Die Kosten während des Projekts überwachen – Projektmanagement Phasen

Die Kosten Ihres Projekts müssen Sie überwachen, um festzustellen, ob sie mit dem Projektplan übereinstimmen, und falls nicht, um herauszufinden, wie man die Abweichungen beseitigen kann. Vielleicht sind Sie der Meinung, dass man. um herauszufinden, welcher Anteil des Projektbudgets schon verbraucht wurde und wie viel Geld noch übrig ist, lediglich das Projektkonto aufrufen muss (also das Konto, von dem die Ausgaben abgehen). Das Ausgeben von Projektgeldern erfolgt aber in mehreren Stufen. Mit jeder Stufe ist die Sicherheit, ob Sie eine bestimmte Sache anschaffen, ob sie rechtzeitig eintrifft und was sie kostet, größer.

Der Beschaffungsprozess bis zur Bezahlung einer Sache oder Dienstleistung enthält folgende Schritte:
1. Zur Erstellung des Projektbudgets gibt man eine grobe Schätzung der Kosten für eine Sache ab.
Diese grobe Schätzung kann man auf der Grundlage bisheriger Erfahrungen machen, man kann sich bei anderen informieren, die bereits etwas Ähnliches gekauft haben oder man kann in der Einkaufsabteilung nachfragen. Bei dieser groben Schätzung holt man sich meistens noch keine konkreten Angebote von Anbietern ein.

2. Eine schriftliche genehmigte Bedarfsmeldung wird an die Einkaufsabteilung geschickt. In dieser Bedarfsmeldung sollten die grob geschätzten Kosten aus dem Projektbudget enthalten sein und eine Obergrenze, die der Preis nicht überschreiten darf. Die Bedarfsmeldung wird von dem Projektmanager oder dem von ihm benannten Verantwortlichen und einer Person, die für die Finanzen zuständig ist, genehmigt und unterschrieben.

3. Die Einkaufsabteilung wählt den Lieferanten aus und schickt eine Bestellung. Mit der Bestellung fordern Sie den Lieferanten offiziell auf, den Gegenstand zu liefern. Außerdem dient die Bestellung dazu, die letzte Preisschätzung in der Einkaufsabteilung zu aktualisieren.

4. Der Lieferant verpflichtet sich, Ihnen den nachgefragten Artikel zu liefern. Der Lieferant schickt Ihnen eine schriftliche Bestätigung darüber, dass er Ihnen den bestellten Artikel zu einem bestimmten Preis unter Angabe von Steuern und Versandkosten zu einem vereinbarten Termin liefert.

5. Sie erhalten und akzeptieren die Ware, sie wird Ihnen aber noch nicht sofort berechnet. Sie erhalten den Gegenstand und prüfen, dass er den vereinbarten Spezifikationen genügt. Wenn Sie den Gegenstand nicht akzeptieren, auch nachdem der Lieferant versucht hat, Probleme zu beheben, widerruft die Einkaufsabteilung die Bestellung und Sie beginnen damit, bei einem anderen Lieferanten nach dem Gegenstand zu suchen, der Ihren Anforderungen entspricht.

6. Sie oder Ihre Buchhaltungsabteilung erhalten die Rechnung für die Ware. In dieser Rechnung stehen der endgültige Preis der Ware, mögliche Rabatte oder Skonti, Steuern und Versandkosten.

7. Ihre Finanzabteilung gibt die Gelder für die Bezahlung der Rechnung frei. Die Rechnung wird mit Mitteln aus Ihrem Projektbudget bezahlt.

Nach jedem der oben beschriebenen Schritte wird die Preisschätzung genauer und es wird immer wahrscheinlicher, dass Sie den Gegenstand auch tatsächlich kaufen. Diese Liste zeigt jeden einzelnen möglichen Schritteines Beschaffungsprozesses. Je nach Größe der Anschaffung sowie Größe und organisatorischem Formalitätsgrad des Unternehmens müssen Sie vielleicht nicht für jede Anschaffung alle oben genannten Schritte durchlaufen. Aktives Projektmanagement erfordert, dass Sie zu jedem beliebigen Zeitpunkt eine Vorstellung von den noch zur Verfügung stehenden Mitteln haben. Dazu ist es meistens erforderlich, dass Sie Bedarfsmeldungen. Aufträge, Verträge (Aufträge, die bereits durch Sie und den Lieferanten unterschrieben wurden), offen stehende Rechnungen und Ausgaben überwachen. (Im Kasten Der Beschaffungsprozess im Einzelnen finden Sie ein Beispiel dafür, wie man die einzelnen Schritte in einem Beschaffungsprozess in der Praxis unterscheidet.)

