Projektmanagement-Informationssysteme einrichten – Projektmanagement Phasen

Ein Projektmanagement-Informationssystem (PMIS) besteht aus einer Reihe von Abläufen, technischen Hilfsmitteln und anderen Ressourcen zur Erfassung, Analyse. Speicherung und Veröffentlichung von Informationen zum Projektstand. Um die Leitung und Kontrolle des Projekts zu erleichtern, sollten Sie Informationen über den Projektfortschritt, die geleisteten Arbeitsstunden und die verbrauchten Ressourcen sammeln und ständig aktualisieren. In diesem Abschnitt erfahren Sie. wie man diese drei Bestandteile der Projektleistung erfassen, analysieren und berichten kann.

Die drei Bestandteile des PMIS
Ein Projektmanagement-Informationssystem besteht aus den folgenden drei Bestandteilen:
✓ Inputs: Rohdaten, die gesammelt werden, um ausgewählte Aspekte des Projektfortschritts zu beschreiben
✓ Prozesse: Speicherung und Analyse der gesammelten Daten, um die tatsächliche Leistung mit der
geplanten Leistung zu vergleichen
✓ Outputs: Berichte, die die Ergebnisse der durchgeführten Analysen darstellen
Sie sollten nicht nur festlegen, welche Art von Daten gesammelt werden soll, sondern auch, wie sie gesammelt werden, von wem, wann und wie sie eingegeben werden sollen. AM diese Faktoren beeinflussen, wie aktuell und genau die Daten sind und somit auch wie genau und aktuell Ihre Projektbewertung ist. Viele Informationssysteme werden von Computern, Scannern, Druckern und Plottern unterstützt. So ein Informationssystem kann aber genauso gut manuell durchgeführt und physisch gespeichert werden. Sie können Ihre Projektaktivitäten in Ihrem Zeitplaner erfassen und die Daten Ihres Projekts in einem Ordner sammeln. Das ändert aber nichts daran, dass Sie kontrollieren müssen, wie die Daten gesammelt, gespeichert, analysiert und veröffentlicht werden, weil das die Genauigkeit und Aktualität der Projektbewertung beeinflusst.

Die Zeitpläne überwachen
Die regelmäßige Überprüfung der Zeitpläne kann frühzeilig Hinweise auf mögliche Probleme bei der Koordination der Aktivitäten geben, Ressourcenkonflikte aufdecken und Kostenüberziehungen feststellen, die in der Zukunft auftauchen könnten. Im folgenden Abschnitt erfahren Sie, welche Informationen Sie brauchen, um den Zeitplan zu überwachen, und wie Sie diese sammeln, auswerten und ihre Genauigkeit überprüfen.

Festfegen, welche Daten gesammelt werden sollen
Sie können den Status einer Aktivität beschreiben, indem Sie sie als begonnen, in Arbeit oder beendet markieren oder indem Sie darstellen, wie groß der Teil der Aktivität ist, der bereits erledigt wurde. Passen Sie auf. wenn Sie den Fortschritt eines Projekts in Prozent der erreichten Ergebnisse angeben. Meistens stellt diese Zahl nur eine Schätzung dar, weil man nicht genau feststellen kann, wie viel Prozent einer bestimmten Aufgabe bereits erledigt sind. Zu sagen, ein neues Produktdesign sei zu 30 Prozent fertig gestellt, ist eigentlich völlig nutzlos; man kann überhaupt nicht bestimmen, wie viele der Denkprozesse und kreativen Leistungen tatsachlich bereits erbracht wurden.

