Die Projektteilnehmer festlegen – Projektmanagement Phasen

Nachdem Sie unter großem Zeitdruck einen Plan aufgestellt haben, legen Sie ihn zur Prüfung und Genehmigung vor. Ein paar Tage später kommt Ihr Vorgesetzter zu Ihnen und sagt:
Ich habe eine gute und eine schlechte Nachricht. Welche möchten Sie zuerst hören?
Die gute, antworten Sie.
Ihr Plan ist genehmigt worden.
Und was, so fragen Sie, ist die schlechte Nachricht?
Jetzt müssen Sie das Projekt auch durchführen!

Der richtige Start ist schon der halbe Sieg. Ihr Projektplan beschreibt, was bei Ihrem Projekt herauskommen soll, welche Aufgaben Sie erledigen werden, wie Sie sie erledigen, wann Sie sie erledigen und wie viele Ressourcen dafür notwendig sind. Ihr Plan basiert auf den Informationen. die Ihnen Vorlagen, als Sie den Plan aufstellten; wenn eine Information nicht verfügbar war, sind Sie von bestimmten Annahmen ausgegangen. Je größer der Zeitraum zwischen der Aufstellung des Plans und der endgültigen Genehmigung Ihres Plans ist, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass sich einige der Bedingungen, auf denen Ihr Plan basierte, inzwischen geändert haben. Bei der Vorbereitung des Projektstarts müssen Sie die Ihrem Plan zu Grunde liegenden Bedingungen noch einmal prüfen und eventuell überarbeiten, definitiv sagen, wer in Ihrem Projekt eine Rolle spielt und Systeme und Abläufe festlegen, die die Durchführung Ihres Projekts erleichtern sollen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie all diese Aufgaben erledigen und das Projekt mit Schwung zum Laufen bringen.

Ein Projektbeteiligter ist jemand, der Ihr Projekt unterstützt, davon beeinflusst wird oder daran interessiert ist. (In Artikel 3 gehe ich ausführlich darauf ein“, wie man die Projektbeteiligten erkennt.) In Ihrem Projektplan beschreiben Sie. welche Rollen die einzelnen Personen vermutlich übernehmen werden und wie viel Zeit die Teammitglieder voraussichtlich investieren müssen. Sie benennen die Beteiligten mit ihrem Namen, ihrer Positionsbezeichnung oder durch die Fähigkeiten und Kenntnisse, die für diese Tätigkeit notwendig wären. In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie noch einmal prüfen, wen Sie endgültig in Ihr Projekt einbeziehen wollen. Er hilft Ihnen sicherzustellen, dass jeder auch noch an Bord ist, und erklärt Ihnen, was Sie tun müssen, falls jemand nicht mehr an Bord ist.

Versichern Sie sich der Mitarbeit der Teammitglieder
Prüfen Sie bei Projektbeginn noch einmal genau, wer dazu beitragen soll, dass Ihr Projekt erfolgreich wird, entweder indem Sie prüfen, ob die jeweiligen Personen noch zur Verfügung stehen, oder indem Sie neue Leute auswählen und rekrutieren, die die noch bestehenden Lücken schließen sollen.
Sprechen Sie jeden an, den Sie namentlich in Ihrem Plan erwähnt haben.
1. Informieren Sie den Betreffenden darüber, dass Ihr Projekt genehmigt wurde, und wann die Arbeit
beginnt. Nicht alle Projektpläne werden genehmigt. Man weiß im Voraus meistens nicht, wie lange
der Genehmigungsprozess dauern wird oder wie lange nach der Genehmigung das Projekt dann
tatsächlich beginnt. Sagen Sie den Beteiligten, dass Ihr Projekt genehmigt wurde, sodass sie die
notwendige Zeit einplanen können, um die Aufgaben zu erledigen, die sie Ihnen zugesichert haben.

2. Prüfen Sie, ob die Betreffenden noch an Ihrem Projekt mitarbeiten können. Zwischen dem Zeitpunkt, an dem Sie Ihren Projektplan entwerfen und dem Zeitpunkt der Genehmigung kann sich die Arbeitsbelastung einzelner Teammitglieder geändert haben oder sie sind andere Verpflichtungen eingegangen. Holen Sie sich die Bestätigung, dass die Personen, die Ihnen ihre Unterstützung zugesagt haben, auch wirklich noch dafür zur Verfügung stehen. Wenn jemand nicht mehr in der Lage ist. die zugesagte Unterstützung zu gewähren, sorgen Sie so schnell wie möglich für Ersatz.

3. Erklären Sie, was Sie tun werden, um das Projektteam zusammenzustellen und beginnen Sie mit
der eigentlichen Projektarbeit. Informieren Sie die aktiven Teammitglieder darüber, wer noch im
Team ist und welche Schritte Sie unternehmen wollen, um die Teammitglieder einander vorzustellen
und mit der eigentlichen Arbeit zu beginnen.

