Persönliche Macht und gutes Management sichern – Projektmanagement Methoden

Führung ist heute einer der wichtigsten Problembereiche in vielen Unternehmen, und zwar aufgrund der schnellen Veränderungen, die in jeder Facette unseres Lebens täglich eintreten. Das hat dazu geführt, dass haufenweise Bücher darüber veröffentlicht wurden, wie Menschen ihre Untergebenen so führen, dass sie in den unterschiedlichsten Situationen gemeinsam Ziele erreichen. Wenn Sie mit einer Matrixstruktur arbeiten (in Artikel 9 finden Sie weitere Informationen zur Matrixstruktur), hängt der Erfolg Ihres Projekts davon ab, ob und wie gut Sie in der Lage sind zu organisieren, koordinieren und die unterschiedlichsten Teammitglieder dabei zu unterstützen, an einem gemeinsamen Ziel zu arbeiten. In diesem Artikel erhalten Sie Tipps dazu, wie man die Menschen, die Ihr Projekt unterstützen, so aufeinander abstimmt, auf ein Ziel einschwört und motiviert, dass die Chancen auf einen Projekterfolg maximiert werden.

Managen und führen können
Führung und Management sind zwei verwandte, aber unterschiedliche Methoden, um Menschen durch die verschiedenen Phasen eines Projekts zu leiten und sie zu unterstützen. Beim Management steht das Plänemachen und Analysieren im Vordergrund; beim Thema Führung geht es um Visionen und um Maßnahmen, die die Wahrscheinlichkeit erhöhen, dass diese Visionen Wirklichkeit werden. Management bezieht sich auf Systeme, Abläufe und Informationen; bei der Führung stehen die Menschen im Mittelpunkt. Management erzeugt Ordnung und Berechenbarkeit: Führung hilft den Menschen, mit Veränderungen umzugehen. Während der Projektplanungsphase forschen Sie nach dem Warum für Ihr Projekt (Führungsaufgabe), um die Beteiligten zu motivieren und bei der Stange zu halten. Aber Sie müssen auch das Was, Wann und Wie (Managementaufgabe) kennen, um einen machbaren Weg zu entwickeln, wie man die Projektziele erreichen kann.

Wenn Sie Ihr Projekt organisieren, klären Sie, wer die unterschiedlichen Projektaufgaben unterstützt (Managementaufgabe) und helfen Sie diesen Personen dabei, das mit Begeisterung zu tun (Führungsaufgabe). Informieren Sie die Betroffenen laufend darüber, wie sich das Projekt entwickelt und setzen Sie sich mit den Problemen auseinander, auf die Sie im Projektverlauf möglicherweise stoßen (Führungsaufgabe); und erinnern Sie die Beteiligten an den Nutzen des Projekts und erkennen Sie deren Beitrag zum Projekterfolg an (Führungsaufgabe). In Tabelle 14.1 zeige ich die Führungs und Managementmethoden, die in den wichtigsten Projektstadien hilfreich sind.

Aufgabe	Führung	Management
Planung	Visionen und Strategien erzeugen	Ziele, Zeitpläne und Budgets festlegen und kommunizieren
Organisation	Die Teammitglieder zu Höchstleistungen­	Personen dem Team zuteilen und deren
	motivieren	Rollen festlegen
Durchführung	Teammitglieder motivieren	Projektfortschritt überwachen, Berichte erstellen. Probleme lösen

Persönliche Macht und Einfluss erwerben
Macht ist die Möglichkeit, das Tun anderer zu beeinflussen. Fine effektive Machtgrundlage verbessert Ihre Fähigkeit, das Projektteam und andere wichtige Beteiligte zu koordinieren und das Projekt zum Erfolg zu führen. In diesem Abschnitt erfahren Sie. wie Sie die Basis für Ihre persönliche Macht entwickeln und wie Sie die Macht, die Sie aus dieser Basis ableiten können, dazu nutzen können, alle Beteiligten während der gesamten Projektdauer im positiven Sinne anzutreiben und zu motivieren.

