Unternehmensteuerung wichtige Tipps – Geld verteilen und Reaktion bei Krisen

Die Entwicklung eines jeden Unternehmens – auch eines kleinen – sollte stets im Blick behalten werden. Nachfinanzierungen sind äußerst unbeliebt bei Banken, und schon deshalb sollte sichergestellt werden, dass der Finanzierungsbedarf zu Anfang nicht höher wird als geplant. Im weiteren Verlauf geht es darum, genügend Gewinn zu erzielen. Die Excel-Tabellen des Steuerberaters sind gut und schön. Sie reichen aber auf gar keinen Fall aus, um ein Unternehmen zu steuern und eventuelle Probleme so früh wie möglich zu erkennen. Keine Sorge, die für die Steuerung notwendigen Maßnahmen schaffen Sie, selbst wenn Sie nicht Betriebswirtschaftslehre studiert haben.

Tipp – trennen Sie privates und geschäftliches Geld
Ein erster Schritt ist die Trennung von betrieblichen und privaten Geldern. Halten Sie Ihr Geschäftskonto stets im Blick und überweisen Sie sich selbst die Beträge für das Privatleben auf ein getrenntes Konto. Verwenden Sie niemals Ihr geschäftliches Konto für private Ausgaben und umgekehrt. Auch Bareinnahmen, die mit Ihrem Unternehmen zu tun haben, sollten Sie auf das Geschäftskonto einzahlen. Nur allzu schnell passiert es ansonsten, dass Sie mehr Geld ausgeben, als eigentlich zur Verfügung steht.

Niemand ist vor Krisen sicher
Vor einer Unternehmenskrise ist niemand sicher. Doch was genau bedeutet dieser Begriff eigentlich, und welche Folgen sind damit verbunden? Du folgende Übersicht zeigt: Eine Krise, die sich als Zahlungsunfähigkeit äußert, ist eine Unternehmenskrankheit im fortgeschrittenen Stadium, die eigentliche Krise beginnt meist deutlich früher. In der weiteren Entwicklung wird der Handlungsspielraum eines Unternehmens immer kleiner – bis gar nichts mehr geht. Die Stufen einer Unternehmenskrise sollte jede: Unternehmer kennen.

	Stufen einer Untermehmenskrise
Strategiekrise	Sie ist schwer zu fassen, denn es handelt sich um Veränderungen im Umfeld des Unternehmens oder im Unternehmen selbst, die erst deutlich später zu Einbrüchen beim Ertrag führen. Dahinter können sich beispielsweise Veränderungen im Markt oder am Standort verstecken. Eine mangelhafte Personalpolitik kann zur Abwanderung von erfahrenen Fachkräften führen und anderes. Der Anfang einer Krise wird zu diesem Zeitpunkt oft nicht erkannt. Das ist gefährlich für das Unternehmen, denn eine mittel- bis langfristige Reaktion ist notwendig, um das Fortschreiten der Entwicklung zu vermeiden. In der Strategiekrise ist das Unternehmen noch nicht finanziell gefährdet und kann viele Spielräume zur Bewältigung nutzen.
Ertragskrise	Wird die Strategiekrise nicht erkannt, folgt früher oder später die Ertragskrise. Nun zeigen sich Probleme mit sinkenden Gewinnen. Die Zahlungsfähigkeit des Unternehmens bleibt zu diesem Zeitpunkt noch bestehen. Genau diese Tatsache führt häutig dazu, dass viele Unternehmen noch immer nicht reagieren und denken: „Es wird schon besser werden.“ Aber tatsächlich sind die finanziellen Spielräume in der Ertragskrise schon eingeschränkt und damit auch die Möglichkeiten, Gegenmaßnahmen einzuleiten. Meist sind schnelle Reaktionen nötig, um den Abwärtstrend aufzuhalten. Es wird nun schon deutlich schwieriger, zu reagieren und das Ruder herumzureißen. Eine Optimierung oder Sanierung ist aber meist noch möglich.
Liquiditätskrise	Die Liquiditätskrise ist die schlimmste und letzte Stufe. In dieser Phase bekommt ein Unternehmen Zahlungsschwierigkeiten, die darin enden können, dass die Gläubiger Schlange stehen und die Insolvenz unabwendbar ist. Nicht selten häufen Unternehmer in dieser Phase noch einen großen Schuldenberg an – zu den bereits bestehenden Verbindlichkeiten. So verschärft sich die Situation immer weiter bis zum Aus. Wer erst einmal in der Liquiditätskrise ist, hat oft nur wenige Möglichkeiten, sich wieder zu befreien. Denn nun sind keine finanziellen Mittel mehr da, um Hilfe an Bord zu holen und entsprechende Maßnahmen einzuleiten.
(Angelehnt an Meyer	Conrad et al.: „Früherkennung und Überwindung von Unternehmenskrisen“, Studie, Zürich 2004)

