Ziele und Meilensteine festlegen, Einführung – Businessplan erstellen

Mit Ihrer Aufgabenbeschreibung haben Sie einen riesigen Schritt nach vorne gemacht. Sie geben den Zweck Ihres Unternehmens an, indem Sie Ihr Geschäftsfeld definieren. Aber das ist erst der erste Schritt. Haben Sie jemals Ferien mit dem Auto geplant? Die Wahl des Zielorts ist entscheidend (und oft ganz schön nervig, weil die Kinder nach Disney World bei Paris wollen, Sie aber lieber Ferien am Meer machen möchten). Richtig anstrengend wird es jedoch erst, wenn Sie die Reiseroute ausarbeiten und die einzelnen Etappen und Sightseeing-Ziele festlegen. damit Ihre dreiwöchige Flucht zum einmaligen Erlebnis wird. Ziele und Etappenziele sind für die erfolgreiche Unternehmensplanung genauso entscheidend. Wir wetten, dass Sie schon ganz verrückt danach sind, mit Ihrer Unternehmensplanung weiterzukommen und Ihre Ziele festzulegen. Wir wollen uns aber noch ein paar Momente Zeit lassen, um einige wichtige Gedanken einzuführen, die Sie beim Festlegen der eigenen Ziele und Meilensteine dann zu Ihrem Vorteil berücksichtigen können.

Warum das alles?
Wer braucht überhaupt Ziele? Vielleicht sind Sie ja der Typ Mensch, der für einen Ausflug nur schnell sein Auto mit Benzin füllt, beim nächsten Geldautomaten haltmacht und dann beim Verlassen der Stadt eine Münze wirft. Warum sollte man Zeit damit verschwenden, eine Landkarte zu entziffern? Vielleicht ist Ihre Art und Weise gut für einen kurzen Abenteuer-Trip, aber für ein Unternehmen kann es ernsthafte Konsequenzen nach sich ziehen, wenn es keine Geschäftsziele festlegt.

Können Sie sich noch an den klugen Dialog zwischen Alice und der Cheshire Cat in Alice im Wunderland von Lewis Caroll erinnern? Alice fragt:
Können Sie mir bitte sagen, welchen Weg ich von hier aus einschlagen soll?
Das hängt ziemlich davon ab, wo Sie hinwollen, sagte die Katze.
Ist mir ziemlich egal, sagte Alice.
Dann ist es auch egal, welchen Weg Sie nehmen, sagte die Katze.

Wenn Ihr Unternehmen keine Ziele hat. auf die es hinarbeitet, sind alle Richtungen gleich gut, jede Anstrengung ist nützlich und jede Aktivität repräsentiert Fortschritt. Wenn Ihre Geschäftschancen so eindeutig und so überwältigend sind, dass Sie keine X bestimmte Aktionsrichtung festlegen müssen, um ans Ziel zu kommen, haben Sie das große Los gezogen. Es ist jedoch wahrscheinlicher, dass Sie von einer gefährlichen Kreuzung zur anderen rennen, und dann kann mangelnde Planung ziemlich gefährlich sein. Das Festlegen von Zielen und Meilensteinen bietet eine wichtige Versicherungspolice für Ihr Unternehmen: die Möglichkeit, eine erfolgreiche Aktionsrichtung zu planen und die jeweils erreichten Etappen zu überprüfen.

Ziele versus Meilensteine
Nachdem Sie Ihre Aufgabenbeschreibung formuliert haben, stecken die Ziele die grundsätzliche Route ab. um dorthin zu gelangen. Als Ergebnis werden für die Ziele häufig allgemeine Geschäftsabsichten formuliert. Sie können die Unternehmensziele mit Phrasen wie Marktführer werden oder günstigster Anbieter am Markt definieren. Diese Ziele sind klar genug, sodass die Unternehmensaktivitäten darauf konzentriert werden können, ohne jedoch zu eng gefasst zu sein und damit die Kreativität oder Flexibilität einzuschränken. Ziele sind weit gefasste Unternehmensergebnisse, die Ihr Unternehmen unbedingt erreichen will. Während auf die Ziele hingearbeitet wird, muss das Unternehmen gewillt sein, die nötigen Ressourcen (Geld und Mitarbeiter) zur Erfüllung der beabsichtigten Ergebnisse zur Verfügung zu stellen. Die Ziele, die Sie für Ihr Unternehmen festlegen, sollten letztendlich alle Geschäftsentscheidungen diktieren und den Entscheidungsprozess im gesamten Unternehmen antreiben.

