Risiko, Risikofaktoren und Risikomanagement – Projektmanagement Definition

Risiko, Risikofaktoren und Risikomanagement – Projektmanagement Definition
Ihr erster Schritt auf dem Weg zu einem erfolgreichen Projekt besteht darin, einen Plan zu entwickeln, der es Ihnen ermöglicht, die notwendigen Aufgaben zu erledigen, um die gewünschten Ergebnisse in der verfügbaren Zeit mit den verfügbaren Ressourcen zu erzielen. Wenn Ihr Projekt nur von kurzer Dauer ist und wenn Sie sorgfältig und realistisch geplant haben, wird wahrscheinlich alles so laufen, wie Sie es sich gedacht haben. Je größer und komplexer ein Projekt ist und je länger es dauert, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass einige Dinge nicht so klappen, wie Sie es sich vorgestellt haben. Denken Sie daran: Auch der beste Plan kann scheitern. Ihre Chancen auf Erfolg sind dann am größten, wenn Sie von vornherein die Möglichkeit in Betracht ziehen, dass sich etwas ändert, und sich von Anfang an darauf vorbereiten, wie man die damit verbundenen negativen Auswirkungen möglichst minimiert. In diesem Artikel erkläre ich, wie Sie die möglichen Projektrisiken bereits dann abwägen, wenn Sie überlegen, ob Sie das Projekt starten sollen, während der Planung und während der Durchführung der Projektarbeit. Ich erkläre, wie man die Auswirkungen von Risiken identifiziert und bewertet und wie man ihre Folgen minimiert. Und schließlich bekommen Sie noch Hinweise darüber, wie Sie Ihren eigenen Risikomanagementplan erstellen.

Der Begriff Risiko bezeichnet die Möglichkeit, dass das gewünschte Produkt nicht hergestellt, ein Zeitplan oder Ressourcenvorgaben nicht eingehalten werden können, weil etwas Unerwartetes geschieht oder etwas Erwartetes nicht eintritt. Da es unmöglich ist, die Zukunft mit Sicherheit vorherzusagen, steckt in jedem Projekt ein gewisses Risiko. Das Projektrisiko ist aber umso größer:
✓ je länger Ihr Projekt dauert
✓ je länger die Zeitspanne zwischen Projektplanerstellung und Projektbeginn ist
✓ je weniger erfahren Sie. Ihre Teammitglieder oder Ihr Unternehmen mit dieser Art von Projekten ist
✓ je neuer die Technologie oder die Arbeitsmethoden sind, mit denen Sie arbeiten

Als Risikomanagement bezeichnet man ein Verfahren zur Identifizierung potenzieller Risiken, zur Einschätzung ihrer Auswirkungen auf das Projekt und zur Erstellung und Realisierung von Plänen zur Minimierung der negativen Auswirkungen. Risikomanagement beseitigt keine Risiken, sondern gibt Ihnen die größtmögliche Chance, Ihr Projekt trotz der Unsicherheiten einer sich verändernden Umgebung erfolgreich zu Ende zu führen. Wie gehen Sie also mit Projektrisiken um? Unternehmen Sie folgende Schritte, um die Risiken, die in Ihrem Projekt auftreten könnten, zu erkennen, einzuschätzen und zu managen:

1. Risiken erkennen.
Stellen Sie fest, welche Aspekte Ihres Plans oder der Projektumwelt sich ändern könnten.
2. Schätzen Sie die möglichen Auswirkungen auf Ihr Projekt ab.
Ü berlegen .Sie. was passiert, wenn die Dinge nicht so laufen, wie Sie es sich vorgestellt haben.
3. Machen Sie Pläne, um die Auswirkungen der Risiken möglichst abzumildern.
Legen Sie fest, wie Sie Ihr Projekt vor den möglichen negativen Auswirkungen der Risiken schützen wollen.
4. Überwachen Sie während der gesamten Projektlaufzeit den Status der Projektrisiken.
Finden Sie heraus, ob bestehende Risiken weiterhin ein Risiko sind, ob sich die Eintrittswahrscheinlichkeit geändert hat und ob andere Risiken eingetreten sind.
5. Informieren Sie die anderen Beteiligten.
Erklären Sie allen wichtigen Beteiligten den Status und die möglichen Auswirkungen aller Projektrisiken schon während der Konzeptphase, aber auch während der gesamten Projektlaufzeit.

Risiken und Risikofaktoren
Bevor Sie Risiken unter Kontrolle bekommen, müssen Sie sie erkennen. Nicht alle Risiken sind für alle Projekte gleich bedrohlich und wenn Sie nach dem Schrotflinten-Prinzip auf Risikosuche gehen, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass Sie etwas übersehen. In diesem Abschnitt erfahren Sie. wie Sie mögliche Risiken für Ihr Projekt erkennen, indem Sie die besonderen Situationen erkennen lernen, in denen Risiken meistens auftreten.

