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Denken Sie immer an folgende verärgerte Äußerung eines gestressten Projektmanagers: Wir haben so lange so viel mit so wenig Aufwand geschafft, dass man jetzt von uns erwartet, dass wir alles ganz ohne Aufwand schaffen! Natürlich kann man nichts erreichen, ohne etwas zu investieren; alles hat seinen Preis. Wir leben in einer Welt beschränkter Ressourcen und akuten Zeitmangels. Es muss immer mehr Arbeit erledigt werden, als es Zeit und Ressourcen zulassen. Ihre Aufgabe ist es, zu entscheiden, welche Aufgaben erledigt werden sollen, und alles in Ihrer Macht Stehende zu tun, diese Aufgaben, für die Sie sich entschieden haben, erfolgreich durchzuführen.
Wenn Sie die Ressourcen, die Sie für die Durchführung Ihres Projekts benötigen, genau identifizieren und planen, werden Ihnen folgende Tätigkeiten leichter fallen:
✓ denen, die Ihr Projekt unterstützen müssen, zu erklären, worin ihr Beitrag bestehen soll
✓ sicherstellen, dass die Ressourcen zur Verfügung stehen, wenn sie gebraucht werden
✓ genauere und realistischere Zeitpläne entwickeln
✓ den Verbrauch an Ressourcen überwachen, um mögliche Überschreitungen zu erkennen und zu vermeiden
In einigen Unternehmen gibt es Systeme, mit denen ganz detailliert erfasst wird, welche Ressourcen für welches Projekt eingesetzt werden, während es in anderen Unternehmen überhaupt keine offizielle Planung oder Überwachung der Ressourcen gibt. Diese Informationen sind jedoch von unschätzbarem Wert, um den Projekterfolg sicherzustellen, unabhängig davon, ob in Ihrem Unternehmen derartige Vorgehensweisen gefordert werden. Dieses Artikel hilft Ihnen dabei herauszufinden, wen Sie in Ihrem Projekt wann und wie lange benötigen. Das Artikel erklärt außerdem, wie man mögliche Konflikte bei der Einteilung der Arbeitszeit der Mitarbeiter identifiziert und löst.
Der Erfolg Ihres Projekts hängt von Ihrer Fähigkeit ah. sich zur Durchführung der notwendigen Arbeiten die richtigen Leute zu sichern. Zu einer erfolgreichen Personalplanung gehört Folgendes:
✓ erkennen, welche Fähigkeiten und welches Wissen notwendig sind, um die Projektaufgaben zu erledigen
✓ die Personen benennen, die an den einzelnen Aufgaben arbeiten sollen
✓ festlegen, wie viel Aufwand für die Durchführung der einzelnen Tätigkeiten notwendig ist
✓ festlegen, in welcher Phase des Projekts bestimmte Personen ihre Aufgaben erledigen sollen, wenn sie nicht die gesamte Zeit über in Vollzeit für das Projekt arbeiten
Wenn Sie Einfluss darauf nehmen können, welche Personen an Ihrem Projekt mitwirken, helfen die im folgenden Abschnitt dargelegten Personalplanungsmethoden, die am besten geeigneten Leute zu finden. Wenn Ihnen Mitarbeiter zugeteilt werden oder Ihr Projektteam bereits besteht, kann Ihnen der folgende Abschnitt helfen, aus den Fähigkeiten und Erfahrungen der einzelnen Teammitglieder das Beste zu machen.
Mit einem Qualifikationsplan arbeiten
Bevor Sie die richtigen Leute für Ihr Projekt auswählen, müssen Sie deren Fähigkeiten und Wissen kennen. In einem Qualifikationsplan, wie er in Abbildung 6.1 dargestellt ist, kann man am besten darstellen, welche Kenntnisse und Fähigkeiten die Personen haben müssen, die an Ihrem Projekt mitwirken.
Abbildung 6.1: Die Kenntnisse und Fähigkeiten der Teammitglieder dargestellt in einem Qualifikationsplan
In der linken Spalte des Qualifikationsplans stehen die Fähigkeiten und Kenntnisbereiche und in der oberen Zeile die Namen der Teammitglieder. In die einzelnen Felder schreiben Sie dann die besonderen Fähigkeiten, Wissens- und Interessengebiete der einzelnen Personen. Folgendes Schema soll Ihnen bei der Bewertung der Kenntnisse und Fähigkeiten helfen:
✓ Sehr gute Kenntnisse: Die Person kann bei einer Aufgabe, für die diese Fähigkeiten oder Kenntnisse erforderlich sind, eine führende Rolle übernehmen.
