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Projektarbeit in leicht verdaulichen Bissen – Projektstrukturplan

Sie Schlüsselfaktoren erfolgreicher Projektplanung und – durchführung sind Vollständigkeit und Kontinuität. Sie müssen unbedingt alle wichtigen Informationen kennen und im Projektplan berücksichtigen. Sie dürfen während der Projektdurchführung keinen der im Plan festgehaltenen Aspekte vergessen und müssen sich mit jedem einzelnen auseinander setzen. Eine gut strukturierte Beschreibung der Projektaufgabe ist die Grundlage für die Zeit- und Ressourcenplanung, die Rollenverteilung, die Verteilung der Verantwortlichkeiten, die Aufgabenverteilung an die Teammitglieder, die Ermittlung der wichtigsten Erfolgsmaßstäbe und die Organisation des Berichtswesens. Dieses Artikel führt Sie auf den richtigen Pfad.

Wenn ich ein neues Projekt beginne, ist meine größte Sorge immer, ob ich auch alle wichtigen Tätigkeiten, die im Rahmen des Projekts erledigt werden müssen, eingeplant habe. Meine zweitgrößte Schwierigkeit besteht darin, die benötigten Ressourcen und die notwendige Zeit zur Erledigung dieser Aufgaben richtig einzuschätzen. Beide Schwierigkeiten löse ich, indem ich eine logische Struktur entwerfe, in der ich sämtliche Tätigkeiten, die zum Projekterfolg notwendig sind, festlege. Einer meiner Freunde ist ein großer Puzzlefan. Kürzlich eröffnete er mir. dass er nun wohl doch an seine Grenzen gestoßen sei. Seine Freundin hatte ihm ein 5000-Teile-Puzzle geschenkt, auf dem die USA abgebildet war. Als sie ihm das Paket überreichte, machte sie den Vorschlag, er solle doch, bevor er mit der Arbeit beginne, erst einmal prüfen, ob Teile fehlten und wenn ja, welche. Mein Freund lachte los. Er wusste, wie er die fehlenden Teile finden würde:

Er würde einfach versuchen, das Puzzle zusammenzusetzen, und falls das Bild lückenhaft wäre und kein Puzzleteil mehr übrig wäre, nun, dann wäre wohl offensichtlich, welche Teile fehlen. Wie sonst hätte er das herausfinden sollen? Ähnlich ist es Ihnen sicher schon einmal mit einem Projekt gegangen. Angenommen, Sie bekommen den Auftrag, ein Seminarprogramm zu entwickeln und zu präsentieren. Sie und ein paar Kollegen arbeiten einige Monate daran, die Inhalte festzulegen, das Unterrichtsmaterial zu entwerfen, die Dozenten auszuwählen, die Räumlichkeiten zu organisieren und die Teilnehmer einzuladen. Eine Woche vor dem ersten Seminar fragen Sie Ihre Kollegen, ob sie den Druck der Unterlagen in Auftrag gegeben hätten. Ihre Kollegen sagen, dass sie nicht daran gedacht hatten, die Materialien drucken zu lassen; Sie verkünden, dass Sie den Druck ebenfalls nicht in Auftrag gegeben haben, weil Sie davon ausgegangen waren, dass sich Ihre Kollegen um die abschließenden Details kümmern würden.

Es stellt sich heraus, dass man versäumt hatte, die Unterrichtsmaterialien drucken zu lassen, weil jeder dachte, ein anderer würde sich darum kümmern. Jetzt stehen Sie da; In einer Woche sollen die Seminare beginnen und Sie haben weder Zeit noch Geld übrig, das notwendige Material drucken zu lassen. Krisenstimmung ist angesagt! Wie hätte man diese Situation vermeiden können? Indem man in organisierter Form sämtliche notwendigen Aufgaben schon in der Planungsphase festgelegt hätte. Dann hätte man diese wichtige Aufgabe sicher nicht übersehen, sondern mit eingeplant.

