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Wenn man nur an einer Aufgabe arbeitet, ist es relativ einfach, festzustellen, oh man überlastet ist. Nehmen wir aber einmal an. Sie planen, an mehreren Aufgaben gleichzeitig zu arbeiten, die sich zu bestimmten Zeiten zum Teil überschneiden. Dann müssen Sie entscheiden, wann Sie wie viele Stunden für welche Aufgabe aufschreiben, um herauszufinden, ob Sie überlastet sind. In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie den Arbeitsaufwand für eine bestimmte Aufgabe zeitlich planen, wie man die Überlastung von Ressourcen erkennt und vermeidet.
Die erste Ressourcenverteilung planen
Um festzustellen, ob Sie alle Projektverpflichtungen erfüllen können, müssen Sie als Erstes entscheiden, wann Sie an jeder einzelnen Aufgabe arbeiten wollen. Wenn Ihr ursprünglicher Plan vorsieht, dass Sie an mehreren Aufgaben gleichzeitig arbeiten müssen, besteht der nächste Schritt darin, herauszufinden, wie groß der Arbeitsaufwand ist, um die verschiedenen Verpflichtungen zu erfüllen. Beginnen Sie Ihre Analyse, indem Sie:
✓ eine Human-Ressourcen-Matrix aufstellen
✓ für jede in der Human-Ressourcen-Matrix aufgeführte Person eine Arbeitsbelastungstabelle oder ein Arbeitsbelastungsdiagramm erstellen
Ein Arbeitsbelastungsdiagramm ist ein Balkendiagramm, das das Niveau des Arbeitsaufwands für eine bestimmte Aufgabe pro Tag, Woche oder Monat widerspiegelt. Eine Arbeitsbelastungstabelle stellt dieselben Informationen als Tabelle dar. Die grafische Darstellung macht Spitzen, Täler und Überlastungen besser deutlich, während die tabellarische Darstellung die genauen Arbeitsaufwandssummen besser zeigt. Erstellen Sie für jeden Projektmitarbeiter ein Arbeitsbelastungsdiagramm oder eine Arbeitsbelastungstabelle. Sie möchten die Aufgaben 1, 2 und 3 eines Projekts erledigen. In Tabelle 6.2 sind die Personalstunden aufgeführt, die Sie für jede Aufgabe ansetzen (bedenken Sie, dass der Auslastungsfaktor hier bereits einkalkuliert wurde)
Vorgang Aufwand (Personalstunden)
Aufgabe 1 60
Aufgabe 2 40
Aufgabe 3 30
Tabelle 6.2: Geschätzter Arbeitsaufwand für drei Tätigkeiten
Das Gantt-Diagramm in Abbildung 6.3 zeigt einen Plan, Aufgabe 1 in den Wochen 1, 2 und 3, Aufgabe 2 in den Wochen 2 und 3 und Aufgabe 3 in den Wochen 3, 4 und 5 durchzuführen. Die Tabelle zeigt, dass Aufgabe 1 drei Wochen dauert, Aufgabe 2 zwei Wochen und Aufgabe 3 drei Wochen. In Tabelle 5.2 steht, dass Sie 60 Personalstunden (50 Prozent der verfügbaren Zeit), 40 Personalstunden (50 Prozent der verfügbaren Zeit) oder 30 Personalstunden (25 Prozent der verfügbaren Zeit) für die drei Aufgaben investieren müssen. Das bedeutet, dass Sie problemlos Ihre gesamte Arbeit erledigen könnten, wenn Sie nicht an mehreren Aufgaben gleichzeitig arbeiten müssten.
