Einsatz von Computerprogrammen und Software – Projektmanagement Strategien

Effektives Projektmanagement verlangt, dass man Systeme und Abläufe einrichtet, damit Menschen Zusammenarbeiten und gemeinsam Ziele erreichen können. Ein wichtiger Bestandteil des Projektmanagements sind Informationen: Sie müssen besorgt, aufbewahrt, analysiert und verbreitet werden. Der Schlüssel zum erfolgreichen Projektmanagement liegt darin, dass man Informationen dazu benutzt, die Leistung der Beteiligten in die richtigen Bahnen zu lenken und zu fördern. Der technische Fortschritt liefert uns immer preiswertere und bessere Möglichkeiten. Informationen zu verarbeiten. Mit Hilfe von Computerprogrammen kann man Informationen eingeben, aufbewahren und analysieren und die Ergebnisse professionell aufbereitet präsentieren.

E-Mails bieten die Möglichkeit, schriftlich mit Leuten weltweit zu jeder Tages- und Nachtzeit zu kommunizieren. Technologie alleine sorgt aber nicht für ein motiviertes und zielorientiertes Team und gute Leistungen. Verlässt man sich zu sehr auf die moderne Technologie, kann das sogar zur Folge haben, dass die Arbeitsmoral sinkt. Teammitglieder verwirrt und schlecht organisiert sind und die Leistung schlechter wird. Dieses Artikel zeigt Ihnen, wie Sie neue Technologien bei den Aufgaben einsetzen. bei denen sie sinnvoll sind. Für die Aufgaben, die für den Einsatz neuer Technologien nicht geeignet sind, erläutere ich Ihnen andere, angemessenere Methoden, um den Informationsbedarf bestimmter Personen zu decken. Die Programme, die heute auf dem Markt erhältlich sind und mit denen man Analysen durchführen und Ergebnisse toll aufbereitet präsentieren kann und die einem bei der Planung und Überwachung helfen, sehen so logisch aus. dass man annehmen könnte, dass schon der bloße Einsatz dieser Programme den Erfolg eines Projekts garantiert. Doch auch wenn die Software effektiv und effizient funktioniert, kann sie folgende wichtige Aufgaben nicht erledigen:

✓ Sicherstellen, dass die eingegebenen Informationen korrekt definiert sind, dass sie aktuell sind und dass sie genau sind. Meistens werden Informationen, die zur Projekt- Planung oder -Überwachung benötigt werden, von Menschen gesammelt und dann in einen Computer eingegeben. Sie können die Software so programmieren, dass sie prüft, ob das Format richtig ist oder ob die Informationen in sich schlüssig sind, aber sie kann nicht die Qualität und Integrität der Daten prüfen. Sie setzen ein Computerprogramm ein, um die Laborstunden zu erfassen, die Ihre Teammitglieder Ihrem Projekt belasten. Sie können den Computer so programmieren, dass er keine Stunden annimmt, die versehentlich einem ungültigen Projektcode zugeordnet werden. Aber Sie können ihn nicht so programmieren, dass er erkennt, wenn Stunden fälschlicherweise einem Projekt zugeordnet werden, das zufällig einen gültigen Code hat.

✓ Entscheidungen fällen. Programme können helfen, objektiv zu errechnen, was passieren würde,
wenn Sie eine Reihe unterschiedlicher Maßnahmen einleiten würden. Die Software kann aber nicht
alle objektiven und subjektiven Überlegungen abwägen, um dann zu entscheiden, welche
Maßnahmen eingeleitet werden sollten.

✓ Dynamische zwischenmenschliche Beziehungen aufbauen und aufrechterhalten. Auch wenn
Chatrooms, E-Mails und andere computergestützte Kommunikationsformen eine große
Anziehungskraft auf die Leute ausüben, so fördern sie doch nicht die enge und vertrauensvolle
Beziehung zu anderen Menschen. Wenn überhaupt, dann erschwert die Technologie das
gegenseitige Kennenlernen sogar, weil man keine Möglichkeit hat, die Gesichtsausdrücke und
Körpersprache seiner Gesprächspartner zu sehen.