Verstehen, warum jemand tut, was Sie ihm sagen
Macht bedeutet, die Fähigkeit zu haben, die Handlungen anderer zu beeinflussen und zu steuern. Um diese Macht zu entwickeln, muss man zunächst die unterschiedlichen Beweggründe verstehen, die Menschen dazu bringen, das zu tun, was Sie möchten. Die Menschen befolgen Ihre Anweisungen aus unterschiedlichen Gründen:
✓ Belohnung: Man tut, was Sie sagen, weil man die Vorteile genießen möchte, die Sie gewähren können. Dazu gehören beispielsweise Gehaltserhöhungen, Bonuszahlungen und Lob.
✓ Bestrafung: Man tut, was Sie sagen, weil man das, was Sie vergeben können, nicht haben möchte, beispielsweise öffentliche Kritik, unattraktive Aufgaben.
✓ Ihre Position: Wenn Sie der Projektmanager sind, nehmen die Teammitglieder Ihre Forderungen ernster, weil sie der Meinung sind, dass es für einen Projektmanager angemessen ist, Anweisungen zu erteilen. Diese Art der Macht können Sie verlieren, wenn Sie sie missbrauchen, aber zu Anfang besitzen Sie sie.
✓ Was Sie repräsentieren: Wenn man hinter dem steht, was Sie erreichen wollen, wird man Ihnen folgen. Die Teammitglieder wissen, dass Ihre Forderungen und Maßnahmen dazu dienen, die Ergebnisse zu erreichen, die auch sie erreichen wollen.
✓ Wer Sie sind: Wenn man Sie als Person schätzt und respektiert, wird man Ihnen ebenfalls folgen. Dazu gehört, dass Sie Loyalität, Sensibilität und Humor oder andere gute Eigenschaften besitzen.
✓ Ihr Fachwissen: Man wird auf Sie hören, wenn man Ihre Kenntnisse und Fähigkeiten respektiert, die Sie dorthin gebracht haben, wo Sie jetzt stehen. Man wird auf Sie hören, weil man glaubt, dass Sie wahrscheinlich Recht haben.

Sie müssen in Ihrem Projekt nicht unbedingt der fachliche Spezialist sein, um sich den Respekt der Teammitglieder zu verdienen. Sie müssen ein Spezialist in den Dingen sein, die für die Durchführung des Projekts entscheidend sind. Da Sie der Projektmanager sind, gehören zu diesen Kenntnissen und Fähigkeiten, dass Sie das Projekt planen und steuern können, dass Sie effektive Kommunikation ermöglichen, dass Sie eine positive und produktive Arbeitsumgebung schaffen und das politische Umfeld des Unternehmens kennen, in das Ihr Projekt eingebettet ist.

Gleichzeitig fachlicher Spezialist und Projektmanager zu sein, kann nachteilige Folgen haben. Wenn Sie nicht vorsichtig sind, hemmen Sie dadurch die Bereitschaft anderer, Verantwortung zu übernehmen und ihre Arbeit unabhängig von Ihnen zu erledigen. Das kann folgende Gründe haben:
✓ Die anderen sind der Meinung, dass ihre Leistung sowieso nie so gut sein kann wie Ihre.
✓ Sie erledigen die spannenden und wichtigen Aufgaben selbst, weil Ihnen die Arbeit Spaß macht und Sie der Meinung sind, dass Sie sie am besten erledigen können.
✓ Sie sperren sich gegen Vorgehensweisen, die neu für Sie sind.
✓ Sie neigen dazu, Mitarbeiter zu mikromanagen, um sicherzugehen, dass sie ihre Aufgaben so erledigen, wie Sie es tun würden. Natürlich kann Ihr Fachwissen, wenn Sie es richtig einsetzen. ein großer Vorteil sein. Ihr Lob bedeutet viel mehr als das Lob eines Projektmanagers, der die Arbeit weniger gut einschätzen kann.

Obwohl viele Faktoren dabei eine Rolle spielen, wie gut Sie andere beeinflussen können, ist Macht immer entweder:
✓ Übertragen: das heißt, jemand gibt Ihnen die Macht, andere, die Sie beeinflussen wollen, zu belohnen und zu bestrafen, oder
✓ Erworben: das heißt. Sie verdienen sich den Respekt und den Gehorsam derer, die Sie beeinflussen möchten.

Erworbene Macht ist viel stärker als verliehene. Wer die Anweisungen eines Projektleiters befolgt, der lediglich über verliehene Macht verfügt, wird in der Regel nur so viel tun, wie unbedingt notwendig ist, um die gewünschte Belohnung zu bekommen oder die Bestrafung zu vermeiden. Wer aber durch erworbene Macht motiviert wird, wird alles daransetzen, die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen, weil er glaubt, dass es in seinem eigenen Interesse ist.

