Qualitätsverbesserungsprogramme in Ihrem Unternehmen einführen – Manager als Beruf

In dem Zeitraum, in dem wir selbst als Manager arbeiten, haben wir viele Programme zur Qualitätssicherung kommen und gehen sehen. Trotz der besten Vorsätze und der enormen Anstrengungen, sowohl seitens der Manager als auch der Mitarbeiter, halten viele Programme einfach nicht das, was man sich von ihnen verspricht. Der Anfang eines Qualitätssicherungsprogramms erfordert eine Menge Zeit und Energie: es braucht aber noch wesentlich mehr, um auch funktionell zu bleiben.

Es gibt vermutlich genauso viele Methoden, ein Qualitätsverbesserungsprogramm ins Leben zu rufen, wie es Sterne am Himmel gibt. Das große Geheimnis ist jedoch, solch ein Projekt gut zu organisieren, einen endgültigen Plan zu haben und die Vorgehensweise festzulegen, bevor Sie Ihr Programm starten. Nichts erledigt ein Programm schneller als eine verfrühte Einführung.
Wenn Sie ein Qualitätssicherungsprogramm in Ihrem Unternehmen einführen wollen, sollten Sie sich an die nachfolgenden fünf Schritte halten:
1. Sichern Sie den Einkauf von Top-Managern
Für den andauernden Erfolg eines Qualitätssicherungsprogramms brauchen Sie die aktive Unterstützung des Top Managements. Da die Einführung solcher Programme immer mit einer Kompetenzerweiterung der Mitarbeiter und den damit verbundenen Möglichkeiten zur Abgabe von Verbesserungsvorschlagen quer durch das Unternehmen einhergeht, fürchten manche Manager einen spürbaren Machtverlust. Bei diesem, alles entscheidenden, ersten Schritt sollten Sie sich der Unterstützung der Top-Manager auf der Basis realistischer Gewinnaussichten, gerechnet auf Heller und Pfennig, vergewissern.

2. Richten Sie ein Komitee zur Qualitätsbeurteilung ein
Dieses Komitee sollte aus Mitarbeitern verschiedenster Ebenen und Bereiche des Unternehmens zusammengesetzt sein. Ihre Aufgabe muss darin bestehen, das innerbetriebliche Vorschlagswesen so zu verbessern, dass die im Laufe des Programms anfallenden Verbesserungsvorschläge effektiv beurteilt und dann eventuell auch umgesetzt werden können. In einem kleinen Unternehmen könnte solch ein Komitee aus nur ein oder zwei, in größeren Unternehmen dagegen jedoch aus zwanzig oder mehr Personen bestehen. Damit sichergestellt wird, dass das Programm einschlägt (und das ist der kritische Punkt), sollte das Komitee direkt einem der Top-Manager des Unternehmens regelmäßig Bericht erstatten. Dieser sollte wiederum in der Lage sein, die notwendige Unterstützung zu gewährleisten und organisatorische Hindernisse zu beseitigen.