In diesem Abschnitt beschäftigen wir uns mit den unterschiedlichen Arten von erhältlicher Sollware, zeigen Ihnen, wie Software helfen kann, Ihr Projekt zu managen und wie Sie sie in Ihre Arbeitsumgehung integrieren.

Welche Software eignet sich für Projektmanagement
Wenn Ihr Projekt ausreichend komplex ist. können Sie für eine Reihe von Aufgaben Software einsetzen, zum Beispiel dazu, wichtige Informationen zu speichern und zu finden, die Informationen zu analysieren und aktualisieren, Präsentationen vorzubereiten und Berichte zu erstellen, die die Informationen und Ergebnisse der Analysen beschreiben. Die erhältliche Software unterteilt sich in zwei Kategorien. Jede hat ihre Vor- und Nachteile.

Separate Spezialprogramme
Separate Spezialprogramme bestehen aus separaten Paketen, die ein oder zwei Aufgaben sehr
gut erledigen. Nachfolgend finden Sie einige dieser Spezialprogramme, die sie bei der Projektplanung und -Umsetzung unterstützen können.
✓ Textverarbeitung (zum Beispiel Microsoft Word): Sie ist nützlich bei der Vorbereitung von Projektplänen, bei der Erstellung des Projekt-Logbuchs für Statusberichte und zur Vorbereitung der schriftlichen Kommunikation.
✓ Grafik- und Präsentationsprogramme (zum Beispiel Microsoft PowerPoint): Sie sind sehr nützlich zur Erstellung von Folien und Diashows für Projektpräsentationen, Diagrammen und Grafiken für Berichte und Publikationen.
✓ Täbellenkalkulation (zum Beispiel Microsoft Excel): Sie ist nützlich für die Speicherung einer begrenzten Anzahl von Daten, für wiederkehrende Berechnungen und zur Präsentation der Daten in unterschiedlichen Formaten.
✓ Datenbanken (zum Beispiel Microsoft Access): Sie sind nützlich zum Speichern und Abrufen großer Datenmengen für weitere Analysen und Präsentationen.
✓ Buchhaltung (zum Beispiel Intuit QuickBooks): Sie ist nützlich, um die Einnahmen und Ausgaben des Projekts zu erfassen und verschiedene beschreibende und vergleichende Berichte zu erstellen.
✓ Tagesplanung und Terminkalender (zum Beispiel Microsoft Outlook): Sie sind nützlich, um einen Terminkalender zu führen, eine To-do-Liste zu erstellen, die Adressen zu verwalten und die E-Mails zu managen.

Viele Hersteller bieten Softwarepakete in den oben genannten Kategorien an. Ich schätze jedoch, dass ungefähr 80 Prozent der Unternehmen, für die ich gearbeitet habe, sich für die Produkte von Microsoft entschieden haben. Deshalb habe ich hier die Beispiele der Microsoft-Programme genannt, weil die Wahrscheinlichkeit groß ist. dass Sie diese Programme kennen und sie problemlos auf Ihrem Computer installieren können, falls Sie sie nicht schon auf Ihrem Computer installiert haben.
Ursprünglich waren diese Spezialprogramme so ausgelegt, dass sie eine oder zwei Funktionen sehr gut erfüllen konnten. Im Laufe der Zeit wurden sie jedoch weiterentwickelt und es wurden weitere Funktionen eingebaut, die die ursprünglichen unterstützen sollen: Textverarbeitungsprogramme enthalten heutzutage auch Tabellenkalkulationsfunktionen, Funktionen zur Erstellung von Grafiken und Datenbankfunktionen, und Datenbankprogramme enthalten Tabellenkalkulations- und Textverarbeitungsfunktionen.

