Grundlagen der Buchführung und Doppelte Buchführung – Manager als Beruf

Das Buchführungssystem Ihres Unternehmens, das Gigabytes an Speicherplatz im Computer-system in Anspruch nimmt, geht von wenigen, einfachen Annahmen aus. Diese Annahmen bestimmen, wie jeder Euro, der das Unternehmen durchläuft, verbucht, gemeldet und analysiert wird. (Sollten Sie je das Bedürfnis haben. Ihre Buchführer wahnsinnig zu machen, melden Sie einfach eine Differenz von zwei Cent zwischen zwei Konten.)

Es gibt immer noch Manager, die glauben, mit wenig oder keinen Kenntnissen der Buchführung und Finanzen überleben zu können. Diese Einstellung ist ein großer Fehler. Als Manager sollten Sie genauso mit den Grundlagen der Buchführung vertraut sein wie die Mitarbeiter der Buchführung selbst. Diese Kenntnisse helfen Ihnen nicht nur, die finanziellen Ziele Ihres Unternehmens zu verstehen. Wenn Sie nicht nur in der Lage sind, die technische, sondern auch die wirtschaftliche Situation Ihres Unternehmens einzuschätzen, ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie die nächste Kündigungswelle überleben werden, deutlich größer.

Sie brauchen nicht länger wie Klein-Doofie dazusitzen, wenn irgendjemand anfängt, mit Begriffen wie Umsatzrendite, Debitorenkonten oder Investitionsrendite um sich zu werfen. Nachdem Sie diesen Teil gelesen haben, sind Sie Herr der Lage.

Die Buchführungsgleichung
In jedem Unternehmen beeinflussen die täglichen Ereignisse die wirtschaftliche Lage. Sie geben Geld für einen Tacker aus und bekommen es aus der Portokasse ersetzt. Das Unternehmen zahlt seine Lieferanten und nimmt dazu Bankkredite in Anspruch. Schecks werden ausgestellt und eingereicht, Gehälter überwiesen. Jeder einzelne dieser Vorgänge hat seinen Platz in der Buchführungsgleichung. Diese Formel ist eigentlich ganz einfach. Sie besagt, dass die Aktiva eines Unternehmens die Summe der Verbindlichkeiten und des Eigenkapitals sind.

Aktiva = Verbindlichkeiten + Eigenkapital

Diese einfache Formel bildet die Grundlage für wirklich jede einzelne Buchung innerhalb eines Unternehmens. Anhand dieser werden Berichte erstellt und Analysen durchgeführt. Sie bildet die Grundlage für (Entscheidungen der Eigentümer und Aktionäre, der Banken und des Finanzamts.
Was genau versteckt sich aber hinter den einzelnen Begriffen der Gleichung?

Aktiva
Aktiva (oder Anlagen) sind generell alle Werte, primär jedoch finanzielle und wirtschaftliche Mittel, die sich im Besitz eines Unternehmens befinden. In einer Bilanz, einem Bericht der Buchführung, auf den wir gleich noch einmal zurückkommen werden, sind die Aktiva, die am schwersten zu veräußern sind, zu oberst aufgeführt. Grob in Gruppen eingeteilt, ergibt das folgende Reihenfolge:

• Grundstücke und Gebäude: Hier werden alle Grundstücke und Gebäude, die Ihrem Unternehmen gehören, aufgeführt. Beispiele sind Lager und Produktionshallen. Bürogebäude, Bauernhöfe und andere Immobilien. Diese sind am schwersten zu veräußern.

• Maschinen und Ausrüstung: Hierzu gehören die Maschinen, Schreibtische, Computer, Telefone und Ähnliches, was von Ihrem Unternehmen gekauft wird, damit die Geschäfte getätigt werden können. Kauft Ihr Unternehmen beispielsweise Computerzubehör ein. um es später weiterzuverkaufen, brauchen Sie Regale, um diese Teile auszustellen und zu lagern, Gabelstapler, um die Paletten zu bewegen, und ein Telefon, um Kundenaufträge annehmen zu können. Mit zunehmendem Alter verringert sich durch Abnutzung und Alterung der Wert dieser Gegenstände, sie leben nicht ewig. Deshalb werden diese dann auch abgeschrieben. Dazu gibt es genaue Vorschriften und Regeln der Finanzämter.
• Lagerbestände: Sie haben Ware auf Lager: Rohstoffe, Halb- und Fertigware, Hilfs- und Betriebsstoffe. Diese haben einen bestimmten Wert, der an dieser Stelle in Ihrer Bilanz auftaucht. Sobald diese Waren verkauft werden, verschiebt sich dieser Wert entweder auf die Kasse oder auf die Forderungen aus Lieferung und Leistung (gleich mehr dazu). Ein für immer und ewig ans Regal genagelter Warenbestand ist nicht gerade ein optimaler Weg. die Mittel Ihres Unternehmens anzulegen. Ein ständig bewegter Lagerbestand ist viel besser, es ist ein Zeichen von Umsatz und Verkauf!

