Wichtigste Budgettricks sind gut zu wissen – Manager als Beruf

In jedem Unternehmen umgibt die Erstellung der Budgets eine gewisse Mystik und Geheimnistuerei, man könnte es als Verschleierungstaktik definieren. Es stimmt schon, egal, ob es sich bei Ihrem Unternehmen um einen Einmannbetrieb oder eine öffentliche Verwaltung handelt: Es gibt viele Tricks, mit denen man ein Budget genau dahin bringen kann, wo man es gerne hätte.

Das Budgetspiel ist ein altbekanntes Spiel in Politik und Wirtschaft, einige Profis im Bundestag haben diesem Spiel sogar zu ganz neuen Höhen verholten. Manager, die die Spielregeln verstanden haben, gedeihen ebenso wie ihre Mitarbeiter und das Unternehmen, in dem sie beschäftigt sind. Diejenigen, die es nicht verstehen, sind bis in alle Ewigkeit verdammt, mit unzureichenden Mitteln, veralteter Ausrüstung und dem letzten Schrott auszukommen. Sind Sie der Manager, dann raten wir Ihnen, die Spielregeln schnellstens zu lernen, in Ihrem eigenen Interesse.

Die zehn besten Ausreden für Budgetüberziehungen.
Manager müssen mindestens eine Million Ausreden für eine Budgetüberziehung parat haben. Zugegebenermaßen ist es nicht unbedingt einfach, die Zukunft vorherzusagen. sicherlich gerade jetzt nicht, da sich die Wirtschaft wie eine Rakete entwickelt. Trotzdem erwartet Ihr Chef, dass Sie sich an die Budgets halten, egal, was passieren mag. Für den Fall, dass dies dann doch einmal nicht gelingen sollte, geben wir ihnen hier die zehn besten Ausreden, die eine Überziehung Ihres Budgets rechtfertigen:

1. Der Bericht der Buchführung kann einfach nicht stimmen.
2. Haben Sie die überarbeitete Version des Budgets nicht bekommen?
3. Wie hätte ich wissen können, dass es in diesem Jahr ausgerechnet da regnet (setzen Sie hier Ihre eigene Ausrede ein)?
4. Sie wollten sich doch nicht über ein paar lausige Millionen streiten, oder?
5. Keine Sorge, das bügeln wir nächstes Jahr wieder aus.
6. Einer meiner Assistenten hat das Budget erfasst. Er muss da etwas durcheinander gebracht haben.
7. Es ist eine Investition in die Zukunft.
8. Susannes (oder welchen Namen Sie hier einsetzen möchten) Abteilung hat die versprochene Unterstützung nicht gegeben.
9. Es ist immerhin besser als letztes Jahr!
10. Naja, die letzten beiden Jahre waren korrekt und zwei Treffer in drei Jahren sind doch gar nicht so schlecht, oder?

Das große Geheimnis des Budgetspiels ist, so viel Geld im Hintergrund anzusammeln, dass Sie Ihre Aufgaben bequem erledigen können. Schlimmstenfalls sollten Sie genug Reserven gebildet haben, sowohl sich selbst als auch Ihre Mitarbeiter zu beschützen. Günstigstenfalls haben Sie noch Geld übrig, nachdem Sie alle Kosten beglichen haben. Dann haben Sie zwei Möglichkeiten. Entweder Sie geben das Geld der Buchführung mit viel Tamtam zurück und holen sich das Lob der Verwaltung ein oder Sie besuchen doch diesen einen Kunden in Chicago, der schon so lange auf ein persönliches Gespräch wartet. Sind Sie jedoch im Öffentlichen Dienst, gibt es nur eine Möglichkeit: Sie sollten das Geld so schnell wie nur möglich für irgendetwas ausgeben, sonst bekommen Sie im nächsten Jahr noch weniger.

Sie können das Budgetspiel zu verschiedenen Zeitpunkten spielen, entweder bereits bei den Vorbereitungen, während des Erstellens oder auch in der laufenden Periode. Im nächsten Abschnitt verraten wir Ihnen, wie es gemacht wird.

Budgetmanöver im Vorfeld
Profis spielen das Spiel mit verschiedenen Varianten, die wir jetzt verraten werden. Da diese Varianten auch in den neuen oder instabilen Bereichen funktionieren, können sie eingesetzt werden, um jedes Budget zu erstellen. Obwohl wir möglicherweise an der einen oder anderen Stelle etwas übertreiben werden, beinhalten sie trotzdem viel Wahrheit.
• Bringen Sie gezielt einige kleine Pölsterchen an: Einfach, aber effektiv. Der Gedanke ist. die einzelnen Posten des Budgets ein wenig zu polstern, damit, wenn unerwartet Geld gebraucht wird, noch einiges an Reserve vorhanden ist. Außerdem haben Sie am Jahres-ende eventuell noch etwas Spielraum. Dies ist bekannt als die win-win Situation (mit Gewinngarantie).

• Verbinden Sie die Posten Ihres Budgets mit den Zielen des Unternehmens: Wollen Sie
Ihr Budget in einem bestimmten Bereich aufblasen, ist es sinnvoll, diese Posten an Unternehmensziele, beispielsweise Qualitätssicherung, zu binden. Sollten .Sie von Ihrem Chef gefragt werden, warum Sie diese Posten so hoch angesetzt haben, erzählen Sie ihm einfach. dass Ihre Mitarbeiter keine Qualität liefern können, wenn sie keine Mahagonischreibtische haben.