Grundsätzlich haben Spezialpakete folgende Stärken:
✓ Sie bieten in ihrem Spezialbereich umfangreiche Funktionen. Ein Grafik- und Präsentationsprogramm macht es relativ einfach, sehr gute Präsentationen zu erstellen, mit denen man sehr gut Informationen vermitteln und Zuhörer begeistern kann.
✓ Wahrscheinlich sind einige der Pakete bereits auf Ihrem Computer installiert. Das heißt, dass Sie sie sofort und ohne zusätzliche Kosten einsetzen können.
✓ Es ist wahrscheinlich, dass Ihre Teammitglieder viele dieser bekannten Spezialprogramme bereits bedienen können. Das führt dazu, dass sie eher bereit sind, diese auch zu benutzen, und sie auch richtig bedienen.

Allerdings sollte man folgende Punkte bedenken:
✓ Diese Programme verleiten zu einer häppchenweisen Planungs- und Überwachungsmethode, was dazu führen kann, dass wichtige Schritte übersehen werden. Sie können ein Grafikprogramm benutzen, um mit den Daten, die Sie eingeben, ein Gantt-Diagramm zu erstellen. Ob ein Zeitplan realistisch ist oder nicht, erkennt man erst, wenn man die Abhängigkeiten zwischen den Vorgängen ermittelt, während man die Daten eingibt. In einem Grafikprogramm ist das nicht möglich.
✓ Sie lassen sich nicht sehr leicht integrieren. Sie können beispielsweise Ihren Zeitplan als Gantt-Diagramm in einem Grafikprogramm darstellen und die Arbeitsstunden während der Projektlaufzeit für jede Aufgabe in einem Tabellenkalkulationsprogramm erfassen. Wenn eines Ihrer Teammitglieder aber unerwartet für eine Woche ausfällt, müssen Sie in beiden Programmen Veränderungen vornehmen: die neue Verteilung der Personenstunden in dem Tabellenkalkulationsprogramm und die Veränderungen in dem Gantt-Diagramm in dem Grafikprogramm, damit die neuen Anfangs- und Endtermine für einen Vorgang dargestellt werden. Obwohl einige Programme direkt auf die Daten anderer Programme zugreifen können, ist dieser Prozess oftmals sehr mühsam.

Integrierte Projektmanagement-Software
In einer integrierten Projektmanagement-Software findet man Datenbanken. Tabellen. Grafiken und Textverarbeitungsfunktionen, mit denen man viele der Aufgaben erledigen kann, die normalerweise zur Planung und Durchführung eines Projekts gehören. Ein Beispiel für eine solche integrierte Software ist Microsoft Project, aber es werden heute mehr als 50 weitere Pakete unterschiedlichster Form und Größe auf dem Markt angeboten.

Mit einem normalen Projektmanagement-Programm können Sie Folgendes tun:
Sie können eine hierarchische Eiste der Projektvorgänge und ihrer Komponenten erstellen.
✓ Sie können wichtige Informationen über Ihr Projekt, die Vorgänge und Ressourcen definieren und speichern.
✓ Abhängigkeiten zwischen den Vorgängen können festgelegt werden. (In Artikel 5 finden Sie weitere Informationen über Abhängigkeiten.)
✓ Sie können Zeitpläne aufstellen, in denen die Vorgangsdauer, Abhängigkeiten und der Ressourcenaufwand und die Verfügbarkeit berücksichtigt werden. Stellen Sie Zeitpläne als Gantt-Diagramm und Tabellen dar .

✓ Bestimmte Aufgaben können bestimmten Personen zugeordnet werden, die mit einer bestimmten Intensität für einen bestimmten Zeitraum an diesen Aufgaben arbeiten.
✓ Sie können die anderen Ressourcen für bestimmte Vorgänge zeitlich planen.
✓ Das gesamte Projektbudget kann ermittelt werden.
✓ Sie können die Auswirkungen auf den Zeitplan und die Ressourcen ermitteln, falls der Projektplan geändert wird.
✓ Die Termine können überwacht werden, an denen Vorgänge beginnen oder enden oder wenn Meilensteine erreicht werden.
✓ Sie können die Personenstunden und Ressourcenkosten überwachen.
✓ Sie können Planungs- und Überwachungsdaten in vielen verschiedenen Formaten präsentieren