• Forderungen aus nicht erbrachten Leistungen: Es gibt Rechnungen, zum Beispiel für eine Kfz-Versicherung, die ein Buch jahr überschreiten. Am Ende des Buchjahres werden diese Zahlungen aufgeteilt (Abgrenzung ist der Fachbegriff) und die Zahlungen für das nächste Jahr hier verbucht.
• Forderungen aus Lieferung und Leistung (LuL): Diese Forderungen ergeben sich aus auf Rechnung verkauften Waren oder erbrachten Leistungen. Verkaufen Sie beispielsweise tausend Disketten an einen Kunden und geben ein Zahlungsziel von dreißig Tagen vor (erst dann muss bezahlt sein), haben Sie eine Forderung, bis die Rechnung beglichen ist. Diese Posten sind eine schöne Reserve, es sei denn, ein Kunde verschwindet mit unbe-kanntem Ziel oder macht Konkurs
• Cash: Unter Cash oder Harem verstehen wir lüer nicht nur die Kasse, sondern auch alle Hank- und Girokonten. Es ist eine Wohltat für jedes Unternehmen, wenn es über viel Cash verfügen kann.

Die Aktiva werden in zwei Hauptgruppen unterteilt: Anlage- und Umlaufvermögen. Das Umlaufvermögen kann kurzfristig in Cash umgewandelt werden. Diese Anlagen bestimmen. wie flüssig‘ ein Unternehmen ist. In der vorangegangenen Liste der Aktiva werden alle Forderungen, Warenbestände und Cash dieser Gruppe zugeordnet. Anlagevermögen ist wesentlich schwerer zu Geld zu machen. Maschinen und Ausrüstung so-wie Grundstücke und Gebäude werden als Anlagevermögen betrachtet.

Verbindlichkeiten
Darunter versteht man im Allgemeinen alles, was Ihr Unternehmen Dritten, wie Banken. Lieferanten oder dergleichen, außerhalb des Unternehmens schuldet. Auf den Punkt gebracht sind Verbindlichkeiten die Forderungen, die andere gegenüber dem Unternehmen geltend machen können. Wieder nach ihrer Position in der Bilanz aufgelistet, sind die üblichsten Verbindlichkeiten folgende:

• Hypotheken: In dem Augenblick, da ein Unternehmen Grundstücke und/oder Gebäude erwirbt, die es mit fremden Mitteln finanziert, verlangt der Finanzier {beispielsweise die Bank) eine Sicherheit. Das Unternehmen nimmt eine Hypothek in Anspruch, die Bank legt das Geld vor. Diese Hypothek wird ins Grundbuch (Eigentümerverzeichnis aller Im-mobilien) eingetragen, deshalb werden Hypotheken auch Grundschuld genannt. Ist das Unternehmen in seiner Leistung dem Hypothekennehmer gegenüber säumig (anders gesagt, er zahlt seine Schuld nicht zurück), dann hat dieser das Hecht, die Immobilie, auf die die Grundschuld eingetragen worden ist. zu veräußern oder veräußern zu lassen, damit die Schuld bezahlt wird. Eine etwaige Differenz zwischen Grundschuld und Ertrag bleibt entweder als Restschuld übrig oder wird dem Hypothekgeber ausgezahlt.

• Darlehen: Jedes Unternehmen hat einen bestimmten kurzfristigen Kreditrahmen bei seinen Banken und Geldgebern. Diese werden beispielsweise ausgenutzt, um offene Rechnungen rechtzeitig begleichen zu können. Nehmen Sie etwa für neunzig Tage einen Kredit in Anspruch, um CD-ROMs für einen Großauftrag einzukaufen, wird dies als Darlehen betrachtet.
• Obligationen: Manch großes Unternehmen gibt, um einen langfristigen Finanzbedarf zu decken, so genannte Obligationen oder Schuldverschreibungen aus. Dieser Posten in der Bilanz vertritt die Schulden, die das Unternehmen Personen gegenüber hat, die dem Unternehmen Geld in Form von Investitionen zukommen ließen.
• Angefallene Ausgaben: Dieser Posten gibt die Verbindlichkeiten eines l Internehmens wie der, die als Ergebnis einer anderen Verbindlichkeit oder Tätigkeit entstehen. Beispiele hierfür sind die Lohn- und Gehaltskosten. Lohnnebenkosten, Steuern und die Zinsen für Darlehen.

