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Es ist leider bittere Realität, dass Projekte mit hochfliegenden Erwartungen und Hoffnungen gestartet werden und dann oft in Frust und Enttäuschung enden. Ihr Projektplan spiegelt Ihre Vorstellung davon wider, was Ihrer Meinung nach funktionieren kann; leider realisieren sich solche Pläne aber nicht von selbst und zukünftige Entwicklungen lassen sich nicht mit Sicherheit vorhersehen. Erfolgreiche Projekte erfordern fortwährende Pflege und Überwachung, damit Pläne korrekt ausgeführt werden und dann auch zu den erwarteten Ergebnissen führen. Wenn etwas Unerwartetes geschieht, müssen Sie umgehend reagieren, um Ihr Projekt auf dem richtigen Kurs zu halten, und Ihre Anstrengungen in anderer Richtung verstärken.
Unter Projektkontrolle versteht man Maßnahmen, die Sie einleiten, um sicherzustellen, dass Ihr Projekt planmäßig verläuft und die gewünschten Ergebnisse erzielt werden (in Anhang B finden Sie ein Flussdiagramm, das den zyklischen Verlauf der Projektkontrolle zeigt). Während der Laufzeit eines Projekts müssen Sie folgende Tätigkeiten durchführen:
✓ Den Projektplan regelmäßig prüfen: Am Anfang jeder Leistungsperiode (das Zeitintervall. in dem Sie Ihre Projektarbeit überprüfen und bewerten) stimmen Sie mit allen Teammitgliedern noch einmal deren Projektverantwortlichkeiten und Arbeitseinsatz für die kommende Periode ab:
• Aufgaben, zu denen Sie sich verpflichtet haben
• Termine, zu denen diese Aktivitäten beginnen und enden
• vereinbarter Arbeitsaufwand für diese Aktivitäten
Leistungsbewertung: Sammeln Sie während der gesamten Periode Informationen darüber, was produziert wurde; wann Aufgaben begonnen und beendet wurden; wann Meilensteine erreicht wurden und wie viele Arbeitsstunden, finanzielle und andere Ressourcen dafür eingesetzt wurden. Vergleichen Sie die Leistung Ihres Teams mit Ihren Plänen und finden Sie. falls notwendig, heraus, warum es zu Diskrepanzen kam. Korrigierende Maßnahmen: Falls notwendig, unternehmen Sie die notwendigen Schritte, um die Leistungsfähigkeit Ihres Projekts wieder mit den Plänen in Einklang zu bringen, oder, falls das nicht möglich ist. ändern Sie die bestehenden Pläne, indem Sie diese neuen Vorgaben einarbeiten. Halten Sie die Beteiligten auf dem Laufenden: Informieren Sie ausgewählte Beteiligte über Ihre Erfolge, Probleme und die weitere Planung. (In Artikel 13 präsentiere ich Ihnen Vorschläge, wie Sie Informationen zum Projektfortschritt an Ihre Projektbeteiligten weitergeben. >
Legen Sie im Verhältnis zur Gesamtlaufzeit des Projekts ein sinnvolles Zeitintervall fest, um das Risiko zu minimieren, dass unvorhergesehene Dinge passieren, und zu überprüfen, wie nah Sie bereits am nächsten großen Meilenstein sind.
Sicher gibt es Vorgänge, die Sie am liebsten täglich überwachen möchten. Auf jeden Fall sollten die Intervalle, in denen Sie eine Gesamtanalyse Ihres Projekts durchführen, nicht größer als ein Monat sein. Wenn jemand bestätigt, seine zugesagten Leistungen in der erwarteten Form zu erbringen, steigen die Chancen, dass Sie die gewünschten Ergebnisse innerhalb der zeitlichen und ressourcenmäßigen Vorgaben erhalten. Wenn nicht (zum Beispiel weil die Person unerwartet zur gleichen Zeit einer anderen wichtigen Aufgabe zugeordnet wurde), können Sie mit dieser Person besprechen, in welchem Umfang sie Ihr Projekt unterstützen wird, und den Plan entsprechend ändern. Am Anfang ist es Ihnen vielleicht unangenehm, sich ständig bei den Teammitgliedern zu versichern, dass sie ihre zugesagten Leistungen für die kommende Periode auch wirklich erbringen, weil Sie der Meinung sind, dass Sie dadurch
✓ Unterstellen, dass Sie der Person nicht vertrauen. Schließlich hat sich die betreffende Person ja schon dazu verpflichtet, die jeweiligen Aufgaben zu erfüllen; würde sie es Ihnen nicht sagen, falls sie nicht in der Lage wäre, diese Aufgabe planmäßig zu erfüllen?
✓ Die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass die betreffende Person Ihnen mitteilt, die übernommenen Aufgaben nicht planmäßig durchführen zu können. Wenn Sie dieses Thema von sich aus ansprechen, erhöhen Sie dadurch eventuell die Wahrscheinlichkeit, dass der Betreffende Ihnen sagt, dass er seinen Verpflichtungen nicht nachkommen kann.
In den meisten Fällen tritt jedoch keine der beiden beschriebenen Situationen ein. Erstens ist es kein Zeichen von Misstrauen, wenn Sie das Thema von sich aus ansprechen. Wenn Sie der betreffenden Person nicht vertrauen würden, würden Sie überhaupt nicht mit ihr reden! Nein, es zeigt vielmehr, dass Sie Verständnis dafür haben, dass Umstände eingetreten sein können, die die betreffende Person davon abgehalten haben, Ihnen mitzuteilen, dass sie ihren Verpflichtungen nicht nachkommen kann. Zweitens führt die Tatsache, dass Sie das Thema von sich aus ansprechen, keinesfalls dazu, dass sich jemand aus seiner Verantwortung zurückzieht. Falls der Betreffende seine Aufgaben nicht im zugesicherten Umfang erfüllt, würden Sie das erst am Ende der Leistungsperiode feststellen, wenn die zugesagten Arbeiten nicht erledigt wurden. Aber so haben Sie eine ganze Leistungsperiode gewonnen, um nach Lösungen dafür zu suchen, wie Sie mit der neuen Situation umgehen können.
