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Sie würden gerne in einer Welt arbeiten, in der alles möglich wäre – also einer Welt, in der Sie alles Erforderliche tun dürften, um die gewünschten Ziele zu erreichen. Ihre Kunden und Ihre Firma andererseits hätten es gern, dass Sie alles erreichen, was man von Ihnen verlangt, und zwar zu minimalen Kosten, am liebsten kostenlos. Beide Fälle sind natürlich völlig unrealistisch. Wenn Sie die Beschränkungen für Ihre Arbeit definieren, bringt das den notwendigen Schuss Realismus ins Projekt und hilft, Erwartungen zu klären. Dabei sollten Sie in folgenden Begriffen denken:
✓ Beschränkungen: Beschränkungen sind Restriktionen, die Ihnen andere bezüglich der Resultate, die Sie erreichen sollen, auferlegen. Dazu gehören beispielsweise Termine, die Sie einhalten müssen. Ressourcen, die Sie einsetzen dürfen, und Methoden, die Sie verwenden dürfen.
✓ Bedürfnisse: Anforderungen, von denen Sie wissen, dass sie erfüllt werden müssen, damit das Projekt als erfolgreich bewertet wird.
Dieser Abschnitt hilft Ihnen, die Beschränkungen und Bedürfnisse Ihres Projekts zu erkennen.
Mit Einschränkungen arbeiten
Einschränkungen beeinflussen, wie Sie Ihr Projekt umsetzen und manchmal sogar, oh Sie überhaupt weitermachen können. Fragen Sie die Auftraggeber so früh wie möglich nach den Einschränkungen, sodass Sie diese in Ihren Plan integrieren können.
Die unterschiedlichen Arten von Beschränkungen verstehen
Es gibt ein paar unterschiedliche Arten von Einschränkungen. Wenn Sie diese unterschiedlichen Gruppen kennen, können Sie Ihre Untersuchungen präzisieren, und die Wahrscheinlichkeit. Einschränkungen zu finden, steigt. Projektbeteiligte haben häufig feste Erwartungen und Anforderungen hinsichtlich folgender Dinge:
✓ Resultate: Die Produkte und Auswirkungen Ihres Projekts. Beispielsweise darf der neue Artikel nicht mehr als 300 Euro in der Herstellung kosten oder das Buch muss kürzer als 384 Seiten sein.
✓ Zeitpläne: Bis wann bestimmte Resultate erzielt werden müssen. Ihr Projekt muss bis zum 30. Juni beendet sein. Sie wissen nicht, oh es möglich ist, bis zum 30. Juni fertig zu werden, Sie wissen nur. dass jemand anderes dieses von Ihnen erwartet.
✓ Ressourcen: Die Art der Ressourcen, die Menge und wann sie verfügbar oder nicht verfügbar sind. Ressourcen sind alles, was Sie brauchen, um die Projektarbeit zu erledigen, zum Beispiel Personal. Geld, Anlagen, Rohstoffe. Produktionsmittel und Informationen. Ein Beispiel: Sie haben ein Budget von 100.000 Euro. Sie können dafür zwei Menschen drei Monate lang beschäftigen. Ein anderes Beispiel: Sie können das Testlabor Anfang Juni für eine Woche belegen.
✓ Aufgabenplanung: Die Strategien und Methoden zur Durchführung der einzelnen Aufgaben. Sie haben die Aufgabe, die Druckabteilung Ihres Unternehmens so zu organisieren, dass die Bedienungsanleitung für ein neues System, das gerade entwickelt wird, gedruckt werden kann. Sie wissen noch nicht, wie die Bedienungsanleitung aussieht, wie lang sie ist. wie hoch die Auflage sein soll oder wann sie benötigt wird. Sie können deshalb auch nicht wissen, ob die Druckabteilung in der Lage ist, die Bedienungsanleitungen wunschgemäß zu drucken. Aber Sie wissen, dass zum jetzigen Zeitpunkt jemand in Ihrem Unternehmen erwartet, dass die Druckabteilung diesen Auftrag erledigen kann, und dass Sie dafür sorgen sollen, dass sie ihn erledigt.