Legen Sie nicht alle Eier in einen Korb
Vor einiger Zeit lernte ich jemanden kennen, der gerade dabei war, ein großes Projekt zu beginnen, das in seinem Unternehmen einen sehr hohen Stellenwert hatte. Er erwähnte, dass der Erfolg seines Projekts erheblich von einer bestimmten Person abhing, die diesem Projekt für sechs Monate zugeteilt war und sämtliche technischen Entwicklungen durchführen würde. Ich fragte ihn, ob er schon einmal darüber nachgedacht hätte, was er tun würde, wenn diese Person frühzeitig aus dem Projekt ausscheiden würde. Er antwortete, dass er sich darüber keine Gedanken machen würde, weil er einfach nicht zulassen würde, dass das passiert. Diese Methode kam mir vor, als würde jemand seine Krankenversicherung für ein Jahr stornieren, weil er in diesem Jahr nicht plante, krank zu werden! Er hätte beispielsweise mit der Unternehmensleitung sprechen und dafür sorgen können, dass die betreffende Person für die Dauer des Projekts keine anderen Aufgaben übertragen bekam. Allerdings wäre auch das noch keine Garantie dafür gewesen, dass diese Person nicht krank würde oder sich dazu entschließen könnte, das Unternehmen ganz zu verlassen!

Risikofaktoren erkennen
Als Risikofaktor bezeichnet man eine Situation, die zu einem oder mehreren Projektrisiken führen könnte. Ein Risikofaktor selbst führt noch nicht dazu, dass Sie ein Produkt nicht erstellen, einen Termin oder eine Budgetvorgabe nicht einhalten können. Er erhöht nur die Wahrscheinlichkeit, dass Sie Ihre Vorgaben nicht einhalten können. Die Tatsache, dass weder Sie noch Ihr Unternehmen jemals ein Projekt wie das jetzt geplante durchgeführt haben, ist ein möglicher Risikofaktor. Da Sie bisher keine direkten Erfahrungen mit solchen Projekten haben, könnten Sie Tätigkeiten übersehen, die erledigt werden müssen, oder den Zeit- oder Ressourceneinsatz unterschätzen. Die Tatsache, dass Sie mit solchen Projekten noch keine Erfahrung haben, bedeutet nicht, dass Sie auf jeden Fall auf diese Probleme stoßen. Sie besagt nur, dass die Wahrscheinlichkeit größer ist.

Beginnen Sie sofort nach dem Projektstart damit. Risiken zu managen und bleiben Sie während der gesamten Projektlaufzeit dabei. Machen Sie sich auch zwischendurch immer wieder die Muhe, Risiken zu identifizieren, indem Sie sich über die Risikofaktoren in Ihrem Projekt im Klaren werden. Ihr Plan und die aktuelle Projektphase geben Ihnen Auskunft darüber, ob Risikofaktoren vorhanden sind. Alle Projekte durchlaufen folgende fünf Phasen:
✓ Konzept: Eine Idee wird geboren.
✓ Abgrenzung: Ein Plan wird entwickelt.
✓ Beginn: Ein Team wird zusammengestellt.
✓ Durchführung: Die Arbeit wird erledigt.
✓ Abschluss: Das Projekt wird beendet.
In Artikel 1 finden Sie ausführliche Informationen zu diesen Phasen.

Tabelle 1 zeigt mögliche Risikofaktoren, die auftauchen können, je nachdem, wie Sie Ihr Projekt durch die verschiedenen Phasen geführt haben.

