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Bücher und Veröffentlichungen über Wirtschaft sind eine fruchtbare Quelle für Ratschläge, wie man die Verhaltensweisen von Spitzenkönnern nachahmen kann. Doch die Fähigkeit, diese Informationen effektiv in Ihrem Leben umzusetzen, hängt von zwei Dingern ab: von Ihren Werten und von Ihrer Geisteshaltung. Sich zu verbessern beginnt damit, dass man sich kennt – dass Sie genau wissen, was Sie wollen, und warum Sie es wollen. Haben Sie das im Kopf, dann sollten Sie die vier Grundregeln in den nächsten Abschnitten überdenken, bevor Sie versuchen, irgendwelche Techniken des Zeitmanagements in ihrem Alltag anzuwenden.
Klären Sie Ihre Prioritäten
Für manche Menschen ist die Verbesserung ihrer Produktivität lediglich eine technische Her-ausforderung. Es dreht sich alles um die Zielfindung, täglich einen Zeitplan aufzustellen, die Hemdsärmel hochzukrempeln und die im Zeitplan enthaltene Liste der Aktivitäten abzuarbeiten.
Zweifellos muss man zu dieser Denkweise etwas sagen. Und Sie werden berechtigterweise am Ende des Tages ein Gefühl erleben, wenn Sie alles geschafft haben. Am Ende des Arbeitstages schauen Sie auf Ihre Aufgabenliste und sehen zufrieden, dass Sie alles abhaken können, was Sie sich zu tun vorgenommen haben. Die meisten Zeitmanagement-Gurus werden Ihnen aber sagen, dass Ziele und tägliche Aufgaben listen (so wie auch andere Zeitmanagement-Systeme) lediglich Instrumente sind, die Ihnen helfen sollen, Ihre täglichen Aufgaben auch wirklich zu erledigen. Nicht mehr und nicht weniger. Die Tatsache, dass Sie all Ihre Aufgaben abgearbeitet haben, heißt nicht unbedingt, dass Sie an diesem Arbeitstag auch wirklich effektiv gearbeitet haben. Und es bedeutet auch nicht, dass Sie irgendetwas erreicht haben, das für Sie langfristige Befriedigung bedeutet oder dass es Sie Ihren strategischen Karrierezielen näher bringt. Diese Beobachtung schließt ein, dass Sie unbedingt Prioritäten setzen müssen – und ebenso wichtig, die Prioritäten so zu setzen, dass Sie Ihren langfristigen Lebenszielen förderlich sind. Jedes Zeitmanagement-System hat seine eigenen Empfehlungen, wie man mit Prioritäten umgehen soll. Am häufigsten finden Sie die Methode, dass Sie jeder Aufgabe auf Ihrer Liste einem numerischen Wert zuordnen (1, 2 oder 3) die die relative Bedeutung der Aufgabe widerspiegelt. Hat eine Aufgabenliste beispielsweise 12 Aufgaben, dann könnten beispielsweise drei Aufgaben dabei sein, die mit 1 bewertet sind (höchste Priorität), vier Aufgaben mit 2 (normale Priorität) und fünf Aufgaben mit 3 (geringe Priorität).
Doch der Wert, den Sie letztlich mit diesem Ansatz erzielen, kann sehr begrenzt sein. Das entscheidende Thema bei der Priorisierung ist es, nicht so sehr zwischen den Aufgaben auf der Grundlage ihrer Bedeutung zu differenzieren. Es sind die Kriterien, die bestimmte Aufgaben mit hoher Priorität versehen. Mit anderen Worten: Was wichtig ist. sind die Werte, die auf Entscheidungen zurückzuführen sind. Ein häufiger Fehler, den weniger produktive Arbeiter begehen, ist nicht unbedingt, dass sie zu wenig planen, die Prioritäten falsch setzen oder nicht genug arbeiten. Es ist ganz einfach die Tatsache, dass ihre Methode Prioritäten zu setzen, sich zu sehr auf aktuelle Aufgaben und Termine konzentriert – und nur wenig Aufmerksamkeit den strategischen Zielen und persönlichen Werten geschenkt wird. Konsequenterweise verbringen viele Menschen den größten Teil ihres Tages damit, Buschfeuer zu löschen, die immer wieder aufflammen. Und nur selten kommen Sie dazu etwas zu tun. was das Feuer überhaupt verhindert. Leider gibt es kein Patentrezept für dieses verbreitete Syndrom. Es erfordert die Bereitschaft und die Kraft eine Erforschung seiner selbst zu vorzunehmen und klar zu stellen, wohin Sie in Ihrem Leben wollen und welches Ihre Tagesziele sind. Es könnte durchaus sein, dass Sie sich Ihre strategischen Karriereziele noch einmal vornehmen und Ihre Ziele noch einmal überprüfen. Sind diese Ziele immer noch relevant? Vielleicht sollten Sie um ein Gespräch mit Ihrem Vorgesetzten bitten, um die Prioritäten ihres Jobs und andere Verantwortungsbe-reiche zu besprechen. Haben Sie ein deutliches Bild von dem. was von Ihnen erwartet wird? Wenn Sie weiterhin die langfristigen und kurzfristigen Ziele verfeinern, dann werden auch Ihre Prioritäten deutlich.