In Details denken
Der wichtigste Grundsatz, den man immer im Hinterkopf haben muss, wenn man Projektarbeit beschreibt, ist, in Details zu denken! Ich .stelle fest, dass die Leute ständig unterschätzen, wie viel Zeit und Geld sie für die einzelnen Tätigkeiten benötigen, nur, weil sie es nicht schaffen, sämtliche Aufgaben, die erledigt werden müssen, von vornherein einzuplanen. Stellen Sie sich vor. Sie bekommen den Auftrag, einen Bericht über den Ablauf Ihres letzten Team-Meetings abzugeben. Ihre erste Aufgabe besteht darin, abzuschätzen, wie viel Zeit und Ressourcen Sie für diesen Bericht benötigen. Da Sie schon viele Berichte geschrieben haben, wissen Sie. dass Sie dafür ein paar Tage brauchen. Aber wie sicher sind Sie in dieser Einschätzung? Sind Sie sicher, dass Sie alle Tätigkeiten, die zum Verfassen dieses Berichts gehören, bedacht haben?

Das Zauberwort bei der Aufgabenbeschreibung ist Zergliederung. Man zerlegt eine Aufgabe einfach in ihre Einzelkomponenten. Das Schreiben eines Berichts besteht aus drei einzelnen Tätigkeiten: Einen Entwurf schreiben, den Entwurf überarbeiten und die endgültige Passung fertig stellen. Die endgültige Fassung fertig zu stellen, besteht wiederum aus zwei separaten Tätigkeiten, so genannten Teiltätigkeiten: Den endgültigen Bericht schreiben und ihn aus- drucken lassen. Um Aufgaben richtig zu unterteilen, befolgen Sie die folgenden beiden Grundregeln:
✓ Keine Lücken: Jede Aufgabe in den einzelnen Projektarbeiten muss in ihren Untereinheiten definiert werden. Keine Lücken bedeutet, dass jede Tätigkeit, die zum Verfassen eines Berichts gehört, in ihren drei Teiltätigkeiten formuliert wird. Wenn Sie der Meinung sind, dass noch mehr Tätigkeiten dazugehören, legen Sie eine weitere Unterteilung fest.
✓ Keine Überschneidungen: Dieselbe Tätigkeit kann nicht in mehr als einer Untereinheit enthalten sein. Beispielsweise kann man nicht sagen, dass zum Schreiben des Berichts gehört, dass verschiedene Leute erste Entwurfsfassungen überarbeiten müssen, wenn sämtliche Korrekturen unter dem Stichwort Überarbeitung des Entwurfs zusammengefasst sind.

Durch eine derartige Zergliederung sämtlicher Aufgaben werden Sie gezwungen, über die einzelnen Tätigkeiten nachzudenken, die vollzogen werden müssen, um die einzelnen Aufgaben zu erledigen. Auf diese Weise können Sie sicherer sein, dass Sie nicht etwas Wichtiges vergessen haben, und Sie können besser abschätzen, wie viel Zeit und welche Ressourcen notwendig sind, um Ihr Projekt zu beenden.

Hierarchisch denken
In Details zu denken, ist wichtig: genauso wichtig ist es aber, sämtliche Aufgabenpakete zu identifizieren, die für die Vollendung des Projekts notwendig sind. Wenn Sie einen wichtigen Bestandteil der Projektarbeit übersehen, können Sie nicht detailliert sein! Ihre Aufgabe ist es, umfassend und gleichzeitig detailliert zu denken. Das im vorigen Abschnitt erwähnte Puzzle-Dilemma meines Freundes bringt uns zu einer Methode, die Ihnen helfen kann, Ihr Ziel zu erreichen. Mein Freund hätte die Teile zählen können, bevor er mit dem Zusammensetzen begann, um festzustellen, ob ein Teil fehlt. Zu wissen, dass nur 4 999 Teile da sind, hilft ihm aber noch nicht, herauszufinden, welches Teil fehlt. Er braucht eine Struktur, mit der er die 5 000 Teile in kleinere Gruppen unterteilt, die er untersuchen und verstehen kann. Mein Freund könnte die Vereinigten Staaten in 50 einzelne Puzzle unterteilen, eines für jeden Bundesstaat, das jeweils aus 100 Teilen besteht.

