8 Öhr eintreffen, nicht warten, – bevor eine Zapfsäule frei wird.
✓ Sie müssen an der Kasse nicht warten.
✓ Der Geldautomat ist frei und funktionsfähig.
✓ Sie und Ihre Freundin können das Auto beladen und gemeinsam die Entscheidung fällen, ohne dass Sie in Streit geraten, den Sie erst nach einer Stunde beilegen können.
✓ Ihre Freundin kann während der Fahr! im Auto die Brote schmieren, ohne dabei die Sitze zu ruinieren.
Bei der Festlegung von Annahmen haben Sie aber zwei Möglichkeiten: Sie können entweder Schritte unternehmen, die dazu beitragen, dass die Annahmen mit größerer Wahrscheinlichkeit eintreten, oder Sie können Ausweichpläne für den Fall machen, dass die Annahmen nicht eintreten. Sehen wir uns die Annahme, am Samstagmorgen um kurz nach 8 Uhr sofort eine freie Zapfsäule zu finden, einmal näher an. Zunächst einmal könnte man bei der Tankstelle anrufen und fragen, ob die Annahme realistisch ist. Wenn Ihnen der Tankwart mitteilt, dass die Tankstelle am Samstagmorgen immer besonders voll ist und er keine Ahnung hat, wie lange Sie warten müssen, können Sie ihn fragen, ob die Sache anders aussähe, wenn Sie ihm 200 Euro bezahlen. Daraufhin verspricht er sofort, die Zapfsäule von 7.55 bis 8.20 für Sie freizuhalten und dafür zu sorgen, dass Sie an der Kasse nicht zu warten brauchen. Er garantiert Ihnen, dass Sie, wenn Sie um 8 Uhr da sind, um 8.10 Uhr die Tankstelle mit einem vollen Tank und einem Lächeln auf den Lippen verlassen können. Sie haben gerade gelernt, dass man mit Geld fast jede Unsicherheit reduzieren kann, Ihre Aufgabe ist es. festzustellen, wie weit sich die Unsicherheiten reduzieren lassen und was das kostet.
Eine ganz neue Strategie entwickeln
Sie haben also einen Plan, der Sie in 45 Minuten zum See bringt. Sie haben zwar keine Garantie. dass er funktioniert, aber Sie haben zumindest eine Chance. Stellen Sie sich nun vor, Ihre Freundin teilt Ihnen mit, dass sie unbedingt in zehn Minuten und nicht erst nach 45 Minuten am See sein muss! Wahrscheinlich ist Ihre spontane Reaktion: Unmöglich! Sie merken, dass kreative Planung das Eine ist, aber wie soll man in zehn Minuten an einen See kommen, wenn die reine Fahrtzeit schon 30 Minuten beträgt? Indem Sie entschieden haben, dass es keine Möglichkeit gibt, den See in zehn Minuten zu erreichen. wenn die Fahrt alleine schon 30 Minuten dauert, haben Sie gerade das Kriterium für den Projekterfolg neu definiert. Das gewünschte Ergebnis ist jetzt nicht mehr, eine Reihe von Aktivitäten durchzuführen, sondern am See anzukommen.
Die sieben Vorgänge, die Sie formuliert haben, waren okay, solange Sie trotzdem innerhalb der festgelegten Zeit den See erreichten. Aber wenn diese Vorgänge es Ihnen unmöglich machen, Ihr neues Projektziel zu erreichen, sollten Sie vielleicht die Vorgänge (in zehn Minuten am See ankommen) umformulieren. Angenommen, Sie überlegen sich andere Möglichkeiten, zum See zu kommen. Sie stellen ein paar Nachforschungen an und finden heraus, dass Sie für 1.000 Euro pro Tag einen Hubschrauber mieten können, der Sie und Ihre Freundin in zehn Minuten zum See bringt. Allerdings überlegen Sie. dass Sie beide eigentlich nur zehn Euro für den Eintritt zum Strandbad aus-geben wollten. Natürlich ist es absurd, 1.000 Euro auszugeben, nur um einen Picknickplatz zu erreichen, der zehn Euro kostet.
