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Es gibt, wie immer im Leben, eine richtige und eine falsche Art. ein Budget zu erstellen. Falsch ist es, einfach eine Fotokopie eines alten Budgets zu machen, die Jahreszahlen zu ändern und dies dann als das neue vorzulegen. Richtig ist vielmehr, aus möglichst vielen Quellen Informationen zu sammeln, diese dann auszuwerten und mit den Zahlen anderer Jahre zu vergleichen. Danach setzen Sie Ihren gesunden Menschenverstand ein und versuchen einzuschätzen, was die Zukunft bringen mag. Ein Budget ist nicht mehr als eine Vorhersage, ein Blick in die Zukunft, der nie besser sein kann als die Daten, die zur Erstellung verwendet worden sind.
Wie können Sie also ein vernünftiges Budget zusammenstellen? Woher bekommen Sie die notwendigen Informationen? Mit wem sollten Sie sich unterhalten? Die Möglichkeiten er-scheinen unendlich. Erfahrene Budgetmeister wissen, dass der Budgetierungsvorgang relativ einfach wird, wenn man einmal verstanden hat. was in einem Unternehmen Kosten verursacht und woher diese genau kommen. Hier ein Anruf, dort einige Zahlen zusammenkratzen, dreimal schütteln und fertig ist das neue Budget! Nun ja, vielleicht gibt es noch etwas mehr an einem Budget zu tun. Wir nennen Ihnen nachfolgend noch einmal die grundlegendsten Schritte zur Erstellung eines guten Budgets:
• Lesen Sie die Budgetierungsunterlagen und -erläuterungen sorgfältig durch: Es ist immer eine gute Idee, die zu einem Budget ausgehändigten Unterlagen richtig zu lesen. Es mag sein, dass in Ihrem Unternehmen bestimmte Dinge schon seit Jahren auf ein und dieselbe Weise erledigt werden, einmal kann man sieh jedoch entscheiden, etwas zu ändern. Es wäre schade, wenn Sie das verpassen würden.
Peter hat unlängst wesentlich mehr Zeit, als er zugeben möchte, damit verbracht. Vorbereitungen für das vom Unternehmen alljährlich erstelltes Budget zur Haft-pflicht zu treffen. Das hat er routinemäßig schon seit Jahren gemacht. Als er damit fast fertig war. las er die Unterlagen noch einmal durch und fand heraus, dass die von ihm erledigte Arbeit schon längst nicht mehr notwendig war. Kleiner Fehler in der Regie!!
• Treffen Sie sich mit den Mitarbeitern: Am Anfang eines Budgets stehen die Besprechungen mit Ihren Mitarbeitern. Es gibt Fälle, in denen Sie besondere Angaben brauchen, damit Sie Ihr Budget überhaupt erstellen können. Sie müssen, etwa zur Budgetierung der Reisekosten, wissen, wie viel Geschäftsreisen bereits geplant bzw. vereinbart worden sind. An anderer Stelle kann ein Mitarbeiter einfach nur eine gute Idee haben. Ein dritter Mitarbeiter könnte Sie bitten, eine Gehaltserhöhung im Bereich Personalkosten vorzusehen. Vielleicht bekommen Sie den Hinweis, dass die Telefonanlage so marode ist, dass sie nicht länger den Anforderungen eines guten Kundendienstes genügt. Wäre nicht schlecht, wenn Sie dort eine neue einplanen würden. Was es auch immer sein mag, Ihre Mitarbeiter geben Ihnen äußerst wertvolle Informationen für das Budget.
• Sammeln Sie Daten: Besorgen Sie sich Kopien alter Budgets und vergleichen Sie diese mit den Zahlen des laufenden Jahres. Wurden die alten Budgets überzogen oder war noch etwas übrig geblieben? Trifft eines von beiden zu, um wie viel? Falls Sie keine historischen Daten zur Verfügung haben, sollten Sie versuchen, anderswo an die notwendigen Informationen zu gelangen. Wie viel Umsatz möchten Sie im nächsten Jahr erzielen und welche Kosten sind damit verbunden? Brauchen Sie vielleicht neues Personal, neue Gebäude oder Maschinen für diese Arbeit? Bedenken Sie nicht nur die Möglichkeit eines immensen Umsatzzuwachses, sondern auch die eines Markteinbruches und die Auswirkungen, die etwas Derartiges auf Ihr Budget haben würde.
• Setzen Sie Ihr Beurteilungsvermögen ein: Nüchterne Daten und eiskalte Tatsachen sind äußerst wichtig für die Erstellung eines Budgets. Nur sie geben Ihnen ungefärbte, emotionslose Informationen. Diese Daten und Tatsachen sind aber nicht das Ende vom Lied, bei weitem nicht! Die Erstellung eines Budgets ist teilweise eine Wissenschaft, zum anderen Teil aber auch eine Kunst. Es ist Ihre Aufgabe als Manager, die Daten und Fakten in Zusammenhang mit den Zukunftsprognosen zu bringen und aufgrund Ihres eigenen Beurteilungsvermögens ein Budget abzugeben.
