Wie Sie eine öffentliche Veranstaltung organisieren – fortgeschrittene Marketingstrategien

Manchmal haben Sie keine andere Wahl, als die Veranstaltung selber auf die Beine zu stellen. Keine der Sponsorshipmöglichkeiten entsprechen Ihren Erfordernissen. Oder Sie brauchen wirklich die Exklusivität Ihrer eigenen Veranstaltung – ein Forum, in dem keine Botschaften der Konkurrenz Ihre eigenen stören. Ein großes Softwareunternehmen heuerte mich einmal als programmatischen Redner für eine Konferenzreihe an, die es in Großstädten quer durch die USA veranstaltete. Ich sprach über meine Arbeit im Total Quality Management, und die Teilnehmer erhielten Exemplare meines Buchs zu diesem Thema. Dann reichte man Ihnen ein üppiges Mittagessen. Nach dem ganzen Warmwerden bestiegen die Manager des Softwareunternehmens das Podium, um über einige Fallbeispiele von Managementproblemen zu sprechen und wie deren Software dabei geholfen hat, sie zu lösen. Einige Leute schlichen sich nach dem Essen weg. aber viele waren glücklich über einen Tag frei vom Büroalltag und blieben, um mehr von dem Unternehmen und seinen Produkten zu erfahren. Die Durchführung der Konferenzen und das denen vorangegangene Marketing kosteten Hunderttausende von Dollar. Aber als ich einige Monate später den Marketingdirektor des Softwareunternehmens anrief, erfuhr ich, dass sie genügend Absatz gemacht hatten, um die Ausgaben allein im ersten Jahr mehrfach zu decken.

Verkauf von Sponsorenrechten
Eine andere Möglichkeit, wie sich Ihre Veranstaltung selber trägt, liegt darin, andere Unternehmen zu finden, die diese Veranstaltung unterstützen möchten. Natürlich nicht Ihre Konkurrenten. Oft haben viele Unternehmen ein Interesse an denselben Veranstaltungen wie Sie. aber aus unterschiedlichen Gründen, und diese Unternehmen geben gute Co-Sponsoren ab. Im Grunde genommen haben Sie gute Karten, wenn die Veranstaltung relevant und neuartig ist und zudem höchstwahrscheinlich deren Zielpublikum anzieht. Jetzt brauchen Sie nur noch loszuziehen und Verkaufsgespräche mit potentiellen Sponsoren zu führen. (Denken Sie auch daran, die Veranstaltung angemessen publik zu machen, indem Sie sie in den Fachzeitschriften Ihrer Branche inserieren und die Veranstaltung im World Wide Web aufgeben.) Oder ziehen Sie in Betracht, ein Unternehmen für Veranstaltungmanagement zu engagieren (siehe Auflistung im nächsten Abschnitt). Einige dieser Unternehmen verkaufen Sponsorships und helfen Ihnen auch, Veranstaltungen zu organisieren und durchzuführen.

VH1, der US Musik-Kabelkanal, machte gutes Geld mit einer Sonderveranstaltung durch den Verkauf von Sponsorships. Sie veranstalteten die VII1 Fashion Awards als Teil ihrer Bemühungen, ihre Werbeeinnahmen von Werbungtreibenden für Mode, Gesundheit und Schönheit zu erhöhen. Preisverleihungen in der Show betonten die Verbindung zwischen Mode und Musik (wer ist der bestangezogene Musiker?), und alle von Rang und Namen waren dort (ich habe es leider verpasst). Sie hatten sogar einen Publikumspreis, der sich aus Zuschauerstimmen während des Monats vor der Show ergab. (Kundenbeteiligung erhöht den Unterhaltungswert und die Relevanz einer Veranstaltung!) Das Beste dabei für VIII: Unternehmen wie Clairol und Hanes spuckten eine Gesamtsumme von $ 7 Millionen an Sponsorgeldern aus! Wenn Sie nicht fragen, werden Sie auch nichts bekommen. Und wenn Sie fragen, könnten Sie vielleicht sogar einen Gewinn bei Ihrer Veranstaltung machen.

Brauchen Sie Hilfe bei der Durchführung Ihrer Veranstaltung?
Einige Leute spezialisieren sich auf die Durchführung von Sonderveranstaltungen: sie arbeiten auf einer Beraterbasis, von der Konzeptionierung bis zur Abwicklung, um sicherzugehen, dass alle kommen und alles richtig läuft. Es gibt viele solcher Spezialisten, angefangen bei unabhängigen Experten (gucken Sie in die Gelben Seiten Ihrer Stadt) bis hin zu großen Unter-nehmen. Ich empfehle Ihnen, einen Spezialisten als Hilfestellung bei der Gestaltung und Durchführung jeder Veranstaltung einzuschalten, die viele Leute, Shows, Reden oder Aktivitäten, Verpflegung, die Reservierung von Hotelzimmern und Konferenzräumen, Sicherheitsmaßnahmen, Beförderung und all diese ganzen Einzelheiten umfassen, die richtig gemacht werden müssen, um eine Katastrophe zu vermeiden. Der Härtetest für die Notwendigkeit von Expertenhilfe besteht darin, zu überprüfen, ob die von Ihnen geplante Veranstaltung katastrophenanfällig ist. Sie würden überrascht sein, wie viele Veranstaltungen katastrophenanfällig sind. Warum? Jede Funktionsstörung, die die Teilnehmer aufhält, frustriert oder verärgert, ist eine Katastrophe. Diese Art von Funktionsstörung schafft einen starken, negativen Eindruck, der die positiven Aspekte einer Veranstaltung überrollen könnte. Sie müssen sich zwei Fragen stellen, um herauszufinden, ob Ihre Veranstaltung katastrophenanfällig ist:
• Hängt die Veranstaltung von der Koordination mehrerer Aktivitäten mehrerer Personen außerhalb Ihrer Abteilung oder Ihres Unternehmens ab? Falls Sie auf Hotels. Fahrdienste, einen Partyservice und eine Horde von dressierten Affen angewiesen sind, besteht die Möglichkeit, dass zumindest einer aus den Latschen kippen wird. Der Experte kennt diese Tatsache und babysittet alle von ihnen, um sicherzugehen, das die Veranstaltung wie geplant weitergeht.
• Sind Teilnehmer empfindlich gegenüber geringen Planabweichungen? Falls es regnet, wird Ihr Golfwochenende dann ruiniert sein? Mit Sicherheit. Falls der Frühstückskaffee. Gebäck und Früchte nicht vor der Morgenveranstaltung Ihrer Konferenz geliefert worden sind, werden die Teilnehmer dann aufgebracht sein? Mit Sicherheit. Immer wenn eine Veranstaltung sich haargenau an ihren Plan halten muss, um ein Erfolg zu sein, dann sollte ein Experte ständig jedes einzelne Detail überwachen. Pläne entwickeln sich nicht selbständig in ordentlicher Weise. Bei einigen Veranstaltungen sind kleine Planabweichungen vertretbar. Aber in anderen Fällen eben nicht. Sorgen Sie dafür, dass Sie wissen, in welche Kategorie ihre Veranstaltung fällt!