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Auf was muss man eigentlich bei der Buchhaltung achten

Auf was muss man eigentlich bei der Buchhaltung achten?
Was kommt auf die Passiv- und was auf die Aktivseite? Wie hoch ist der anfallende Steuersatz und wann muss eine Umsatzsteuervoranmeldung durchgeführt werden? Wer seine Buchhaltung selbst erledigt, um Ein- und Ausgaben immer im Blick zu haben, wird regelmäßig mit Fragen wie diesen konfrontiert. Schließlich gibt es nicht nur, was die Buchungsvorgänge angeht, einiges zu beachten. Auch formal schreiben die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) Unternehmern und Kaufmännern, die mit der doppelten Buchführung arbeiten, einige Regeln vor, die sie bei der Erstellung des Jahresabschlusses unbedingt beachten müssen. Auf was kommt es also bei einer korrekten Buchhaltung an? Hier kommen einige Tipps:

Die wichtigsten Vorgaben im Überblick
Laut HGB ist es essentiell, dass die Übersicht über Ein- und Ausgaben vor allem nachvollziehbar sein muss. Das heißt, dass Dritte in der Lage sein sollten, alle gebuchten Vorgänge lückenlos zu rekonstruieren. Um am Ende ein korrekt verfasstes Zahlenwerk abzugeben, spielen insbesondere diese drei Aspekte der GoB eine wichtige Rolle:

  1. Materielle Regelungen

Hier dreht sich alles um die grundlegenden Merkmale, welche die Buchführung aufweisen muss:

  • Die gemachten Angaben sind vollständig, übersichtlich sowie nachvollziehbar dargestellt und entsprechen der Wahrheit.
  • Die Buchungen sind chronologisch korrekt erfasst.
  • Bei den Vermögensgegenständen findet eine Einzelbewertung statt. Gruppenbewertungen sind nur in Sonderfällen möglich.
  • Wer seine Angaben auf Papier einreicht, muss seine Unterlagen fortlaufend nummerieren.
  • Zudem gelten für alle Dokumente gesetzliche Aufbewahrungsfristen, die für den Fall einer Finanzprüfung eingehalten werden müssen.
  1. Grundsätze der Abgrenzung

Diese Merkmale geben insbesondere Auskunft über den Erfassungszeitpunkt von Verlusten, Erträgen oder Gewinnen. Wichtig sind hier vor allen Dingen:

  • Imparität: Bedeutet, dass Verluste aller Art erfasst werden müssen, sobald sie konkret vorhersehbar sind, wie beispielsweise im Fall von Rückstellungen (sogenannte „schwebende Geschäfte).
  • Grundsatz der Realisation: Ähnliches gilt für Gewinne. Sie dürfen ebenfalls erst dann in die Bilanz einfließen, wenn sie tatsächlich eingegangen sind.
  • Abgrenzung der Perioden: Sowohl Aufwendungen als auch Erträge müssen dem Geschäftsjahr zugrechnet werden, in dem sie angefallen sind.
  1. Die konforme Bilanzierung

Speziell im Fall der doppelten Buchführung muss der Aufbau der Bilanz einige Merkmale aufweisen. Neben den schon angesprochenen Punkten Klarheit sowie Wahrheit ist Kontinuität ein erheblicher Faktor. Dies bedeutet, dass die Gliederung der Bilanz fortlaufend nach demselben Schema erfolgen muss. Letzter wichtiger Punkt ist die sogenannte „Bilanzidentität“. Hiermit ist gemeint, dass Schluss- und Eröffnungsbilanzen des jeweiligen Jahres komplett identisch aufzubauen sind. Um bei all diesen Vorschriften jedoch nicht unwissentlich in einer Steuerfalle zu tappen, ist eine Buchhaltungssoftware eine rentable Anschaffung. Solch eine Anwendung besitzt viele hilfreiche Features, von denen speziell Selbstbucher profitieren.

Was passiert bei Fehlern?
Niemand ist perfekt und manchmal ist es schnell passiert, dass sich im Zahlen-Wirrwarr aus Belegen und Rechnungen eine Ungenauigkeit verirrt. Bei Kleinigkeiten gewährt das Finanzamt Unternehmern oftmals eine Frist zur Fehlerbeseitigung. Scheinen ungenaue Angaben jedoch der Steuerhinterziehung zu dienen, hat die Behörde das Recht, Teil- oder Gesamtschätzungen durchzuführen – und diese fallen meist zum Nachteil des jeweiligen Geschäftsführers aus. Dieser muss in Form von Nachzahlungen tiefer in die Tasche greifen oder auf steuerliche Vorteile verzichten. In besonders gravierenden Fällen von falschen Steuerangaben droht sogar ein Strafverfahren.

Sorgfalt muss sein
Die Buchhaltung ist daher eine wichtige Aufgabe, die Betriebe und Unternehmer in jedem Fall gewissenhaft erledigen sollten – speziell, wenn dafür im Betrieb keine gesonderte Abteilung vorhanden ist. Hilfe von außen (sei es in Form einer Software oder durch einen Steuerberater) kann sich gerade für Buchungsneulinge rentieren, damit nach der Einreichung des nächsten Jahresabschlusses keine böse Überraschung wartet.

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