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Die Entwicklung einer Projektstruktur hilft Ihnen nicht nur, die Tätigkeiten zu ermitteln, die ausgeführt werden müssen, sondern auch, unbekannte Größen zu erkennen, die Probleme verursachen könnten. Während Sie die einzelnen Aufgaben und Tätigkeiten, aus denen Ihr Projekt besteht , durchdenken, tauchen häufig Faktoren auf, die Einfluss darauf haben, wie oder ob Sie eine bestimmte Tätigkeit ausführen können. Manchmal kennt man diese Faktoren ganz genau, manchmal stellen sie eine unbekannte Größe dar. Diese unbekannten Größen zu erkennen und sie zu meistern, erhöht Ihre Chancen. Ihr Projekt erfolgreich zu Ende zu führen.
Unbekannte Größen, von denen Sie meinen, sie müssten geklärt werden, lassen sich in zwei Kategorien unterteilen:
✓ Eine bekannte Unbekannte: Informationen, über die nicht Sie verfügen, sondern jemand anderes
✓ Eine unbekannte Unbekannte: Informationen, über die Sie nicht verfügen, weil sie einfach nicht existieren Mit bekannten Unbekannten geht man um. indem man herausfindet, wer die Informationen hat und was sie besagen. Mit unbekannten Unbekannten wird man fertig, indem man
✓ eine Versicherung abschließt, um den Schaden zu minimieren, der entsteht, wenn etwas nicht so
funktioniert, wie Sie wollten.
✓ Pläne entwickelt, die Spielräume erlauben, bis man die konkreten Informationen bekommt.
✓ versucht zu beeinflussen, was dann irgendwann unausweichlich passiert. Sie haben gerade
erfahren, dass jetzt schon zum zweiten Mal in diesem Monat ein Computerspezialist Kaffee
verschüttet hat. während er gerade eine neue Festplatte in einen Rechner einbaute, wodurch die
Festplatte zerstört wurde. Sie wissen auch, dass für Ihre Befragung, die Sie durchführen sollen, eine
Festplatte in einem‘ Computer eingebaut werden muss. Jetzt sind Sie besorgt, dass Herr Melitta auch
Ihre Festplatte zerstören könnte.
Egal, ob der Computerspezialist nun Kaffee verschüttet oder nicht, es ist eine bekannte Unbekannte, wenn Sie Ihren Plan erstellen. Man kann nicht sicher sein, dass der Spezialist den Kaffee verschüttet, denn er hat es ja unabsichtlich und ungeplant getan (das hoffen wir jedenfalls!). Weil Sie nicht herausfinden können, ob es passiert oder nicht, müssen Sie sich folgende Vorgehensweisen überlegen, um das Risiko zu minimieren:
✓ Sie können eine .Sicherung einbauen, indem Sie eine oder mehr Sicherheits-Festplatten einrichten.
✓ Sie können einen Notfallplan entwickeln. Sie können beispielsweise dafür sorgen, dass der Statistiker, der die Auswahl der Kandidaten automatisch von der Datenbank generieren sollte, eine Auswahl auch manuell mit den noch vorhandenen Daten treffen kann.
✓ Man kann Schritte unternehmen, die die Wahrscheinlichkeit, dass Kaffee verschüttet wird, reduzieren. Sie konnten morgens, bevor Sie die Festplatte installieren, auf der Ihre Daten sind, prüfen, ob kein Kaffee in der Nähe steht. Mit einer Projektstruktur können Sie leichter Situationen erkennen, die eine Bedrohung für Ihren Projekterfolg darstellen könnten. Dann müssen Sie entscheiden, wie Sie mit diesen Situationen umgehen wolle. In Artikel 8 wird ausführlich erörtert, wie man Risiken und Unsicherheiten erkennt und bewältigt.
Festlegen, welche Informationen Sie über Ihre Tätigkeiten benötigen
Nachdem Sie die Aufgaben in Ihrem Projekt weit genug unterteilt haben, beschreiben Sie sämtliche wichtigen Informationen über die unterste Tätigkeitsstufe. Sie und Ihr Team benötigen diese Informationen, um die verbliebenen Teile des Plans zu entwickeln, auf die Sie sich dann im Projektverlauf immer wieder beziehen können. Damit jeder leicht Zugang zu diesen Informationen hat. werden diese Informationen bei größeren Projekten in einem so genannten Projektstruktur-Glossar, auch Work-Breakdown-Structure-Glossar (WBS-Glossar) genannt, gesammelt und aktualisiert. Der Projektmanager oder ein von ihm Beauftragter, sollte alle Änderungen von Informationen in diesem Glossar genehmigen.
Das WBS-Glossar enthält für jede Teiltätigkeit folgende Informationen:
✓ Tätigkeitsbeschreibung: eine Beschreibung der Arbeitsprozesse und Abläufe, die notwendig sind, um die betreffende Tätigkeit auszuführen
✓ Inputs: Arbeitsergebnisse aus anderen Tätigkeiten, die zur Durchführung dieser Tätigkeit notwendig sind
✓ Outputs: Produkte oder Ergebnisse, die im Rahmen dieser Tätigkeit produziert werden
✓ Rollen und Verantwortlichkeiten: wie die einzelnen Teammitglieder bei den jeweiligen Tätigkeiten Zusammenarbeiten
✓ Dauer: wie viele Tage Sie für diese Tätigkeit veranschlagen
✓ Benötigte Ressourcen: Personal, Geld. Anlagen, Betriebsmittel, Rohstoffe. Informationen etc., die notwendig sind, um die mit dieser Aufgabe verbundenen Tätigkeiten ausführen zu können Manchmal sind auch folgende Informationen darin enthalten:
✓ Unmittelbare Vorgänger: Tätigkeiten, die vollendet sein müssen, bevor die betreffende Tätigkeit durchgeführt werden kann
✓ Unmittelbare Nachfolgen Tätigkeiten, die erst beginnen können, sobald die betreffende Tätigkeit beendet wurde
