In Multi-Projektumfeld ein Projekt beginnen – Projektmanagement Methoden

Ihr Projekt bekommt in den Köpfen der Teammitglieder und Projektbeteiligten ein Eigenleben, sobald es offiziell beginnt. In diesem Abschnitt finden Sie Vorschläge, wie Sie den persönlichen Einsatz Ihrer Teammitglieder bestätigen und formalisieren, ein Teamgefühl erzeugen, alle auf ein Ziel einschwören und das Projekt im Unternehmen bekannt geben können.

Eine offizielle Ressourcen Verteilung
Wenn eine Person Mitglied in zwei oder mehr Projektteams ist, ist der Konkurrenzkampf um ihre Arbeitszeit besonders in der Anfangsphase eines Projekts, aber auch dann, wenn unvorhergesehene Ereignisse eintreffen, besonders groß. Wenn die Projekte von unterschiedlichen Führungskräften geführt werden, ist dieser Konkurrenzdruck möglicherweise noch stärker, weil jede Führungskraft natürlich in erster Linie ihr eigenes Projekt sieht. In solchen Situationen ist es erforderlich, dass Führungskräfte und Teammitglieder aus unterschiedlichen Projekten professionell und kooperativ Zusammenarbeiten und bei auftauchenden Ressourcenkonflikten die Anforderungen aller Projekte berücksichtigen, um Lösungen zu finden, die insgesamt für das Unternehmen den größten Nutzen bringen. Ein schriftlich vereinbarter Arbeitsauftrag für jedes Teammitglied kann den Umfang und den Zeitpunkt seines Einsatzes in den einzelnen Projekten verdeutlichen und bestehende Konflikte aufzeigen, (In Artikel 11 finden Sie weitere Informationen zur Erstellung von Arbeitsaufträgen.)

Damit die richtigen Personen diese Arbeitsaufträge lesen und befolgen, sollten sie folgende Unterschriften tragen:
✓ die Person, die ihre Zeit zur Verfügung stellt
✓ der direkte funktionale Vorgesetzte dieser Person
✓ der Projektmanager
✓ jeder, der sonst noch in Entscheidungen zur Personalverteilung eingebunden ist

Wenn Sie erwägen, den Arbeitseinsatz einer bestimmten Person in Ihrem Projekt X zu verändern, achten Sie darauf, dass Sie das mit den Führungskräften all der anderen Projekte abstimmen, in denen diese Person noch arbeitet. Wenn Sie diese Änderungen vornehmen, aktualisieren Sie den bestehenden Arbeitsauftrag und informieren Sie alle Beteiligten darüber.

Ein Projektteam zusammenstellen
In Artikel 11 steht, dass Sie folgende vier Bereiche berücksichtigen sollten, wenn Sie ein neues Projektteam zusammenstellen:
✓ Ziele
✓ Rollen
✓ Abläufe
✓ Beziehungen

Wenn einige der Teammitglieder schon früher zusammengearbeitet haben, finden sie einige dieser Bereiche möglicherweise überflüssig. Um aber effektiv arbeiten zu können, muss das Team jeden dieser Bereiche im aktuellen Kontext berücksichtigen.

Wenn Sie diese Themen bearbeiten, achten Sie besonders auf Folgendes:
✓ Identifizieren Sie klar und deutlich das Ziel jedes einzelnen Projekts, an dem die Beteiligten arbeiten. Wenn die Projekte Teil einer großen Gesamtmaßnahme sind, beschreiben Sie die besonderen und einzigartigen Aspekte der einzelnen Projekte und wie die gemeinsamen Anstrengungen dazu beitragen, das übergeordnete Ziel zu erreichen.
✓ Motivieren Sie die Teammitglieder dazu, zu überlegen, wie jedes einzelne Projekt dazu beitragen kann, ihre persönlichen Ziele zu erreichen. Da sich die Projektbeteiligten und auch die Art der Arbeit in den einzelnen Projekten – zumindest teilweise – unterscheiden, bietet jedes Projekt andere Chancen.
✓ Machen Sie ganz deutlich, welche Rolle jeder Einzelne in den einzelnen Projekten spielt. Selbst, wenn einige der Aufgaben ähnlich sind, ist die Unterstützung der Beteiligten möglicherweise nicht in allen Projekten dieselbe.
✓ Entwickeln Sie Kommunikations-, Entscheidungs- und Konfliktlösungsprozesse, die eine Zusammenarbeit mit Personen aus anderen, verbundenen Projekten ermöglichen. Überzeugen Sie die Beteiligten der verschiedenen Projekte davon, dass eine gute Informationspolitik dazu beilragen kann, mögliche Unstimmigkeiten zu lösen, bevor sie auftreten und bessere und schnellere Problemlösungen erlauben.
✓ Richten Sie für jedes Projekt Notfallabläufe zur Konfliktlösung ein, für den Fall, dass die Teammitglieder sie nicht selbst lösen können. Wenn Sie feste Abläufe einrichten, für den Fall, dass Teammitglieder Konflikte nicht selbst lösen können, hilft das, schneller zu Lösungen zu kommen und persönliche. Animositäten zu vermeiden.

Das Projekt im restlichen Unternehmen vorstellen
Wenn mehrere Projekte mit sich überschneidenden Teammitgliedern gleichzeitig begonnen werden, ist es sowohl für die Teammitglieder als auch für die restlichen Kollegen häufig nicht leicht, diese auseinander zu halten. Um jedem einzelnen Projekt in einem Multi-Projektumfeld mit ähnlichen oder sich überschneidenden Komponenten ein eigenes Gesicht zu geben, machen Sie Folgendes:
✓ Stellen Sie jedes Projekt einzeln vor, entweder bei einem separaten Meeting oder in klar abgegrenzten, eigenständigen Teilen eines gemeinsamen Meetings oder durch unterschiedliche schriftliche Ankündigungen. Erläutern Sie zunächst sämtliche Aspekte des Projekts und dann gehen Sie auf die Verbindungen zu anderen Projekten ein.
✓ Kommunizieren Sie mit jedem, der an mehr als einem Projekt teilnimmt, einzeln und machen Sie klar, wie wichtig sein Beitrag für jedes einzelne Projekt ist. Ermitteln Sie die Bereiche, wo es Überschneidungen oder Abhängigkeiten zwischen Projekten gibt und erklären Sie. wie diese aufeinander abgestimmt werden. Betonen Sie auch, warum es wichtig ist, dass die Beteiligten die Projekte als eigenständige Einheiten und nicht als ein Gesamtprojekt verstehen.