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Die Kommunikation ist entscheidend
Keine Beziehung kann ohne gute Kommunikation funktionieren. Die Beziehung zu Ihrem Vorgesetzten macht hier keine Ausnahme. Regelmäßig angesetzte Mitarbeiterbesprechungen sind natürlich eine große Hilfe. Doch ebenso wichtig wie die Häufigkeit der Besprechungen ist deren Qualität – die Möglichkeit miteinander anstatt übereinander zu sprechen. Im Folgenden finden Sie eine Liste der am häufigsten vorkommenden Hürden für eine gute Kommunikation im Verhältnis zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter. Außerdem noch einige Vorschläge, wie diese Hürden überwunden werden können:
✓ Unterschiedliche Ansichten: Es gibt grundsätzliche Missverständnisse bezüglich der Rollen, des Verantwortungsbereichs und der Prioritäten.
Rezept: Besorgen Sie sich eine Kopie Ihrer Arbeitsplatzbeschreibung und bitten Ihren Vorgesetzten um eine Unterredung, im Rahmen derer die Arbeitsplatzbeschreibung aktualisiert werden kann. Verzichten Sie jedoch darauf, jede kleine Aufgabe zu definieren. Vergessen Sie nicht, dass es Ihre vordringlichste Aufgabe ist, dem Unternehmen zum Erfolg zu verhelfen.
✓ Sie sehen sich nicht oft: Es ist für beide Seiten sehr schwierig, in Kontakt zu bleiben, wenn Sie nicht beide am selben Standort arbeiten.
Rezept: Versuchen Sie ein Kommunikationssystem einzurichten: Täglicher Kontakt per E-Mail, Telefon- oder Videokonferenzen. Nehmen Sie sich vor, regelmäßig miteinander Kontakte zu pflegen.
✓ Persönliche Differenzen: Kleine Angewohnheiten und Überempfindlichkeiten verhindern, dass Sie sich in der Anwesenheit des jeweilig anderen nicht besonders wohl fühlen.
Rezept: Sie müssen Ihren Chef nicht unbedingt lieben. Konzentrieren Sie sich auf Ihre jeweilige Aufgabe.
✓ Unterschiedliche Arbeitsauffassungen: Sie und Ihr Chef sind in Ihrer Art völlig gegensätzlich. Während Ihr Chef beispielsweise sehr extravertiert ist, neigen Sie eher zu schweigsamer Zurückhaltung. Rezept: Passen Sie sich, soweit es Ihnen möglich ist, der Art Ihres Chefs an, besonders dann, wenn es sehr hektisch wird. Keiner von Ihnen muss sich völlig umstellen, solange Sie berücksichtigen, dass man dasselbe Ziel auf unterschiedlichen Wegen erreichen kann.
✓ Chaotische Zustände am Arbeitsplatz: Von außen her wirkende Umstände am Arbeitsplatz mindern die Möglichkeiten, einander zu helfen informiert zu sein oder neue Ideen auszutauschen.
Rezept: Wichtig ist, regelmäßige Besprechungstermine einzurichten, damit die Kommunikation fruchtbar sein kann. Vielleicht sollten Sie sich zu einer wöchentlichen Miarbeiterbesprechung im Konferenzraum oder an einem Ort außerhalb der Firma treffen, wo Störungen nicht möglich sind.
Betrachten Sie diese Hürden genauer, dann könnten Sie durchaus einige Zeit benötigen, um zu entscheiden, wie die Kommunikation am Arbeitsplatz am besten geregelt werden kann. Viel wird davon abhängen, worauf Ihr Chef großen Wert legt. Einige Manager ziehen persönliche Gespräche vor, während andere lieber per E-Mail oder Aktennotiz kommunizieren. Einige Vorgesetzte wollen alles bis ins letzte Detail genau wissen, andere legen nur auf die Fakten wert. Finden Sie heraus, welche Art der Kommunikation Ihr Chef bevorzugt und passen Sie Ihren Kommunikationsstil entsprechend an.
Passen Sie Ihre Arbeitsweise an
Die Art und Weise, wie Sie Ihre Arbeit erledigen, stimmt möglicherweise nicht mit der Arbeitsweise Ihres Chefs überein. Doch solange Sie beide nicht in Extreme verfallen (Sie arbeiten am besten nachts um 3.00 Uhr und mögen laute Musik im Hintergrund, er hingegen hat seine beste Form nachmittags um 15.00 Uhr und bevorzugt völlige Ruhe), sollten Sie doch Gemeinsamkeiten finden.
Denken Sie daran – und das ist ein Punkt, den ich gar nicht genug betonen kann -, dass Sie es sind, der sich anpassen muss. Haben Sie dann einen Monat lang für jemanden gearbeitet, dann sollten Sie den Arbeitsstil Ihres Chefs einigermaßen gut kennen. Außerdem sollten Sie in der Lage sein, sich seinem Arbeitsstil anzupassen, ohne dabei enorme Änderungen an Ihren Gewohnheiten vornehmen zu müssen. Hier einige Bereiche, über die Sie nachdenken sollten:
✓ Allgemeiner Arbeitsstil: Legt Ihr Chef besonderen Wert auf genau geplante Aktionen oder neigt er eher dazu spontan vorzugehen? (Wenn Sie das wissen, dann hilft Ihnen das besser zu verstehen, wie oft – und wann – Sie mit Ihrem Chef konferieren müssen.)