Da er weiß, dass die USA aus 50 Bundesstaaten besteht, weiß er. dass jedes Puzzleteil in eine und nur in eine der 50 Schachteln gehört. Er könnte aber noch einen Schritt weitergehen und jeden Bundesstaat in einen nordöstlichen, einen nordwestlichen, einen südöstlichen und einen südwestlichen Teil unterteilen, die jeweils aus 25 Teilen bestehen. Dann könnte er die Anzahl der Teile in jeder Schachtel zählen, um zu sehen, ob eines fehlt. Es wäre viel einfacher festzustellen, welches Teil fehlt, wenn er wüsste, dass es in der Schachtel des nordöstlichen Teils von New Jersey fehlt, als es unter den 5.000 Teilen der gesamten USA herauszusuchen. In Abbildung 4.1 sehen Sie. wie man mit dieser Vorgehensweise eine Aufgabe in ihre Bestandteile zerlegt und die Details Ihrer Projekttätigkeiten beschreibt. Eine Projektstruktur (Work- Breakdown-Structure) ist eine strukturierte, hierarchische Darstellung aller Tätigkeiten, die im Rahmen Ihres Projekts erledigt werden müssen, und zwar so weit unterteilt, dass die Planung, die Verteilung von Rollen und Verantwortlichkeiten und die laufende Überwachung und Kontrolle kein Problem mehr sind.

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Abbildung 4.1: Fine detaillierte Projektstruktur für sämtliche Projektaufgaben entwickeln

Für die unterschiedlichen Unterteilungsstufen gibt es viele verschiedene Bezeichnungen. Die oberste Ebene wird meistens als Projekt bezeichnet, und die unterste Detaillierungsebene wird meistens als Aufgabenpaket bezeichnet. Die Ebenen dazwischen nennt man Phasen, Unterprojekte, Arbeiten, Aufgaben, Unteraufgaben, Ergebnisse. Teilergebnisse. In diesem Geldanlage-Portal bezeichne ich die oberste Ebene als Projekt, die niedrigste als Aufgabenpaket und alle anderen Ebenen dazwischen Ebene 1, Ebene 2 und so weiter. Sie sollen ein neues Schulungsprogramm für Ihr Unternehmen entwickeln und vorstellen. Entwickeln Sie Ihre Projektstruktur wie folgt:

1. Stellen Sie fest, welches die Hauptaufgaben sind.
Fragen Sie sich: Welche Hauptaufgaben umfasst das Projekt?
Und dann gehen Sie so vor: den Bedarf ermitteln
das Programm entwerfen
die Unterrichtsmaterialien entwickeln
das Programm testen
das Programm vorstellen

2. Unterteilen Sie jede dieser Hauptaufgaben in seine Komponenten.
Nehmen Sie sich eine der Hauptaufgaben vor. Angenommen, Sie haben sich für Den Bedarf ermitteln entschieden.
Fragen Sie sich: Welche wichtigen Tätigkeiten müssen durchgeführt werden, damit dieser Teil der Projektarbeit erledigt wird?
Sie stellen dann beispielsweise fest, dass Sie Folgendes tun müssen:
die Personen ermitteln, die Interesse an dem Programm haben
einige dieser Personen befragen
Unterlagen durcharbeiten, in denen die Notwendigkeit für dieses Programm dargelegt wird
in einem schriftlichen Bericht zusammenfassen, welcher Bedarf mit diesem Programm abgedeckt werden kann.

3. Teilen Sie jede dieser Aufgaben in ihre Komponenten.
Angenommen, Sie wollen mit Einige dieser Personen befragen beginnen.
Fragen Sie wieder: Welche wichtigen Teiltätigkeiten müssen durchgeführt werden, damit dieser Teil der Projektarbeit erledigt wird?
Sie legen fest, dass dafür Folgendes notwendig ist:
die Personen auswählen, die befragt werden sollen
die Fragen vorbereiten, die Sie diesen Personen stellen wollen
die Gespräche zeitlich planen
die Befragungen durchführen
die Ergebnisse der Befragungen erfassen
Aber warum wollen Sie hier schon aufhören? Sie können jede dieser fünf Tätigkeiten wiederum in feinere Detailtätigkeiten unterteilen. Und dann können Sie diese Tätigkeiten in noch detailliertere unterteilen. Wie weit sollen Sie dieses Spiel spielen? Der folgende Abschnitt gibt Ihnen einen Anhaltspunkt.