• Verbindlichkeiten aus Lieferungen: Genauso wie Sie selbst auf Rechnung verkaufen, kaufen Sie auch gegen Rechnung ein. Wenn Sie zu einem Händler für Bürobedarf gehen und sich dort einen Schreibblock auf Rechnung holen, ist dies eine Verbindlichkeit aus Lieferungen. Sie können die Kasse des Unternehmens in Zeiten des Geldmangels schonen, indem Sie Lieferantenkredite in Anspruch nehmen. Dabei sollten Sie aber immer im Auge behalten, den Bogen nicht zu überspannen, denn wenn Ihre Lieferanten nicht mehr mitspielen sollten, befindet sich Ihr Unternehmen in ernsten Schwierigkeiten.

Ähnlich wie die Aktiva sind auch die Verbindlichkeiten in Gruppen unterteilt, und zwar in kurz-, mittel- und langfristige. Kurzfristige Verbindlichkeiten sind solche, die innerhalb eines relativ kurzen Zeitraums bezahlt werden müssen. Beispiele hierfür sind die Verbindlichkeiten aus Lieferungen, Kredite mit kurzer Laufzeit (max. 1 Jahr und die angefallenen Kosten. Mittelfristige Verbindlichkeiten sind zum Beispiel Darlehen mit einer Laufzeit nicht über fünf Jahren. Als langfristig werden die Verbindlichkeiten mit einer Gesamtlaufzeit von mehr als fünf Jahren betrachtet. Neben Hypotheken und Obligationen gehören dazu auch langfristige Darlehen.

Eigenkapital
Jedes Unternehmen hat einen Eigentümer. In manchen Fällen sind es nur wenige Personen, die das Unternehmen gegründet haben, in anderen ist es eine Gruppe von Eigentümern, manchmal viele Tausende, die sich mittels Aktien an einem Unternehmen beteiligen. Vereinfacht dargestellt, ist das Eigenkapital der Anteil des Eigentümers an den Aktiva, nachdem alle Verbindlichkeiten beglichen worden sind. Eigenkapital wird grob in zwei Gruppen unterteilt, in eingezahltes Kapital und Investitionen.

• Eingezahltes Kapital: Dieses Kapital ist die ursprüngliche Investition der Eigentümer, mit der das Unternehmen gegründet wurde. Darunter ist nicht zwangsläufig Geld zu verstehen, auch geldwerte Mittel wie Gebäude oder Grundstücke (soweit nicht verschuldet und/oder mit einer Hypothek belastet) gehören dazu. Braucht Ihr Unternehmen Geld für eine Erweiterung und gibt es aus diesem Grund Aktien aus, dann fließt der Ertrag dieser Ausgabe (Emission) als Eigenkapital ins Unternehmen ein.
• Investitionen: Wie bereits gesagt, möchte jedes Unternehmen Gewinn machen. Nun ist es aber nicht gut, diesen Gewinn gleich aus dem Unternehmen herauszuziehen. Über die Gewinne kann die wirtschaftliche Lage des Unternehmens (und damit seine Wettbewerbsfähigkeit) gestärkt werden. Jenen Teil der Gewinne, der wieder für das Unternehmen aufgewendet wird, bezeichnet man als Investitionen.

Doppelte Buchführung in einem Unternehmen
Die doppelte Buchführung ist für jedes größere Unternehmen die Standardform der Buchführung. Der Grundgedanke hierbei ist, dass jede Buchung eine Gegenbuchung zur Folge haben muss. Erfunden wurde diese Methode um 1494 von Luca Paciolla. einem gelangweilten Franziskaner. (Er muss wirklich Langeweile gehabt haben!!) Jede Anschaffung (oder jeder Aktivposten) hat auch eine Ausgabe (oder einen Passivposten) zur Folge.

Kauft Ihr Unternehmen für 25.000 Euro Computer gegen Rechnung ein. steigt auf der einen Seite Ihr Warenbestand (Anlage oder Aktiva), auf der anderen die Verbindlichkeiten aus Lieferungen. Rein rechnerisch sieht dies in der Buchführungsgleichung dann wie folgt aus:

Aktiva = Verbindlichkeit + Eigenkapital
25.000 = 25.000 + 0
(Waren) – (Verbindlichkeiten aus Lieferungen)

Wie Sie an diesem Beispiel erkennen können, bleibt die Buchführungsgleichung immer in der Balance. Versuchen Sie. sich jetzt einmal die Folgen von Hunderten oder Tausenden solcher einfachen Gleichungen und Bewegungen am Tag vorzustellen. Wundern Sie sich jetzt immer noch, warum die Buchführer ständig nach mehr Systemressourcen schreien?