✓ Computer-Kenntnisse: Benutzt Ihr Chef einen Computer und auch die gleichen Anwendungen wie Sie? (Wenn Sie das wissen, dann können Sie vermuten, wie viel Zeit Sie aufwenden müssen, um sich um elektronische Kommunikation zu kümmern.)
✓ Arbeitsberichte: Wann (aus der Sicht Ihres Vorgesetzten) ist viel Information zu viel Information? (Wenn Sie das wissen, dann können Sie sich darauf einrichten, wie oft und wie genauer wissen will, was Sie getan haben.
✓ Es besteht für mich kein Zweifel daran, dass Sie. wenn Sie schon längere Zeit mit Ihrem Chef zusammengearbeitet haben, sich immer besser auf ihn einstellen können und damit Ihrem Chef die Arbeit erleichtern. Wichtig ist jedoch, dass Sie auch weiterhin gut aufpassen und falls erforderlich Ihren Arbeitsstil anpassen.
Über Besprechungen und Aussprachen
Gleich unten finden Sie sieben Möglichkeiten, um Unterredungen mit Ihrem Chef möglichst positiv zu gestalten:
✓ Machen Sie Ihre Hausaufgaben. Sehen Sie sich die Tagesordnung genau an und stellen Sie zu den einzelnen Punkten Recherchen an. Bringen Sie Dokumentationen oder Materialien mit, die relevant sein könnten.
✓ Machen Sie sich Notizen. Bringen Sie immer etwas in die Besprechung mit, um sich Notizen zu machen: einen elektronischen Organizer oder einen Notizblock und einen Stift.
✓ Suchen Sie Klarheit. Stellen Sie sicher, dass Sie nicht nur das verstehen, was Sie tun sollen, sondern auch den Grund für diese Aufgabe. (Das bedeutet natürlich nicht, dass Sie bei jeder Aufgabenstellung nachfragen müssen. Wenn Sie allerdings auch die Hintergründe kennen, dann sind Sie in der Lage, bessere Entscheidungen zu treffen.)
✓ Schenken Sie Ihrem Chef ungeteilte Aufmerksamkeit. Tun Sie alles, um das Gespräch mit Ihrem Chef möglichst störungsfrei zu halten. Bleiben Sie aufmerksam und konzentriert, völlig unabhängig davon, wie oft Ihr Chef Störungen zulässt.
✓ Spielen Sie nicht den Helden. Bitten Sie um Rat, wenn es um Prioritäten geht. Wenn Sie im Gespräch bemerken, dass Sie mehr Aufgaben übernehmen sollen, als Sie bearbeiten können, dann sollten Sie um Hilfe bitten.
✓ Verschaffen Sie sich Klarheit. Wenn Sie nach dem Meeting nicht ganz sicher sind, was Sie da übernommen haben, dann sollten Sie sich telefonisch noch einmal bei Ihrem Chef melden, um Klarheit zu erhalten. Sie können auch in einem E-Mail Ihre Aufgabe, so wie Sie sie verstanden haben, skizzieren. Bitten Sie um ein Feedback.
✓ Bleiben Sie positiv. Ganz gleich, unter welchem Druck Sie und Ihr Chef stehen, gehen Sie immer mit einer positiven Grundeinstellung in ein Meeting.
Stellen Sie sich auf die Persönlichkeit Ihres Chefs ein
Außer, dass Sie Ihren Vorgesetzten zu einer persönlich gehaltenen Präsentation einladen, die zeigt, wie man ein besserer Mensch wird (nicht gerade eine tolle Idee!), können Sie kaum etwas tun, um seine persönlichen Eigenschaften (die sich von Ihren Charakteristika unterscheiden) zu beeinflussen.
Wenn Sie sich jedoch ein wenig Mühe geben, können Sie in der Regel verhindern, dass sich diese Unterschiede auswachsen und Grund für Konflikte und Frustrationen werden. Hier einige Vorschläge, wie Sie dabei vorgehen können:
✓ Kritisieren Sie nicht ständig andere Menschen: Niemand ist perfekt – nicht einmal Sie.
✓ Gehen Sie nicht davon aus, dass es Ihre Lebensaufgabe ist, Ihren Chef zu ändern: Möglicherweise passen Ihnen seine Angewohnheiten nicht, dennoch müssen Sie mit ihm zusammenarbeiten.
✓ Beziehen Sie nicht alles auf sich: Gehen Sie nicht automatisch davon aus. dass Sie der Grund dafür sind, dass Ihr Chef grantig (Bayer. für missgestimmt oder schlecht aufgelegt) ist. Sein Verhalten ist meist nicht nur Ihnen gegen über so. Hat er seinen schlimmen Tag, dann ist er allen gegenüber grantig.
✓ Suchen Sie die Schwachstellen Ihres Chefs: Am besten für Sie ist es. wenn Sie alles vermeiden, was ihn irritieren könnte: Eigenschaften, Dinge, Verhaltensweisen und Ereignisse.
✓ Setzen Sie sich selbst Grenzen: Entscheiden Sie sich, wie Sie behandelt werden wollen und verhalten Sie sich Ihrem Chef gegenüber so, wie Sie selbst behandelt werden wollen. Außerdem sollten Sie Ihrem Vorgesetzten auch Fehlverhalten zugestehen, wenn Sie genau wissen, dass er sehr viel Stress hat.