Ihr ursprünglicher Plan sah jedoch vor, dass Sie in Woche 2 an den beiden Aufgaben 1 und 2 arbeiten wollten und in Woche 3 an allen drei Aufgaben. Um herauszufinden, ob Sie es schaffen können, alle drei Aufgaben nach diesem Zeitplan zu erledigen, müssen Sie folgende Entscheidung treffen: Gehen Sie zunächst davon aus, dass Sie Ihre Zeit gleichmäßig auf die Dauer jeder Aufgabe verteilen. Das bedeutet, dass Sie 20 Stunden pro Woche an Aufgabe 1 in den Wochen 1,2 und 3 arbeiten, 20 Stunden pro Woche an Aufgabe 2 in den Wochen 2 und 3 und 10 Stunden pro Woche an Aufgabe 3 in den Wochen 3, 4 und 5.
Bestimmen Sie den gesamten Arbeitsaufwand, dem Sie pro Woche in dieses Projekt investieren müssen, indem Sie die Stunden, die Sie für die einzelnen Aufgaben investieren, folgendermaßen erfassen:
✓ In Woche 1 arbeiten Sie 20 Personalstunden an Aufgabe 1, was einen Arbeitsaufwand von 20
Stunden ergibt.
✓ In Woche 2 arbeiten Sie 20 Personalstunden an Aufgabe I und 20 Personalstunden an Aufgabe 2,
was einen Arbeitsaufwand von 40 Stunden ergibt.
✓ In Woche 3 arbeiten Sie 20 Personalstunden an Aufgabe 1, 20 an Aufgabe 2 und 10 an Aufgabe 3.
was zusammen 50 Personalstunden für das Projekt ergibt.
✓ In den Wochen 4 und 5 arbeiten Sie 10 Personalstunden an Aufgabe 3, was insgesamt 10 Personalstunden für das Projekt ergibt.
Diese Verteilung ist in dem Arbeitsbelastungsdiagramm in Abbildung 6.3 dargestellt. Sie erkennen sofort, dass Sie bei dieser Planung in Woche 3 zehn Überstunden machen müssen. Wenn es Ihnen nichts ausmacht, diese Überstunden zu leisten, funktioniert Ihr Plan. Wenn nicht, müssen Sie sich eine Alternative ausdenken, mit der Sie die Arbeitsbelastung in Woche 3 reduzieren können.
Eine mögliche Überlastung der Ressourcen verhindern
Wenn Sie die Zuteilung der Arbeit für Woche 3 nicht ändern und nicht bereit sind. 10 Überstunden zu machen, dann können Sie eine oder beide Aufgaben nicht vollständig beenden, denn Sie investieren nur 80 Prozent des notwendigen Aufwands in die Aufgabe. Durch diesen niedrigeren Prozentsatz verzögert sich mindestens eine der beiden Aufgaben.
Folgende Strategien helfen Ihnen, sich nicht zu überlasten:
✓ Verteilen Sie Ihre Arbeitszeit während des gesamten Projektzeitraums nicht gleichmäßig auf die einzelnen Aufgaben. Anstatt die gleiche Anzahl der Stunden pro Woche in eine bestimmte Aufgabe zu investieren, planen Sie ein, dass Sie in einigen Wochen mehr Stunden daran arbeiten als in anderen.
Angenommen, Sie entscheiden, die Arbeitsstunden für Aufgabe 1 ungleichmäßig über den Zeitraum zu verteilen, und investieren in der ersten Woche 10 Stunden mehr und in der dritten Woche 10 Stunden weniger, wie in Tabelle 6.3 dargestellt. In Abbildung 6.4 sehen Sie, wie diese ungleichmäßige Verteilung die Arbeitsüberlastung in Woche 3 verhindert.