Auch wenn ein Softwarepaket eine große Bandbreite an Funktionen hat, ist das 1 noch keine Garantie dafür, dass sie auch richtig genutzt werden. Denken Sie an das alte Sprichwort: Wo man Müll hineinsteckt kommt auch nur Müll heraus. Selbst die beste Software kann Ihrem Projekt nicht helfen, wenn die Mitarbeiter nicht korrekte und rechtzeitige Informationen liefern. Integrierte Projektmanagement-Softwarepakete bieten also nicht nur Vor- sondern auch Nachteile.

Folgende Vorteile sind zu nennen:
✓ Die unterschiedlichen Funktionen sind verknüpft. Wenn man beispielsweise einen Personalanforderungsbogen ausgefüllt hat, wird dieser bei der Erstellung des Zeitplans und der Budgets, aber auch bei der Berichterstellung, berücksichtigt.
✓ Diese Pakete enthalten meistens viele verschiedene vorprogrammierte Berichtsformate. Solche vorgefertigten Berichtsformulare erlauben es Ihnen, Formate zu verwenden, die sich als effektiv erwiesen haben. Das spart Ihnen auch Zeit und Geld wenn Sie Ihre Berichte erstellen und verteilen.

Projekt-Portfoliomanagement-Software
Die meisten integrierten Projektmanagement-Programme helfen bei der Planung, Überwachung und dem Berichtswesen in einzelnen Projekten. Software für das Projekt-Portfoliomanagement ist allerdings aus folgenden Gründen etwas Besonderes:
✓ Sie ermöglicht es, Mitarbeiter für Tätigkeiten in mehr als einem Projekt einzuplanen und zu überwachen.
✓ Abhängigkeiten von Aufgaben in unterschiedlichen Projekten können bei der Zeitplanung berücksichtigt werden.
✓ Der Fortschritt und die Ergebnisse mehrerer Projekte können gleichzeitig erfasst und berichtet werden.
✓ Sie unterstützt die Kommunikation im gesamten Unternehmen bezüglich der Planung und der Leistung in den verschiedenen Projekten.

Wenn Ihr Unternehmen folgende Kriterien erfüllt, sollten Sie eine Software zum Projekt-Portfoliomanagement einsetzen:
✓ Es werden mehrere große, abteilungsübergreifende Projekte gleichzeitig umgesetzt.
✓ Die Mitarbeiter werden aus einem gemeinsamen Pool rekrutiert.
✓ Es gibt bereits gut funktionierende Projektmanagement- und Datenerfassungspraktiken und -abläufe.

Der Einsatz eines integrierten Projektmanagement-Pakets kann aber auch zu folgenden Problemen führen:
✓ Die Teammitglieder haben sie vielleicht nicht sofort verfügbar, was dazu führt, dass man Geld für die Anschaffung ausgeben und sie dann noch kaufen und installieren muss.
✓ Die meisten Beteiligten benötigen ein gewisses Maß an Schulung, um sich mit dem Paket vertraut zu machen. Schulungen kosten zusätzlich Zeit und Geld.

Wenn Sie sich für ein integriertes Projektmanagement-Paket entscheiden
Falls Sie sich dazu entschließen, ein integriertes Projektmanagement-Softwarepaket zu nutzen, sollten Sie bei der Auswahl folgende Faktoren beachten:
✓ Arten und Formate von häufig benötigten Berichten. Suchen Sie sich ein Paket heraus, das ohne große Anpassungen die Art von Berichten erstellt, die Sie benötigen.
✓ Die Fähigkeit der Beteiligten, mit Computern umzugehen. Werden sie sich die Zeit nehmen, das Programm zu erlernen? Entscheiden Sie sich für ein Paket, das die Leute auch wirklich benutzen. Es hilft Ihnen nichts, wenn Sie ein Softwarepaket mit modernsten Analyse- und Berichtsfunktionen haben, wenn sich niemand die Zeit nimmt, das Programm zu erlernen.
✓ Die Software, die in Ihrem Unternehmen bereits eingesetzt wird. In der Regel sollten Sie sich für ein Paket entscheiden, das bereits vorhanden ist, weil die meisten damit wahrscheinlich schon Erfahrungen haben.

