Persönlicher Planer als Manager – Notwendigkeit oder doch nicht Teil II

Persönlicher Planer als Manager – Notwendigkeit oder doch nicht Teil I

Die digitale Alternative
Obwohl elektronische Organizer, Notebooks und persönliche Management-Software noch einen langen Weg bis zur allgemeinen Anerkennung vor sich haben, beginnen immer mehr Manager, sich auf diese Hilfsmittel zu verlassen. Digitale Alternativen zum altmodischen, leblosen Gegenstück bieten viel beschäftigten Managern, die bereit sind, auf jede Entwicklung in der Informationstechnik aufzuspringen, eine zunehmend lebensfähige Alternative. Wenn Sie geglaubt haben, persönliche Planer böten eine Fülle an Möglichkeiten, dann haben Sie die digitale Alternative noch nicht näher betrachtet. Erwägen Sie den Einsatz eines digitalen Planungssystems, dann überdenken Sie doch erst einmal folgende Fragen:
– Was soll dieses Ding für mich erledigen? Diese Frage zu stellen ist sehr wichtig, denn jedes Produkt bringt eine eigene, meist einzigartige Auswahl und damit verbundene Einschränkung an Funktionen mit sich. Möchten Sie ein System, das Ihre Termine verfolgt? Kein Problem. Und was halten Sie von einem Wecker, der Sie daran erinnert, einen Kunden in Kanada anzurufen? Einfach. Faxe versenden und empfangen? Mm, das wird schon etwas schwieriger. Weltweit E-Mails empfangen? Und was ist, wenn Sie eine integrierte Schnittstelle zur Datenübertragung, wenn machbar inklusive Anklopffunktion, kombiniert mit eingebauter Schrift- oder Stimmerkennung per Handy, wünschen? Die Auswahl wird schon kleiner.
– Wie groß soll das Ding sein? Obwohl sich der Trend in der Informationstechnik hin zu immer kleineren, preisgünstigeren Produkten von wachsender Kapazität bewegt, ist das Format noch immer ein Thema. Elektronische Geräte bewegen sich in der Größe zwischen Armbanduhren, mit Informationsempfänger und einer Anzeige für Mitteilungen, die Sie von Ihrem PC aus laden können, bis hin zu leistungsstarken, luxuriös ausgestatteten Laptops oder Computern, die mit einer Managementsoftware laufen.

Da Sie jetzt also einen Eindruck der Möglichkeiten gewonnen haben, die ein Manager bei der Suche nach einem geeigneten Planungssystem hat. schauen Sie sich vielleicht einmal die verschiedenen Methoden an, mit denen Ihnen die Hersteller das sauer verdiente Geld aus der Geldbörse ziehen wollen.

Die elektronischen Organizer: erwachsen gewordene Taschenrechner oder kleine Computer?
Elektronische Organizer gibt es schon seit einigen Jahren. Im Laufe des letzten Jahrzehnts wurden Taschenrechner zunehmend leistungsfähiger. Waren es früher lediglich kleine Rechenmaschinen, so haben sie sich zu einer Klasse mikroprozessorgesteuerter. handgroßer Geräte entwickelt, die alphanumerische Ein- und Ausgabe. Kommunikation und andere Managementfähigkeiten steuern. Derartige Produkte haben die scharfe Trennlinie, die früher einen Taschenrechner von einem Computer unterschied, verwischt. Die meisten dieser persönlichen, elektronischen Organizer ermöglichen Ihnen, Termine, Telefonnummern, Planungen und finanzielle Daten zu verwalten: Sie können Notizen und andere grundlegende organisatorische Aufgaben erledigen. Einige verschicken und empfangen sogar Telefaxe und bieten Tabellenkalkulation und Textverarbeitung an. Während sich die Technologie und die Benutzerschnittstellen weiter verbessern, entdecken Manager die Vielseitigkeit, Einfachheit und Einspareffekte dieser Produkte.