Zeit Aufwand (Personalstunden)
Woche 1 30
Woche 2 20
Woche 3 10
Tabelle 6.3: Geplanter Arbeitsaufwand in jeder einzelnen Woche für Aufgabe 1
✓ Nutzen Sie Pufferzeiten, die bei einzelnen Aufgaben möglicherweise auftauchen. Überlegen Sie, ob Sie eine oder mehrere Aktivitäten früher oder später durchführen können. In Abbildung 6.5 sehen Sie, wie Sie die Überstunden in der dritten Woche vermeiden, indem Sie die Pufferzeiten nutzen, die zu Aufgabe 3 gehören. Wenn Aufgabe 3 mindestens eine Pufferzeit von einer Woche aufweist, könnten Sie Ihren Arbeitsaufwand in der dritten Woche auf 40 Personalstunden reduzieren, indem Sie sowohl den Beginn als auch das Ende von Aufgabe 3 um eine Woche verschieben, (In Artikel 5 finden Sie eine detaillierte Definition und weitere Informationen zum Thema Pufferzeiten.)
Abbildung 6.4: Vermeidung einer Ressourcen-Überbelastung durch eine unterschiedliche Verteilung der Arbeitsstunden während der Aufgabendauer
✓ Übertragen Sie einen Teil der Arbeit, die Sie in Woche 3 erledigen müssen, jemand anders aus Ihrem Projektteam oder verpflichten Sie weitere Teammitglieder von einem externen Anbieter oder einem Zulieferer. Wenn Sie die 10 Personenstunden in Woche 3 einer zusätzlichen Person übertragen können, vermeiden Sie die Arbeitsüberlastung. Für jedes Teammitglied sollten Sie ein separates, personenbezogenes Arbeitsbelastungsdiagramm erstellen, so wie es in Abbildung 6.6 dargestellt ist.
Diese Übersicht hilft Ihnen
✓ festzustellen, wer zur Verfügung stehen könnte, um einen Teil der Arbeit von Mitarbeitern zu übernehmen, die überlastet sind
✓ das Personalbudget für Ihr Projekt festzulegen, indem Sie die Anzahl der Stunden, die die Teammitglieder für Ihr Projekt arbeiten, mit den gewichteten Arbeitskosten multiplizieren. Abbildung 6.5: Vermeidung einer Ressourcen-Überbelastung durch Verschiebung der Start- und Endtermine bei Aufgaben mit Pufferzeit
| Personenstunden | ||||||
| Woche 1 | Woche 2 | Woche 3 | Woche 4 | Woche 5 | Gesamt | |
| Sie | 20 | 40 | 50 | 10 | 10 | 130 |
| Herr
Wilhelm |
10 | 20 | 10 | 30 | 10 | 80 |
| Frau
Mayer |
15 | 10 | 20 | 10 | 30 | 85 |
| Gesamt | 45 | 70 | 80 | 50 | 50 | 295 |
Abbildung 6.6: Beispiel einer zusammengefassten, personenbezogenen ,Arbeitsbelastungstabelle
Festlegen, Wen Sie Wann in Welchem Umfang benötigen
Die projektübergreifende Aufgabenverteilung
Wenn sich Aufgaben überschneiden, kann es bei der Personal Einsatzplanung zu Konflikten kommen, unabhängig davon, ob die Aufgaben alle zu einem Projekt oder zu unterschiedlichen Projekten gehören. Es ist möglicherweise schwieriger, diese Konflikte zu lösen, wenn die Aufgaben zu unterschiedlichen Projekten gehören und unterschiedliche Projektmanager verantwortlich sind, aber die Methoden, um sie zu analysieren, sind die Gleichen. In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie die Techniken und Darstellungsformen aus dem vorangegangenen Abschnitt zur Lösung von Ressourcenkonflikten nutzen können, die dadurch entstehen, dass man an mehreren Projekten gleichzeitig arbeitet. Wenn Sie für jedes einzelne Projekt personenbezogene Arbeitsbelastungstabellen und -Übersichten erstellen, können Sie mit dieser Methode auch projektübergreifend Aufgaben verteilen. In Abbildung 6.7 sehen Sie eine personenbezogene Arbeitsbelastungs-Tabelle, die zeigt, wie viele Stunden jedes einzelne Mitglied Ihrer Gruppe in einem Monat insgesamt arbeitet.