4. Machen Sie noch einmal deutlich, was Sie von den einzelnen Beteiligten erwarten, wann sie ihre
Aufgaben erledigen sollen und wie viel Zeit sie dafür voraussichtlich brauchen werden. Klären Sie mit
allen Beteiligten, welche Aufgaben sie erledigen sollen und was für eine Art von Arbeit es ist. die sie
für das Projekt leisten sollen. Je nach Größe des Projekts und Grad der Formalität können Sie das
durch eine einfache E-Mail tun oder in Form eines formellen Arbeitsauftrags.

Abbildung 11.1 zeigt einen typischen Arbeitsauftrag mit folgenden Informationen:

Arbeitsauftrag
Projektbezeichnung:		Projektnummer:
Aufgabenbezeichnung:		Projektstruktur-Identifikationsnummer:
Beschreibung der zu leistenden Arbeit:
Anfangszeitpunkt	Endzeitpunkt		Anzahl der zu investierenden Stunden
Genehmigungen
Projektmanager:	Teammitglied		Vorgesetzter des Teammitglieds:
Name Datum	Home	Datum	Home Datum

Abbildung 11.1: Ein typischer Arbeitsauftrag

✓ Bezeichnungen: Dazu gehören der Projektname, die Projektnummer, die Aufgabenbezeichnung und die Identifikationsnummer in der Projektstruktur. (Weitere Informationen über die Projektstruktur finden Sie in Artikel 4.) Der Projektname und die -nummer zeigen, dass Ihr Projekt jetzt offiziell ist. Die Aufgabenbezeichnung und die Projektstrukturnummer benutzen Sie, um den Fortschritt zu protokollieren und um den Zeit- und Ressourcenaufwand zu kontrollieren.
✓ Die zu leistende Arbeit: Beschreiben Sie die verschiedenen Tätigkeiten, die erledigt werden müssen, sowie die geforderten Ergebnisse.
✓ Anfangszeitpunkt und Endzeitpunkt der Aufgabe sowie Anzahl der zur Verfügung stehenden Stunden: Wenn Sie diese Daten mit aufnehmen, betonen Sie damit noch einmal:
• wie wichtig es ist, dass die Arbeit innerhalb des vorgegebenen Zeit- und Budgetrahmens erledigt wird
• dass es möglich ist, dass die oder der Betreffende die beschriebene Arbeit innerhalb der Zeit- und Budgetvorgaben erledigen kann
• welche Kriterien Sie anlegen, um die Leistung der Betreffenden zu bewerten

✓ Schriftliche Zusagen der Person, die die Arbeit erledigt, seines Vorgesetzten und des Projektmanagers: Wenn Sie diese schriftlichen Zusagen mit aufnehmen, vergrößern Sie die Wahrscheinlichkeit, dass die Beteiligten die Bestandteile dieser Vereinbarung gelesen und verstanden haben und bereit sind, sie mit zu tragen.

Falls Ihnen eine dieser Informationen noch fehlt, wenn Sie noch einmal prüfen, inwieweit sich jemand an Ihrem Projekt beteiligt, unternehmen Sie alles, was Sie können, um diese Informationen zu bekommen oder festzulegen. Je länger Sie damit warten, desto größer die Gefahr, dass jemand seine Zusagen nicht in dem erwarteten Umfang einhält. Wenn Sie sich dazu entschließen, keinen offiziellen Arbeitsauftrag zu erstellen, schreiben Sie alle wichtigen Informationen auf, die Ihre Vereinbarung mit den Teammitgliedern erläutern, und lassen Sie sie sowohl von Ihren Teammitgliedern als auch von deren Vorgesetzten schriftlich bestätigen. Schriftlich die Zustimmung von jemandem einzufordern, führt dazu, dass jeder sorgfältig überlegt, bevor er Zusagen macht, und diese Notizen können später als Dokumentation darüber dienen, was genau vereinbart wurde.

Prüfen Sie, ob alle Mann an Bord sind
Weitere Personen sind vielleicht an Ihrem Projekt beteiligt, obwohl sie nicht direkt Zeit dafür aufwenden. Dazu gehören beispielsweise die beiden Gruppen Driver und Supporten Driver sind Personen, die bei der Festlegung der Ergebnisse, die Ihr Projekt hervorbringen soll, ein Mitspracherecht haben und Supporter sind Personen, die die Ressourcen für Ihr Projekt zur Verfügung stellen, aber auch diejenigen, die die eigentliche Arbeit machen. Ein ganz besonderer Projektbeteiligter ist Ihr Projekt-Champion, eine Person in einer hohen Position, der sich für Ihr Projekt aktiv einsetzt; er verteidigt Ihr Projekt bei Auseinandersetzungen und in Meetings; er unternimmt alles Notwendige, um sicherzustellen, dass Ihr Projekt ein Erfolg wird. (In Artikel 3 gehe ich näher auf die unterschiedlichen Projektbeteiligten ein.) Nehmen Sie zu Ihrem Projekt-Champion und zu allen anderen Drivern und Supportern, die namentlich feststehen, Kontakt auf um
✓ sie darüber zu informieren, dass Ihr Projekt genehmigt wurde und wann die Arbeit beginnt
✓ noch einmal deutlich zu machen, welche Ergebnisse Sie erzielen wollen
✓ mit den Drivern abzustimmen, ob die geplanten Ergebnisse auch wirklich noch ihre Bedürfnisse decken
✓ mit den ermittelten Supportern zu klären, welche Unterstützung Sie konkret von ihnen erwarten
✓ einzelne Pläne zu erstellen, wie die einzelnen Beteiligten während des gesamten Projektverlaufs eingebunden und auf dem Laufenden gehalten werden können