Systematisches Denken
Systematisches Denken, wie es Peter Senge in seinem Buch Die fünfte Disziplin beschrieben hat, ist ein Vorgang, bei dem Sie das große Bild, anstatt nur einzelne Teile sehen. (In Artikel 22 mehr über dieses Thema.) Im Zusammenhang mit Höchstleistungen am Arbeitsplatz und dem Karrieremanagement hilft Ihnen systematisches Denken, Ihren Job mehr als nur eine Reihe einzelner Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu sehen (in einigen Aufgaben könnten Sie sehr gut sein und Freude empfinden, doch gibt es auch andere, die Ihnen zu schaffen machen, und die Ihnen wenig Freude bereiten). Sie sehen die Dinge als integriertes Ganzes. Beispielsweise, statt einen typischen Arbeitstag als Reihe verschiedener Aufgaben zu sehen – eine Kette von Aufgaben. Konferenzen und Verhandlungen, jede mit eigenen Herausforderungen könnten Sie jeden Teil auch als integrierte Gesamtheit auffassen. Geraten Sie in Probleme, dann konzentrieren Sie sich nicht nur auf den Teil, der Ihnen Schwierigkeiten bereitet. Stattdessen sehen Sie das System und versuchen sich vorzustellen, was in diesem System strukturell anders ist so dass dieses Problem überhaupt entstehen konnte. Denken Sie einmal über das folgende Beispiel nach. Nehmen wir an Sie sind Abteilungsleiter und Ihre Abteilung stellt die Grafiken für Präsentationen in der Geschäftsführung bereit. In den letzten Wochen kam es immer wieder vor, dass sich die Manager, die die Präsentation durchführten sich über kurze Aussetzer beschwerten. Ganz logisch wollen Sie nun den herausfinden, der für den Fehler verantwortlich ist. Sind Sie jedoch ein systematischer Denker, dann machen Sie hier nicht Halt. Außer, dass Sie mit den Mitarbeitern sprechen, die an der Präsentation gearbeitet haben, gehen Sie einen Schritt weiter zurück und betrachten das ganze Verfahren, mit dem die Präsentationen erstellt werden: die verwendete Software, die Kompatibilität der Software mit der Hardware, die von den Managern genutzt wird und die Kommunikation zwischen Ihrem Stab und den Managern, die die Präsentation durchführen. Dann verwenden Sie die gewonnenen Erkenntnisse nicht, um ein Symptom zu beheben, sondern dazu, um Lösungen in den Prozess einzubringen.
Der besondere Wert systematischen Denkens ist, dass es Ihnen hilft, eine weitere Perspektive zu entwickeln und aufrecht zu erhalten. Weil Sie sich darauf konzentrieren, wie alle verschiedenen Teile Ihrer Tagesarbeit miteinander zusammen hängen, können Sie anfangen synergistisch zu denken – das bedeutet, dass Sie mit ihrer Zeit so umgehen, dass jede Aufgabe, die Sie lösen, Ihre Fähigkeit verbessert auch andere Aufgaben zu meistern
Werden Sie Entwicklungen gegenüber sensibler
Ob Sie sich dessen bewusst sind oder nicht, Sie machen in jedem Aspekt ihrer Arbeit bereits eine Entwicklung durch. Die Frage ist nur, ob Sie sich dessen auch bewusst sind und ob die Entwicklung dazu taugt, möglichst effektiv und produktiv Ihre Aufgaben zu erledigen.
Ein erster entscheidender Schritt zur Verbesserung ihrer Produktivität ist die sorgfältige Analyse eines jeden Aspekts ihrer Arbeit, um die Bereiche herauszufinden, die Sie noch verbessern müssen. Immerhin müssen Sie zunächst einmal feststellen, wo es hakt, bevor Sie Gewohnheiten verändern und neue Fertigkeiten entwickeln. Zur Durchführung der Analyse nehmen Sie sich ein paar Stunden Zeit und gehen an einen stillen Ort, (nein, nicht unbedingt aufs stille Örtchen) an dem Sie nicht gestört werden.
Und dann denken Sie nach über:
✓ Methoden: Gibt es einen praktischen Grund, Ihre Arbeit so zu erledigen, wie Sie es gerade tun? Ist dies der einzig richtige Weg, um Ihre Aufträge zu erfüllen?
✓ Nebenwirkungen: Welche Aspekte der Entwicklung (falls es überhaupt welche gibt) schaffen Probleme und kollidieren mit Ihrer Effektivität und Produktivität (vielleicht auch der Ihrer Mitarbeiter)?
✓ Verbesserungen: Welche Veränderungen können Sie vornehmen, um entweder diese Nebenwirkungen aufzuheben oder zu minimieren?
✓ Ergebnis: Wie werden Sie die Ergebnisse der Veränderungen messen, um sicher zu sein, dass der gewünschte Effekt eingetreten ist?
Um von dieser Übung optimal zu profitieren, sollten Sie bereit sein, jeden Aspekt Ihres Jobs zu untersuchen, ganz gleich wie nebensächlich er Ihnen erscheinen mag. Es ist offensichtlich, dass Sie – zumindest vorübergehend – irgendwelche Vorurteile ignorieren, wie man eine bestimmte Aufgabe am besten lösen kann. Um Ihren Erfahrungsschatz zu erweitern, sollten Sie darüber nachdenken, wie andere eine ähnliche Verantwortung oder Aufgabe angehen. Gehen Sie diese Übung ganz offen an, und Sie werden überrascht sein, wie gut Sie neue kreative Wege zur Lösung alter Aufgaben entwickeln können.