Aus Erfahrung lernen
Wenn es keinen Grund dafür gibt, sich anders zu verhalten, neigen die meisten Menschen dazu, das zu glauben, was man sagt. Leider sagen wir oftmals genau das, was andere gerade nicht hören oder tun sollen, und dann wundern wir uns. dass man uns zuhört. Als ich noch zur High School ging, war mein gesellschaftliches Leben überhaupt nicht so. wie ich es gerne gehabt hätte. Jahre später, als sich meine Söhne auf die High School vorbereiteten, dachte ich an meine eigenen Erfahrungen und überlegte, wie ich ihnen helfen könnte, um ihnen den Frust und die Enttäuschungen zu ersparen, die ich selbst erlebt hatte. Je mehr ich darüber nachdachte, desto überzeugter war ich davon, dass meine Methode damals genau die Ursache dafür war. warum ich keinen Erfolg hatte. Hier ein Beispiel für ein typisches Telefongespräch, das ich mit Mädchen führte, die ich fragen wollte, ob sie mit mir ausgehen würden:

Hallo, hier ist Stan Portny.
Hallo Stan.
Sag mal, hast Du nicht Lust, heute Abend mit mir auszugehen?
Darüber habe ich noch nicht nachgedacht, aber ich denke, du hast Recht, ich habe tatsächlich keine Lust mit Dir auszugehen.

Ich hab dann ganz deprimiert aufgelegt und war überzeugt, dass ich es nie schaffen würde, ein Mädchen dazu zu bringen, mit mir auszugehen. Obwohl ich es damals nicht gemerkt habe, hatte ich das Mädchen erfolgreich dazu gebracht, genau das zu tun, was ich ihr unterstellte. Vor einiger Zeit erzählte ich einem Freund von dieser Geschichte und er stimmte meinen Beobachtungen sofort zu. Dann stellte er die entscheidende Frage: Wie kommt es, dass wir genau das sagen, von dem wir nicht wollen, dass andere es hören? Nach langer Diskussion kamen wir überein, dass dahinter entweder Angst vor Erfolg steckt (was hätte ich sagen sollen, wenn ich dann drei Stunden lang mit dem Mädchen irgendwo alleine herumgesessen hätte?) oder Angst vor Misserfolg (indem ich versuchte, den Schmerz der Ablehnung zu minimieren). Indem wir aber versuchen, den Schmerz vor Ablehnung zu mindern, sorgen wir schließlich doch dafür, dass wir ihn spüren.

Sie sehen dieses Verhalten häufig auch beim Projektmanagement. Sie werden einem neuen Projekt zugeteilt und der Projektleiter nennt Ihnen sofort alle Gründe dafür, warum das Projekt möglicherweise fehlschlägt, selbst wenn es zu Ende geführt werden kann, und warum die Ergebnisse nicht so toll sein werden, wie alle glauben. Und dann wundert er sich, dass nicht jeder sich für den Erfolg des Projekts einsetzt! Wenn Sie erfolgreich sein wollen, müssen Sie bereit sein, Ihren Einsatz für dieses Ziel allen mitzuteilen und dann all Ihre Kraft investieren, um diese Ziele zu erreichen, selbst wenn es immer das Risiko gibt, dass Sie es nicht schaffen. Ob Sie es wissen und akzeptieren oder nicht, Sie haben hervorragende Möglichkeiten, erworbene Macht zu entwickeln und einzusetzen. Sie können sich aussuchen, wie Sie das Verhalten anderer beeinflussen möchten, oder Sie können ihr Verhalten unbeabsichtigt beeinflussen. Egal wie. ihr Verhalten wird das Verhalten anderer beeinflussen.

Die Grundlagen Ihrer Macht legen
Wie groß die Macht ist, die Sie über jemanden haben, erkennen Sie daran, wie bereit diese Person ist, etwas für Sie zu tun und es dann auch wirklich tut. Wenn Sie bereits jegliche Unterstützung von anderen bekommen, die Sie sich wünschen, machen Sie einfach so weiter wie bisher. Wenn Sie aber frustriert sind, weil die anderen sich weigern und nicht kooperieren, wenn Sie sie um Hilfe bitten, unternehmen Sie einige Schritte, um die Macht, die Sie über diese Menschen haben, zu entwickeln.
Das Verhalten anderer erfolgreich zu beeinflussen erfordert, dass Sie die unterschied liehen Formen der Macht, die Sie über andere haben können, verstehen. Zweitens müssen Sie lernen, diese Macht effektiv zu nutzen. Die Ihnen übertragene Macht über Menschen ist teilweise abhängig davon, welche Autorität Sie und solche Personen, auf die Sie Einfluss haben, über sie haben. Ihre erworbene Macht basiert auf der Wahrnehmung dessen, was Sie wissen, wer Sie sind und wofür Sie einstehen.