Hören wir Organizer-Benutzer Lori Burke: Endlich gibt es eine einfache Art, meine beruflichen, persönlichen und finanziellen Daten in den Griff zu bekommen. ohne vom Glück der einem Lehrgang abhängig zu sein. Positiv zu bewerten ist auch, dass elektronische Organizer immer leistungsfähiger und kleiner werden. Bei einem Preis, der nur einen BruchteiI von dem eines Persönlichen Digitalen Assistenten oder eines Laptops beträgt, sehen viele Manager dieses Gerät mittlerweile als ein unverzichtbares Hilfsmittel an. Negativ zu bewerten sind dagegen die viel zu kleinen Tastaturen, die in den meisten dieser Geräte eingebaut, sind. Sie sind völlig unzureichend und verursachen Schmerzen, wenn Sie versuchen, größere Datenmengen einzugeben. Um das zu umgehen, bieten einige Systeme mittlerweile den optionalen Anschluss einer externen Tastatur oder eines Computers an. Diese Alternativen machen das Leben viel einfacher, besonders dann, wenn .Sie Lange Telefonlisten, Adressen oder ähnliche Daten eingeben müssen.

Computer: Zu Hause, im Büro und unterwegs sind Sie bestens organisiert
PCs sind inzwischen in der ganzen Welt fester Bestandteil von Büros und privaten Arbeitszimmern geworden. Egal, ob es sich bei Ihrem System um einen Macintosh oder einen PC handelt: Die Chance ist groß, dass Sie für die Erledigung Ihrer Arbeit davon abhängig sind. Wenn dem so ist, dann steht Ihnen eine große Palette an Planungssoftware zur Verfügung. Sie können Programmpakete oder auch eigenständige Programme kaufen. Andere Programme, Out-look zum Beispiel, das ein Teil des Microsoft-Office-Pakets ist, sind in Softwarepaketen zusammengefasst.
Während Computer sich sehr gut für organisatorische Tätigkeiten an einem festen Platz eignen – Sie können Planungen und Kontakte aktualisieren und anschließend ausdrucken, um sie dann in Ihrer Aktentasche mitzunehmen – haben Laptops die globale Geschäftswelt revolutioniert. Sie sind in ihrer Leistung Computern gleichwertig und können mehrere Stunden ausschließlich mit Batterien arbeiten. Mit Hilfe von W-LAN und Netzwerkkarten versetzen sie einen Manager in die Lage, sein Büro jederzeit und überall auf der Welt dabei zu haben, sei es unterwegs, bei einem Kunden, in einem Hotelzimmer oder auf der anderen Seite der Stadt oder des Ozeans.

Nehmen Sie sich einen Augenblick Zeit, um die Möglichkeiten von Microsoft Outlook als typisches Beispiel eines Softwarepakets zum persönlichen Informationsmanagement anzusehen. Obwohl die meisten Funktionen von Hersteller zu Hersteller varüeren, sind die in Outlook gebotenen die meist verbreiteten.
✓ Terminmanager
✓ Verwaltung von Notizen
✓ Aufgabenmanager und ToDo-Liste
✓ Kontakte-Manager
✓ Verwaltung elektronischer Post
✓ Adressbuch
✓ Journal

Laut Microsoft soll Outlook dem Manager helfen, seine Terminplanung. Managementaufgaben und die Fliege wichtiger Geschäftskontakte zu bewältigen. Zusätzlich hatte Microsoft bei der Entwicklung von Outlook die Portabilität im Hinterkopf. So können Sie Dateien ganz einfach von einem PC auf einen Laptop oder elektronischen Organizer übertragen und schaffen sich so die Möglichkeit, jederzeit auf wichtige Geschäftsinformationen zugreifen zu können. (Siehe Abbildung 2.3)

Abbildung 2.3: Mit Outlook und dem integrierten Tagesplaner wissen sogar Sie, was Sie heute tun werden.

Mit einem einzigen Mausklick können Sie Ihre Planung für den Tag. die Woche oder den restlichen Monat einsehen. Müssen Sie einen Termin ändern, kein Problem, einfach anklicken, rüberziehen und am entsprechenden Tag oder der entsprechenden Uhrzeit loslassen, gerade wie es Ihnen gefällt. Ihr Kontaktmanager erlaubt es Ihnen, Namen, Telefon-. Fax- und Handynummer, E-Mail-Adresse sowie andere wichtige Daten, einschließlich der Geburtstage Ihrer Kunden und deren Lebenspartner abzuspeichern. Sie können sogar ohne großen Aufwand Ihre Besprechungen mit Kollegen am gleichen Netzwerk planen. Sie können vorab Kopien der geplanten Tagesordnung gemeinsam mit der Einladung verschicken. Wenn sich die Teilnehmer Ihrer Besprechung in einer anderen Zeitzone aufhalten, passt Outlook die Besprechungszeiten automatisch an die für den Empfänger gültige Zeitzone an. Outlook macht Fuhrungsaufgaben einfacher, Nicht nur, dass Sie Ihre Aufgaben organisieren können. Ihr Computer kann Sie auch an längst überfällige Aufgaben erinnern. Auch können Sie Aufgaben nach Projekten sortieren und ihnen so Prioritäten zuweisen. (Siehe Abbildung 2.4) Und natürlich können Sie alles auch wunderschön ausdrucken lassen.