Vorsicht mit vagen Einschränkungen. Nicht nur, dass eine ungenaue Einschränkung ein schlechter Anhaltspunkt dafür ist, wie Sie vorgehen sollen, um diese Einschränkung einzuhalten, sondern sie kann für alle Beteiligten sehr demotivierend wirken. Hier ein paar Beispiele:
✓ Zeitliche Beschränkungen:
• Vage: Führen Sie dieses Projekt so schnell wie möglich durch. Jede Arbeit muss so schnell wie möglich erledigt werden, diese Aussage sagt Ihnen also nichts Neues. Sie haben bei dieser Form der Einschränkung die Befürchtung, dass jemand ohne Vorwarnung plötzlich verlangen könnte, dass das Projekt nun beendet sein müsste.
• Konkret: Führen Sie dieses Projekt bis zum 30. Juni. 17 Uhr, durch.
✓ Mittelbeschränkungen:
• Vage: Im Mai können Sie einen Teilzeit-Controller einsetzen. In welchem Umfang können Sie auf
diesen Controller zählen? Und der Controller weiß nicht, wie er die Aufgaben bewältigen soll, die ihm
in dieser Zeit übertragen werden, wenn er nicht weiß, wie viel Zeit jede einzelne in Anspruch nimmt.
Wenn jemand, der Ihnen eine Einschränkung vorgibt, diese nicht konkret definieren kann, können Sie nicht genau wissen, ob Sie diese Forderung erfüllen können. Je länger man damit wartet, konkrete Angaben zu machen. desto geringer wird die Wahrscheinlichkeit, dass Sie sich an diese Einschränkung halten und das Projekt trotzdem noch erfolgreich durchführen können.
• Konkret: Sie können in den ersten beiden Maiwochen für jeweils vier Stunden täglich die
Controllerin einsetzen.
Feststellen, welche Beschränkungen für Ihr Projekt gelten
Um festzustellen, welche Beschränkungen für ein bestimmtes Projekt gelten, muss man sich auf die Suche nach Fakten machen. Ihre Aufgabe besteht also darin, alle möglichen Informationsquellen ausfindig zu machen und zu prüfen. Sie dürfen nichts übersehen und Sie müssen widersprüchliche Informationen klären. Wenn Sie erst einmal wissen, was man erwartet, können Sie für sich feststellen, wie (oder oh) Sie diese Erwartungen erfüllen können. Probieren Sie folgende Vorgehensweisen:
✓ Befragen Sie die Beteiligten. Sprechen Sie mit den Drivern über Einschränkungen-hin- sichtlich der gewünschten Resultate; sprechen Sie mit den Supportern über Einschränkungen hinsichtlich der Arbeitsweise und Ressourcen.
✓ Lesen Sie noch einmal alle relevanten Unterlagen. Dazu gehören beispielsweise langfristige Strategiepläne, Jahresbudgets, Kapitalbedarfsermittlungen, Kosten-Nutzen-Analysen, Machbarkeitsstudien, Berichte über verbundene Projekte. Sitzungsprotokolle und die Zielvereinbarungen einzelner Beteiligter.
✓ Wenn Sie eine Beschränkung finden, merken Sie sich auch, wer sie formuliert hat. Wenn Sie sich eine Beschränkung von unterschiedlichen Leuten bestätigen lassen, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass sie zutrifft. Gegensätzliche Auffassungen bezüglich Beschränkungen sollten Sie so schnell wie möglich klären.
