Häufige Fehler vermeiden und die Sitzungen optimal vorbereiten – effektives Projektmanagement

Vermeiden Sie häufige Fehler
Nutzen
Damit Ihre Projekte nicht scheitern.
Das sollte Ihnen nicht passieren:
■ Projektziele sind nicht klar definiert bzw. werden nicht klar kommuniziert.
■ Projektziele ändern sich andauernd.
■ Die Führung steht nicht hinter den Projektzielen.
■ Der zu erwartende Nutzen übersteigt die Kosten des Projektes.
■ Die Erwartungen wurden nicht ausgesprochen.
■ Das Projekt ist nicht richtig strukturiert.
■ Arbeitspakete werden nicht unterschieden, entsprechend beschrieben und mit konkreten Aufgaben, Ressourcen und Terminen unterfüttert.
■ Die Kompetenzen wurden nicht eindeutig kommuniziert.
■ Die Projektorganisation ist unvorteilhaft.
■ Im Projekt arbeiten zu wenige Mitarbeiter mit.
■ Die Mitarbeiter sind hinsichtlich ihrer Qualifikation überfordert.
■ Die Mitarbeiter werden für das Projekt nicht freigestellt.
■ Die finanziellen Ressourcen reichen nicht aus.
■ Ein Projektleiter wurde nicht bestimmt.
■ Termine werden nicht eingehalten/kontrolliert.
■ Budgets werden nicht eingehalten/kontrolliert.
■ Die Budgets liegen zwar noch im vereinbarten Rahmen, aber mit dem Budget wurde die geplante Leistung nicht erbracht.

■ Der Projektleiter ist nur halb bei der Sache, das Projekt ist ihm nicht wirklich ein Anliegen.
■ Der Projektleiter erfüllt seine Aufgabe nicht.
■ Das Projekt wird nicht zeitnah geplant und gesteuert.
■ Der Projektleiter schafft es nicht, die anderen Teilnehmer zu motivieren.
■ Verhandlungen werden nur halbherzig geführt.
■ Die Risiken des Projektes werden nicht genügend in Betracht gezogen.
■ Auftretende Probleme werden nicht direkt thematisiert.
■ Wichtige Probleme werden nicht gelöst.
■ Interessenkonflikte (z.B. zwischen Bereichen, Kollegen etc.) werden nicht angesprochen und nicht gelöst.
■ Ein Notfallplan besteht nicht.
■ Innerhalb des Projekts wird nicht ausreichend informiert und kommuniziert.
■ Es werden keine Beschlüsse gefasst.
■ Die Projektmitarbeiter haben Angst vor Veränderung und Neuem.

Das bringt Sie weiter
■ Denken Sie einfach ganz logisch und praktisch. Oftmals hilft es, die Komplexität gedanklich zu reduzieren und auf die persönliche Erfahrung zu setzen.
■ Betrachten Sie Ihr Projekt von außen und überlegen Sie, was Sie als Außenstehender über Ihr Projekt sagen und wie Sie vorgehen würden.

Checkliste: Sitzungen optimal vorbereiten
Nutzen
So gelingt jede Sitzung.

Gehen Sie strukturiert vor:
■ Ort und Zeit (Anfang, geplantes Ende) festlegen,
■ Raum klären und reservieren,
■ Tagesordnungspunkte (TOP) aufschreiben,
■ Zeitbedarf für die einzelnen TOPs klären,
■ Teilnehmerliste erstellen,
■ Teilnehmer einladen,
■ ggf. Sicherheitsfragen klären,
■ klären, welche Kosten anfallen,
■ abstimmen, wer die Kosten trägt,
■ Sitzordnung erstellen,
■ Namensschilder schreiben,
■ Parkmöglichkeiten klären und kommunizieren,
■ festlegen, welche Technik benötigt wird (Laptop, Beamer, Overhead, Pinnwand, Stifte, Flipchart), und Technik reservieren,
■ Pausenorganisation,
■ Pausengetränke und Verpflegung bestellen,
■ Rahmenprogramm klären,
■ notwendiges Briefing von Referenten und Teilnehmern vornehmen,
■ Einladung und Tagesordnung abstimmen und schreiben,
■ die zu versendenden Unterlagen und Tischvorlagen zusammenstellen,
■ Anreisebeschreibungen erstellen,
■ Unterlagen versenden,
■ Diskussionsleitung bestimmen und darüber informieren,
■ Protokollführung bestimmen und darüber informieren,
■ klären, welche problematischen Situationen eintreten können,
■ festlegen, wie mit den problematischen Situationen umgegangen werden soll,
■ Ergebnisprotokoll erstellen,
■ Versenden Sie das Protokoll so schnell als möglich an die Teilnehmer (spätestens nach zehn Tagen).

Beispiel

Das bringt Sie weiter
Bieten Sie freiwillig an, das Protokoll zu übernehmen. So lernen Sie, das Protokollschreiben zu perfektionieren und nehmen inhaltlich viel mehr aus der Sitzung mit.