Davon auszugehen, man hätte 30 Prozent des Designs fertig, nur weil man 30 der 100 angesetzten Stunden investiert hat oder weil drei der zehn vorgesehenen Tage vorüber sind, ist ebenso falsch. Der erste Indikator gibt den Ressourcenverbrauch an und der zweite, wie viel Zeit vergangen ist. Keine von beiden Angaben spiegelt wirklich wider, wie viel Arbeit wirklich erledigt wurde. Wenn man allerdings an einer Aufgabe arbeitet, die klar in einzelne Teile untergliedert ist, die alle ungefähr gleich viel Zeit in Anspruch nehmen, kann man eine einigermaßen verlässliche Prozentzahl ermitteln. Wenn Sie beispielsweise eine telefonische Befragung mit 20 Kandidaten geplant haben und 10 Anrufe bereits erledigt sind, dann kann man davon ausgehen, dass 50 Prozent der Aufgabe erledigt sind. Wenn Sie beschließen, dass Sie den Zeitplan anhand des Status der einzelnen Projektaktivitäten ermitteln wollen, sammeln Sie entweder einen oder beide der folgenden Daten, um Ihre Analyse abzusichern:
✓ den Start- und den Endtermin für jede Lowest-Level-Aktivität in der Projektstruktur
✓ die Termine, zu denen Schlüsselereignisse (wie zum Beispiel Vertrag unterzeichnet. Material erhalten oder Umwelttest durchgeführt) stattgefunden haben

Wie gut liegen Sie im Zeitplan?
Dazu müssen Sie Anfangs- und Endzeitpunkte der einzelnen Vorgänge ermitteln oder das Erreichen bestimmter Ereignisse mit den geplanten Terminen vergleichen. Abbildung 12.1 und Abbildung 12.2 zeigen unterschiedliche Möglichkeiten, wie man diese Daten übersichtlich darstellen kann.
In Abbildung 12.1 ist ein Schlüsselereignis-Bericht (Key-Event-Report) dargestellt. Folgende Informationen in diesem Bericht stammen aus Ihrem Projektplan:
✓ die Schlüsselereignis Codenummer (Key-Event-Codenummer) und eine Beschreibung
✓ wer dafür verantwortlich ist. dass das Ereignis erreicht wird
✓ der Zeitpunkt, wann das Ereignis erreicht sein soll

Diese Daten geben Aufschluss über das Leistungsniveau Ihres Projekts während der Berichts-periode:
✓ der Zeitpunkt, wann das Ereignis tatsächlich erreicht wurde
✓ wichtige Bemerkungen zu dem Ereignis

Vorgang	Verantwortliche(r)	Starttermin geplant                tatsächlich		Endtermin geplant tatsächlich		Bemerkungen
2.1 1 Fragebogen entwerfen	F. Schmidt	14. Februar	I5. Februar	28. Februar	28. Februar
2.2.2 Fragebogenentwurf genehmigt	F. Schmidt	–	–	28. Februar	28. Februar
2.2.1 Pilotbefragung	F. Schmidt	20. April	21. April	30. April	25. April	Kritischer Pfad

Abbildung 12.1: Ein Schlüsselereignis-Bericht

Abbildung 12.2 zeigt ein Fortschritts-Gantt-Diagramm. Um den Fortschritt eines bestimmten Vorgangs zu visualisieren, zeichnet man ihn schwarz. In unserem Beispiel wird der Projektstatus zum 20. Juni dargestellt. Das Diagramm zeigt, dass die Entwurfsphase beendet ist, die Herstellungsphase einen Monat im Verzug ist und die Phase der Testdurchführung einen Monat vor dem geplanten Zeitraum durchgeführt wurde. Die aussagekräftigste Methode, den Fortschritt eines Projekts zu bewerten, besteht darin, sich die Ereignisse zu den jeweiligen Vorgängen anzusehen, die bis zum Stichtag erreicht wurden. Das Fortschritts-Gantt-Diagramm in Abbildung 12.2 sagt aus. dass Sie bis zum 20. Juni alle Zwischenereignisse erreicht haben, die mit Vorgang 2 verbunden sind, der bis 21. Mai abgeschlossen sein sollte.