Projektphase	Mögliche Risikofaktoren
Alle	Eine oder mehrere Phasen wurden zu früh beendet.
	Wichtige Informationen wurden nicht schriftlich festgehalten.
	Man ist zur nächsten Phase übergegangen, ohne eine oder mehrere der vorhe­rigen
	abgeschlossen zu haben.
Konzeptphase	Nicht alle Hintergrundinformationen und Pläne wurden schriftlich festgehalten.
	Es wurde keine offizielle Kosten-Nutzen-Analyse durchgeführt.
	Es wurde keine offizielle Machbarkeitsstudie durchgeführt.
	Sie wissen nicht, wer ursprünglich die Idee zu Ihrem Projekt hatte.
Abgrenzungsphase       Die Personen, die den Projektplan erstellt haben, haben noch keine Erfahrung
	mit ähnlichen Projekten.
	Der Projektplan wurde nicht schriftlich erstellt.
	Teile des Plans wurden ausgelassen.
	Einige oder alle Teile des Plans wurden von den wichtigen Projektbeteiligten
	nicht bestätigt und genehmigt.
Beginn	Diejenigen, die die Pläne ausgearbeitet haben, sind nicht dieselben, die die
	Arbeit erledigen sollen.
	Teammitglieder, die nicht an der Entwicklung des Projektplans beteiligt waren.
	lesen den Plan nicht und klären keine offenen Fragen.
	Es wurde nichts unternommen, um den Teamzusammenhalt zu stärken und
	das Ziel deutlich zu machen.
	Es wurden keine Verfahren festgelegt, wie im Team Konflikte gelöst werden.
	Entscheidungen getroffen werden oder die Kommunikation erfolgen soll.
Durchführung	Die Bedürfnisse Ihrer ursprünglichen Auftraggeber ändern sich.
	Die Informationen über Zeitpläne und zur Verfügung stehende Ressourcen sind
	unvollständig oder falsch.
	Die Statusberichte sind widersprüchlich.
	Einer oder mehrere Ihrer wichtigsten Supporter springen ab.
	Teammitglieder werden während der Durchführungsphase ausgetauscht.
	Die Marktbedingungen oder die Nachfragesituation ändern sich.
	Es werden regelwidrige Änderungen vorgenommen, ohne dass deren Auswir­kungen
	auf das gesamte Projekt konsequent analysiert werden.
Projektphase                              Mögliche Risikofaktoren
Abschlussphase                        Einer oder mehrere der Driver sind mit den Projektergebnissen nicht zufrieden
Die Teammitglieder bekommen vor Projektabschluss neue Aufgaben übertragen.

Tabelle 1: Potenzielle Risikofaktoren während der einzelnen Projektphasen

In Tabelle 2 finden Sie potenzielle Risikofaktoren, die im Zusammenhang mit den im Projektplan enthaltenen Informationen auftauchen können.

Information	Mögliche Risikofaktoren
Projektbeteiligte	Neuer Auftraggeber Als Sie das letzte Mal für diese Auftraggeber gearbeitet haben, gab es Pro­bleme. Die Unternehmensleitung und andere wichtige Initiatoren haben nur ein geringes Interesse an diesem Projekt. In Ihrem Projekt gibt es keinen Projekt-Champion. Sie haben überhaupt keine konkreten Projektbeteiligten ermittelt.
Projekthintergrund	Ihr Projekt ist das Ergebnis einer spontanen Entscheidung und nicht einer sorgfältigen Überlegung. Es gibt keinen Beweis dafür, dass die erfolgreiche Durchführung Ihres Pro­jekts die Probleme beseitigt, die das Projekt lösen sollte. Bevor Sie Ihre Arbeit durchführen können, müssen andere Planungen durchgeführt werden.
Projektumfang	Das Projekt ist ungewöhnlich umfangreich. Das Projekt erfordert viele verschiedene Kenntnisse und Fähigkeiten. An dem Projekt sind unterschiedliche Abteilungen beteiligt.
Projektstrategie	Zurzeit gibt es keine konkrete Strategie. Sie wollen eine neue, noch nicht getestete Technologie oder Methode ein­setzen.
Projeklziele	Eines oder mehrere Ziele fehlen. Es gibt keinen Maßstab für den Projekterfolg oder er ist unklar. Der Maßstab für den Projekterfolg ist nicht quantifizierbar. Es fehlen konkrete Leistungsziele oder Spezifikationen.
Beschränkungen	Es wurden keine Beschränkungen identifiziert. Die Beschränkungen sind vage. Jede Beschränkung kann grundsätzlich zu einem Risiko werden.
Annahmen	Die Annahmen sind vage. Jede Annahme kann grundsätzlich zu einem Risiko werden.
Arbeitspakete	Die Arbeitspakete werden nicht detailliert genug beschrieben. Einige oder alle Personen, die die Arbeit durchführen sollen, waren nicht an der Festlegung der Arbeitspakete beteiligt.
Information Rollen und Verant­wortlichen	Mögliche Risikofaktoren Bei der Verteilung der Rollen und Verantwortlichkeiten waren nicht alle
	Supporter anwesend. Sie haben sich zu sehr auf eine oder mehrere Personen verlassen. Sie haben es versäumt, jemandem die primäre Verantwortung für eine oder mehrere Aufgaben zu übertragen. Zwei oder mehr Personen haben die Hauptverantwortung für ein und die­selbe Aufgabe. Keiner hat die Gesamtverantwortung für das Projekt.
Zeitplan (Schätzung	Die Schätzungen wurden vorgenommen, indem man sich an dem Abgabetermin­
des Arbeitsaufwands)	orientierte. Es gibt in ihrem Unternehmen keine Erfahrungswerte für die Dauer be­stimmter Tätigkeiten. Ein Teil Ihrer Projektarbeit enthält Verfahren oder Technologien, mit denen Sie vorher noch nicht gearbeitet haben. Einige Tätigkeiten werden von Personen durchgeführt, mit denen Sie noch nie zusammengearbeitet haben.
Zeitplan (Abhängigkeiten­	Bei der Erstellung des Zeitplans wurden Abhängigkeiten nicht berücksichtig.
zwischen den Tätigkeiten)	Vorgänge, die teilweise Zusammenhängen, werden so geplant, dass sie gleichzeitig durchgeführt werden sollen, in der Hoffnung, Zeit zu sparen. Die Auswirkungen der Abhängigkeiten auf Ihren Zeitplan wurden nicht offiziell analysiert.
Personal	Der tatsächliche Arbeitsaufwand für die einzelnen Tätigkeiten wurde nicht sorgfältig abgeschätzt. Verfügbarkeit und Effektivität wurden nicht offiziell mit einbezogen. Es gibt keine Pläne darüber, wann Personen, die nicht Vollzeit Ihrem Projekt zugeteilt wurden, für Ihr Projekt arbeiten sollen. Die Projektarbeit wird von neuen oder unerfahrenen Mitarbeitern erledigt.
Andere Ressourcen	Es gibt keine Pläne, in denen die Art, Menge und zeitliche Verfügbarkeit der nicht-personellen Ressourcen festgelegt ist.
Mittel	Es wurde kein Projektbudget festgelegt.