Der Begriff der Krise impliziert, dass Ihr Unternehmen sich nicht so entwickelt, wie Sie es sich dachten. In anderen Fällen ist es hingegen so, dass das Geschäft sogar besser läuft als geplant. Nutzen Sie solche Phasen, um finanzielle Reserven für die Zahlung von Tilgungen und Zinsen zu bilden. Werden Sie nicht übermütig – es kann immer auch wieder zu Abwärtstrends kommen.

Sorgen Sie auf jeden Fall für ein Finanzpolster. Das bringt ein paar Zinsen ein, trägt zu Ihrer Beruhigung bei und schafft Spielräume für spätere Zeitpunkte. Ein Unternehmen, das über Rücklagen verfügt, kann magere Zeiten besser bewältigen und auch eine Durststrecke überstehen. Die so gewonnenen Mittel können Sie aber auch einsetzen, um die Erweiterungen Ihres Unternehmens zu finanzieren.

Ihr neuer Job: Steuermann
Sicher haben Sie es erkannt: Gerät Ihr Unternehmen in eine Krise, geht es darum, die letzte Stufe gar nicht erst zu erreichen. Wer schon frühzeitig erkennt, dass etwas schiefläuft, und sofort entsprechende Maßnahmen ergreift, handelt unternehmerisch klug. Selbst kleinere Probleme, die noch nicht als ernsthafte Krise bezeichnet werden können, sollten so früh wie möglich angegangen werden.

Bestimmt fragen Sie sich manchmal, warum die Banken oder andere Institutionen Gründer und Unternehmer überhaupt zwingen, einen Businessplan vorzulegen. Zum einen dient das Ihrer eigenen Sicherheit, zum anderen können Sie ihn als Instrument für die Unternehmenssteuerung einsetzen. Vielleicht hilft bei der Beantwortung auch die folgende Überlegung: Wenn ein Pilot losfliegt, beschäftigt er sich damit, wie das Flugzeug gestartet wird, welche Route er nehmen soll und welches Ziel er erreichen will. Genau das Gleiche macht der Steuermann eines Schiffs. Können Sie sich einen Steuermann vorstellen, der die Nachrichten des Wetterdienstes ignoriert, oder einen Piloten, der auf Schwierigkeiten mit dem Flugzeug nicht unmittelbar reagiert? Sie haben in Ihrem Businessplan Start, Weg und Ziel festgelegt. Bei Abweichungen oder Störungen von außen müssen Sie reagieren. Auch Sie müssen – wie ein Pilot oder Steuermann – während der gesamten Reise wichtige Entscheidungen treffen, damit es nicht zur Bruchlandung oder zum Untergang kommt. Die folgende Übersicht zeigt Ihnen, welche Aufgaben auf Sie warten.