Die Ziele sollten eine untrennbare Verknüpfung zwischen den Unternehmensaktionen und der Aufgabenbeschreibung bilden. Wenn man ein allgemeines Ziel für sein Unternehmen formuliert hat, ist das jedoch noch nicht das Ende vom Lied. Soll das Ziel erreicht werden, muss es auch irgendeine Art von Führung geben, um dorthin zu gelangen. Zu dem Ziel müssen auch noch einige Meilensteine aufgestellt werden: Anweisungen, die genau beschreiben, was getan werden muss, um das Ziel zu erreichen. Meilensteine bilden den Weg zu einem Ziel. Sie geben die Details an, was und wann etwas getan werden muss. Häufig gehört zu einem Meilenstein eine Zahl und ein Datum. In jedem Fall sollte leicht zu erkennen sein, dass man einen bestimmten Meilenstein erreicht hat. Meilensteine stehen nie für sich allein da. Wenn sie nicht im Kontext des größeren Ziels gesehen werden, bedeuten sie für sich genommen nur wenig. Dann können sie sogar richtig verwirrend sein.

Das Ziel, die Moral der Mitarbeiter verbessern ist zum Beispiel zu allgemein, wenn es nicht durch spezifische Meilensteine ergänzt wird. Klagen der Mitarbeiter im kommenden Jahr um 35 % reduzieren kann jedoch falsch verstanden werden, wenn es für sich allein steht. (Eine Möglichkeit, diesen Meilenstein zu erreichen, ist, einigen Mitarbeitern zu kündigen und den Rest zu terrorisieren.) Wenn Ziel und Meilenstein zusammen betrachtet werden, wird deren Bedeutung jedoch klar. Benutzen Sie statt Ziele und Meilensteine andere Begriffe? Keine Sorge, Sie werden nicht durchdrehen. Das einzige, was verrückt ist, ist der Mangel an Standard-Begriffsdefinitionen im Bereich der Unternehmensplanung. Das Wichtigste ist, sich über die Begriffe, die Sie verwenden wollen, zu einigen und konsequent dabei zu bleiben. Dadurch können Sie sich und Ihrem Unternehmen unnötige Verwirrung ersparen.

Das Ziel der Whirlpool Corporation in Asien
Whirlpool Corporation ist ein führender Hersteller und Vertreiber von Haushaltsgeräten. Im letzten Geschäftsbericht nannte das Unternehmen verschiedene Ziele, darunter auch das Ziel. Marktführer in Asien zu werden. Viele Jahre lang haben japanische Firmen diese Position eingenommen. Whirlpool ist in vier regionale Bereiche unterteilt: Nordamerika, Europa, Lateinamerika und Asien. Außer Asien haben alle Regionen vor kurzem höhere Gewinne verzeichnet. Statt nun Kosten einzusparen und so die Gewinne in Asien zu erhöhen, investierte das Unternehmen in diese Region, um sich in der Zukunft dort zu positionieren. Das Ziel, Marktführer zu werden, hat ganz klar das Verhalten der Firma gesteuert, Ressourcen in diese Gegend zu investieren.

Das Unternehmen unterstützt dieses Ziel mit fünf Meilensteinen:
✓ Eingehen von Partnerschaften mit soliden lokalen Unternehmen
✓ Positionierung seiner Marken in der Region
✓ Transfer der besten Praktiken in die Region
✓ Aufschwung für seine globalen Unternehmungen
✓ Aufbau der Human Resources in der Region
Whirlpool glaubt, dass es die Marktführung in Asien erreichen wird, wenn es diese fünf Meilensteine aggressiv verfolgt, mit denen es seine Absichten klarstellen und seinen Erfolg messen kann.