✓ Grundkenntnisse: Die Person hat in diesem Bereich eine gewisse Ausbildung durchlaufen oder Erfahrung gemacht, sollte jedoch nur unter der Leitung eines anderen in diesem Bereich arbeiten.
✓ Interesse: Die Person würde gerne an Aufgaben arbeiten, für die diese Fähigkeit oder dieses Wissen erforderlich ist.
Der in Abbildung 6.1 dargestellte Qualifikationsplan zeigt Ihnen, dass Frau Sommer eine führende Rolle beim Schreiben von Fachtexten übernehmen kann und dass sie auch gerne an derartigen Aufgaben arbeiten würde. Herr Schmitt wäre dafür qualifiziert, juristische Rechercheaufgaben zu übernehmen, aber er würde lieber nicht in diesem Bereich arbeiten. Er würde lieber beim Entwurf von Fragebogen mitarbeiten, aber er hat in diesem Bereich keine besonderen Kenntnisse oder Fähigkeiten. Übrigens: Sie würden vielleicht festlegen, dass Sie Herrn Schmitt nie dafür einsetzen würden, Fragebogen zu entwerfen, weil er dafür keinerlei Qualifikationen besitzt. Wenn Sie aber auf der Suche nach weiteren Mitarbeitern wären, die Fragebogen entwickeln, wäre Herr Schmitt ein bevorzugter Kandidat, weil er gerne in diesem Bereich arbeiten würde und sich deshalb höchstwahrscheinlich besonders bemühen würde, die notwendigen Fähigkeiten zu erlernen.
Fähigkeiten und Wissen detailliert beschreiben
Es gibt die verschiedensten Möglichkeiten, mit numerischen oder alphanumerischen Bezeichnungen die Fähigkeiten, das Wissen oder das Interesse Einzelner zu beschreiben. So lassen sich die unterschiedlichen Kenntnisstufen beispielsweise als Rangliste beschreiben:
5: Hervorragend
4: Überdurchschnittlich
3: Durchschnittlich
2: Begrenzt
1: Minimal
Man könnte auch einen Indikator wählen, um die Erfahrungen, die die einzelnen Teammitglieder in den unterschiedlichen Bereichen haben, anzugeben. So ein Qualifikationsplan hilft Ihnen nicht nur bei der Ermittlung des Personalbedarfs für Ihre Projektaufgaben, sondern er macht auch hucken und Schwächen in der Qualifikation der Mitarbeiter deutlich. Diese Informationen können als Grundlage für folgende Bereiche dienen:
✓ Schulung: Das Unternehmen könnte Schulungsprogramme zur Behebung dieser Lücken entwickeln.
✓ Personalentwicklung: Wer sich in den Bereichen weiterbildet, die häufig benötigt werden, kann seine Chancen verbessern, mehr Verantwortung übertragen zu bekommen.
✓ Personalbeschaffung: Diejenigen, die für die Personalbeschaffung zuständig sind, können sich auf die Suche nach Kandidaten machen, die neben ihren eigentlichen Kenntnissen in dem Bereich, für den sie eingestellt werden, über solche Fähigkeiten und Kenntnisse verfügen, die im Unternehmen knapp sind.
Einen Qualifikationsplan erstellen
Gerade weil man diesen Qualifikationsplan in so vielen Unternehmensbereichen einsetzen kann, haben viele Führungskräfte, Schulungsabteilungen und Personalabteilungen bereits für einige oder alle Teile der Personalstruktur entsprechende Tabellen aufgestellt. Wenn Sie beschließen, Ihre eigenen Tabellen zu entwickeln oder jemand anders in Ihrem Unternehmen zu helfen, eine aufzustellen, gehen Sie folgendermaßen vor:
1. Erstellen Sie eine komplette Liste mit den Fähigkeiten und Wissensgebieten, die für die Projektaufgaben notwendig sein könnten.
Legen Sie diese Bereiche in Absprache mit den Fachleuten und der Personalabteilung fest und wählen Sie solche Personen aus. die bereits früher in ähnlichen Projekten gearbeitet haben.
2. Erstellen Sie eine Liste aller Personen, die in dem Qualifikationsplan aufgeführt werden sollen.
Listen Sie alle Personen auf, die Ihrem Projekt zugeordnet werden
3. Lassen Sie die Personen in der Tabelle sich bezüglich ihrer Fähigkeiten und ihres Interesses in bestimmten Gebieten selbst einschätzen.
