Buchhaltung bei Ihrem Kleinunternehmen

Ich habe es schon an anderer Stelle gesagt, Kleinunternehmen, wenn sie keine großen und teuren Lagerbestände haben, kommen mit der kleinen Buchhaltung aus, also mit einer einfachen Einnahmen/Ausgaben-Überschussrechnung. Die ist leicht zu verstehen und kann von Ihnen leicht selbst durchgeführt werden.

Weshalb Buchhaltung
Als Kaufmann erzielen Sie aus Ihrer Tätigkeit ein Einkommen (auch wenn Sie keinen Einzelhandel betreiben, sind Sie Kaufmann), und dies muss natürlich versteuert werden. Deshalb sind Sie verpflichtet, alle Geschäftsvorfälle in geeigneter Form aufzuzeichnen. Ob Sie eine große oder eine kleine Buchhaltung führen, hängt in erster Linie von der Rechtsform Ihres Unternehmens ab. In der Einnahmen/Ausgaben-Überschussrechnung zeichnen Sie auf, wann Sie welche Einnahmen zu welchem Umsatzsteuersatz hatten, und stellen dem gegenüber, wann Sie welche Ausgaben mit welchem Umsatzsteuersatz hatten.
Die Differenz zwischen Einnahmen und Ausgaben ist Ihr Gewinn. Die Differenz zwischen gezahlter Umsatzsteuer und eingenommener Umsatzsteuer ist die Umsatzsteuerzahllast, die Sie, je nach Höhe, monatlich, vierteljährlich oder jährlich an das Finanzamt abführen müssen. Am Ende des Jahres fassen Sie (oder Ihr Steuerberater) die Geschäftsvorfälle zusammen und fertigen daraus den Geschäftsbericht und fügen diesen Ihrer Einkommensteuererklärung bei. Das Finanzamt prüft die Aufzeichnungen und legt dann die von Ihnen zu bezahlende Einkommensteuer im Steuerbescheid fest. Je nach Höhe der zu zahlenden Einkommensteuer, kann das Finanzamt monatliche oder vierteljährliche Vorauszahlungen verfügen.

Steuerberater oder doch allein
Ich möchte Ihnen empfehlen, zumindest den Jahresabschluss und die Einkommensteuererklärung einem Steuerberater zu überlassen. Der erledigt die Arbeit zwar nicht kostenlos, doch wahrscheinlich wesentlich effizienter als Sie es können. Sie sind Spezialist auf einem anderen Gebiet. Weshalb sollten Sie sich mit Sachen abmühen, von denen sie kein umfangreiches Wissen haben, wenn es für diese Arbeit Spezialisten gibt. In der Zwischenzeit können Sie auf Ihrem Spezialgebiet wahrscheinlich mehr als das Honorar für den Steuerberater verdienen.

Nutzen Sie die Zahlen aus Ihrer Buchhaltung
Doch sollten Sie diese Aufzeichnungen nicht nur zu steuerlichen Zwecken nutzen, sondern auch, um Ihren Geschäftserfolg zu kontrollieren. Sie haben im Verlauf des Jahres vielleicht verschiedene Einnahmen, sicher aber auch verschiedene Ausgaben, beispielsweise Reisekosten, Personalkosten, Bewirtungskosten, Abschreibungen (wegen Abnutzung von Anlagegütern oder Entwertung von Lagerbeständen), Kommunikationskosten, Werbekosten und so weiter. Das Verhältnis zwischen diesen Kosten und dem Umsatz oder dem Gewinn kann Ihnen aufschlussreiche Informationen geben, die Sie mit den durchschnittlichen Angaben aus Ihrer Branche vergleichen können.
Welchen Anteil an den Gesamtkosten haben die Personalkosten? Welchen Anteil haben die Werbekosten? Welchen Umsatz machen Sie je Quadratmeter Ladenfläche? Wie hoch ist der Umsatz je Mitarbeiter? Wie hoch ist der Gewinn je Mitarbeiter? Diese und viele andere Fragen, die für Ihre strategischen Überlegungen wichtig sind, können Sie anhand dieser Aufzeichnungen beantworten und falls erforderlich frühzeitig reagieren. Wichtig sind auch die folgenden Kennzahlen:

Wirtschaftlichkeit = Sollkosten : Istkosten

Die Kennzahl bewegt sich zwischen 0 und 1, wobei 1 der wirtschaftlichsten Geschäftstätigkeit entspricht.

Gesamtkapitalrendite = (Gewinn + Fremdkapitalzinsen): Gesamtkapital Eigenkapitalrendite = Gewinn : Eigenkapital Umsatzrendite = Gewinn : Umsatz