Regelmäßige Wartung der Technik, um beispielsweise Fehlfunktionen frühzeitig festzustellen. Teile, die nicht mehr funktionieren oder veraltet sind, müssen ausgetauscht werden.	Regelmäßige kritische Überprüfung aller relevanten Faktoren im Unternehmen, um frühzeitig festzustellen, ob es Schwierigkeiten gibt. Der Businessplan kann als Leitfaden verwendet werden. Beratung von außen sorgt für einen unabhängigen Blick auf das Unternehmen. Die Checks dienen dazu, ernsthafte Umsatzeinbrüche zu vermeiden, und sollten zu jeder Zeit regelmäßig erfolgen. Dabei kann sich zum Beispiel ergeben, dass alte Maschinen oder Geräte durch neuere Modelle ersetzt werden müssen.
Plötzliche Änderungen der Flugroute oder der Flughöhe wegen einer Schlechtwetterfront.	Wenn sich Veränderungen am Markt abzeichnen, muss unter Umständen eine neue Route festgelegt werden. Dafür kommen zum Beispiel neue Produkte oder neue Vertriebswege infrage.
Der Pilot hat nur eine begrenzte Anzahl von Flugstunden zur Verfügung und wählt die für ihn effektivsten Strecken aus.	Eine regelmäßige Prüfung, welche Produkte rentabel sind und welche nicht, ist sinnvoll. Unrentable Produkte oder Dienstleistungen sollten aus dem Programm genommen, rentable Geschäftsfelder ausgebaut werden.
Elektronische Systeme im Flugzeug zeigen an, wenn technische Schwierigkeiten auftreten.	Kontrollsysteme im Unternehmen zeigen an, wenn wirtschaftliche Probleme für das Unternehmen entstehen. Die Einführung solcher Systeme kann mithilfe eines Coachings geschehen.
Der Wetterdienst liefert Daten über das Gebiet, durch das ein Flugzeug fliegen wird.	Informationen über das Umfeld (zum Beispiel über die Marktlage) des Unternehmens sind wichtig, um eine geeignete Route festzulegen und notfalls Kurskorrekturen vorzunehmen.
Ist ein Flugzeug völlig veraltet, muss es ausgetauscht werden.	Ist ein Unternehmen nicht mehr up to date, muss es eventuell geschlossen werden, zum Beispiel bei drastischen Veränderungen am Standort. Wird das Problem frühzeitig erkannt, kann oft noch ein neues Gründungsprojekt – beispielsweise an einem anderen Standort – begonnen werden.

Die meisten Selbständigen sind ab dem Zeitpunkt der Gründung stark ausgelastet. Das darf aber keinesfalls die Begründung dafür sein, dass sie sich nicht um die Steuerung ihres Unternehmens kümmern. Legen Sie am besten von Anfang an Zeiten fest, zu denen Sie sich um diese Aufgäbe kümmern, beispielsweise jeden Freitagnachmittag oder jeden ersten Samstag im Monat. Der Zeitaufwand und Kosten für eventuelle Hilfestellungen sind Investitionen in die Zukunft Ihres Unternehmens.

Nun ist es aber an der Zeit, dem Kind den richtigen Namen zu geben: In Unternehmen heißt das Steuern „Controlling“. Lassen Sie sich nicht von diesem englischen Begriff in die Irre leiten. Das englische „to control“ bedeutet nicht etwa „kontrollieren“, sondern „steuern“. Betrachten Sie sich selbst als Steuermann, wenn es um das Controlling geht. Mit dieser Herangehensweise vermeiden Sie grobe Fehler bei der Unternehmensführung. Es ist schon vorgekommen, dass jemand, der sich als Alleinherrscher aufspielt, sich nicht helfen lässt, nicht zuhören kann oder will und nicht offen für neue Wege und Ideen ist, ein kleines Unternehmen in den Bankrott geführt hat. Selbst in sehr kleinen Betrieben ist es möglich und sinnvoll, Controlling einzusetzen und damit langfristig den Erfolg zu sichern. Lernen Sie im Folgenden die wichtigsten Grundlagen des Controllings kennen und absolvieren Sie Ihre ersten theoretischen Flugstunden. Vorab können Sie noch testen, ob Sie das Zeug haben, ein guter Steuermann zu sein. Lesen Sie die folgenden Absätze und prüfen Sie, welche Beschreibungen auf Sie zutreffen. Schätzen Sie anschließend selbst ein, wie es um Ihre Eignung bestellt ist.

Sind Sie offen für neue Erfahrungen?
Wer konservativ agiert, nicht wissbegierig ist, kaum Phantasie hat und nicht zuhören oder Informationen in Taten umsetzen kann, wird Schwierigkeiten mit der Führung eines Unternehmens bekommen. Wer zu offen ist und alles ausprobiert, was ihm begegnet, sich von jedem ins Geschäft reinreden lässt, muss aber genauso mit Problemen rechnen. Ein gesundes Mittelmaß ist die ideale Voraussetzung.

