Erfolgreiches Projektmanagement in einer Matrixorganisation – hilfreiche Information

Wenn Sie in einer Matrixorganisation überleben wollen, müssen Sie die verschiedenen Teilnehmer, die in Ihrem Projekt eine Rolle spielen, ausrichten und koordinieren und dafür sorgen, dass die Kräfte, die aus unterschiedlichen Richtungen an Ihren Teammitgliedern ziehen, minimiert werden. In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie von Ihren Teammitgliedern optimale Leistung und von den Funktionalmanagern und der obersten Unternehmensleitung die rechtzeitige und effektive Unterstützung bekommen. Wenn Sie folgende Ratschläge beherzigen, navigieren Sie Ihr Schiff erfolgreich durch die Matrixorganisation:

✓ Ein Zusammengehörigkeitsgefühl erzeugen und aufrechterhalten. Bringen Sie Ihre Teammitglieder dazu, mit anderen zu kooperieren, ein gemeinsames Ziel zu erreichen, das Ihr Team dazu motiviert, Probleme, die unterwegs auftauchen könnten, zu überwinden.
• Die Teamvision verdeutlichen und konkrete Arbeitsbeziehungen festlegen. Sobald Sie Ihr Team zusammengestellt haben, entwickeln Sie mit den Teammitgliedern eine klare Vorstellung von der Mission Ihres Projekts, die die Beteiligten verstehen und unterstützen. Geben Sie den Teammitgliedern die Möglichkeit, sich mit den Arbeitsweisen jedes Einzelnen vertraut zu machen.
• Teamstrukturen festlegen. Ermutigen Sie Ihr Team dazu, gemeinsame Arbeitsabläufe festzulegen und nicht die in ihrem jeweiligen Funktionsbereich üblichen Methoden durchzusetzen.

• Legen Sie die unterschiedlichen Verantwortlichkeiten innerhalb des Teams fest. Teammitglieder müssen bei Entscheidungsprozessen ihre Funktionsbereiche vertreten. Klären Sie, wer wem untersteht und wer die Verantwortung für die Bereiche hat, die nicht im Verantwortungsbereich des Projektteams liegen.
• Achten Sie darauf, wie Ihr Team funktioniert, und integrieren Sie sich in das Team. Helfen Sie den einzelnen Mitgliedern, angenehme, produktive Beziehungen aufzubauen. Fördern Sie diese Beziehungen während der gesamten Projektdauer.
• Achten Sie darauf, dass eine Person die Rolle des Projektmanagers übertragen bekommt – und die übergeordnete Koordinationsverantwortlichkeit hat. Der Projektmanager motiviert alle Teammitglieder dazu, das übergeordnete Ziel vor Augen zu behalten und ihre Aufmerksamkeit auf mögliche Schnittstellen zwischen der Arbeit unterschiedlicher Teammitglieder zu richten.

✓ Die Unterstützung aller Teammitglieder sichern. In einer Matrixorganisation sind die Mitglieder eines Teams sich meistens nicht gegenseitig unterstellt. Der einzige Grund, warum sie ihre Arbeit machen, ist der, dass sie sie von jemandem übertragen bekommen haben, von dem sie entweder glauben, dass er dazu das Recht (und die Macht) hat, oder weil sie sich persönlich dazu entschlossen haben, diese Arbeit zu erledigen. Motivieren Sie Ihre Teammitglieder von Anfang an und auch während der Durchführungsphase, damit sie sich für die Ziele Ihres Projekts einsetzen.
✓ Weitere Unterstützung aus Ihrem Unternehmen heranholen.
• Einen Champion ins Boot holen. Da Sie den Personen, die über Ihren Erfolg oder Misserfolg entscheiden, nicht übergeordnet sind, suchen Sie sich so schnell wie möglich einen Verbündeten, der Macht hat – oder der zumindest auf gleicher Ebene steht. Dieser Projekt-Champion kann Ihnen helfen, zeitliche oder zwischenmenschliche Konflikte zwischen Teammitgliedern zu lösen und die Sichtbarkeit Ihres Projekts im Unternehmen zu verbessern. (In Artikel 3 erfahren Sie mehr zum Thema Projekt-Champion und wie Sie einen für Ihr Projekt finden.)

• Bitten Sie bei den Funktionalmanagern Ihrer Teammitglieder um Unterstützung. Wenn Sie sich bei einem Funktionalmanager dafür bedanken, dass er seine Mitarbeiter unterstützt und ihnen die Möglichkeit gibt, ihre Projektaufgaben wahrzunehmen, wird er Sie bei zukünftigen Projekten sicher wieder unterstützen.
✓ Das Verfahren für häufig auftretende Probleme festlegen.
• Ihre Pläne müssen ausreichend detailliert sein. Erarbeiten Sie mit den Teammitgliedern detailliert, welche Arbeiten erledigt werden müssen und wie die Rollen und Verantwortlichkeiten bei den einzelnen Aufgaben verteilt sind, damit sich jeder darauf einstellen kann, wie viel Zeit er für das Projekt aufwenden muss.

• Lösen Sie Konflikte sofort. In Matrixorganisationen tauchen besonders viele Konflikte auf. Das liegt an den unterschiedlichen Verantwortlichkeiten, den unterschiedlichen Arbeitsmethoden und der fehlenden Erfahrung in der Zusammenarbeit der Teammitglieder. Ermuntern Sie ihre Teammitglieder dazu, Konflikte zu benennen und zu lösen, sobald sie auftauchen. Entwickeln Sie Verfahren, um Konflikte möglichst schnell zulosen, bevor sie außer Kontrolle geraten.
• Fördern Sie eine offene Kommunikation zwischen den Teammitgliedern, insbesondere bei auftauchenden Problemen und Frustrationen. Je eher Sie von Problemen erfahren, desto mehr Zeit haben Sie, sie zu lösen. Und je wohler sich Teammitglieder in Ihrem Projekt fühlen, desto mehr Zeit möchten sie in Ihrem Projekt verbringen. Setzen Sie ein Komitee auf oberer Führungsebene ein, das den Projektfortschritt überwacht und auftauchende Konflikte lösen hilft. Projekt- und Funktionalmanager sind damit beschäftigt, ihre jeweiligen Aufgaben zu erfüllen. Leider führen diese vielfältigen Aufgaben häufig zu Konflikten bezüglich der Verteilung der Arbeitszeit und des Engagements. Ein so genanntes Überwachungskomitee achtet darauf, dass die Folgen für das gesamte Unternehmen berücksichtigt werden, wenn darüber entschieden wird, wie solche Konflikte gelöst werden.