• Führen Sie mehr auf. als Sie haben wollen, und verzichten Sie dann freiwillig darauf: In
Ihren das Budget betreffenden Anfragen möchten Sie nicht unredlich erscheinen. Vergessen Sie nicht. Sie spielen in einem Team. Beim Entwurf Ihres Budgets sollten Sie Posten einbauen, die Sie eigentlich gar nicht haben wollen. Übt Ihr Chef nun Druck aus. um Ihr Budget zu verringern (und das macht jeder Chef), geben Sie einfach die Posten, die Sie sowieso nicht haben wollen, auf. So garantieren Sie. dass Sie wenigstens die Posten bekommen. die Sie haben wollen.

• Verschieben Sie die Zeitachse: Bestehen Sie darauf, dass bestimmte Teile des Budgets eine Investition in die Zukunft bedeuten. Das Geheimnis dieser Investitionen ist ein großer Gewinn in der Zukunft: Item? wir die Personalbudgets erhöhen, können wir endlich die für die nächsten Jahre notwendigen Talente heranziehen.

• Bereiten Sie sich von Angriff ist die beste Verteidigung. Sie sollten Ihre Zahlen auswendig kennen und sich auf eine Rechtfertigung der kleinsten Details vorbereitet haben. Sie sollten sich hier nicht auf andere verlassen, es ist Ihre Sternstunde als Manager. Seien Sie ruhig ein Stern, nichts wie los.

Budgets einhalten
Nachdem Sie einen neuen Bereich oder ein neues Projekt angefangen haben, sollten Sie Ihr Budget genauestens überwachen, damit Sie es nicht maßlos überziehen. Sobald Sie teststellen, dass Ihre Ausgaben aus dem Ruder zu laufen beginnen, sollten Sie sofort und entschieden eingreifen. Die nachfolgenden Methoden sind von erfahrenen Managern in der Praxis erprobt:

• Stellen Sie Ausgaben, die nicht zwingend notwendig sind, ein: Es gibt nun einmal Kosten, wie Arbeit, Sozialleistungen und Umlagen, die Sie nicht ein- frieren können. Ohne diese Ausgaben würden Sie das ganze Projekt gefährden. Andere Ausgaben lassen sich vermeiden oder wenigstens aufschieben. Ein neuer Teppichboden oder Computermonitore sind aufschiebbar und können, ohne das Projekt zu gefährden, aufgeschoben werden. Diese Vorgehensweise greift schnell, ist übersichtlich und tut am wenigsten weh.

• Einstellungsstopp: Obwohl Sie vielleicht Neueinstellungen vorgesehen haben, können Sie massenhaft Geld sparen, wenn Sie diese etwas verschieben. Nicht nur. dass Sie die direkten Lohnkosten einsparen, Sie sparen auch die Lohnnebenkosten. Und da Sie keinen Arbeitsplatz zur Verfügung stellen müssen, sparen Sie auch Strom. Wasser und andere Kosten ein. Ein weiterer Vorteil dieser Vorgehensweise ist. dass Sie die Gehälter und Sozialleistungen der anderen Mitarbeiter nicht angreifen müssen. Trotz Budgetschwierigkeiten gibt es aber bestimmte Stellen, die in einem Unternehmen unbedingt besetzt werden müssen. Sie sollten feststellen, um welche Positionen es sich handelt und dementsprechend Vorgehen. Andere Aufgaben müssen (vorläufig) von anderen Mitarbeitern mit erledigt werden.

• Stellen Sie Entwicklung und Projekte zurück: Die Entwicklung und .Anlaufphase neuer Produkte können Unmengen Geld verschlingen. Indem Sie die Entwicklung und Einführung etwas verschieben, können Sie vorübergehend einiges an Geld einsparen. Manchmal reichen wenige Wochen, um alles wieder ins Gleichgewicht zu bringen.

• Frieren Sie Gehälter und freiwillige Leistungen ein: Diese Maßnahme wirkt sich direkt auf die Angestellten aus und wir können Ihnen versichern, dass diese nicht unbedingt begeistert sein werden. Die meisten Angestellten sind an regelmäßige Gehaltserhöhungen und andere Zahlungen gewöhnt. Auch wenn die Erhöhungen jetzt nicht mehr so hoch sind wie vor zehn Jahren, betrachten die meisten Angestellten sie noch als angebracht und notwendig. Haben Sie aber bereits alle Maßnahmen erfolglos ergriffen, dann bleibt Ihnen kein anderer Weg mehr übrig.

• Kündigungen und Schließungen: Sie sind in der Wirtschaft tätig, damit Sie Geld verdienen. Sollten nach allen vorher genannten und eingreifenden Maßnahmen die Ausgaben die Einnahmen noch immer überschreiten, ist die letzte, drastische Maßnahme unumgänglich. Es gib! nichts Eingreifenderes als Massenkündigungen und Schließungen. Erreichen Sie aber den Punkt, an dem keine andere Maßnahme mehr greift, dann ist dies unumgänglich.

Unabhängig von der Tatsache, ob die Erstellung der Budgets zu Ihrer Aufgabe als Manager gehört, sollten Sie mit den Grundlagen der Buchführung vertraut sein. Nur so werden Sie verstehen können, womit Ihr Unternehmen sein Geld verdient und für was es wieder ausgegeben wird. Im nachfolgenden Abschnitt präsentieren wir Ihnen alle Informationen, die Sie für ein grundlegendes Verständnis der Buchführung brauchen.