Beschränkungen in Ihren Plan einarbeiten
Führen Sie sämtliche Projektbeschränkungen in Ihrem Arbeitsplan auf. Wenn Sie später nach Möglichkeiten suchen, ihren Plan zu überarbeiten, kann diese Liste Ihnen bei der Suche nach solchen Alternativen helfen, die Sie in Ihre Betrachtungen einbeziehen können. Beschränkungen kann man auf unterschiedliche Weise einarbeiten. Man kann sie direkt in den Projektplan aufnehmen. Wenn ein wichtiger Driver sagt, dass Sie mit Ihrem Projekt bis zum 30. September fertig sein müssen, dann können Sie den 30. September als Enddatum für Ihr Projekt festlegen. Da der 30. September der letztmögliche Termin ist, können Sie das Enddatum natürlich auch auf den 31. August festlegen. In diesem Fall beeinflusst diese Einschränkung zwar die Zielvorgabe, aber sie stellt nicht die eigentliche Zielvorgabe dar. Die zweite Möglichkeit besteht darin, mögliche Risiken, die Ihr Projekt aufgrund einer bestimmten Einschränkung bedrohen, zu ermitteln. Wenn Sie der Meinung sind, dass der gesetzte Abgabetermin zu knapp ist. ist das Risiko, diesen Termin zu überschreiten, sehr groß. Sie sollten dann Pläne entwickeln, die dieses Risiko während der gesamten Projektdauer minimieren und kontrollieren. In Artikel 8 erfahren Sie. wie man Risiken und Unsicherheiten abschätzt und einplant.
Voraussetzungen ermitteln
Beginnen Sie so früh wie möglich damit, zu überlegen, welche Situationen oder Bedingungen erfüllt sein müssen, damit Sie Ihr Projekt erfolgreich zu Ende bringen können. Die meisten Voraussetzungen beziehen sich auf benötigte Ressourcen. Hier ein paar Beispiele:
✓ Personal: Ich brauche im August für 40 Stunden einen technischen Redakteur.
✓ Budget: Für Computerzubehör brauche ich ein Budget von 10.000 Euro.
✓ Andere Ressourcen: Im Juni muss das Testlabor für mich frei sein.
Seien Sie so konkret wie möglich. Je konkreter Sie sind, desto leichter ist es für andere. Ihre Forderungen zu verstehen, und desto größer die Wahrscheinlichkeit, dass man diese Voraussetzungen erfüllt. Manchmal kann man solche Voraussetzungen schon sehr früh festlegen. Meistens werden sie aber erst dann erkennbar, wenn man versucht, einen Plan aufzustellen, der die Forderungen der Driver erfüllt. Ihre Liste mit Voraussetzungen wird während der Planungsphase immer länger werden.
Der Umgang mit Unsicherheiten während der Planungsphase
Während der Planungsphase gibt es Situationen und Unsicherheiten, die den Erfolg Ihres Projekts beeinflussen können. Leider genügt es nicht, diese Problemstellen zu identifizieren, um sie zu beseitigen. Bei jedem Problem, das Sie erkennen, legen Sie fest, von welchen Voraussetzungen Sie jeweils ausgehen wollen, und dann nehmen Sie diese Annahme in den Plan auf. Planen Sie Maßnahmen, die dafür sorgen, dass die gemachten Annahmen Realität werden. Denken Sie doch einmal über folgende Möglichkeiten nach:
✓ Frage: Wie viel Geld bekommen Sie für die Durchführung Ihres Projekts zur Verfügung gestellt?
Vorgehensweise: Gehen Sie von 50.000 Euro für Ihr Projekt aus. Planen Sie Ihr Projekt so, dass Sie nicht mehr als 50.000 Euro ausgeben. Formulieren Sie detailliert, warum es so wichtig ist, dass Sie ein Projektbudget von 50.000 Euro zugeteilt bekommen, und geben Sie diese Information an die wichtigsten Entscheide weiter.
✓ Frage: Wann bekommen Sie die Erlaubnis, mit dem Projekt zu beginnen?
Vorgehensweise: Gehen Sie davon aus, dass Sie die Freigabe am 1. August bekommen. Planen Sie Ihre Projektarbeit so. dass keine Maßnahmen vor dem 1.August durchgeführt werden. Erklären Sie den wichtigsten Entscheidern, warum es so wichtig ist. dass Ihr Projekt am 1. August beginnt, und arbeiten Sie mit ihnen daran, bis zu diesem Termin die Freigabe zu bekommen. Wenn Sie den Projektrisikoplan ausarbeiten, sollten Sie all diese Annahmen einbeziehen. In Artikel 8 wird erklärt, wie man Risiken und Unsicherheiten einschätzt und managt.