Die Kosten analysieren
Sie bewerten die Kosten für Ihr Projekt, indem Sie die tatsächlichen Kosten mit den geplanten vergleichen. In Abbildung 12.5 sehen Sie eine typische Kostenübersicht, der die Ausgaben für jede Lowest-Level-Aktivität und die Summen für die Vorgänge auf einer höheren Stufe für die aktuelle Berichtsperiode und die gesamte Projektperiode bis zum jetzigen Zeitpunkt zu entnehmen sind. Folgende Informationen für diese Übersicht stammen aus Ihrem Projektplan:
✓ Tätigkeitsbezeichnung und -beschreibung
✓ das Gesamtbudget für jede einzelne Aktivität für die jeweilige Berichtsperiode
✓ die kumulierten Budgets für jede Aktivität bis zum heutigen Tag
✓ das Gesamtbudget für jede Aktivität

PS-		Berichtsperiode		bis heute		Gesamt­
Code	Vorgang	geplant	tatsächlich	geplant	tatsächlich	budget
	Gesamt	8.500 €	8 200 €	15.500 €	15.100 €	200.000 €
1.0	Anforderungskalalog fertig stellen	5.000 €	4 400 €	12.300 €	11.400 €	45.000 €
1.1	Testgruppen befragen	3.000 €	2.900 €	7.500 €	7.100 €	10.000 €
1.2	Unterlagen überprüfen	1.500 €	1.200 €	4.000 €	3.800 €	5.000 €
1.3	Bericht vorbereiten	500 €	300 €	800 e:	500 €	4 000 €

Abbildung 12.5: Eine Küstenübersicht

Die tatsächlichen Zahlen für den Berichtszeitraum entnehmen Sie den Daten, die Sie während dieser Zeit erhalten. Mit tatsächlich können in dieser Abbildung entweder der Betrag der Bedarfsmeldung, die Auftragssumme, die Vertragssumme, die offene Rechnung und/oder die tatsächlich geleisteten Ausgaben gemeint sein. Kämet/ Value Management (KVM) ist eine Methode, mit der man alleine aus den bisher aufgewendeten Ressourcen nicht nur ermitteln kann, ob man über oder unter dem Budget liegt, sondern auch, ob man dem Zeitplan voraus ist oder zurückliegt. Bei komplexen Projekten ist EVM eine gute Möglichkeit, kritische Bereiche und potenzielle Problemstellen zu erkennen. In Artikel 19 erläutere ich das Earned Value Management im Einzelnen.

Daten für die Kostenkontrolle sammeln und ihre Genauigkeit verbessern
Angaben über die Kosten können Sie meistens den Bedarfsmeldungen, Aufträgen, Rechnungen und getätigten Überweisungen entnehmen. In den meisten Fällen werden Ihnen die Bedarfsmeldungen vorgelegt, weil Sie sie wahrscheinlich genehmigen müssen. Die Einkaufsabteilung schreibt für Anschaffungen meistens Aufträge, vielleicht können Sie davon jeweils eine Kopie bekommen. Lieferantenrechnungen werden meistens direkt an die Buchhandlungsabteilung geschickt und diese bezahlt dann die Rechnungen. Vielleicht können Sie veranlassen, dass man Ihnen Kopien der Rechnungen schickt, sodass Sie die Beträge prüfen können. Außerdem können Sie vielleicht über alle Ausgaben, die für Ihr Projekt getätigt werden, einen Bericht bekommen, wenn diese Ausgabenprojektweise erfasst werden.

