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Kommunizieren Sie Ihre Vision
Nicht, was sie als Leiter der Gruppe tun ist wichtiger – und in einigen Situationen schwieriger – als der Gruppe eine Art Vision zu vermitteln. Dabei sollten Sie sehr vorsichtig vorgehen. Nicht jedes Unternehmensziel ist mit einem höheren Zweck ausgestattet, und darin besteht die Schwierigkeit der Aufgabe. Die strategischen Zusammenhänge müssen Sie sehr deutlich formulieren. Wenn Ihr Team beispielsweise ein neues Paket von Sozialleistungen entwerfen soll, dann müssen Sie erklären in welcher Weise Sozialleistungen die Zufriedenheit der Arbeitnehmer beeinflussen und deshalb auch die Fluktuation eindämmen.
Malen Sie ein Bild
Auch wenn die Gruppe nur einige Monate lang Zusammenarbeiten soll, sollten Sie eine Charta entwickeln. Dieses Dokument artikuliert die Mission des Teams und legt die Grundregeln fest, nach denen die Zusammenarbeit vonstattengehen soll. Von diesen Grundregeln sollten Sie schon eine allgemeine Vorstellung haben, doch das Endprodukt sollte die Beiträge der Gruppe beinhalten und von allen Mitgliedern der Gruppe abgesegnet sein. Wenn das Dokument fertig ist, legen Sie es der Geschäftsleitung vor. Wenn es, aus irgendeinem Grund, bestimmte Aspekte der Charta gibt, denen die Geschäftsleitung nicht zustimmen kann, sehen Sie diese Passagen mit Ihrem Team noch einmal durch und versuchen Sie einen Kompromiss zu erzielen, dem jeder zustimmen kann.
Motivieren Sie Ihr Team
Unabhängig davon, welche teambildenden Aktivitäten Sie am Anfang des Projekts anberaumt haben: Die zwischenmenschliche Dynamik Ihres Teams – wie alle Zusammenarbeiten – sollte ständig von Ihnen beobachtet werden. Die Zeit und den Aufwand, den Sie diesem besonderen Aspekt des Projekts zumessen, ist natürlich davon abhängig, wie gut die Gruppe schon zusammenarbeitet. Vergessen Sie jedoch nicht, dass die Qualitäten, die einem effektiven Teamwork zugrunde liegen, sich nicht selbst erhalten können. Man muss sie ständig nähren und stärken.
Denken Sie einmal über die folgenden Vorschläge nach:
✓ Nutzen Sie jede Gelegenheit, um zusammen zu feiern. Immer, wenn es einen Grund zum Feiern gibt (Geburtstage, eine Zwischenziel ist erreicht und so weiter), dann tun Sie es – selbst wenn es nur ein Stück Kuchen zum Nachmittagskaffee ist.
✓ Betonen Sie das Positive. Auch wenn die Dinge sich nicht ganz so reibungslos entwickeln, wie Sie es gern hätten – tun Sie. was Sie können, um die Stimmung gut und positiv zu halten. Versuchen sie, die Team-Konferenzen immer mit einer Zusammenfassung dessen, was schon erreicht wurde, und was gut läuft, zu eröffnen. Erst dann kommen Sie auf Ihre Sorgenkinder zu sprechen.
✓ Bestärken Sie immer wieder die Mission. Es kann vorkommen, dass Teammitglieder sich in Diskussionen so sehr in Einzelheiten verlieren, dass die großen Zusammenhänge nicht mehr deutlich werden und die Begeisterung schwindet. Dann müssen Sie neue Wege finden, um jeden daran zu erinnern, wie die anliegende Aufgabe zum Endziel der Gruppe beiträgt.
Zusammenarbeit aus der Ferne
Der Fortschritt in der Kommunikationstechnologie macht es nicht unbedingt erforderlich, dass alle Mitglieder des Teams zur gleichen Zeit arbeiten, an das gleiche Büro berichteten oder in der gleichen Region wohnen, um produktive Mitglieder des Teams zu sein. Konsequenterweise wird ein Teil der Kommunikation unter den Mitgliedern des Teams über E-Mails, über Tele-Konferenzen oder Video-Konferenzen stattfinden. Ihr Job ist wahrscheinlich leichter, wenn Sie die Gelegenheit haben, mit den Mitgliedern Ihres Teams direkt zu sprechen und damit ein starkes Gemeinschaftsgefühl zu entwickeln. Es wird schwieriger, ohne persönliche Kommunikation auszukommen. Vielleicht können jedoch die folgenden Vorschläge helfen:
✓ Regelmäßige Meetings: Wenn es einzurichten ist, sollten Sie versuchen, mindestens einmal im Monat eine Konferenz zu veranstalten, an der jeder teilnimmt, unabhängig davon, wie die Arbeitsbedingungen festgelegt wurden.
✓ Kommunikationsprotokolle: Weisen Sie jedes Mitglied der Gruppe auf die Bedeutung der Kommunikation hin und darauf, dass die Informationen regelmäßig allen Teilnehmern zur Verfügung stehen müssen. Dokumentieren Sie Ihre Tagesordnung und machen Sie Notizen zum Meeting, die Sie allen Mitgliedern zur Verfügung stellen. Nutzen Sie Tele-Konferenzen und E-Mails regelmäßig, um die monatlichen Konferenzen zu ergänzen und stellen Sie immer wichtige Updates zur Verfügung.
✓ E-Mail Etikette: Jedes Ihrer Teammitglieder muss die Bedeutung überlegter und taktvoller E-Mails kennen und sich an diese Etikette halten.
✓ Hilfreiche Software: Wenn das Projekt es verlangt, dann sollten Sie möglicherweise auch Software-Pakete wie Microsoft Project prüfen, die ausdrücklich für solche Zwecke programmiert wurden.
Alle machen mit
Wenn Sie ein ganz normales Team führen, dann haben Sie es mit vielen verschiedenen Per-sönlichkeiten, Temperamenten und Arbeitsstilen zu tun. Ohne besonders aufdringlich zu wirken, sollten Sie dafür sorgen, dass keiner in irgendeiner Weise die Beiträge eines anderen mindert. Eine ständige Herausforderung für Teamleiter ist, dass die Spitzenleute gern mehr Verantwortung übernehmen als andere. Das ist nicht notwendigerweise schlecht, wenn die anderen ihre Beteiligung nicht eingeschränkt sehen. Im Rahmen der Teamkonferenzen sollten Sie darauf achten, wer am meisten spricht. Und ohne die Begeisterung oder das Engagement der meisten Mitglieder zu unterdrücken, sollten Sie Maßnahmen ergreifen, damit jeder seine Ideen und Kommentare einbringen kann.
Vermeiden Sie Mikromanagement
Unter bestimmten Umständen ist Mikromanagement eine gute Sache, doch möchte ich Ihnen unbedingt davon abraten, wenn Sie einer Arbeitsgruppe vorstehen. Selbst wenn die Mitglieder Ihres Teams unter Druck stehen oder schwer mit einer Aufgabe oder einem Thema zu kämpfen haben, bieten Sie Hilfe an, widerstehen aber der Versuchung, einzuspringen und den Job selbst zu erledigen. Individuelle Probleme, die entstehen, sollten immer als Problem des Teams gesehen werden, und so weit wie möglich, sollten sie auch durch das Team gelöst werden.