Drei Kernfragen
Es ist keinesfalls einfach zu entscheiden, wie weit man ins Detail gehen soll. Auch erfahrene Projektmanager haben manchmal Probleme sich zu entscheiden, wann es genug ist. Eine Kundin berichtete mir von einem Fall, den sie kurz zuvor erlebt hatte. Ihr Chef hatte ihr die Aufgabe übertragen, ihre Arbeit für die nächsten 12 Monate zu planen, indem sie ihre voraussichtlichen Aufgaben in 20-Minuten Intervalle teilen sollte! Sie ist eine starke Verfechterin des organisierten Projektmanagements, aber sie fragte sich doch, ob das Ganze nicht ein bisschen zu weit ging. Sie sollten Ihre Arbeit sehr detailliert beschreiben, um dadurch eine genaue Planung und ausreichende Überwachung zu ermöglichen, aber nicht so detailliert, dass die zusätzliche Zeit, die Sie in die Ausarbeitung und Einhaltung Ihrer Pläne und die Überwachung Ihres Leistungsfortschritts investieren, nicht mehr gerechtfertigt ist.

Eine Möglichkeit, festzustellen, ob eine Aufgabe detailliert genug unterteilt wurde, besteht darin, sich die folgenden drei Fragen zu stellen:
✓ Können Sie ganz genau abschätzen, welche Ressourcen Sie benötigen, um die beschriebene Aufgabe auszuführen? Zu den Ressourcen gehören Personal, Anlagen, Rohstoffe, Geld. Betriebsmittel, Informationen etc.
✓ Können Sie genau abschätzen, wie lange die Durchführung der Tätigkeit dauern wird?
✓ Wenn Sie die Tätigkeit jemand anderes übertragen müssten, könnten Sie sichersein, dass er oder sie genau wüsste, was zu tun ist?

Wenn Sie eine dieser Fragen mit Nein beantworten, unterteilen Sie die Aufgabe weiter. Wie Sie diese Fragen beantworten, hängt davon ab. wie vertraut Sie mit der zu erledigenden Aufgabe sind, wie wichtig diese Aufgabe für den gesamten Projekterfolg ist, was passieren würde, wenn bei dieser Arbeit etwas schief gehen würde, wer die Aufgabe erledigen soll, wie gut Sie diese Person kennen und so weiter. Mit anderen Worten, es hängt von Ihrer persönlichen Einschätzung ab. Wenn Sie mit der Beantwortung dieser Fragen noch Probleme haben, probieren Sie diese etwas einfachere Übung: Unterteilen Sie die Aufgabe noch weiter, wenn Sie den Eindruck haben, dass
✓ sie erheblich mehr Zeit in Anspruch nimmt als zwei Wochen
✓ sie erheblich mehr Arbeitszeit in Anspruch nimmt als 80 Stunden

Vergessen Sie nicht, dies sind nur Anhaltspunkte. Wenn Sie schätzen, dass Sie für einen Bericht eine Woche und drei Tage brauchen, dann ist das detailliert genug. Und wie ist es mit zwei Wochen und zwei Tagen? Auch das ist detailliert genug. Aber was ist, wenn Sie schätzen, dass Sie ungefähr zwei bis drei Monate brauchen, um die Anforderungen für Ihr neues Projekt zu erfüllen? Dann müssen Sie die Aufgabe weiter unterteilen, weil in diesen zwei bis drei Monaten zu viele unvorhergesehene Dinge passieren können, sodass Sie nicht mit Gewissheit abschätzen können, wie viel Zeit und Ressourcen Sie benötigen. Außerdem wird es schwierig, diese Aufgabe einer anderen Person zu übertragen.

Konkrete Arbeitsplanung mit Hilfe von Annahmen
Es kommt sicher manchmal vor, dass Sie der Meinung sind, eine bestimmte Aufgabe noch nicht ausreichend unterteilt zu haben, aber es ist unmöglich, sie detaillierter zu definieren, weil bestimmte Faktoren noch unsicher sind. Wie Sie dieses Dilemma lösen? Ganz einfach: Sie gehen von Annahmen aus! Wenn sich Ihre Annahmen rechtzeitig als falsch erweisen, können Sie Ihren Plan noch an die richtigen Informationen anpassen. Stellen Sie sich vor, Befragungen durchführen müsste noch weiter unterteilt werden, damit Sie genau abschätzen können, wie viel Zeit und welche Ressourcen Sie für die Erledigung dieser Aufgabe brauchen. Leider können Sie nicht weiter ins Detail gehen, weil Sie nicht wissen, wie viele Personen Sie befragen werden und wie viele unterschiedliche Fragenkataloge Sie durchgehen wollen.

