Zeitdiagramme, Balkendiagramme, Flussdiagramme und andere Messlatten – Manager als Beruf

Manchmal ist es recht simpel festzustellen, ob Ihre Angestellten sich auf die gewünschte Leistung hinbewegen. Ist das Ziel zum Beispiel eine Produktionssteigerung von 100 auf 125 Einheiten pro Stunde, reicht es einfach zu zählen. Sorry Tom, Sie haben immer noch einen Durchschnitt von 120 pro Stunde! Wenn das Ziel aber die Herstellung eines Prototyps für einen Elektrowagen ist, wird die Beurteilung der individuellen Leistung deutlich schwieriger. Obwohl Sie vielleicht jeden einzelnen Schritt (wie in unserem Projekt des Entwurfsbudgets) niederschieiben, ist es für komplizierte Projekte manchmal einfacher, einen Zeitplan, ein Flussdiagramm oder etwas Ähnliches zu verwenden. Sie werden in der ganzen Geschäftswelt, 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche benutzt. (Schließen Sie jetzt die Augen und hören Sie, wie im Hintergrund langsam Musik aufkommt, 21 Salutschüsse krachen, Truppen im Stechschritt vorbeimarschieren und Düsenjäger über die Menge donnern.)

Balkendiagramme
Balkendiagramme sind die einfachsten und vermutlich weitverbreitetsten Mittel der Darstellung und Beurteilung von Projektfortschritten. Mit einem Blick kann ein Manager sofort erkennen, in welchem Stadium sich ein Projekt zu einem gewissen Zeitpunkt befinden sollte und so die tatsächlichen Fortschritte mit den geplanten vergleichen. Hier die drei wesentlichen Elemente eines Balkendiagramms:
• Zeitachse: Die Zeitachse ist eine Skala, anhand derer Sie den Fortschritt messen können. Sie können die Zeit in jeder nur möglichen Einheit ausdrücken. Tage, Wochen, Monate oder was immer für das Projekt sinnvoll sein mag. Bei den meisten Balkendiagrammen dieser Art wird die Zeitachse horizontal (für die Mathematiker also die X-Achse) dargestellt.
• Tätigkeiten: Tätigkeiten sind die einzelnen Schritte, die Ihre Angestellten von einem zum anderen Meilenstein ausführen müssen. Innerhalb des Balkendiagramms sind die einzelnen Schritte, meist chronologisch, vertikal (die Y-Achse, für die Mathematiker unter Ihnen) angeordnet.
• Balken: Was wäre ein Balkendiagramm ohne Balken? Balken sind die einzelnen Blöcke, die Sie in Ihrem Diagramm erstellen können. Sie zeigen die für diese Aktivität geplante Zeit an. Kurze Balken bedeuten wenig Zeit, lange Balken viel Zeit. Besonders nett an solchen Diagrammen ist, dass Sie die erledigten Aufgaben ausmalen können. Damit haben Sie dann den Stand des Projektes auf einen Blick im Auge.

Wir benutzen unser vorheriges Beispiel noch einmal, um die Wirkung eines Balkendiagramms zu demonstrieren. .Abbildung 9.1 zeigt ein typisches Balkendiagramm, in diesem Fall veranschaulicht es die Schritte, die notwendig sind, um zum dritten Meilenstein des Projektes zu gelangen.
Der dritte Meilenstein: Vorlage des Budgetentwurfs

Abbildung 9.1: Das Balkendiagramm veranschaulicht den Weg zum dritten Meilenstein.

Wie Abbildung 9.1 zeigt, ist im oberen Teil des Diagramms, genau wie wir es beschrieben haben, die Zeitachse abgebildet. In diesem Fall erstreckt sich die Zeitspanne vom 15. April bis zum I. Juni, mit einer Schrittweite von einer Woche. Die Schritte, die notwendig sind, um den dritten Meilenstein zu erreichen, sind vertikal angeordnet. Und dann sehen Sie die süßen, kleinen Balken, die das Herz dieses Diagramms bilden. Wir lassen die Balken unausgefüllt. solange ein Schritt noch nicht erledigt ist. Vielleicht haben Sie gerade Buntstifte greifbar und wollen sie jetzt ausmalen.
Sind alle Aufgaben gemäß Balkendiagramm erledigt, wird der dritte Meilenstein am I. Juni erreicht sein. Wenn einige Schritte nicht innerhalt der geplanten Zeit erledigt werden, kann es sein, dass der Meilenstein nicht am 1. Juni erreicht wird und jemand nasse Füße bekommt. Nehmen einzelne Schritte nicht die geplante Zeit in .Anspruch, ist es auch möglich, dass das Projekt bereits vor dem 1. Juni fertig wird (hört sich an, als ob man einen Bonus verdient hat!). Der große Vorteil solcher Balkendiagramme sind ihre Klarheit, die einfache Handhabung und die niedrigen Kosten. Zwar sind diese Balkendiagramme geeignet, einfache Projekte, wie beispielsweise die erwähnten Entwürfe, zu strukturieren, für ein komplexes Projekt, wie den Bau eines Spaceshuttles oder Ihre Steuererklärung sind sie dagegen nicht geeignet.

