Diverse Strukturen Ihres Projekts – Projektmanagement Beispiele

Auch wenn die Matrixstruktur (siehe vorangegangener Abschnitt) heute in vielen Unternehmen verbreitet ist, gibt es zur Abwicklung noch zwei geeignete Organisationsformen. Beide haben Vorteile, sind aber weniger flexibel als die Matrixstruktur und nicht so geeignet, die unterschiedlichen Menschen und Fähigkeiten, die meistens in einem Projekt erforderlich sind, zusammenzuführen. Zentralisierte Organisationsstrukturen Die zentralisierte Organisation (siehe Abbildung 9.2) nennt man auch traditionelle oder Fixgruppen-Struktur, da bestimmte Abteilungen als feste Bestandteile des Unternehmens eingerichtet werden. Bei dieser Organisationsstruktur werden einzelne Abteilungen eingerichtet, die sämtliche Aufgaben in einem bestimmten Bereich übernehmen (beispielsweise die Personal-, Schulungs- oder EDV-Abteilung).

Abbildung 9.2: Eine zentralisierte Struktur zur Projektabwicklung

Jede Abteilung untersteht einem Vorgesetzten auf Gesamtunternehmensebene und wenn bei der Durchführung von Projekten irgendetwas benötigt wird, wird dieser Bedarf an die entsprechende Abteilung auf Gesamtunternehmensebene weitergeleitet. Wenn beispielsweise die Produktion ein neues System zur Produktionsüberwachung benötigt, würde man die EDV-Abteilung beauftragen, ein solches Programm zu entwickeln. Der Hauptunterschied zwischen der zentralisierten Struktur und der Matrixorganisation besteht darin, dass in der Matrixorganisation Mitarbeiter in mehreren Projekten gleichzeitig arbeiten können, die von unterschiedlichen Projektmanagern aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen gemanagt werden: in der zentralisierten Struktur hat ein Abteilungsleiter die vollständige Entscheidungsgewalt und Kontrolle über alle Projekte seiner/Abteilung.

Vorteile der zentralisierten Organisationsform
Projekte, die innerhalb solcher Strukturen durchgeführt werden, haben bestimmte Vorteile:
✓ Zentrale Überwachung der Projektauswahl: Sämtliche Projektanfragen werden dem Ab-teilungsleiter vorgelegt. Dieser entscheidet dann je nach potenziellem Nutzen für das Un-ternehmen, entsprechend den Prioritäten und personellen Möglichkeiten, welche Projekte durchgeführt werden (zum Beispiel Auswirkungen auf andere Projekte und Prioritäten).
✓ Bewährte Arbeitsbeziehungen unter den Teammitgliedem: Die Projekte, die Ihrer Gruppe übertragen werden, werden von einer Auswahl von Mitarbeitern ausgeführt, die in Ihrer Abteilung beschäftigt sind. Im Laufe der Zeit kennen Sie also die Fähigkeiten, Fachkenntnisse und Arbeitsweisen der einzelnen Mitarbeiter relativ gut. Sie wissen dann auch, auf wen Sie sich verlassen können und auf wen nicht.

✓ Durch klar verteilte Verantwortlichkeiten und Hierarchien werden Konflikte vermieden: Sämtliche Projektaufträge werden von Ihrem Abteilungsleiter vergeben oder genehmigt. Zeitliche Konflikte, aufgrund mehrerer, parallel laufender Projekte, werden also von einer einzigen Person gelöst.
✓ Eine klare Verteilung der Verantwortlichkeiten führt dazu, dass sich die Mitarbeiter eher an ihr Wort gebunden fühlen: Es ist der Leiter der Fachabteilung, der die Beurteilungen für die Mitarbeiter in dieser Abteilung schreibt. Daher spiegelt sich die Leistung der einzelnen Mitarbeiter bei der Durchführung eines Projekts möglicherweise direkt in ihren Beurteilungen wider.

Nachteile der zentralisierten Organisationsform
Die Arbeit in einer zentralisierten Organisationsstruktur hat allerdings auch einige Nachteile:
✓ Lange Reaktionszeiten auf Anfragen: Im gesamten Unternehmen gibt es mehrere Gruppen. die zur selben Zeit die Dienstleistungen einer bestimmten Fachabteilung mit einer begrenzten Mitarbeiterzahl in Anspruch nehmen möchten.
✓ Fehlende abteilungsübergreifende Kenntnisse: Die Mitarbeiter in den Fachableitungen sind aufgrund ihrer Fachkenntnisse in den Bereichen tätig, die in dieser Abteilung üblich sind. Leider wissen diese Mitarbeiter oftmals kaum etwas über die anderen Geschäftsbereiche, die ihre Leistungen abfordern. Jemand aus der EDV-Abteilung, der beispielsweise ein Inventurkontrollprogramm für Ersatzteile entwickeln soll, hat vielleicht umfangreiche Erfahrungen im Bereich Inventurkontrollsoftware, aber leider überhaupt keine Kenntnisse über das Ersatzteillager in seinem eigenen Unternehmen.
✓ Einzelne Mitglieder einer Fachabteilung haben manchmal zu viel Arbeit, um sie zu bewältigen oder zu wenig, um alle zu beschäftigen. Mitarbeiter in Fachabteilungen arbeiten nur an Projekten ihrer jeweiligen Abteilung. Leider fallen Projekte nicht immer gleichmäßig an und die erforderlichen Fähigkeiten und das Wissen, das für diese Anfragen notwendig wäre, ist vielleicht gerade nicht verfügbar. Das heißt, auch wenn die Mitarbeiter im Durchschnitt vielleicht 100 Prozent arbeiten, so variiert ihre Arbeit zwischen Überstunden, um ein Projekt zu erledigen, und unnützem Herumsitzen bei Auftragsflaute.