Gehen Sie folgendermaßen vor. um Ihre Fähigkeit, Teammitglieder und andere wichtige Projektbeteiligte zu beeinflussen, zu stärken:
✓ Stellen Sie fest, welche Art von Autorität Sie über die Menschen haben, die Sie beeinflussen möchten. Dazu gehört beispielsweise die Fähigkeit, Gehaltserhöhungen durchzusetzen. Beförderungen auszusprechen. Beurteilungen zu schreiben und zukünftige Aufgaben zu verteilen.
✓ Finden Sie heraus, wer noch über Autorität über die Menschen verfügt, die Sie beeinflussen möchten. Wenn Sie nicht entscheiden können, ob und wie viel mehr Gehalt jemand bekommen kann, aber Einfluss auf den entsprechenden Verantwortlichen haben, wird der Betroffene auf Sie so reagieren, als hätten auch Sie ein bestimmtes Maß an übertragener Macht über ihn.
✓ Klären Sie für sich selbst, warum die erfolgreiche Durchführung Ihres Projekts im Interesse des Unternehmens ist, und teilen Sie diese Gründe auch anderen mit. Sie können anderen viel besser erklären, warum es in ihrem eigenen Interesse ist. Sie bei Ihrem Projekt zu unterstützen, wenn Sie selbst alle Vorteile kennen, die sich aus Ihrem Projekt ergeben werden.
✓ Lernen Sie die Menschen kennen, die Sie beeinflussen möchten; finden Sie deren besondere Talente und Stärken heraus und erkennen Sie diese an. Wenn Sie andere Menschen gut verstehen, wissen Sie auch, welche Art von Belohnung und Anerkennung sie am meisten schätzen würden. Außerdem werden Sie sie dann als Menschen schätzen lernen und nicht bloß als technische Ressource für Ihr Projekt.
✓ Geben Sie den anderen Gelegenheit, Ihre guten Seiten kennen zu lernen. Ihre Macht, andere zu beeinflussen, basiert auf deren Einschätzung über Ihren Charakter, Ihre Fähigkeiten und Ihre Autorität.

Schimpfen oder beschweren Sie sich nicht, aber geben Sie, wo notwendig, Feedback. Über jemanden zu schimpfen, heißt, eine andere Person negativ zu beurteilen, und sich über jemanden zu beschweren, heißt, jemanden zu kritisieren, ohne ihm die Möglichkeit zu geben, an sich zu arbeiten. In beiden Fällen äußern Sie negative Meinungen anstelle von Fakten, was dazu führt, dass sich Teammitglieder demoralisiert und demotiviert fühlen, was nicht dazu beiträgt, gute Projektergebnisse zu erzielen. Konstruktives Feedback bedeutet, objektive Informationen zu geben, um die Leistung eines Teammitglieds zu verbessern. Menschen respektieren andere, die ihnen das Gefühl geben, ihnen helfen zu wollen, erfolgreich zu sein.

✓ Arbeiten Sie sich in den Fachbereich ein. aus dem Sie Aufgaben erledigen müssen. Man wird Ihnen genauer zuhören, wenn man den Eindruck hat, dass Sie wissen, wovon Sie reden. Sie müssen Ihre Machtgrundlage mit jedem neuen Projekt wieder neu schaffen, da Sie immer wieder mit unterschiedlichen Menschen Zusammenarbeiten, und Ihre Macht hängt maßgeblich von den jeweiligen Gegebenheiten in den einzelnen Projekten ab. Außerdem kann es passieren, dass die Macht langsam abnimmt, wenn Sie sie nicht immer wieder bestärken. Ein Treffen mit den Teammitgliedern am Anfang Ihres Projekts kann ihnen dabei helfen, Ihren Stil kennen und schätzen zu lernen und zu akzeptieren, dass Sie alle an einem gemeinsamen Ziel arbeiten. Wenn Sie in den folgenden sechs Monaten keinen Kontakt zu den Teammitgliedern haben, verblasst der erste positive Eindruck und Ihre Fähigkeit, den Einsatz und die Leistung der Teammitglieder zu beeinflussen, nimmt ebenfalls ab.