✓ Die in Ihrem Unternehmen bereits vorhandenen Systeme zur Erfassung von Arbeitsstunden und Projektkosten. Falls es in Ihrem Unternehmen ein solches System bereits gibt, suchen Sie sich ein Paket aus, das sich leicht mit diesem existierenden verbinden lässt. Falls das nicht möglich ist, sollten Sie sich vielleicht für eine Alternative entscheiden, die Ihnen die Möglichkeit gibt, die Informationen zu speichern, die Sie benötigen.
✓ Das organisatorische Umfeld für Ihr Projekt. Wie groß ist der Mitarbeiterpool, aus dem Sie schöpfen können? Wie ist die Anzahl und durchschnittliche Größe der Projekte, die in diesem Unternehmen durchgeführt werden und so weiter. Suchen Sie sich ein Paket heraus, das die notwendige Geschwindigkeit und Kapazität bietet.

Wie Sie Ihre Software unterstützen
Egal, für welches Projektmanagement-Programm Sie sich entscheiden, der Erfolg Ihres Projekts wird letztendlich davon abhängen, wie gut es Ihnen gelingt, die Planung und Überwachung zu koordinieren und durchzuführen. In Tabelle 17.1 sehen Sie unterschiedliche Tätigkeiten, die durch Computerprogramme vereinfacht werden können, und daneben steht, was Sie tun müssen, damit die Aufgabe korrekt erledigt wird.

Funktionen	Die richtige Software	Ihre Aufgaben
Projektziele doku­mentieren	W. IPMS	Sicherstellen, dass es für alle Projektziele Maßstäbe und Leistungsziele gibt. Sicherstellen, dass die Ver­antwortlichen diese Ziele bestätigt haben.
Projektbeteiligte erfassen	W. IPMS	Die Beteiligten erfassen.
Speichert und visualisiert die Projektstruk­tur	WP. S. G. DB. IPMS	Identifiziert alle notwendigen Arbeiten.
Illustriert Teamrollen und -Verantwortlich­keiten	W. S. G. IPMS	Die Beteiligten dazu bringen, sich zu ihrer Rolle und Verantwortlichkeit zu bekennen und sich für sie einzusetzen.
Mögliche Zeitpläne aufstellen	IPMS	Sicherstellen, dass alle Zeitschälzungen korrekt sind; alle Abhängigkeiten ermitteln; Sicherstellen, dass Driver und Supporter hinter den Zeitplänen stehen.
Verschiedene Zeit­pläne    visualisieren	W. S. G. IPMS	Die tatsächlichen Termine aus den verschiedenen Möglichkeiten auswählen.
Den Personalbedarf und den notwendigen Arbeitsaufwand dar­stellen	W. S. G. IPMS	Feststellern welches Personal benötigt wird und wel­cher Arbeitsaufwand notwendig ist.
Die Aufteilung der Personal ressourcen im Projektverlauf dar­stellen	S. G. IPMS	Festlegen, wann im Laufe des Projekts die einzelnen Mitarbeiter ihre Zeit für das Projekt investieren sol­len; entscheiden, wie man mit Ressourcenkonflikten umgeht.
Finanzielle und an­dere nicht-personelle Ressourcen darstellen	S. G. IPMS	Budgets festlegen; diese Budgets den Teammitglie­dern erklären.
Termine für Aktivi­täten und Meilenstei­ne dokumentieren	S. IPMS	Abläufe einrichten, mit denen man die Daten zur Er­fassung der zeitlichen Leistung sammelt und erfasst ; sicherstellen, dass alle ihre Daten rechtzeitig zur Verfügung stellen.
Projektarbeitsstunden erfassen	S. IPMS	Kontenbezeichnungen festlegen, Abläufe zur Erfas­sung von Arbeitsstunden festlegen; sicherstellen, dass die Arbeitsstunden dem richtigen Konto zuge­ordnet werden; sicherstellen, dass die Daten recht­zeitig geliefert und erfasst werden.
Budgeterfassung, Verpflichtungen und Kosten	S. D. A. IPMS	Die Kontobezeichnungen festlegen; sicherstellen, dass Kosten den richtigen Konten zugeordnet wer­den: sicherstellen, dass die Daten rechtzeitig gelie­fert und erfasst werden.
Funktionen Die richtige Software			Ihre Aufgaben
Berichte über Zeitplane                 W, A, S. IPMS			Formate und Berichtsintervalle festlegen; entschei­den
und Ressourcen­einsatz			wer Berichte erhalten soll; Berichte auswerten;
			.sicherstellen, dass die Empfänger die Berichte auch
			lesen: eventuell erforderliche Korrekturen vorneh­men.
Präsentationen zum                      W, S. G. IPMS			Entscheiden, welche Informationen eingearbeitet
Projektfortschritt und			werden sollen; festlegen, wer die Berichte bekommen­
den erreichten Zielen			oder an den Präsentationen teilnehmen soll.
Vorbereiten
Folgende Abkürzungen der Softwarepakete wurden verwandt: WB: Textbearbeitung (Word Processing), Datenbank (Database/.
S: Tabellenkalkulation (Spreadsheet) .4: Buchhaltung (Accounting), RG: Grafik (Business graphics) IPMS: Integrierte Projekt-
management-Software.