Tabelle 2: Mögliche Risikofaktoren

Risiken erkennen
Im nächsten Schritt der Risikoanalyse, ermitteln Sie die jeweiligen Risiken, die bei jedem der Risikofaktoren auftauchen können. Mit diesen Informationen können Sie teststellen, welche Folgen dieses Risiko auf Ihr jeweiliges Projekt haben kann, und Sie können entscheiden, wie Sie dieses Risiko in den Griff bekommen wollen. Außerdem sollten Sie gesondert beschreiben, wie der jeweilige Risikofaktor dazu führen kann, dass Sie Ihr Projektergebnis, Ihren Zeitplan oder Ihre verfügbaren Ressourcen nicht einhalten können. Sie möchten in Ihrem Projekt eine neue Technologie nutzen. Die Tatsache, dass Sie eine neue Technologie nutzen möchten, stellt einen Risikofaktor dar. Aus diesem Risikofaktor ergeben sich Risiken hinsichtlich der Produkte, des Zeitplans und der Ressourcen, nämlich diese:

✓ Produkt-Risiko: Die Technologie führt möglicherweise nicht zu den gewünschten Ergebnissen.
✓ Zeitplan-Risiko: Tätigkeiten, bei denen die neue Technologie genutzt wird, dauern vielleicht länger als geplant.
✓ Ressourcen-Risiko: Die vorhandenen Anlagen und Betriebsmittel sind für den Einsatz dieser neuen Technologie möglicherweise nicht geeignet. Wenn Sie potenzielle Risiken aufspüren, tun Sie Folgendes:
✓ Schauen Sie sich noch einmal Unterlagen über ähnliche, in der Vergangenheit aufgetauchte Probleme an. Wenn ein Risikofaktor schon früher einmal zu unvorhergesehenen Folgen geführt hat, sollten Sie dieses Mal darauf vorbereitet sein.
✓ Beraten Sie sich mit Fachleuten und anderen Personen, die ähnliche Erfahrungen gemacht haben. Je mehr Fachmeinungen Sie zu diesem Bereich bekommen, desto geringer die Wahrscheinlichkeit, dass Sie etwas übersehen.
✓ Seien Sie konkret. Je konkreter Sie ein Risiko beschreiben, desto besser sind Sie in der Lage, seine möglichen Auswirkungen abzuschätzen. Beispielsweise:

Schlecht: Die Vorgänge verzögern sich.
Gut: Die Lieferzeit kann drei anstelle von zwei Wochen betragen.
Versuchen Sie, so viele Risikofaktoren wie möglich aus dem Weg zu schaffen, und zwar so schnell wie möglich. Angenommen, ein wichtiger Auftraggeber hat die Ziele Ihres Projekts nicht bestätigt. Anstatt nur festzustellen, dass hier das Risiko besteht, die Bedürfnisse des Auftraggebers möglicherweise nicht vollständig zu erfüllen. tun Sie alles, was möglich ist. damit der Auftraggeber die Ziele absegnet!