Was genau ist ein Projekt und was ist Projektmanagement – hilfreiche Information

Erfolgreiche Unternehmen initiieren Projekte, die innerhalb vorgegebener Zeiträume mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen bestimmte Ergebnisse erzielen sollen. Das führt dazu, dass immer mehr Unternehmen nach Mitarbeitern suchen, die in einer solchen projektorientierten Umgebung Höchstleistungen bringen. Bei Leuten, die Karriere machen wollen, scheint die Botschaft richtig anzukommen. Immer mehr Mitarbeiter auf allen Unternehmensebenen suchen nach Möglichkeiten, wie sie ihre Projekte besser in den Griff bekommen. Ein Artikel in der Zeitschrift Fortune bezeichnete kürzlich die Position des Projektmanagers als beste Möglichkeit zum beruflichen Aufstieg.

Was in dem Artikel nicht stand, war, dass die Mehrheit der Projektmanager nicht freiwillig Projektmanager geworden sind. Denn häufig ist die Leitung eines Projekts eine unerwartete, aber unvermeidliche Entwicklung auf dem gewählten Karrierepfad. Da Sie dieses Geldanlage-Portal in den Händen halten, sind auch Sie wahrscheinlich ins kalte Wasser des Projektmanagements geschubst worden. Als unerfahrener Projektmanager brauchen Sie die verschiedensten Fähigkeiten und Techniken, damit Sie Projekte erfolgreich zu Ende führen können. Dieses Artikel bringt Sie auf den rechten Weg und hilft Ihnen, echte Projekte von Scheinprojekten zu unterscheiden, zu verstehen, warum Projekte erfolgreich sind oder fehlschlagen, und wie ein echter Projektmanager zu denken.

Egal, worin Ihre berufliche Tätigkeit besteht, Sie müssen täglich eine Vielzahl von Aufgaben erledigen: Memos vorbereiten, Sitzungen abhalten, eine Marketingkampagne entwickeln, in neue Büroräume umziehen. Oder läuft Ihr Tag vielleicht eher so ab: die Informationssysteme benutzerfreundlicher programmieren, eine Forschungsreihe für das Labor entwerfen, das Firmenimage verbessern? Nicht alle diese Aufgaben sind echte Projekte. Woran erkennt man, wann es sich um ein echtes Projekt handelt? Dieser Abschnitt hilft Ihnen! Ob groß oder klein, ein Projekt hat folgende Merkmale:
✓ Ein vorher festgelegter Output: Produkte oder Ergebnisse (in Artikel 2 lernen Sie mehr darüber, wie man gewünschte Ergebnisse richtig beschreibt) .
✓ Ein vorher festgelegter Anfang und ein festgelegtes Ende: Projekte laufen nicht ewig (in Artikel 5 erfahren Sie. wie Sie für Ihr Projekt einen Zeitplan erstellen)
✓ Festgelegte Budgets: Welche Mengen an Personen , Finanzmitteln . Ausrüstungen , Produktionsmitteln und Informationen sind notwendig

Jedes Element wirkt sich auf die anderen aus. Will man den Output erhöhen, muss man möglicherweise mehr Zeit (einen späteren Endtermin) oder mehr Ressourcen investieren. Eine Vorverlegung des Endtermins macht möglicherweise eine Einschränkung bei den Ergebnissen oder eine Erhöhung der Projektkosten (über das festgelegte Budget hinaus) erforderlich, weil Überstunden bezahlt werden müssen. Um die gewünschten Ergebnisse zu erzielen, bewegt man sich immer innerhalb dieser drei Elemente.

Projekte gibt es in ganz unterschiedlichen Formen und Größen.
✓ Projekte können groß oder klein sein.
• Ein neues U-Bahn-Netz, das mehr als eine Milliarde Euro kostet und dessen Fertigstellung 10 bis 15 Jahre dauert, ist ein Projekt.
• Den Bericht mit den monatlichen Umsatzzahlen vorzubereiten, was etwa einen Tag dauert, ist ebenfalls ein Projekt.
✓ An Projekten können viele Menschen beteiligt sein oder nur Sie allein.
• Alle 10.000 Mitarbeiter Ihres Unternehmens zum Thema Kundenservice zu schulen, ist ein Projekt.
• Die Möbel und Computer in Ihrem Büro umzustellen, ist ein Projekt.
✓ Projekte können über einen schriftlichen Vertrag oder eine formlose Vereinbarung definiert werden.
• Ein unterschriebener Vertrag zwischen Ihnen und einem Kunden über den Bau eines Einfamilienhauses definiert ein Projekt.
• Ein formloses Versprechen an Ihren Kollegen, dass Sie ihm das neue Softwarepaket auf seinem Rechner installieren, definiert ein Projekt.
✓ Projekte können beruflicher oder privater Natur sein.
• Die Durchführung der jährlichen Blutspendeaktion in Ihrer Firma ist ein Projekt.
• Eine Party für 15 Personen zu organisieren, ist ein Projekt.

Egal, wie Ihr Projekt aussieht, Sie definieren es auf der Grundlage immer der gleichen drei Elemente: Output, Start- und Endtermine und Ressourcen. Die Informationen, die Sie brauchen. um Ihr Projekt zu planen und zu verwalten, sind die gleichen, auch wenn der Komplexitätsgrad und die notwendige Vorbereitungszeit unterschiedlich sind. Je sorgfältiger Sie planen und Ihre Projekte verwalten, desto größer die Wahrscheinlichkeit, dass Sie sie erfolgreich zum Abschluss bringen.