Funktionalorganisation
Im Gegensatz zur zentralisierten Struktur (siehe vorangegangener Abschnitt), bei der es bestimmte Abteilungen gibt, die in der gesamten Organisation bestimmte Aufgaben übernehmen, gibt es in der Funktionalorganisation einzelne Abteilungen, die bestimmte Funktionen erfüllen und die den unterschiedlichen Unternehmensbereichen, wie in Abbildung 9.3 dargestellt, zugeordnet sind. So könnte es beispielsweise drei unterschiedliche Informationsdienste geben, die der Vertriebsabteilung, der Produktion oder der Verwaltung zugeordnet sind. Jede Funktionsabteilung würde nur solche Aufträge annehmen, die aus dem Unternehmensbereich kommen, dem sie zugeordnet sind.

Abbildung 9.3: Eine Funktionalorganisation zur Projektabwicklung Vorteile der

Vorteile der Funktionalorganisation
Eine Funktionalorganisation ist eine Fixgruppen-Struktur, weil die Fachabteilungen feste Bestandteile der Unternehmensorganisation sind. Diese Organisationsform bietet eine Reihe von Vorteilen, die allgemein für zentralisierte Strukturen gelten (siehe Abschnitt Zentralisierte Organisationsstrukturen). Hinzu kommen folgende Aspekte:
✓ Die Mitarbeiter in den Fachabteilungen haben ein besseres Verständnis von den Bereichen, denen sie zugeordnet sind. Da sich jede Fachabteilung nur mit den Anforderungen einer einzigen funktionalen Gruppe beschäftigen muss, kann man diese Abteilung mit Mitarbeitern besetzen, die in beiden Bereichen versiert sind, einerseits in dem Fachgebiet ihrer Abteilung und andererseits in dem Bereich, dem sie zugeordnet sind.
✓ Die Unternehmensbereiche müssen nicht um ihre Fachabteilungen wetteifern. Fine Fachabteilung kümmert sich lediglich um die Anfragen, die aus dem Bereich kommen, dem sie zugeordnet sind. Dadurch sind der Wettbewerb und die Spannungen geringer, als wenn unterschiedliche Gruppen um knappe Ressourcen buhlen müssen.

Nachteile der Funktionalorganisation
Die Funktionalorganisation bringt allerdings auch einige Nachteile mit sich:
✓ Mitglieder der Fachabteilungen haben größere Probleme, für ihr Projekt die gewünschte Unterstützung von anderen Fachabteilungen zu bekommen, die das Projekt unterstützen sollen oder davon betroffen sind. Jede Funktionalgruppe kann ein Projekt initiieren, ohne sich mit anderen Funktionalgruppen abzustimmen. Das führt dazu, dass die Mitarbeiter der anderen Bereiche ein solches Projekt nur zögerlich unterstützen, weil es ihre eigenen Bedürfnisse nicht optimal deckt. Möglicherweise sind sie auch deshalb wenig motiviert, weil das Projekt mit anderen Projekten aus ihrer eigenen Funktionalgruppe um die knappen Ressourcen konkurriert.

✓ Es ist schwieriger, größere Investitionen in Anlagen zu tätigen, die für die technische Arbeit einer Fachabteilung notwendig sind. Stellen Sie sich vor. sowohl die Vertriebsabteilung als auch die Produktion hätten ihre eigene Druckerei. Nehmen wir weiterhin an, beide Bereiche wollen einen neuen Drucker mit Sortiereinheit anschäften, der ca. 100.000 Euro kostet. Beide Bereiche haben 75.000 Euro in ihrem Budget, die sie für eine solche Maschine ausgeben könnten, und jede der beiden Abteilungen schätzt, dass sie die Maschine zu 60 Prozent auslasten würde. Keine der beiden Abteilungen kann die Maschine voll auslasten und keine hat genügend Mittel zur Verfügung, sie alleine zu erwerben. Beide Bereiche gemeinsam hätten sowohl genügend finanzielle Mittel zur Verfügung als auch eine ausreichend große Auslastung, um die Maschine zu kaufen.
✓ Es besteht die Gefahr, dass es zu Überschneidungen zwischen den Projekten desselben Unternehmensbereichs kommt, die von den unterschiedlichen Fachabteilungen durchgeführt werden. Da die Teams in den Fachabteilungen in unterschiedlichen Teilen des Unternehmens ansässig sind, gibt es keine Vorschrift, die besagt, dass die Teams sich gegenseitig darüber informieren müssen, was sie gerade tun. oder wann sie Anfragen bekommen, die zu Überschneidungen führen würden. Es kann sogar passieren, dass eine Gruppe ein ähnliches Projekt wie eine andere Abteilung übernimmt, nur um die fachliche und organisatorische Kontrolle zu behalten. Das führt häufig zu doppelter Arbeit und unnötiger Vergeudung von Ressourcen.