Der Beschaffungsprozess im Einzelnen
Sie haben in Ihrem Plan festgelegt, dass Sie so schnell wie möglich nach Projektbeginn einen neuen Computer kaufen müssen. Nach Ihren Erfahrungen und Ihrem Wissen über die Marktsituation veranschlagen Sie für den Erwerb 2.000 Euro. Sobald das Projekt beginnt, schreiben Sie eine Bedarfsmeldung für den Computer und schicken diese an die Einkaufsabteilung. Sie beschreiben, welche Merkmale der Computer haben sollte und notieren den geschätzten Preis von 2.000 Euro. Jetzt haben Sie 2.000 Euro weniger für andere Anschaffungen zur Verfügung, weil Sie irgendwann in der Zukunft wahrscheinlich 2.000 Euro an einen Computerhändler zahlen müssen. Nachdem die Einkaufsabteilung Ihre Bedarfsmeldung erhalten hat, fragt sie bei verschiedenen Händlern an, entscheidet sich für einen und schreibt einen Auftrag über 1.850 Euro (worin sowohl der Kaufpreis als auch die Versandkosten und Steuern enthalten sind). Die Einkaufsabteilung teilt Ihnen jetzt mit, dass Ihre Bedarfsmeldung erfüllt wird und wie hoch die genauen Kosten sind.

Jetzt wissen Sie mit größerer Gewissheit, dass Sie einen Computer bekommen werden und wie viel Sie dafür ausgeben müssen. Wenn der Verkäufer den Auftrag unterschreibt, bestätigt er dadurch, dass er den Computer liefern wird und zu welchen Gesamtkosten. Nachdem Sie den Computer erhalten und überprüft haben, sind alle Unsicherheiten darüber, ob Sie einen Computer bekommen oder nicht, praktisch ausgeräumt. Und wenn Sie die Rechnung erhalten, wissen Sie genau, was er kostet. Es ist noch immer möglich, dass der Computer nicht richtig funktioniert oder dass noch versteckte Kosten auf Sie zukommen, aber die Wahrscheinlichkeit ist sehr gering. Nachdem Sie dann die Rechnung bezahlt haben, sind Sie fast sicher, dass kein Teil dieses Budgets mehr für andere Anschaffungen zur Verfügung steht. Es ist noch immer möglich, dass Sie sich irgendwann entschließen, den Computer zurückzugeben und einen Teil des Kaufpreises zurückzubekommen, aber die Wahrscheinlichkeit ist sehr gering.

Um die Kostendaten exakter bestimmen zu können, gehen Sie folgendermaßen vor:
✓ Achten Sie darauf, dass eine Auftragssumme von der Gesamtsumme abgezogen wird, wenn die entsprechende Rechnung eingeht (oder die Überweisung getätigt wurde), um Doppelbuchungen zu vermeiden.
✓ Achten Sie darauf, dass Sie bei jeder Bedarfsmeldung den korrekten Projektstruktur-Code angeben.
✓ Achten Sie darauf, dass bei jedem Auftrag der korrekte Projektstruktur-Code angegeben wird.
✓ Löschen Sie regelmäßig alte Bedarfsmeldungen und Aufträge, die storniert wurden von der Liste der ausstehenden Einkäufe und Bestellungen.

Das richtige Werkzeug zur Kosten Überwachung finden
Prüfen Sie zunächst, welche Systeme zur Kostenüberwachung in Ihrem Unternehmen bereits zur Verfügung stehen, bevor Sie Ihr eigenes entwickeln. In den meisten Unternehmen existieren Kostenerfassungssysteme, in denen sämtliche Ausgaben erfasst werden. Häufig werden hier auch die offenen Rechnungen aufgelistet. Leider werden die Kosten meistens nur nach Kostenstellen, nicht jedoch nach Projekten oder gar Projektaktivitäten sortiert. Wenn Sie zur Überwachung Ihrer Projektkosten ein eigenes System entwickeln müssen, kann ich folgende Programme empfehlen:
✓ ein integriertes Projektmanagement-Programm, zum Beispiel Microsoft Project
✓ eine Buchhaltungs-Software wie Quick Books
✓ ein Datenbankpaket, beispielsweise Microsoft Access
✓ ein Tabellenkalkulationsprogramm, zum Beispiel Microsoft Excel

In Artikel 17 finden Sie weitere Informationen über die möglichen Vorteile von Projektmanagement-Programmen. Auch wenn das Kostenerfassungssystem, das in Ihrem Unternehmen eingesetzt wird, die Kosten nach Projektaktivitäten sortieren kann, müssen Sie wahrscheinlich ein eigenes System zur Überwachung der Bedarfsmeldungen und Aufträge entwickeln. Dies könnten Sie beispielsweise mit Hilfe eines Tabellenkalkulations- oder Datenbankprogramms tun.