Abbildung 12.2: Ein Fortschritts-Gand-Diagramm

Eine letzte Anmerkung: Vielleicht denken Sie jetzt, dass ich meinem eigenen Grundsatz untreu geworden hin. indem ich Vorgänge dargestellt habe, die sich über vier Monate hinziehen (in Artikel 4 sagte ich, dass die Lowest-Level-Aktivitäten nicht länger als zwei Wochen dauern sollten). Diese Berichte können Sie jedoch in jedem beliebigen Detaillierungsgrad erstellen, je nachdem, welche Interessen und Bedürfnisse Ihr Publikum hat. Dieser Bericht stellt eine relativ hohe Ebene, mit Informationen über Vorgänge in einem Zeitraum von vier Monaten, dar, in einem detaillierteren Plan würden diese Vorgänge einfach in Subelemente unterteilt werden, die nicht länger als zwei Wochen dauern. Nicht jeder interpretiert ein Gantt-Diagramm gleich. Mein Diagramm soll zeigen, dass Vorgang 2 einen Monat im Rückstand liegt. Mir haben aber auch schon Leute gesagt, dass sie das Diagramm so interpretieren, dass 25 Prozent von Vorgang 2 durchgeführt wurden, weil ein Viertel des Balkens für Vorgang 2 schwarz ist. Ein Teilnehmer sagte mir sogar, er interpretiere das Diagramm so, dass Vorgang 2 am SO. Juni beendet war, obwohl ich nie herausfand, wie er auf diese Deutung kam. Was ich damit sagen will, ist Folgendes: Erklären Sie Ihren Teammitgliedern, wie sie die Informationen, die Sie grafisch darstellen, interpretieren sollen.

Daten für Fortschrittsberichte sammeln
Um die erledigten Tätigkeiten zu erfassen, sollten Sie feste Formate und Vorgehensweisen entwickeln. Sie verbessern dadurch die Qualität der Informationen und brauchen weniger Zeit für die Datensammlung. Ich benutze meistens den kombinierten Activity-Key-Event-Report (VorgangsschIüsselereignis-Bericht).
Bei der Auswahl der Berichtsperiode sollten Sie Folgendes bedenken:
✓ Liegt dieser Vorgang auf einem kritischen Pfad? Vorgänge auf einem kritischen Pfad verzögern den gesamten Zeitplan, wenn sie verspätet durchgeführt werden (in Artikel 5 finden Sie eine detaillierte Erläuterung der kritischen Pfade). Deshalb sollten Sie Vorgänge auf kritischen Pfaden möglicherweise häufiger überwachen, um mögliche Probleme so schnell wie möglich zu erkennen und deren Auswirkungen auf den Zeitplan zu minimieren.

✓ Liegt der Vorgang auf einem Pfad, der fast kritisch ist? Aktivitäten, die auf einem nicht kritischen Pfad liegen, können bis zu einem bestimmten Punkt hinausgezögert werden, bis auch sie kritisch werden; weitere Verzögerungen wirken sich dann wieder auf den gesamten Zeitplan aus. Die maximale Zeit, um die sie nicht-kritische Vorgänge verzögern können, nennt man Pufferzeit . Wenn die Pufferzeit eines Vorgangs sehr kurz ist, kann schon eine kleine Verzögerung dazu führen, dass ein Pfad kritisch wird. Vorgänge mit sehr kurzen Pufferzeiten sollten Sie deshalb möglicherweise ebenfalls häufiger überwachen, um auftauchende Probleme so schnell wie möglich zu erkennen.
✓ Ist ein Vorgang besonders risikoträchtig? Wenn Sie das Gefühl haben, dass es bei einem bestimmten Vorgang wahrscheinlich zu Problemen kommt, sollten Sie ihn möglicherweise in kürzeren Abständen überwachen, um diese Probleme möglichst gleich zu erkennen.
✓ Kam es bei diesem Vorgang bereits zu Problemen? Vorgänge, die in der Vergangenheit bereits zu Problemen geführt haben, sollten Sie möglicherweise ebenfalls häufiger überwachen. Wenn alle anderen Faktoren ähnlich gelagert sind, sollten Sie damit rechnen, dass es hier möglicherweise wieder zu Problemen kommt.

