Die wichtigen Begriffe im Projektmanagement definieren – hilfreiche Information

Normalerweise gehören zu einem Projektteam Mitarbeiter aus ganz unterschiedlichen Unternehmensbereichen, die unterschiedliche Fachkenntnisse und Arbeitsmethoden haben. Vielleicht haben Sie noch nie zuvor intensiv mit diesen Personen zusammengearbeitet. Meistens gibt es für ein Projekt einen sehr engen Zeitplan und Ihre Teammitglieder arbeiten wahrscheinlich an mehreren Projekten gleichzeitig mit. In einem solchen Umfeld können Sie nur dann erfolgreich sein, wenn Sie sich mit Ihren Teammitgliedern darauf einigen, wie sich der Beitrag jedes Einzelnen maximieren lässt und man möglichst wenig Zeit verschwendet und Fehler vermeidet.

Sie müssen eine Vorgehensweise finden, die Ihnen und den anderen die Sicherheit gibt, dass jeder seinen Verpflichtungen nachkommen kann. Sie müssen die vorgesehenen Rollenverteilungen verstehen und mit ihnen einverstanden sein. In diesem Artikel erkläre ich die unterschiedlichen Ausprägungen der Beteiligung einzelner Teammitglieder, wie man Schlüsselaufgaben festlegt und verteilt, wie man Menschen dazu bringt, ihre Versprechen zu halten, wie man ein Gesamtbild der verschiedenen Rollen der Teammitglieder vermittelt und wie man mit Mikromanagern umgeht.

Eine typische Projektaktivität enthält die Durchführung bestimmter Arbeitsschritte, das Treffen von Entscheidungen und die Koordination der Arbeit anderer. Um die Aufgaben mit einem Minimum an Zeit und Ressourcenverbrauch zu erledigen, muss jeder Arbeitsschritt in der richtigen Reihenfolge durchgeführt werden und jeder muss höchst effizient arbeiten, um sicherzustellen, dass Arbeit, die andere bereits erledigt haben, nicht noch einmal oder doppelt gemacht wird. Je komplexer die Aufgaben und je größer die Anzahl der Menschen, die daran arbeiten, desto schwieriger ist es, sicherzustellen, dass sich die Teammitglieder nicht gegenseitig auf die Zehen treten. Als Erstes legen wir in diesem Abschnitt, um die Arbeit der Personen zu koordinieren, drei Rollen fest, die Teammitglieder im Rahmen einer Projektarbeit übernehmen können, und erklären ihre Gemeinsamkeiten und ihre Unterschiede.

Autorität, Verpflichtung und Verantwortlichkeit abgrenzen
Mit Hilfe folgender Begriffe sollten Sie festlegen und klären, welche Beziehungen zwischen den einzelnen Teammitgliedern herrschen und wie sie ihre Aufgaben angehen sollten:
✓ Autorität: Dies ist die Fähigkeit, verbindliche Entscheidungen bezüglich Projektprodukten. Zeitplänen. Ressourcen und Maßnahmen treffen zu können. Hierzu gehören beispielsweise die Fähigkeit, selbstständig Einkäufe bis zu einer Höhe von 3.000 Euro tätigen zu können oder Zeitpläne um maximal zwei Wochen zu verschieben.
✓ Verpflichtung: Die Festlegung, bestimmte Ergebnisse zu erzielen. Beispielsweise das Versprechen. einen Berichtsentwurf bis zum 1. März fertig zu stellen.
✓ Verantwortlichkeit: Verantwortung für seine eigene Leistung übernehmen. Wenn Ihr Vorgesetzter in seiner Beurteilung erwähnt, dass Sie ein schwieriges Fertigungsproblem gelöst haben, dann ist auch das ein Beispiel für Verantwortlichkeit.

Viele Menschen sind der Meinung. Verantwortlichkeit wäre ein negativ belegter Begriff – wenn sie etwas vermasseln, müssen sie es ausbaden. Diese Angst führt bei vielen Menschen dazu, dass sie Positionen meiden, in denen sie für das, was sie tun, die Verantwortung übernehmen müssen. Aber etwas ausbaden zu müssen, was man vermasselt hat. ist nur die eine Seite der Medaille. Die andere Seite ist. dass man für eine gute Leistung auch belohnt wird. Diese positive Bestätigung ist ein viel besserer Motivator. Alle drei genannten Begriffe bezeichnen ähnliche Sachverhalte. Jeder hat jedoch eine ganz besondere Bedeutung und dient dazu. Teambeziehungen zu definieren und zu stärken.

Autorität und Verpflichtung Vergleichen
Autorität und Verpflichtung sind etwas Ähnliches und doch etwas Unterschiedliches. Sowohl Autorität als auch Verpflichtung wird von vornherein festgelegt. Bevor Sie mit dem Projekt beginnen, können Sie festlegen, wer welche Entscheidungen treffen darf und wer für bestimmte Ergebnisse zuständig ist. Der Begriff Autorität bezieht sich vor allem auf einen Prozess, während sich Verpflichtung auf ein Endergebnis bezieht. Der Begriff Autorität legt fest, welche Entscheidungen man treffen darf, aber nicht, welche Ergebnisse man erzielen soll. Verpflichtung bezieht sich auf die Ergebnisse, die man erzielt, und nicht auf die Entscheidungen, die dazu getroffen werden müssen. Denken Sie auch daran, dass Sie die Autorität, bestimmte Entscheidungen zu treffen, übertragen können, aber sie können nicht die Verpflichtung für die Ergebnisse dieser Entscheidungen übertragen. (Im nächsten Abschnitt erfahren Sie mehr über das Delegieren von Autorität und das Teilen von Verantwortlichkeit.)

Sie haben die Autorität, für Ihr Projekt eigenständig Bestellungen bis zu 5.000 Euro vorzunehmen. In Ihrem Unternehmen gibt es keine Anordnung, die Ihnen verbietet, diese Autorität an eine andere Person weiterzugeben. Also geben Sie Herrn Mayer die Autorität, Bestellungen bis zu 4.000 Euro für Ihr Projekt zu tätigen. Leider bestellt Herr Mayer irrtümlich für 3.000 Euro zehn Rollen Spezialpapier, anstatt fünf Rollen für 1.500 Euro, die Sie benötigen. Dann sind immer noch Sie für seinen Fehler verantwortlich. Sie können die einer Person übertragene Autorität jederzeit widerrufen, aber Sie können die Person nicht dafür beschuldigen, sie ausgeübt zu haben, während sie sie hatte.