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Mitarbeiter zu entlassen ist die bei weitem stressigste Angelegenheit, die ein Manager zu erledigen hat. Sicherlich können Sie die Entscheidung rechtfertigen, aber das macht es auch nicht einfacher, jemandem zu sagen, dass man auf seine Mitarbeit gut verzichten kann. Glauben Sie also nicht, dass Sie diese außerordentlich schwierige Aufgabe mit Links erledigen könnten. Das gibt es nicht, in den folgenden Abschnitten finden Sie jedoch einige Vorschläge, wie Sie diesen schwierigen Vorgang möglichst professionell abwickeln können.
Die Entscheidung zu handeln
Mitarbeiter sollten auf alle Fälle die Möglichkeit haben, sich gut in ihren Job einzuarbeiten. Wenn sie nicht die erwartete Leistung bringen, dann sollten sie rechtzeitig ein Feedback erhalten und Hilfen, ihre Leistungen zu verbessern. Wenn das aber alles nicht hilft – aus welchem Grund auch immer – dann müssen Sie entscheiden. Je früher Sie etwas tun, umso besser: auf alle Fälle noch innerhalb der vertraglich vereinbarten Probezeit. Arbeitnehmer, die ihre Aufgaben nicht erfüllen oder deren Verhalten nicht angemessen ist, können für Sie, für die Kollegen und das Unternehmen zu einem Problem werden.
Die schlechte Nachricht überbringen
Einen Arbeitnehmer zu entlassen ist eine Aufgabe, die Sie als Manager keinesfalls delegieren dürfen. Sind Sie selbst der direkte Vorgesetzte, dann überbringen Sie die schlechte Nachricht persönlich. Gehen Sie dabei taktvoll und gefühlvoll vor, doch kommen Sie schnell auf den Punkt. Die Erklärung, weshalb Sie sich vom Mitarbeiter trennen wollen, sollte kurz gefasst sein.
Entlassung – ein disziplinierter Vorgang
Viele Unternehmen haben für den Fall einer Entlassung ein Procedere festgelegt. Dieses Procedere kann Ihr Unternehmen vor Klagen vor dem Arbeitsgericht schützen und macht es für Sie und den Arbeitnehmer leichter.
Das Procedere sollte folgendes beinhalten:
✓ Dokumentation: Dokumentieren Sie das Verhalten, die schwachen Leistungen und vorhergehende Unterredungen, die zur Entlassung des Arbeitnehmers führten.
✓ Überlegen Sie sich genau, was Sie sagen wollen: Schon vor dem Gespräch sollten Sie sich genau überlegen, was Sie sagen wollen. Sagen Sie nur das Notwendigste um die Kündigung zu vermitteln und antworten Sie nur kurz auf einfache Fragen. Dies ist nicht der Zeitpunkt, um die Vergangenheit aufzuarbeiten oder Ihre Entscheidung zu diskutieren. Die haben Sie bereits endgültig gefällt.
✓ Die Kündigung: Wenn möglich, sollten Sie die Kündigung gleich am Morgen verkünden oder am Ende des Arbeitstages – am besten, wenn die anderen Mitarbeiter schon auf dem Heimweg sind. Auf alle Fälle sollte ein weiterer Manager als Zeuge anwesend sein, so dass man Ihnen nicht etwas nachsagen kann, was überhaupt nicht stimmt.
✓ Treffen Sie die notwendigen Vorkehrungen: Schon zum Zeitpunkt der Entlassung sollten Sie die Vereinbarungen zu einem Outplacement parat haben, wenn dies vorgesehen ist. Außerdem halten Sie einen Gehaltsscheck bereit, der die noch fälligen Gehaltszahlungen, gegebenenfalls auch die Auslagen umfasst, die dem Mitarbeiter noch zustehen.
✓ Sicherheitsmaßnahmen: Im Zusammenhang mit der Kündigung verlangen Sie alle sicherheitsrelevanten Dinge: Schlüssel, Passwörter, auf die Firma ausgestellte Kreditkarten müssen sofort zurückgegeben werden. Lassen Sie von der IT-Abteilung sofort den Zugang des Mitarbeiters ins firmeninterne Computer Netzwerk sperren.
✓ Rückgabe von Ausrüstung und Werkzeug: Lassen Sie vom Mitarbeiter einen Katalog unterschreiben, wie und wann alle firmeneigenen und dem Mitarbeiter zur Nutzung überlassenen Gegenstände wie Werkzeug. Notebook, Kfz und so weiter zurückgegeben werden müssen.
✓ Begleiten Sie den (nicht mehr) Mitarbeiter: Begleiten Sie den entlassenen Mitarbeiter an seinen Arbeitsplatz, damit er alle persönlichen Halbschatten mitnehmen kann.
✓ Treffen Sie Vorsichtsmaßnahmen: Wenn Sie Grund zur Vermutung haben, dass der Mitarbeiter auf die Kündigung gewalttätig reagieren könnte, sollten Sie geeignete Vorkehrungen treffen. Auf alle Fälle sollte ein weiterer Manager anwesend sein.