Effizienz Versus Effektivität
Dieses ganze Gerede von Zielen und Meilensteinen bietet uns die perfekte Gelegenheit, ein weiteres Begriffspaar ins Spiel zu bringen, mit dem seit Jahren um sich geworfen wird: Effizienz und Effektivität. Die Begriffe wurden zum ersten Mal in einem absolut faszinierenden Business-Klassiker zusammen verwendet: Functions of the Executive, geschrieben von Chester Barnard im Jahr 1939. Der alte Chester war Präsident der New York Telephone Company und hatte wohl etwas zuviel Zeit zur Verfügung. Aber er hat ein Thema aufgebracht, das für Ihre Arbeit mit Zielen und Meilensteinen immer noch von Nutzen ist: Effizienz versus Effektivität. Wir alle streben natürlich danach, bei unserer jeweiligen Arbeit sowohl effizient als auch effektiv zu sein. Effektivität lässt sich damit umschreiben, dass man die richtige Sache tut, wohingegen Effizienz bedeutet, dass man die Sachen richtig macht. Chester hatte die Idee, diese Konzepte auch auf Firmen und ihre Aktivitäten anzuwenden.

In diesem Zusammenhang hat Effektivität – die richtige Sache tun – viel damit zu tun, dass man die richtigen Ziele wählt. In der Aufgabenbeschreibung des Krimskrams-Unternehmens kann zum Beispiel besonderer Wert daraufgelegt werden, in allen Produktbereichen kunden- und marktorientierter zu werden. Wenn das Krimskrams-Unternehmen effektiv sein soll, muss das Management Ziele setzen, die die Produktdesigner und Ingenieure ermutigen, zuerst mit ihren Kunden in Kontakt zu treten und die Forderungen des Marktes herauszubekommen und erst dann mit dem Design und der Fertigung neuer Produkte zu beginnen.

Effizienz – die Sachen richtig machen – hat mehr damit zu tun. wie gut ein Unternehmen seine Ressourcen zur Erfüllung von Zielen einsetzt. Um effizient zu sein, müssen die Mitarbeiter des Krimskrams-Unternehmens Meilensteine haben, die gewährleisten, dass das Unternehmen die Ziele Kunden- und Marktorientiertheit erreichen kann. Unter anderem sollten die Meilensteine dazu führen, dass das Budget für Entwicklung zwischen Design, Produktentwicklung und Marktforschung richtig aufgeteilt wird. Ressourcen sind immer knapp, und das Krimskrams-Unternehmen kann es sich nicht leisten, sie zu verschwenden. Erfolgreiche Unternehmen sind nicht nur entweder effektiv oder effizient. Die besten Unternehmen sind sowohl effektiv als auch effizient. Die Unternehmen kommen so weit, weil sie in ihrem Streben, beständig die Unternehmensaufgabe zu erfüllen, sowohl das Setzen von Zielen als auch das Entwickeln von klaren, messbaren Meilensteinen ernst nehmen.

Management by Objectives (Management durch Zielvereinbarungen)
Wenn man genauer darüber nachdenkt, geht es bei all den heroischen Anstrengungen, die Sie unternehmen, wenn Sie die Aufgabenbeschreibung Ihres Unternehmens formulieren und dann Ziele und Meilensteine festlegen, nur darum, die Effizienz und Effektivität zu verbessern. Das bedeutet weitgehend, dass Sie die Leute in Ihrem Unternehmen dazu bringen, im Takt des Trommlers zu marschieren, der idealerweise mit Ihrer Aufgabenbeschreibung, Ihren Zielen und Meilensteinen in Einklang steht. 1954 hatte Peter Drucker, ein weiterer Management-Guru, eine neue Idee, um Unternehmensabsichten (Aufgaben. Ziele, Meilensteine) zu erstellen und zu vermitteln: Dies sollte erfolgen, indem man einfach alle Mitarbeiter, die die Absichten auch ausführen sollten, in den Prozess mit einbezog. Er hat, was nicht erstaunlich ist, für diese neue Methode auch einen Begriff geprägt und sie Management by Objectives (MBO oder Management durch Zielvereinbarungen) genannt.