Wenn Sie davon ausgehen, dass Sie fünf Gruppen mit jeweils sieben Personen befragen, können Sie einen konkreten Plan zur Vorbereitung und Durchführung dieser Befragung ausarbeiten. In den meisten Fällen sollten Sie mit Ihrer Annahme irgendwo im mittleren Bereich liegen. Sie können auch verschiedene Annahmen durchprüfen, um festzustellen, wie sehr Ihre Ergebnisse von den unterschiedlichen Werten abhängen. Denken Sie daran, sämtliche Annahmen schriftlich festzuhalten, damit Sie nicht vergessen. Ihren Plan entsprechend zu modifizieren, falls sich herausstellt, dass Sie mehr oder weniger als fünf Gruppen betragen werden. In Artikel 2 finden Sie weitere Informationen darüber, wie man Annahmen formuliert.

Die letzte Gliederungsstufe mit Verben formulieren
In der letzten Gliederungsstufe sollten Sie konkrete Verben verwenden, um deutlich zu machen. welche Handlung genau durchgeführt werden soll. Mit solchen klaren Aussagen sparen Sie Zeit und Ressourcen, erleichtern die Aufgabenverteilung an Teammitglieder, die Projektüberwachung und das Berichtswesen, denn sie liefern ein deutliches Bild einer Aufgabe. Die Aufgabe lautet, einen Bericht zu erstellen. Sie haben sich dazu entschieden, dieses Projekt in drei Tätigkeiten zu unterteilen: Entwurf, Überarbeitung, Endfassung. Wenn das die einzige Beschreibung ist, die Sie liefern, haben Sie nicht deutlich gemacht, ob Sie unter Entwurf alle oder einige der folgenden Tätigkeiten verstehen:
✓ Informationen für den Entwurf sammeln
✓ Länge und Formatanforderungen sowie Beschränkungen festlegen
✓ einen handschriftlichen Entwurf fertigen
✓ den Entwurf Korrektur lesen

Wenn Sie die Aufgabe mit Den Entwurf formulieren und handschriftlich notieren beschrieben hätten, wäre der geforderte Arbeitsumfang klarer gewesen. Ein paar sorgfältig gewählte Worte hätten an dieser Stelle viel gebracht.

Die Projektstruktur (Work-Breakdown-Structure) für kleine und große Projekte
Eine so genannte Work-Breakdown-Structure müssen Sie für sehr große und sehr kleine Projekte entwickeln und für alles, was dazwischen liegt. Ein Hochhaus zu bauen, ein neues Flugzeug zu entwerfen, ein neues Medikament zu entwickeln und das Informationssystem Ihres Unternehmens umzustrukturieren – all diese Projekte können in einer Projektstruktur beschrieben werden. Aber auch das Verfassen eines Berichts, die Planung und Durchführung einer Sitzung, die Koordination des jährlichen Blutspendetermins und der Umzug in neue Büroräume kann in einer solchen Projektstruktur festgehalten werden. Der Umfang der Projektstruktur für diese unterschiedlichen Projekte weicht erheblich voneinander ab, aber das hierarchische Muster, mit dem sie entwickelt werden, ist dasselbe.

Es kann vorkommen, dass Sie sich Ihre detaillierte Projektstruktur ansehen und feststellen, dass das Projekt komplexer aussieht, als es in Wirklichkeit ist. Na ja, wenn man 100 Aufgabenpakete schriftlich beschreiben soll, kann das schon ein bisschen nervig sein, mal ganz abgesehen von den 10.000 Einzeltätigkeiten, aus denen sie bestehen! Diese Komplexität ist aber die ganze Zeit über vorhanden: mit der Projektstruktur wird sie lediglich sichtbar. Tatsache ist, dass Sie dadurch, dass Sie sämtliche Aspekte der zu erledigenden Aufgaben ausformulieren, das Projekt vereinfachen. Lesen Sie den Kasten Eine Umfrage mit Hilfe einer Projektstruktur durchführen. Hier erfahren Sie, wie eine Projektstruktur Ihnen hilft, eine genauere Zeitschätzung für die Fertigstellung der Aufgabe vorzunehmen.