3. Entwickeln Sie Richtlinien und Verfahrensweisen
Obwohl es, wie bereits gesagt, die verschiedensten Modelle zur Verbesserung der Qualität gibt, haben die meisten folgende drei Punkte gemeinsam.
• Das Sammeln von Verbesserungsvorschlägen der Mitarbeiten Dies geschieht mittels eines speziell zu diesem Zweck entwickelten Formulars. Auf diesem Formular nennt der Mitarbeiter den Bereich, den er für verbesserungswürdig hält, und trägt anschließend seine Vorschläge ein. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter auch, ihren Namen anzugeben. damit Sie für eventuelle Rückfragen im häufe des Verfahrens verfügbar sind. Dann geben Sie diese Anregungen direkt an das Komitee weiter. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, sich weiterhin auf Embleme zu konzentrieren, die direkt mit ihrer Arbeit oder Arbeitsgruppe zu tun haben. So ist gewährleistet, dass sie bei der Umsetzung der Vorschläge mitarbeiten können.
• Überdenken Sie die gemachten Vorschläge und bestimmen Sie den Bedarf. Das
Komitee überarbeitet sämtliche Vorschläge und bestimmt, wohin jeder einzelne weilergeleitet wird. Eignet sich der Vorschlag zur direkten Umsetzung, kann er einem Manager zur Einleitung der entsprechenden Maßnahmen gegeben werden. Für komplexere oder bereichsübergreifende Vorschläge lässt sich eine Arbeitsgruppe einrichten. die die möglichen Folgen des Vorschlages unter die Lupe nimmt und eine Empfehlung ausarbeitet. Benötigt das Komitee nähere Informationen, bevor es seine Position festlegen. kann der betreffende Mitarbeiter dazu befragt werden. Die Vorschläge, die zur Umsetzung ungeeignet erscheinen, sollten an den Absender zurückgeschickt werden, begleitet von einem Dankesschreiben und der Begründung, warum dieser Vorschlag abgelehnt wurde. Alle Mitarbeiter, die einen Vorschlag machen, sollten ein Dankesschreiben erhalten, unabhängig von der Realisierbarkeit des Vorschlages.

• Verfolgen Sie die Fortschritte. Das Komitee sollte regelmäßig Berichte, die eine
Übersicht sämtlicher Vorschläge und deren Status enthalten, veröffentlichen. Diese müssen dann wenigstens einmal im Monat an alle Mitarbeiter verteilt werden. Ein derartiges System hat zwei Vorteile: Zum einen behalten Sie die Übersicht über die Art der Vorschläge und können so erkennen, ob Ihr Unternehmen bestimmte Problemschwerpunkte hat. Beziehen sich beispielsweise alle Vorschläge auf die Gehaltsabrechnung, dann stimmt entweder damit etwas nicht, oder Ihre Mitarbeiter verschweigen ein wirkliches Problem. Zum Zweiten zeigt dieser Bericht allen Mitarbeitern, dass an der Verbesserung der Qualität auch wirklich gearbeitet wird.

4. Informieren Sie Ihre .Mitarbeiter
Ihre Mitarbeiter müssen wissen, dass sie nun die Möglichkeit haben, wirklich etwas im Unternehmen zu bewegen. Die meisten Unternehmen geben diese Nachricht über Newsletter. Besprechungen, Videos, Betriebsversammlungen und Ähnlichem weiter. Da-mit diese Botschaft aber wirklich eine maximale Auswirkung auf die Mitarbeiter hat, sollte die höchst r angige Person des Unternehmens, der Vorstandsvorsitzende, der Präsident, der Hauptgeschäftsführer oder wie auch immer er bei Ihnen genannt wird, diese Nachricht persönlich verkünden. So wird sichergestellt, dass Ihre Mitarbeiter die Neuigkeit erhalten und verstehen, welche Priorität die Verbesserung der Qualität im Unternehmen hat. Dieser Bekanntmachung sollten sich direkt die schriftlichen Richtlinien und Verfahrensweisen anschließen, die bereits in Schritt 3 entwickelt worden sind und für alle Mitarbeiter bestimmt sind.

5. Werten Sie die Ergebnisse aus
Wie steht ein gutes Programm da. wenn Sie seine Ergebnisse nicht messen können? Wak- kelig, äußerst wackelig. Werten Sie die Ergebnisse des Programms regelmäßig aus. und stellen Sie fest, ob die Mitarbeiter mitziehen und ob bestimmte Bereiche besonders viele Probleme zu haben scheinen. So stellen Sie sicher, dass aufgrund der Vorschläge auch wirklich etwas von den Managern unternommen wird. Können Sie die Quantität der Ergebnisse in Einsparungen, reduziertem Arbeitsaufwand, verbessertem Kundendienst oder ähnlichen Faktoren messen, dann ist es optimal.