Sind Sie extrovertiert oder eher introvertiert?
Ein guter Chef bewegt sich auch hier meist in der Mitte. Wer ausgeprägt extrovertiert ist, wird vom Umfeld meist als Schreihals wahrgenommen und handelt oft unüberlegt. Eine übersteigerte Selbstsicherheit ist wenig vorteilhaft für einen guten Steuermann. Wer übermäßig introvertiert ist, handelt meist sehr überlegt, hat aber oftmals Schwächen in der Kommunikation mit Kunden, Mitarbeitern oder Kooperationspartnern – auch das ist nicht gerade eine gute Voraussetzung, um ein Unternehmen zu steuern.

Sind Sie emotional stabil?
Hier geht es darum, wie Sie Ihre Umgebung wahrnehmen und wie Sie agieren. Bei manchen Menschen hängt das Handeln sehr stark von Ängsten, Depressionen und ähnlichen Gefühlen ab. Andere Menschen wiederum sind ausgeglichen, sorgenfrei und lassen sich durch nichts aus der Ruhe bringen. So schön Ruhe und Ausgeglichenheit sind: Ein bisschen gesunde Angst ist kein Fehler, deshalb liegt das Ideal auch hier in der Mitte.

Sind Sie ein verträglicher Mensch?
Sehr verträgliche Menschen kennzeichnet viel Mitgefühl, ein starkes Harmoniebedürfnis und Nachgiebigkeit. Kurz: Sie ecken niemals an. Menschen mit wenig ausgeprägter Verträglichkeit sind dagegen echte Stinkstiefel: Sie legen sich häufig mit anderen an, sind egozentrisch und misstrauisch. Für die Unternehmensführung ist weder das eine noch das andere Extrem vorteilhaft. Wer in der Mitte liegt, bringt eine gute Voraussetzung als Steuermann mit und kann – wenn es notwendig ist – auch unbequeme Entscheidungen durchsetzen. Genauso kann eine solche Person aber auch ein positives und angenehmes Arbeitsumfeld im Unternehmen schaffen.

Sind Sie gewissenhaft?
Menschen, die sehr gewissenhaft sind, ordnen auch das kleinste Stückchen Papier sofort ein, vergessen niemals etwas, sind außerordentlich organisiert und überlegt. Aber: Wer so organisiert ist, bekommt oft Probleme, wenn schnelles Reagieren und Umschwenken gefragt sind. Dagegen zeichnen sich Menschen mit weniger Gewissenhaftigkeit dadurch aus, dass sie nichts planen sowie chaotisch, unachtsam und ungenau sind. Auch das ist wenig hilfreich für die Rolle als Steuermann. Eine gehörige Portion Gewissenhaftigkeit sollten Sie schon mitbringen – aber eben nicht im Übermaß.

Die hier genannten Kriterien sind an ein Persönlichkeitsmodell aus der Psychologie angelehnt – das Modell der „Big Five“. Seine Entwicklung begann 1930, es wurde maßgeblich von Paul T. Costa und Robert R. McCrae bis zum heutigen Stand weiterentwickelt. Heute ist es weitverbreitet und dient als Grundlage für einen Persönlichkeitstest, den Sie anonym und online durchführen können, wenn Sie Ihre Selbsteinschätzung überprüfen möchten. Die Humboldt-Universität in Berlin betreibt umfangreiche Studien zum Thema, dort finden Sie den Test unter www2*hu-berlin*de/psychologie/psytests/ffm/index.html.

Sie müssen eine ganze Reihe von Fragen beantworten. Das Ergebnis erhalten Sie sofort nach Abschluss – kostenfrei und online. Denken Sie daran: Selbsterkenntnis ist der erste Schritt zur Besserung. An persönlichen Schwachpunkten kann man schließlich arbeiten – oder aber einen Mitgründer zum Ausgleich suchen oder eventuell einen Dienstleister mit bestimmten Aufgaben beauftragen. Wenn Sie also eher introvertiert sind und außerdem sehr verträglich, könnten Sie beispielsweise jemanden beauftragen, der schwierige Verhandlungen für Sie übernimmt.