Also erzählen Sie Ihrer Freundin gar nicht erst von der Möglichkeit, einen Hubschrauber zu mieten; Sie bestätigen ihr nur noch einmal, dass es unmöglich ist. Leider wussten Sie nicht, warum Ihre Freundin unbedingt in zehn Minuten am See sein wollte. Denn erst im Nachhinein stellt sich heraus, dass sie dann ein Geschäft hätte abschließen können, bei dem sie 20.000 Euro verdient hätte. Ist es den Einsatz von 1.000 Euro wert, um 20.000 Euro zu verdienen? Klar! Aber Sie wussten nichts von den 20.000 Euro. Wenn Sie Zeitpläne aufstellen, ist es nicht Ihre Aufgabe, anderen in die Quere zu kommen und sie zu bevormunden, wenn sie die Entscheidungsträger sind. Sie sollen lediglich sämtliche möglichen Alternativen und die dazugehörigen Kosten feststellen, damit die Entscheidet* eine fundierte Entscheidung unter Einbeziehung aller Möglichkeiten treffen können.
Vorgänge unterteilen
Eine weitere Möglichkeit, Zeiten zu verkürzen, besteht häufig darin, eine Folge von Vorgängen durchzuführen, indem man sie in mehrere kleine Vorgänge unterteilt und einige davon gleichzeitig durchführt. In Abbildung 5.9 ist dargestellt, wie Ihre Freundin beim Eier kochen und Brote schmieren sieben Minuten sparen kann.
Abbildung 5.9: Vorgangs Zeiten durch Unterteilungen reduzieren
✓ Teilen Sie den Vorgang Eier kochen in zwei Teile.
• Vorbereitung zum Eier kochen; Topf aus dem Schrank nehmen, Eier aus dem Kühlschrank nehmen, Wasser und Eier in den Topf geben, Topf auf den Herd stellen, Platte anstellen – geschätzte Dauer: drei Minuten
• Eier in Wasser kochen: Eier in einem Topf so lange kochen, bis sie hart genug sind – geschätzte Dauer: sieben Minuten
✓ Den Vorgang Brote schmieren in zwei Teile teilen.
• Vorbereitung zum Brote schmieren: Brot. Mayonnaise. Salat und Tomaten aus dem Kühlschrank nehmen; Butterbrotpapier zum Einwickeln aus der Schublade nehmen; Brot auf das Butterbrotpapier legen; Mayonnaise, Salat und Tomaten auf das Brot legen – geschätzte Dauer: sieben Minuten
• Brote fertig schmieren: Eier aus dem Topf nehmen, Schale entfernen, in Scheiben schneiden, auf das Brot legen, Brote durchschneiden, Brote einwickeln – geschätzte Dauer: drei Minuten.
✓ Zuerst Vorbereitung zum Eier kochen; dann Eier kochen und Vorbereitung zum Brote schmieren gleichzeitig; und schließlich Brote fertig schmieren.
Sie sehen in Abbildung 5.9, dass die Gesamtdauer des Vorgangs (drei Minuten + sieben Minuten + drei Minuten) 13 Minuten dauert. Anmerkung. Die Gesamtdauer für den ursprünglichen Vorgang Eier kochen beträgt noch immer zehn Minuten (drei Minuten Vorbereitung und sieben Minuten im Wasser) und die Gesamtdauer für den ursprünglichen Vorgang Brote schmieren beträgt ebenfalls noch immer zehn Minuten (sieben Minuten für die Vorbereitung, drei Minuten für das Belegen und Einpacken). Aber indem man genau festlegt, wie die einzelnen Vorgänge ausgeführt werden sollen, kann man sie in 13 statt in 20 Minuten erledigen.