Flussdiagramme
Balkendiagramme sind zwar schön einfach, sie können jedoch bei komplexen Projekten nicht die logische Reihenfolge der verschiedenen Schritte darstellen. lüer eignen sich Flussdiagramme. die sehr deutlich zeigen, in welcher Reihenfolge die verschiedenen Schritte wo zusammenlaufen. Demgemäß sieht ein Flussdiagramm völlig anders aus als ein Balken diagramm. Her wieder die drei zentralen Bestandteile:
1. Tätigkeiten: Bei Flussdiagrammen werden die einzelnen Tätigkeiten von Pfeilen dargestellt. Pfeile führen von einem Schritt zum anderen, bis das Ziel erreicht ist. Die Länge eines Pfeils sagt nicht unbedingt etwas über die Dauer des Schrittes aus. Primäres Ziel des Pfeils ist. die sequenzielle Beziehung zwischen zwei Schritten darzustellen.
2. Ereignisse: Ereignisse werden hier in nummerierten Kreisen, die einen bestimmten abgeschlossenen Schritt repräsentieren, dargestellt.
3. Zeit: Die geplante Zeit wird einfach neben die einzelnen Tätigkeiten (Pfeile) in das Flussdiagramm geschrieben. Man errechnet die geschätzte Gesamtzeit durch das Addieren der einzelnen im Ablauf angegebenen Zeiten.

ln Abbildung 9.2 sehen Sie, wie unser Beispiel des Budgetprojektes als Flussdiagramm dargestellt werden kann. Im Gegensatz zum Balkendiagramm aus Abbildung 9.1 werden hier die genauen Beziehungen zwischen den einzelnen Arbeitsschritten deutlich. Durch Verfolgen des längsten Abschnitts auf der Zeitachse können Sie die kritische Stelle des Projektes ermitteln. Diese Vorgehensweise wird auch Critical Path Method (CPM) genannt und setzt voraus, dass der Zeitbedarf für die einzelnen Schritte mit einem hohen Maß an Genauigkeit eingeschätzt werden kann. Diese Methode errechnet die kürzeste Zeit, in der ein Projekt erledigt werden kann. Im vorliegenden Fall wären es also 30 Tage. PERT, die Abkürzung für Programm Evaluation end Review Technigue. ist eine Variante der CPM und wird dann eingesetzt, wenn der Zeitaufwand einzelner Schritte nicht genau eingeschätzt werden kann. Mittels komplizierter statistischer Methoden (chrrr…) errechnet PERT aus einer Reihe von möglichen Zeiten einen geschätzten Mittelwert für die einzelnen Tätigkeiten.

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Abbildung 9.2: Ein Flussdiagramm zur Budgeterstellung des Unternehmens

Software
Zum Glück für diejenigen unter Ihnen, die in der elften Klasse Mathematik nicht als Leistungskurs gewählt haben, hat sich die wunderbare Welt der Computer des Projektmanagements angenommen. Was Sie sich früher mit stundenlangem Rechnen, Malen, erneutem Berechnen, Radieren und nochmaligem Aufmalen erarbeiten mussten, können Sie heute mit ein paar gut gezielten Tastendrücken erledigen. Microsoft Project, eines der bekanntesten Projektplanungsprogramme, ermöglicht es Ihnen, mit nur wenigen Griffen ein Projekt zu planen und zu überwachen. Ein Projekt mit Hille von MS-Project zu planen, ist simpel:
– Geben Sie alle Tätigkeiten ein.
– Geben Sie die Reihenfolge der Tätigkeiten und ihre gegenseitigen Abhängigkeiten ein.
– Geben Sie die Mittel (Arbeitskräfte und Geld! ein, die Sie für die Tätigkeiten benötigen.

Während das Projekt fortschreitet, können Sie Daten, wie tatsächlicher Beginn und Abschluss, tatsächliche Ausgaben und Ähnliches, eingeben und bekommen so jederzeit einen wesentlich realistischeren Überblick. wo sich das Projekt exakt befindet. Sie können die Ergebnisse in Form von Tabellen, Diagrammen oder Grafiken – ganz wie Sie es gerne hätten – ausdrucken und für zukünftige Projekte archivieren.

Die sechs Phasen eines Projektes
Es gibt Führungstechniken, die so beliebt sind, dass sie fotokopiert und von Mitarbeiter zu Mitarbeiter und von Unternehmen zu Unternehmen weitergereicht werden. Diese Form der informellen Kommunikation stellt jeden formellen Kommunikationskanal manchen Unternehmens in den Schatten. Diese Diagramme. Aufzählungen oder Cartoons bieten manchem Angestellten die Gelegenheit, seinen Arbeitstag ein wenig aufzulockern und alles ein bisschen gelassener zu sehen. Die nachfolgenden sechs Phasen eines Projektes kursieren bereits seit Jahren durch die Weltgeschichte und unsere Kopie sieht aus, als habe sie bereits fünf Generationen überstanden.
1. Begeisterung
2. Enttäuschung
3. Panik
4. Suche nach dem Schuldigen
5. Bestrafen der Unschuldigen
6. Lob und Ehre für alle Unbeteiligten