Tabelle 17.1: Software, die Sie beim Projektmanagement unterstützt

Projektmanagement Software in Ihre Arbeit einbeziehen
Bevor Sie losrennen und irgendein Computerprogramm für Ihr Projektmanagement kaufen.
sollten Sie überlegen, wie Sie den größten Nutzen aus einem solchen Programm ziehen können und mögliche Stolperfallen meiden. Bei der Auswahl und Installation der Software, sollten Sie Folgendes beachten:
✓ Sie sollten zumindest eine grobe Vorstellung von den unterschiedlichen Projektplanungs und Kontrollmethoden haben, bevor Sie über den Einsatz eines Computerprogramms nachdenken.
✓ Prüfen Sie, welche Software andere in Ihrem Unternehmen einsetzen oder eingesetzt haben; finden Sie heraus, was ihnen daran gefiel, was nicht und warum.
✓ Fragen Sie, wenn möglich, jemanden, der dieses Programm bereits einsetzt, ob Sie es sich einmal ein paar Minuten ansehen dürfen.
✓ Nachdem Sie das Paket auf Ihrem Computer installiert haben, laden Sie ein einfaches Projekt oder einen kleinen Teil eines komplexeren Projekts in das Programm (das heißt. Vorgänge, Vorgangsdauern, Abhängigkeiten, benötigte Ressourcen etc. eingeben).
✓ Nutzen Sie zunächst nur einige der Funktionen (zum Beispiel ermitteln, welche Auswirkungen kleinere Änderungen auf den Zeitplan haben, ein paar einfache Berichte ausdrucken und so weiter). Je sicherer Sie sich mit dem Programm fühlen, desto mehr Funktionen sollten Sie ausprobieren.
✓ Wenn Sie sich mit den Grundlagen vertraut gemacht haben, könnten Sie an einer richtigen Schulung teilnehmen oder selbst ein Handbuch durcharbeiten, um die unterschiedlichen Möglichkeiten des Programms alle kennen zu lernen.

Wenn Sie diese Schritte befolgt haben, können Sie die Software effektiv bei Ihren Planungs und Kontrollmaßnahmen einsetzen. Achten Sie laufend darauf, dass Sie jeweils alle Updates und Software-Überarbeitungen installieren und überlegen Sie, ob Sie Upgrades erwerben sollen, wenn diese entscheidende Zusatzfunktionen bieten.