In seinem umfangreichen Werk Die Praxis des Management (The Practice of Management) beobachtete Drucker, dass die Ziele und Meilensteine eines Unternehmens zu oft auf der höchsten Organisationsebene festgelegt werden und nur langsam zur mittleren Ebene und schließlich zu allen anderen durchsickern. Die oberste Geschäftsführung nimmt meist an, dass ihre Perlen der Weisheit von allen anderen froh und dankbar entgegengenommen werden. Aber natürlich sind nicht alle der loyalen Untertanen, von denen erwartet wird, dass sie diese hochfliegenden Ziele ausführen, notwendigerweise auch damit einverstanden. Oft sind diese Mitarbeiter näher an den Problemen und Fragestellungen dran, und haben einen besseren Blick für das, was wirklich getan werden muss, als die Unternehmensführung. Deshalb empfahl Drucker MBO als einen Prozess, bei dem alle Organisationsebenen eines Unternehmens bei der Festlegung der Ziele und Meilensteine beteiligt sind.

MBO bei der Firma Cyprus Semiconductor
Cyprus Semiconductor ist ein im High-Tech-Bereich tätiges Unternehmen, das konsequent gute Ergebnisse verzeichnet und dies zum Teil, weil das Unternehmen eine auf Computer gestützte Form des Management by Objectives (genannt Turbo MBO) eingeführt hat. Wie funktioniert das? Jede Woche zeichnet das Computersystem Tausende von Meilensteinen für die mehreren Hundert Mitarbeiter des Unternehmens auf. Jeden Montag prüfen Arbeitsgruppen, inwieweit die Meilensteine der vorhergehenden Woche realisiert worden sind, geben die Ergebnisse in das System ein und gehen dann wieder an die Arbeit. Am Dienstag sehen sich die Manager die Ergebnisse an und passen die Meilensteine der Mitarbeiter jeweils an. Am Mittwoch prüfen die Geschäftsführer den allgemeinen Status aller Ziele, ermitteln die Probleme und entwickeln geeignete Lösungen. Obwohl Turbo MBO wöchentlich ausgeführt wird, benötigt jeder Manager nur wenige Stunden seiner Wochenarbeitszeit dafür. Das Unternehmen schätzt, dass es mit Hilfe von Turbo MBO die Produktentwicklungs- und Lieferzeiten um die Hälfte reduzieren und dadurch die Gewinne erheblich erhöhen konnte.

Die Idee des Management by Objectives war bei seiner Einführung vor allem in Amerika ziemlich erfolgreich. Nicht jeder war natürlich damit glücklich. Einige Unternehmen schimpften über Zeit und Mühe, die zur Festlegung von MBO-Zielen und -Meilensteinen nötig sind. Andere Unternehmen schafften es nicht, den für das System erforderlichen Papierkram zu erledigen. Wieder andere Unternehmen fanden das Konzept, dass Entscheidungen gemeinsam von allen getroffen werden, zu verrückt und die neue Unternehmenskultur war ihnen zu fremd. Für Unternehmen, die MBO korrekt einsetzen, hat es sich als unschätzbares Management-Werkzeug bewährt: als ein Vorgang, um neue Ideen zu finden, Unternehmensabsichten mitzuteilen und die Unternehmensenergie auf gemeinsam beschlossene Ziele und Meilensteine zu konzentrieren. MBO funktioniert, weil die Menschen an der Gestaltung ihrer eigenen Zukunft beteiligt sind. Die Mitarbeiter engagieren sich mehr für diese Zukunft, weil sie größeren Einfluss auf den Prozess haben, der sie dorthin bringen wird.

Wenn Sie damit anfangen, eigene Unternehmensziele und -meilensteine auszuarbeiten, sollten Sie auch etwas Zeit investieren und sich überlegen, wie Sie den Geist von MBO in Ihren Arbeitsprozess ein- bringen können.
✓ Ziele sind die großen Ergebnisse, die Sie mit Ihrem Unternehmen erreichen wollen.
✓ Meilensteine sind die Schritte, die nötig sind, um Ziele zu erreichen.
✓ Die richtigen Ziele bewirken, dass Ihr Unternehmen effektiver ist. Die richtigen Meilensteine schaffen mehr Effizienz.
✓ Wenn jeder innerhalb eines Unternehmens an der Festlegung von Meilensteinen beteiligt ist, sind die Erfolgschancen besser.