Peters Instandhaltungsbudget umfasst .jedes Jahr mehr Posten, als er normalerweise absehen kann. Er macht dies, weil er weiß, dass es immer irgendetwas Unvorhersehbares gibt – und dann will er das nötige Geld verfügbar haben. Sollte der große Häuptling plötzlich entscheiden. 20 neue Büros einzurichten oder das ganze Gebäude pink anstreichen zu lassen, hat Peter Geld dafür verfügbar. Solange Sie in Ihren Aufgaben noch neu sind, haben Sie die natürliche Tendenz, sich stärker auf die Daten zu verlassen. Im Laufe der Jahre aber, wenn Sie mehr Erfahrung mit Budgets haben werden, kommt Ihr persönliches Beurteilungsvermögen immer mehr zum Tragen.
• Spielen Sie mit den Zahlen: Je nachdem, ob die Verwaltung Ihre erarbeiteten Zahlen in einem Budget verarbeitet oder ob Sie das Budget selbst zusammenstellen, sollten Sie noch etwas mit den Zahlen spielen. Erstellen Sie einen Rohentwurf Ihres Budgets, und schauen Sie, welche Informationen und Daten Ihnen noch fehlen. Es ist nicht schlimm, wenn in dieser Phase noch einiges unvollständig oder nicht ganz korrekt ist. dafür ist es auch ein Entwurf.
• Überprüfen Sie die Ergebnisse und erstellen Sie notfalls das Budget noch einmal:
Oberprüfen Sie Ihr Entwurfsbudget und schauen Sie nach, oh alle Zahlen noch sinnvoll erscheinen. Vermissen Sie irgendwelche erwarteten Einnahmen oder Kosten? Sind die Zahlen realistisch? Erscheinen die Zahlen in Hinblick auf die Vergangenheit auch logisch? Sind sie vielleicht zu hoch oder zu niedrig? Können Sie die Zahlen auch gegenüber dem höheren Management bei einer Präsentation vertreten? Jetzt kommt das Schönste an einem Budget. Wenn Sie es beendet haben, dürfen Sie mit den Zahlen jonglieren. Probieren Sie einige Gedankenspielchen aus. was wäre wenn … ? Sind Sie zufrieden mit den Ergebnissen, unterschreiben Sie Ihr Budget und geben es ab. Herzlichen Glückwunsch, Sie haben es geschafft!
Die Effektivität Ihres Budgets hängt im Wesentlichen von zwei Faktoren ab: erstens von der Qualität der Daten und Informationen, die Sie zur Erstellung verarbeitet haben, und zweitens von Ihrer Einschätzung. Während die Einschätzung mit der Erfahrung kommt, hängt die Qualität der benutzten Daten und Informationen davon ab, woher Sie diese beziehen. Es gibt drei mögliche Vorgehensweisen, um Daten für ein Budget zu sammeln:
• Sie können sie aus dem Nichts aufbauen: Wenn keine alten Daten vorliegen, wenn Sie ein neues Budget beginnen wollen, oder wenn Sie einfach einmal einen frischen Wind durch die Budgets wehen lassen möchten, können Sie sich dafür entscheiden, die Budgets völlig auf aktuellen Einschätzungen basieren zu lassen. Diese Methode ist bekannt als die Absoluter-Nullpunkt- Methode oder auch neudeutsch als zero-based Budget. Sie bauen Ihr Budget vom absoluten Nullpunkt an auf und schätzen selbst die benötigten Mitarbeiter-, Gebäude-, Reise-, Werbungs- und weitere anfallende Kosten für das bevorstehende Jahr ah. Dann kauen Sie noch einmal auf jedem Bedarf herum und Ihr Budget ist fertig. Es dürfte Sie wohl nicht allzu sehr überraschen. wenn Sie bemerken, dass die Ergebnisse des Budgets nicht so ganz den Tatsachen entsprechen werden.
• Sie setzen historische Daten ein: Eine der einfachsten Methoden, neue Budgets zu entwickeln, ist der Einsatz historischer Daten. Am besten eignen sich hierzu die korrigierten Daten Ihres aktuellen Budgets. Zwar ist die Vergangenheit nicht immer ein Indikator für die Zukunft, besonders dann, wenn sich ein Unternehmen signifikant ändert, dennoch kann der Einsatz dieser Daten in einem stabilen Unternehmen wertvoll sein.
• Benutzen Sie eine Kombination beider Methoden: Viele Manager setzen eine Kombination beider Methoden ein. Sie bestimmen aufgrund ihrer Erfahrung, welche Daten und Informationen sie in ihr Budget einfließen lassen wollen. Zu diesem Zweck sollten Sie Daten sammeln und diese mit den aktuellen Zahlen und den besten Schätzungen der zu erwartenden Kosten vergleichen. Dann können Sie die Zahlen nach oben oder unten korrigieren, abhängig davon. wie gut oder schlecht Sie die Lage einschätzen.
