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Häufige Fehler vermeiden und die Sitzungen optimal vorbereiten – effektives Projektmanagement

Vermeiden Sie häufige Fehler
Nutzen
Damit Ihre Projekte nicht scheitern.
Das sollte Ihnen nicht passieren:
■ Projektziele sind nicht klar definiert bzw. werden nicht klar kommuniziert.
■ Projektziele ändern sich andauernd.
■ Die Führung steht nicht hinter den Projektzielen.
■ Der zu erwartende Nutzen übersteigt die Kosten des Projektes.
■ Die Erwartungen wurden nicht ausgesprochen.
■ Das Projekt ist nicht richtig strukturiert.
■ Arbeitspakete werden nicht unterschieden, entsprechend beschrieben und mit konkreten Aufgaben, Ressourcen und Terminen unterfüttert.
■ Die Kompetenzen wurden nicht eindeutig kommuniziert.
■ Die Projektorganisation ist unvorteilhaft.
■ Im Projekt arbeiten zu wenige Mitarbeiter mit.
■ Die Mitarbeiter sind hinsichtlich ihrer Qualifikation überfordert.
■ Die Mitarbeiter werden für das Projekt nicht freigestellt.
■ Die finanziellen Ressourcen reichen nicht aus.
■ Ein Projektleiter wurde nicht bestimmt.
■ Termine werden nicht eingehalten/kontrolliert.
■ Budgets werden nicht eingehalten/kontrolliert.
■ Die Budgets liegen zwar noch im vereinbarten Rahmen, aber mit dem Budget wurde die geplante Leistung nicht erbracht.

■ Der Projektleiter ist nur halb bei der Sache, das Projekt ist ihm nicht wirklich ein Anliegen.
■ Der Projektleiter erfüllt seine Aufgabe nicht.
■ Das Projekt wird nicht zeitnah geplant und gesteuert.
■ Der Projektleiter schafft es nicht, die anderen Teilnehmer zu motivieren.
■ Verhandlungen werden nur halbherzig geführt.
■ Die Risiken des Projektes werden nicht genügend in Betracht gezogen.
■ Auftretende Probleme werden nicht direkt thematisiert.
■ Wichtige Probleme werden nicht gelöst.
■ Interessenkonflikte (z.B. zwischen Bereichen, Kollegen etc.) werden nicht angesprochen und nicht gelöst.
■ Ein Notfallplan besteht nicht.
■ Innerhalb des Projekts wird nicht ausreichend informiert und kommuniziert.
■ Es werden keine Beschlüsse gefasst.
■ Die Projektmitarbeiter haben Angst vor Veränderung und Neuem.

Das bringt Sie weiter
■ Denken Sie einfach ganz logisch und praktisch. Oftmals hilft es, die Komplexität gedanklich zu reduzieren und auf die persönliche Erfahrung zu setzen.
■ Betrachten Sie Ihr Projekt von außen und überlegen Sie, was Sie als Außenstehender über Ihr Projekt sagen und wie Sie vorgehen würden.

Checkliste: Sitzungen optimal vorbereiten
Nutzen
So gelingt jede Sitzung.

Gehen Sie strukturiert vor:
■ Ort und Zeit (Anfang, geplantes Ende) festlegen,
■ Raum klären und reservieren,
■ Tagesordnungspunkte (TOP) aufschreiben,
■ Zeitbedarf für die einzelnen TOPs klären,
■ Teilnehmerliste erstellen,
■ Teilnehmer einladen,
■ ggf. Sicherheitsfragen klären,
■ klären, welche Kosten anfallen,
■ abstimmen, wer die Kosten trägt,
■ Sitzordnung erstellen,
■ Namensschilder schreiben,
■ Parkmöglichkeiten klären und kommunizieren,
■ festlegen, welche Technik benötigt wird (Laptop, Beamer, Overhead, Pinnwand, Stifte, Flipchart), und Technik reservieren,
■ Pausenorganisation,
■ Pausengetränke und Verpflegung bestellen,
■ Rahmenprogramm klären,
■ notwendiges Briefing von Referenten und Teilnehmern vornehmen,
■ Einladung und Tagesordnung abstimmen und schreiben,
■ die zu versendenden Unterlagen und Tischvorlagen zusammenstellen,
■ Anreisebeschreibungen erstellen,
■ Unterlagen versenden,
■ Diskussionsleitung bestimmen und darüber informieren,
■ Protokollführung bestimmen und darüber informieren,
■ klären, welche problematischen Situationen eintreten können,
■ festlegen, wie mit den problematischen Situationen umgegangen werden soll,
■ Ergebnisprotokoll erstellen,
■ Versenden Sie das Protokoll so schnell als möglich an die Teilnehmer (spätestens nach zehn Tagen).

Beispiel

TOP Beschluss/Maß­nahme/To Do  Verantwortlich?      Termin

Das bringt Sie weiter
Bieten Sie freiwillig an, das Protokoll zu übernehmen. So lernen Sie, das Protokollschreiben zu perfektionieren und nehmen inhaltlich viel mehr aus der Sitzung mit.