Abbildung 2.4: Mit der Aufgabenkontrolle von Outlook gibt es keine Ausreden mehr.

Ein PDA-Szenario
Sie sollten sich zu einem Mittagessen mit einem Ihrer wichtigsten Kunden zwecks Abklärung von Lieferschwierigkeiten eines neuen Produktes treffen. Am Vormittag zücken Sie Ihren PDA. notieren sich die Uhrzeit und das Restaurant, in dem Sie sich treffen wollen. Nur für den Fall, dass Sie die Zeit vergessen könnten, stellen Sie einen Wecker, der Sie genau eine Stunde vor der vereinbarten Zeit warnt. Im Taxi, auf dem Weg zu Ihrer Besprechung, schauen Sie sich noch schnell Ihre Notizen durch. Außerdem gehen Sie noch kurz die Prioritätenlisten des Tages und der Woche durch. Während Sie die Zeit auf dem Weg zur anderen Seite der Stadt genießen, machen Sie eine kurze handgeschriebene Notiz, die Sie daran erinnern soll, die Fortschritte Ihrer Mitarbeiter im Ohio-Projekt- Entwicklungsplan zu überprüfen. Treffen Sie zum vereinbarten Zeitpunkt ein. stecken Sie den PDA in die Aktentasche, nehmen sich einen Stuhl und schieben ihn zu Ihrem Kunden an den Tisch. Während er Sie mit seinen Sorgen und Noten beschießt, greifen Sie Ihren PDA und machen sich Notizen. Nachdem Sie eine Aktennotiz über die Probleme Ihres Kunden erfasst haben, sensen Sie diese über das im PDA eingebaute Handy schnell und problemlos Ihrer Versandabteilung zu. ohne auch nur eine Sekunde den Tisch verlassen zu müssen. Um das alles zu erledigen, reicht die Betätigung einiger weniger Tasten auf Ihrem PDA. Noch vor dem Dessert empfangen Sie die E-Mail der Versandabteilung, die entsprechende Problemlösungen enthält. Sie besprechen alles noch kurz mit Ihrem Kunden und versprechen ihm, die Ergebnisse in sein Büro zu faxen. Und wenn er dort ankommt, liegt das Fax schon für ihn bereit. Wow! Zeigen Sie mir jetzt einmal den guten alten Terminkalender auf Ihrem Schreibtisch, der so etwas erledigt!

Wählen Sie Ihren persönlichen Planer
Die Auswahl eines persönlichen Planers ist eine persönliche Entscheidung. Was für den einen gut sein mag. muss für den anderen nicht unbedingt geeignet sein. Statt aber jetzt die vorhandenen Möglichkeiten zu Tode zu analysieren, entscheiden Sie sich für eine und greifen sie auf. Jetzt sind Sie Manager. Sie haben das Recht, Ihre Vorgehensweise so oft und so plötzlich, wie Sie das möchten, zu ändern. Tatsache ist, dass die meisten Geschäftsleute noch immer die auf Papier basierenden Planungsinstrumente nutzen, trotz der Einführung elektronischer Alternativen. Der Punkt ist folgender: Ein System einzuführen, egal welches, und die Arbeit damit aufzunehmen ist besser, als diese lebenswichtige Aufgabe des Managements zu ignorieren, in Anbetracht aller vorhandenen Möglichkeiten müssen Sie trotzdem etwas finden, dass sowohl zu Ihrer Persönlichkeit als auch zu Ihrem Portmonee passt. Denn klar ist: Egal, ob Sie sich für ein altbewährtes oder ein neumodisches, eines mit wenig Technik oder ein vollelektronisches, ein modern gestyltes oder ein ungestyltes System entscheiden, es liegt nicht länger ein Grund vor. unorganisiert zu sein!