4. Lassen Sie den jeweiligen Vorgesetzten aller aufgelisteten Personen die Fähigkeiten, das Fachwissen und das Interesse dieser Personen einschätzen.
5. Vergleichen Sie diese beiden Einschätzungen und bringen Sie sie, wo notwendig, in Einklang. Sprechen Sie mit der betreffenden Person und ihrem Vorgesetzten, um mögliche Unterschiede in der Bewertung zu klären; entscheiden Sie sich für die Einschätzung, die die Fähigkeiten der betreffenden Person Ihrer Meinung nach am besten beschreibt.
6. Erstellen Sie die endgültige Version des Qualifikationsplans. In Projekten arbeitet man oftmals mit Menschen zusammen, die man nicht gut kennt oder mit denen man zuvor noch nicht viel Zeit verbracht hat. Sie sollten sich besondere Mühe gehen, herauszufinden, was die besonderen Fähigkeiten, Kenntnisse und Interessensgebiete der Teammitglieder sind, damit Sie deren besondere Fähigkeiten besser nutzen können. Außerdem dient es der Steigerung der Arbeitsmoral und Produktivität.
Einschätzungen bewerten: Wenn sich die Einschätzung des Mitarbeiters nicht mit der des Vorgesetzten deckt. Vergleichen Sie einmal Ihre eigene Einschätzung mit der Ihres Vorgesetzten. Sie erhalten so möglicherweise Informationen über mögliche Situationen, in denen in der Zukunft Leistungsprobleme auftauchen könnten. Nachstehend finden Sie einige typische Situationen, Probleme und mögliche Lösungsansätze, falls Diskrepanzen zwischen Ihrer Einschätzung und der Ihres Vorgesetzten auftreten:
✓ Sie schätzen Ihre Fähigkeiten und Kenntnisse in einem bestimmten Bereich höher ein als Ihr Vorgesetzter.
• Mögliche Situation: Sie haben das Gefühl, dass Ihr Vorgesetzter Ihnen ungerechtfertigterwei.se keine schwierigeren Aufgaben mit größerer Verantwortung überträgt.
• Mögliche Lösung: Ihr Vorgesetzter könnte Ihnen eine schwierigere Aufgabe übertragen und Ihre Leistung ständig überwachen. Wenn alles gut läuft, verbessert sich die Einstellung Ihres Vorgesetzten zu Ihrer Leistungsfähigkeit. Wenn Sie Schwierigkeiten bei der Ausführung haben, können Sie mit Ihrem Vorgesetzten einen Plan erarbeiten, der Ihnen hilft, die möglicherweise fehlenden Fähigkeiten oder Kenntnisse zu erwerben.
✓ Sie schätzen Ihre Fähigkeiten und Kenntnisse in einem bestimmten Bereich niedriger ein als Ihr Vorgesetzter.
• Mögliche Situation: Jedes kleinste Problem und jede Entscheidung erörtern Sie mit Ihrem Vorgesetzten, weil Sie das Gefühl haben, nicht qualifiziert genug zu sein, um diese selbst zu lösen.
• Mögliche Lösung: Ihr Vorgesetzter kann Ihnen zu Beginn eines Projekts deutlich machen, dass er oder sie der Meinung ist, dass Sie für Ihre Aufgabe qualifiziert genug sind, und Ihnen aufzeigen, wo Sie bestimmte Probleme richtig behandelt haben und warum.
✓ Es gibt Interessengebiete, von denen Ihr Vorgesetzter nichts weiß.
• Mögliche Situation: Sie verpassen Gelegenheiten, in denen Sie bestimmte Aufgaben bearbeiten könnten.
• Mögliche Lösung: Reden Sie regelmäßig mit ihrem Vorgesetzten darüber. für welche Bereiche Sie sich interessieren und warum Sie der Meinung sind, dass Sie Aufgaben in diesen Bereichen erfolgreich erledigen könnten.
✓ Ihr Vorgesetzter denkt. Sie interessieren sich für Bereiche, für die Sie sich in Wirklichkeit gar nicht interessieren.
• Mögliche Situation: Immer wieder bekommen Sie Aufgaben übertragen, für die Sie sich eigentlich nicht interessieren. Ihre Arbeit langweilt Sie und Ihre Leistungen werden schlechter.
• Mögliche Lösung: Erörtern Sie Ihre Interessen mit Ihrem Vorgesetzten und fragen Sie ihn. ob Sie – zusätzlich zu Ihren normalen Tätigkeiten, bei denen Ihre besonderen Fähigkeiten gefragt sind Aufgaben übernehmen dürfen, für die Sie sich interessieren.
