Schlüsselfiguren in einer Matrixorganisation – Projektmanagement Beispiele

Die Matrixorganisation fördert, dass Menschen aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen ihr Fachwissen in Projekte einbringen. Das erfordert allerdings, dass der Projektmanager es schafft, mit den unterschiedlichen Stilen, Interessen und Ansprüchen mehrerer Personen zurechtzukommen, die alle ein gewisses Maß an Kontrolle über ihre Projektressourcen und Ziele haben. In einer Matrixorganisation spielen folgende Personen für den Erfolg eines Projekts eine entscheidende Rolle:
✓ Der Projektmanager: die Person, die letztendlich für die erfolgreiche Durchführung eines Projekts verantwortlich ist
✓ Die Projektteammitglieder: Personen, die dafür verantwortlich sind, die einzelnen Projekttätigkeiten erfolgreich durchzuführen
✓ Funktionalmanager: die direkten Vorgesetzten der Teammitglieder
✓ Die Unternehmensführung: diejenigen, die die wichtigsten Unternehmensbereiche leiten
In diesem Abschnitt wird näher beleuchtet, wie jede dieser Personen dabei helfen kann. Ihr Projekt zum Erfolg zu führen.

Projektmanager
Als Projektmanager sind Sie für sämtliche Aspekte eines Projekts verantwortlich. (in letztem Artikel finden Sie Definitionen zu den Begriffen Autorität, Verantwortung und Verantwortlichkeit.) Das heißt nicht, dass Sie alles selbst machen müssen, aber Sie müssen dafür sorgen, dass alles zufrieden stellend läuft. In dieser Eigenschaft sind Sie vor allem für Folgendes verantwortlich:
✓ die Ziele, den Zeitplan und das Ressourcenbudget festzulegen
dafür zu sorgen, dass Sie einen eindeutigen, machbaren Projektplan haben, aus dem hervorgeht, wie Sie Ihre Ziele erreichen wollen
✓ Projektrisiken zu erkennen und zu managen
✓ ein zielorientiertes Team zusammenzustellen und zu motivieren
✓ die Arbeitsabläufe in Ihrem Team auszuwählen und festzulegen
✓ die gesetzten Ziele in der vorgegebenen Zeit und mit den vorhandenen Mitteln zu erreichen
✓ die Leistung mit den Plänen abzugleichen und auftretende Probleme zu lösen
✓ Konflikte hinsichtlich unterschiedlicher Prioritäten und Arbeitsmethoden oder zwischen den Teammitgliedern zu lösen
✓ Änderungen im Projekt zu überwachen
✓ über die Projektaktivitäten Bericht zu erstatten
✓ die Kunden zu informieren und zu motivieren
✓ auf Wunsch Beurteilungen über die Arbeit Ihrer Teammitglieder abzugeben

Manchmal hört man auch den Begriff Projektleiter, der dieselbe Bedeutung hat wie der Projektmanager. Manchmal impliziert der Begriff Manager, dass sich die betreffende Person um die Koordination von Dingen kümmert, und der Begriff Projektleiter, dass es um die Menschen in einem Projekt geht. Meistens werden die beiden Begriffe jedoch synonym verwandt. Ein weiterer Begriff ist der des Projektkoordinators, den es lediglich in der so genannten Einfluss-Projektorganisation gibt, einer Organisationsstruktur, in der der Projektkoordinator kaum Kompetenzen hat. Aber prüfen Sie auf jeden Fall auch in Ihrem Unternehmen, wie der Ausdruck Projektleiter verwendet wird. (Häufig ist der Projektleiter dasselbe wie der Projektmanager – finden Sie es heraus!)

Teammitglieder
Die Teammitglieder müssen die Aufträge sowohl ihres Funktionalmanagers als auch die ihres Projektmanagers erfüllen. Als Teammitglied sind Sie für Folgendes verantwortlich:
✓ sicherzustellen, dass Sie Ihre Aufgaben gemäß den höchsten technischen Standards in Ihrem Bereich durchführen
✓ Ihre Aufgaben innerhalb der zeitlichen und finanziellen Vorgaben zu erledigen
✓ das Wissen und die Fähigkeiten, die Sie für Ihre Tätigkeit benötigen, regelmäßig aufzufrischen
Außerdem sind Sie dazu verpflichtet, gemeinsam mit den anderen Teammitgliedern an den Projektzielen zu arbeiten. Dazu gehört auch Folgendes:
✓ zu überlegen, welche Auswirkungen Ihre Arbeit auf die Tätigkeiten der anderen Teammitglieder haben könnte
✓ Situationen und Probleme zu erkennen, die Auswirkungen auf die Aufgaben Ihrer Teamkollegen haben könnten
✓ Ihre Teammitglieder über den Projektfortschritt, Meilensteine und mögliche auftauchende Probleme zu informieren

Funktionalmanager
Funktionalmanager sind dafür verantwortlich, ihre Mitarbeiter auf die verschiedenen Projekte zu verteilen. Außerdem stellen sie die notwendigen Ressourcen bereit, damit die Mitarbeiter ihre Aufgaben auf höchstem technischem Niveau durchführen können. Insbesondere sind sie für Folgendes verantwortlich:
✓ Pläne zu entwickeln und zu genehmigen, in denen die Art und Menge der Ressourcen sowie die zeitliche Beanspruchung dieser Ressourcen festgelegt wird, die zur Durchführung der in Ihren Bereich fallenden Aufgaben notwendig sind
✓ sicherzustellen, dass Teammitglieder zur Verfügung stehen, die die zugewiesenen Aufgaben zum geforderten Zeitpunkt erledigen
✓ das Fachwissen zur Verfügung zu stellen, das den Teammitgliedern hilft, Probleme, die im Zusammenhang mit Projektaufgaben auftreten, zu lösen
✓ die notwendigen Anlagen und Betriebsmittel zur Verfügung zu stellen, damit die Teammitglieder ihre Arbeit erledigen können
✓ den Mitarbeitern dabei zu helfen, ihre Kenntnisse und Fähigkeiten auf dem Laufenden zu halten
✓ sicherzustellen, dass in allen Projekten eines Unternehmensbereiches dieselben Arbeitsmethoden praktiziert werden
✓ die Beurteilungen für Teammitglieder zu schreiben
✓ gute Leistungen mit Gehaltserhöhungen, Beförderungen und neuen Aufgaben zu honorieren
✓ Urlaubsanträge zu bearbeiten und zu genehmigen

Unternehmensführung
Die Unternehmensführung prägt die Organisationsstrukturen: sie überwacht die Entwicklung und Einhaltung der Unternehmensphilosophie, bestimmter Abläufe und Methoden. Außerdem stellt sie die erforderlichen Mittel und die notwendigen Kommunikationssysteme zur Verfügung. Konkret ist die Unternehmensführung für Folgendes verantwortlich:
✓ die Unternehmensphilosophie und -Strategiefestzulegen, die den Rahmen für die Auswahl der Projekte bilden
✓ Strategien und Abläufe festzulegen, nach denen Ressourcen verteilt und Konflikte gelöst werden
✓ Arbeitsrichtlinien und Entlohnungssysteme festzulegen
✓ Informationssysteme für Finanzen und Arbeitsabläufe zu schaffen
✓ die notwendigen Anlagen und Betriebsmittel bereitzustellen, damit die Mitarbeiter die Projektarbeit durchführen können
✓ den Entscheidungsbereich der mittleren Führungsebene festzulegen