Zu Beginn einer Leistungsperiode drucke ich für jedes Teammitglied einen Bericht aus, der die Aktivitäten und Ereignisse für diese Periode enthält. Ich bitte die Teammitglieder die tatsächlichen Anfangs- und Endtermine für Aktivitäten und die Eintrittstermine der Schlüsselereignisse zusammen mit relevanten Bemerkungen in den entsprechenden Spalten zu vermerken. Und dann bitte ich die Teammitglieder, die ausgefüllten Berichte am ersten Werktag nach Ende der jeweiligen Periode an mich zu schicken. Diese Art der Fortschrittskontrolle hat mehrere Vorteile;
✓ Eine zeitgenaue Erfassung der Endzeitpunkte erhöht die Genauigkeit der Daten.
✓ Der vereinbarte Zeitraum, in dem die Daten zur Verfügung gestellt werden sollen, sorgt dafür, dass Sie niemanden mit unerwarteten Forderungen nach Daten überraschen müssen.
✓ Wenn die Teammitglieder ständig ihre Zeitpläne überprüfen und die Fortschritte erfassen, bekommen sie ein besseres Gefühl dafür, wie gut sie ihre Verpflichtungen einhalten, und man erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sie ihre Zusagen einhalten.
✓ Der Zweck der Kontrolle ist. die Teammitglieder dazu zu motivieren, planmäßig ihre Leistungen zu erbringen, und nicht, Daten darüber zu sammeln, wie gut die Einzelnen arbeiten. Je besser diejenigen, die die Arbeit erledigen sollen, wissen, wo sie stehen und wie sie im Plan vorankommen, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass sie diesen Zeitplan auch einhalten können. Wenn sie nicht wissen oder es ihnen egal ist, wann der Abgabetermin ist, werden sie ihn auch kaum einhalten.

Den kombinierten Vorgangsschlüsselereignis-Bericht (Activity-Key-Event-Report) benutze ich auch dazu, mich noch einmal des Engagements der Teammitglieder am Anfang einer Berichtsperiode zu versichern. Wenn ich ihnen den Bericht übergebe, in dem ihre Vorgänge und Ereignisse für die kommende Periode aufgelistet sind, bitte ich sie. die Informationen zu überprüfen und mir zu sagen, ob sie zu ihren Zusagen stehen. Bei auftauchenden Problemen reden wir darüber und lösen sie.
Die Leistungsperioden sollten nie länger als ein Monat sein. Die Erfahrung zeigt, dass längere Zeiträume zu folgenden Problemen führen: Die Teammitglieder verlieren den Vorgang aus den Augen und sind weniger motiviert, was dazu führen kann, dass der Vorgang nicht in der geplanten Zeit durchgeführt wird.
✓ Kleine Probleme können sich schnell in große verwandeln, wenn sie nicht rechtzeitig erkannt werden.

Die Datengenauigkeit verbessern
Die erste Voraussetzung für eine effektive Zeitkontrolle ist die Sammlung der richtigen Daten.
Nur wenn die gesammelten Daten auch wirklich korrekt sind, ist Ihre Analyse sinnvoll. Im die
Genauigkeit der Daten, die in Ihre Leistungsbewertung eingehen, zu verbessern, sollten Sie
Folgendes tun:
✓ Informieren Sie alle Personen, von denen Sie Daten benötigen, wie Sie diese Daten verwenden wollen. Die meisten Menschen sind motivierter, wenn sie wissen, warum sie etwas tun sollen. Stellen Sie den Personen, die Ihnen die Daten zur Verfügung stellen, den Bericht zur Verfügung, den Sie daraus entwickeln. Die meisten Menschen sind noch eher bereit, etwas zu tun, wenn sie einen Nutzen davon haben.
✓ Sprechen Sie offen Ihre Anerkennung für diejenigen aus, die Ihnen rechtzeitig die korrekten Daten zur Verfügung stellen. Wenn Sie ein gewünschtes Verhalten positiv verstärken, zeigt das demjenigen, dass er Ihre Erwartungen erfüllt hat, und anderen, welches Verhalten Sie sich wünschen.
✓ Definieren Sie eindeutig Vorgänge und Ereignisse. Dadurch können Sie besser erkennen, wo ein Projekt steht, wann ein Meilenstein erreicht oder auch verpasst wurde und wann ein Vorgang ausgeführt oder nicht ausgeführt wurde.
✓ Sammeln Sie nicht mehr Daten, als Sie analysieren wollen, und verwenden Sie alle Daten, die Sie bekommen. Sammeln Sie nur solche Daten, von denen Sie wissen, dass Sie sie brauchen, um den Projektstand zu bewerten.

