Budgets abstimmen, Verhandlungs- und Vertragsphase – effektives Projektmanagement

Achten Sie darauf, dass die Budgets stimmen
Nutzen
Sorgen Sie dafür, dass die Budgets angemessen sind und eingehalten werden. Dann werden alle mit Ihrer Arbeit zufrieden sein!

Vorgehen
Gehen Sie wie folgt vor:
■ Ermitteln Sie die für die einzelnen Teilprojekte und das Gesamtprojekt geplanten Kosten.
■ Verhindern Sie so, dass das Projekt plötzlich unter Kostendruck gerät. Nutzen Sie die Chance, bereits in der Planungsphase Lösungen für vorausgesehene Engpässe zu finden.
■ Stellen Sie einen Projektkostenplan auf und planen Sie die Finanzierung (auch für die Teilprojekte).
■ Stellen Sie regelmäßig die Istkosten den Plankosten gegenüber und ermitteln Sie Abweichungen. Ergreifen Sie bei Kostenabweichungen frühzeitig geeignete Maßnahmen.
■ Berücksichtigen Sie, dass sich enge Budget- und Zeitvorgaben erfahrungsgemäß nicht einhalten lassen.

Projektcontrolling
Realisieren Sie im Rahmen eines Projektcontrollings eine ständige Erfolgs-, Maßnahmen- und Budgetkontrolle. Kontrollieren Sie neben der Einhaltung der vereinbarten Budgets auch die Einhaltung des Leistungsfortschritts. Häufig werden zwar die Budgets eingehalten, aber der Leistungsfortschritt ist weit hinter der Planung zurück.

Verdeckte Kosten
Beachten Sie stets auch die verdeckten Kosten, die z. B. durch unproduktive Abläufe entstehen.

Beispiel
EDV-Projekt: Die Gesamtkosten bei einem fünfjährigen Lebenszyklus von PCs werden wie folgt eingeschätzt:
• 17% Investition in Hard- und Software (Beschaffung),
• 26% Technik und Administration,
• 57 % verdeckte Kosten.
• Mit verdeckten Kosten sind hier gemeint: Kosten der Fehlbedienung, Verwaltung/Reparatur von Dateien, Suche in Handbüchern, Besprechung von EDV-Problemen mit Kollegen.

Das bringt Sie weiter
Nutzen Sie eine Excellabelle zur Darstellung Ihrer Plan- und Istkosten.

Bestehen Sie in der Verhandlungs- und Vertragsphase
Nutzen
Lernen Sie, Projekte richtig zu verhandeln und die Abmachungen entsprechend festzuhalten. Dann kann nicht mehr viel schiefgehen! Die Verhandlungs- und Vertragsphase ist für das gesamte Projektmanagement entscheidend!

Beispiel
Das gilt auch für Projekte im Studium:
Sie führen als studentische Gruppe ein Projektmanagement für eine Veranstaltung durch. Aber: Ist die Veranstaltung auch seitens der Hochschule versichert? Sie rufen in der Zentrale an: Ich glaub schon, erhalten Sie als Antwort. Das reicht nicht. Sie sollten sich dies unbedingt auch schriftlich zusichern lassen.

Tipps
Hier einige Tipps und Hinweise für Verhandlungen und den Abschluss von Verträgen:
■ Bevor Sie zu einer Verhandlung gehen, sollten Sie vorher genau wissen, was Sie erreichen möchten.
■ Bleiben Sie in der Verhandlung konsequent.
■ Halten Sie wichtige Ergebnisse fest und lassen Sie sich diese schriftlich bestätigen.

Zur Verhandlung von Abmachungen und Verträgen:
Häufig wird bei einem komplexen Outsourcing-Projekt zunächst durch den Austausch eines Letter of Intent (Absichtserklärung) eine Arbeitsgrundlage geschaffen. Wesentlich ist, dass der Letter of Intent bereits die wesentlichen Eckpunkte des späteren Vertrags beinhaltet. Die genaue Aushandlung des Vertrages erfolgt in der Praxis häufig erst zeitgleich mit dem Projekt. Es ist empfehlenswert, hier einen entsprechenden Fachanwalt hinzuzuziehen.

Das bringt Sie weiter
■ Besuchen Sie ein Seminar zur Verhandlungsführung.
■ Lesen Sie Fisher u. a. 2004. Expertise in der Verhandlungsführung werden Sie im Berufsleben immer wieder benötigen.