Darüber hinaus wird es Personen geben, die einfach nur an Ihrem Projekt interessiert sind, allerdings kein Mitspracherecht bei der Festlegung der zu erzielenden Ergebnisse haben und Sie auch nicht aktiv bei der Durchführung unterstützen. Wenn Sie diese Beobachter ermittelt haben, entscheiden Sie, wen Sie auf dem Laufenden halten möchten und wie Sie das tun wollen. (In Artikel 3 erfahren Sie, wie man Projektbeobachter identifiziert und in Artikel 13 wie man andere auf unterschiedliche Art und Weise über den Projektfortschritt informiert.)

Die Lücken füllen
Wenn in Ihrem Projektplan die benötigten Teammitglieder noch mit ihrer Stellenbeschreibung stehen oder lediglich Angaben über die notwendigen Fähigkeiten gemacht wurden, müssen Sie jetzt konkrete Personen finden, die die jeweilige Rolle übernehmen. Das geschieht, indem Sie entweder jemanden benennen, der bereits Mitarbeiter Ihres Unternehmens ist, jemanden, der noch nicht in Ihrem Unternehmen ist, einstellen oder einen Externen beauftragen. Egal für welche Methode Sie sich entscheiden. Sie werden feststellen, dass es hilft, eine schriftliche Beschreibung der Arbeiten anzufertigen, die die jeweilige Person durchführen soll. Diese Beschreibung kann entweder eine einfache Aktennotiz für ein formloses Projekt sein oder auch eine schriftliche Aufgabenbeschreibung für offizielle Projekte. Für jede Personalkategorie, die Sie benötigen, sollten Sie Ihre Anforderungen schriftlich festhalten. In dieser Beschreibung sollten wenigstens die folgenden Informationen enthalten sein:
✓ Projektname, -nummer und Startzeitpunkt
✓ Fähigkeiten und Fachwissen, über die die Person oder die Personen verfügen soll(en)
✓ Beschreibung sowie Anfangs- und Enddatum für die jeweiligen durchzuführenden Arbeiten
✓ voraussichtlich erforderliche Anzahl von Arbeitsstunden

Wenn Sie innerhalb Ihres Unternehmens nach den richtigen Teammitgliedern suchen, machen Sie Folgendes:
✓ Finden Sie potenzielle Kandidaten in Zusammenarbeit mit Ihrer Personalabteilung und mit den
Abteilungsleitern. Sprechen Sie mit den Kandidaten und erörtern Sie Ihr Projekt, beschreiben Sie.
welche Aufgaben sie übernehmen würden, und schätzen Sie deren Qualifikationen ein.
✓ Suchen Sie die besten Kandidaten heraus und bieten Sie ihnen an, in Ihrem Projekt mitzuarbeiten.
✓ Halten Sie schriftlich fest, welche Aufgaben diese Mitarbeiter für Sie übernehmen werden. Wenn Sie außerhalb Ihres Unternehmens nach Kandidaten suchen, ermitteln Sie mögliche Ressourcen in Zusammenarbeit mit Ihrer Personalabteilung, um Neueinstellungen vorzubereiten. Geben Sie der Personalabteilung eine detaillierte Beschreibung der Qualifikationen. Fähigkeiten und Kenntnisse, die die Kandidaten haben sollten. Informieren Sie sie über die Aufgaben, die die Kandidaten übernehmen müssen, und wie viel Zeit dafür notwendig ist. An den Einstellungsgesprächen und -tests sollten Sie möglichst persönlich teilnehmen. Falls Sie mit externen Fachleuten Zusammenarbeiten wollen, fragen Sie in der Personalabteilung nach möglichen Kandidaten, Gehen Sie der Personalabteilung eine detaillierte Beschreibung der Aufgaben, die zu vergeben sind, wie viel Zeit dafür voraussichtlich notwendig ist und welche Kenntnisse und Fähigkeiten der externe Experte haben sollte. Sehen Sie sich den Vertrag an, bevor er von dem Verantwortlichen in Ihrem Unternehmen unterzeichnet wird.

Sprechen Sie auch mit anderen wichtigen Abteilungen, um herauszufinden, ob noch andere Personen zu irgendeinem Zeitpunkt in Ihr Projekt einbezogen werden sollten. Wenn Sie diese Personen gefunden haben, ist Folgendes zu tun:
✓ Treffen Sie sich mit ihnen, um darzulegen, welches die Ziele Ihres Projekts sind. Erklären Sie den Betreffenden, wie sie Ihr Projekt unterstützen sollen.
✓ Finden Sie Wege, diese Personen einzubeziehen und sie über den gesamten Projektverlauf hindurch auf dem Laufenden zu halten.