Ähnliche Ausdrücke, die häufig mit dem Begriff Projekt Verwechselt werden
Zwei Ausdrücke werden häufig mit dem Begriff Projekt verwechselt:
✓ Ein Prozess ist eine Abfolge einzelner Schritte, in denen eine bestimmte Routine abgearbeitet wird wie das Beschaffungswesen oder ein Bewilligungsverfahren. Ein Prozess ist keine einmalige Maßnahme mit festgelegten Ergebnissen, sondern er legt fest, wie eine bestimmte Funktion jedes Mal ausgeführt werden muss, wenn sie ausgeführt wird. Prozesse, wie die Maßnahmen, die getroffen werden sollen, wenn benötigte Materialien beschafft werden müssen, sind häufig Bestandteil von Projekten.
✓ Ein Programm ist Arbeit, die geleistet wird, um sich einem langfristigen Ziel zu nähern. Ein Programm zur Steigerung des Gesundheitsbewusstseins oder ein Programm zur Steigerung der Mitarbeitermotivation sind Beispiele für Programme. Ein Programm erreicht sein Ziel nie ganz (so wird sich beispielsweise die Öffentlichkeit nie aller Gesundheitsrisiken bewusst sein); sondern ein oder mehrere Projekte werden durchgeführt, um bestimmte Ergebnisse zu erzielen, die mit dem Oberziel des Programms Zusammenhängen (zum Beispiel die Durchführung eines Workshops zur Prävention von Rückenschmerzen). In diesem Fall besteht ein Programm aus einer Reihe von Projekten.

Projektmanagement definieren
Projektmanagement ist der Prozess, in dem Sie Ihr Projekt vom Start durch die Durchführungsphase bis zum Ende führen. Zum Projektmanagement gehören drei Grundtätigkeiten:
✓ Planung: Festlegen, welche Ergebnisse erzielt werden sollen, wie der Zeitrahmen aussieht und welche Ressourcen erforderlich sind
✓ Organisation: Die Rollen und Verantwortungsbereiche der Beteiligten definieren
✓ Kontrolle: Immer wieder deutlich machen, welche Leistungen von den Beteiligten erwartet werden, Maßnahmen und erzielte Ergebnisse überwachen, auftauchende Probleme lösen, Informationen an Interessierte weitergeben

Um diese Tätigkeiten erfolgreich umsetzen zu können, benötigen Sie:
✓ Informationen: Genaue, rechtzeitige und vollständige Daten für die Planung, die Durchführungsüberwachung und die Abschlussauswertung
✓ Kommunikation: Klare, offene und rechtzeitige Bereitstellung von Informationen an die jeweiligen Einzelpersonen und Personengruppen
✓ Engagement: Das persönliche Versprechen der Teammitglieder, die vereinbarten Ergebnisse innerhalb der vorgegebenen Zeit und Budgets zu liefern

Wenn Projektinformationen sorgfältig und vollständig formuliert und weitergegeben werden, erhöht sich die Wahrscheinlichkeit für eine erfolgreiche Projektdurchführung erheblich. Wenn Teile dieser Informationen vage sind, völlig fehlen oder nicht effektiv weitergeleitet wurden, sinken die Erfolgschancen. Projekte sind zeitlich begrenzt und sollen bestimmte Ergebnisse hervorbringen. Wenn die gewünschten Ergebnisse erzielt wurden, sollte das Projekt beendet werden. Diese Vergänglichkeit bringt manchmal besondere Herausforderungen mit sich:

✓ Nicht die einzige Aufgabe: Möglicherweise bittet man Sie darum, ein neues Projekt zusätzlich und nicht anstelle eines beendeten Projekts zu übernehmen. Vielleicht fragt man Sie gar nicht, welche Auswirkungen die neue Arbeitsbelastung auf die bereits bestehende hat. Man geht einfach davon aus. dass Sie es schon irgendwie schaffen. Wenn es dann zu Konflikten darüber kommt, wie jemand seine Arbeitszeit auf unterschiedliche Aufgaben verteilen soll, gibt es oftmals keine oder nur unzureichende Richtlinien oder Verfahren, um diese Probleme zu lösen.
✓ Die beteiligten Personen haben möglicherweise noch nie zusammengearbeitet: Auch bei kleineren Projekten braucht man manchmal Hilfe von anderen. Bei größeren Aufgaben werden eine oder mehrere Personen zu einem Projektteam zusammengestellt. Auf jeden Fall werden Sie feststellen, dass einige der Beteiligten noch nie miteinander gearbeitet haben. Einige kennen sich vielleicht nicht einmal. Dieser unterschiedliche Grad der Vertrautheit kann das Projekt verzögern, weil Teammitglieder möglicherweise

• unterschiedliche Arbeits- und Kommunikationsstile haben
• für dieselbe Tätigkeit unterschiedliche Herangehensweisen haben
• nicht die Zeit hatten, ausreichend Respekt füreinander und Vertrauen zueinander aufzubauen.
✓ Kein direkter Vorgesetzter: In den meisten Projekten ist der Projektmanager den Teammitgliedern nicht übergeordnet. Das bedeutet, dass man die normalen Belohnungen, wie eine Gehaltserhöhung, Belobigungen oder Beförderungen nicht zur Motivation der Teammitglieder einsetzen kann. Und man kann Konflikte bezüglich des Arbeitseinsatzes oder fachliche Probleme nicht eigenmächtig lösen.