Abbildung 6.7: Mit personenbezogenen Arbeitsbelastungstabellen den Arbeitsaufwand für mehrere Projekte gleichzeitig planen
Angenommen, Sie sollen im Januar, Februar und März an drei verschiedenen Projekten arbeiten. Sehen wir uns einmal Ihre derzeitigen Pläne für den Februar an. Sie sind bereits für die Projekte A, B und C mit 40, 20 oder 40 Personalstunden eingesetzt. Wenn jemand von Ihnen verlangt, dass Sie im Februar 80 Personalstunden in Projekt D investieren sollen, haben Sie mehrere Möglichkeiten:
✓ Wenn Sie davon ausgehen, dass Ihnen insgesamt 160 Personalstunden in diesem Monat zur Verfügung stehen, können Sie problemlos 60 Personalstunden in Projekt L) investieren.
✓ Wenn die restlichen 20 Stunden aber nicht zur Verfügung stehen, können Sie folgendermaßen vorgehen:
• sich jemanden suchen, der im Februar 20 Personalstunden Ihrer Projekte A, B oder C übernimmt
• einen Teil Ihrer Arbeit an diesen Projekten auf den Januar oder März verlegen
• Überstunden machen
Abbildung 6.6: Beispiel einer zusammengefassten, personenbezogenen ,Arbeitsbelastungstabelle
Festlegen, Wen Sie Wann in Welchem Umfang benötigen
Die projektübergreifende Aufgabenverteilung
Wenn sich Aufgaben überschneiden, kann es bei der Personal Einsatzplanung zu Konflikten kommen, unabhängig davon, ob die Aufgaben alle zu einem Projekt oder zu unterschiedlichen Projekten gehören. Es ist möglicherweise schwieriger, diese Konflikte zu lösen, wenn die Aufgaben zu unterschiedlichen Projekten gehören und unterschiedliche Projektmanager verantwortlich sind, aber die Methoden, um sie zu analysieren, sind die Gleichen. In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie die Techniken und Darstellungsformen aus dem vorangegangenen Abschnitt zur Lösung von Ressourcenkonflikten nutzen können, die dadurch entstehen, dass man an mehreren Projekten gleichzeitig arbeitet. Wenn Sie für jedes einzelne Projekt personenbezogene Arbeitsbelastungstabellen und -Übersichten erstellen, können Sie mit dieser Methode auch projektübergreifend Aufgaben verteilen. In Abbildung 6.7 sehen Sie eine personenbezogene Arbeitsbelastungs-Tabelle, die zeigt, wie viele Stunden jedes einzelne Mitglied Ihrer Gruppe in einem Monat insgesamt arbeitet.
Abbildung 6.7: Mit personenbezogenen Arbeitsbelastungstabellen den Arbeitsaufwand für mehrere Projekte gleichzeitig planen
Angenommen, Sie sollen im Januar, Februar und März an drei verschiedenen Projekten arbeiten. Sehen wir uns einmal Ihre derzeitigen Pläne für den Februar an. Sie sind bereits für die Projekte A, B und C mit 40, 20 oder 40 Personalstunden eingesetzt. Wenn jemand von Ihnen verlangt, dass Sie im Februar 80 Personalstunden in Projekt D investieren sollen, haben Sie mehrere Möglichkeiten:
✓ Wenn Sie davon ausgehen, dass Ihnen insgesamt 160 Personalstunden in diesem Monat zur Verfügung stehen, können Sie problemlos 60 Personalstunden in Projekt L) investieren.
✓ Wenn die restlichen 20 Stunden aber nicht zur Verfügung stehen, können Sie folgendermaßen vorgehen:
• sich jemanden suchen, der im Februar 20 Personalstunden Ihrer Projekte A, B oder C übernimmt
• einen Teil Ihrer Arbeit an diesen Projekten auf den Januar oder März verlegen
• Überstunden machen