Das richtige Werkzeug, das ihre Zeitplanüberwachung erleichtert
Prüfen Sie ob es in Ihrem Unternehmen ein Projektplanungs- und Kontrollsystem gibt. Solche Informationen erhalten Sie in der Projektmanagement-Abteilung Ihres Unternehmens, in der IT-Abteilung oder in der Finanzabteilung (in Artikel 17 Finden Sie Informationen zu den verschiedenen Projektmanagement-Software-Angeboten und in Artikel 18 finden Sie Informationen zur Projektmanagement-Abteilung). Wenn es in Ihrem Unternehmen ein solches System gibt, finden Sie heraus, ob Sie es zur Überwachung Ihres Projekts nutzen können, ob es die Informationen liefert, die Sie benötigen und ob diese Informationen aktuell und genau sind. Falls es in Ihrem Unternehmen kein System gibt, um den Zeitplan Ihres Projekts richtig zu überwachen, können Sie das entweder manuell oder computergestützt tun; beide Methoden haben Vor- und Nachteile. Zu den manuellen Systemen gehören beispielsweise Zeitplaner, Kalender und handgeschriebene Projekt-Logbücher. Wenn Sie die Vorgänge und Ergebnisse auf diese Weise erfassen, brauchen Sie keine besondere Software und können Geld sparen.

Manuelle Methoden haben jedoch folgende Nachteile:
✓ Die Aufbewahrung der Daten erfordert Platz. Je mehr Daten Sie haben, desto mehr Platz
benötigen Sie.
✓ Daten per Hand zu vergleichen und zu analysieren kann sehr zeitaufwändig sein und es können
sich leichter Fehler einschleichen.
✓ Berichte manuell auszuarbeiten ist zeitaufwändig. Zur Unterstützung eines computerbasierten Projektmanagement-Informationssystems können Sie folgende Programme nutzen:
✓ eine integrierte Projektmanagement-Software, beispielsweise Microsoft Project
✓ eine Datenbanksoftware, beispielsweise Microsoft Access
✓ ein Tabellenkalkulationsprogramm, beispielsweise Microsoft Excel
✓ ein Textverarbeitungsprogramm, beispielsweise Microsoft Word
✓ eine Projektmanagement-Software, beispielsweise Microsoft Project

Solche Systeme verarbeiten die Daten schneller, erlauben eine effizientere Archivierung der Daten und liefern professionell aussehende Berichte. Sie sind aber auch schwieriger zu erlernen und anzuwenden, schwieriger zu pflegen und teurer. Es gibt viele verschiedene Anbieter, die Programme für diese Bereiche anbieten. In ungefähr 80 Prozent der Unternehmen, in denen ich gearbeitet habe, wurden allerdings die Produkte der Firma Microsoft als Standardprogramme eingesetzt (deshalb habe ich für die unterschiedlichen Softwaretypen als Beispiele die Softwarepakete der Firma Microsoft angegeben). Prüfen Sie, ob diese Programme im Intranet Ihres Unternehmens zur Verfügung stehen.