Die richtigen Leute finden und eine Audience-List erstellen – Projektstrukturplan

Ein Projekt ist wie ein Eisberg: Neun Zehntel befinden sich unter der Oberfläche. Man bekommt einen Auftrag und glaubt zu wissen, was dazugehört und wer einbezogen werden muss. Und dann, während sich das Projekt entwickelt, tauchen immer mehr Leute auf. Leute, die mit entscheiden, was Sie leisten und wie Sie Ihr Projekt abwickeln müssen. Wenn Sie wichtige Personen oder Personengruppen nicht rechtzeitig in Ihr Projekt einbeziehen, gehen Sie zwei Risiken ein. Erstens könnten Ihnen wichtige Informationen durch die Lappen gehen, die den Erfolg Ihres Projekts beeinflussen könnten. Und zweitens, was noch gefährlicher sein kann, könnten Sie jemanden dadurch beleidigen. Und Sie können sicher sein, wenn sich jemand übergangen oder beleidigt fühlt, wird er dafür sorgen, dass das in Zukunft nicht noch einmal passiert! Sobald Sie damit beginnen, über Ihr Projekt nachzudenken, überlegen Sie schon einmal, wer alles eine Rolle spielen könnte. In diesem Artikel zeige ich Ihnen, wie Sie solche Kandidaten erkennen; Sie lernen zu entscheiden, ob, wann und wie Sie diese Personen einbeziehen wollen, und ich helfe Ihnen zu erkennen, wer die Macht hat. wichtige Entscheidungen zu treffen.

Das Audience ermitteln
Projekt-Audience ist eine Person oder eine Gruppe von Personen, die Ihr Projekt unterstützt, davon beeinflusst wird oder sich in anderer Form dafür interessiert. Diese Projektbeteiligten sind sowohl innerhalb als auch außerhalb Ihres Unternehmens zu finden. Wenn Sie wissen, wer die Projektbeteiligten sind, können Sie:
✓ planen, ob, wann und wie Sie sie einbeziehen wollen
✓ festlegen, ob der Umfang Ihres Projekts größer oder kleiner ist als ursprünglich angenommen
Hin und wieder stoßen Sie auch auf andere Begriffe, mit denen Projektbeteiligte bezeichnet werden. Aber jeder dieser Begriffe bezeichnet lediglich einen Teil der Personen, die auf Ihrer Audience-List auftauchen sollten. Hier ein paar Beispiele:
✓ Eine Stakeholderliste bezeichnet die Personen oder Gruppen, die Ihr Projekt unterstützen oder davon beeinflusst werden. Auf einer Stakeholderliste fehlen meistens die Personen außerhalb des Unternehmens oder solche, die lediglich an Ihrem Projekt interessiert sind, aber davon nicht beeinflusst werden.

✓ In einer Verteilerliste stehen all jene, die Kopien von der Korrespondenz zu Ihrem Projekt bekommen. Solche Verteilerlisten sind sehr häufig veraltet. Manchmal stehen noch Personen auf der Liste, weil man einfach vergessen hat. sie zu streichen; manche stehen noch auf der Liste, weil man Angst hat. sie zu beleidigen, wenn man sie streicht. Die Tatsache, dass ihr Name auf der Liste steht, bedeutet also noch lange nicht, dass eine bestimmte Person Ihr Projekt unterstützt, davon beeinflusst wird oder an dem Projekt interessiert ist.
✓ Teammitglieder sind all diejenigen, deren Arbeit vom Projektmanager bestimmt wird. Alle Teammitglieder gehören auf die Liste der Projektbeteiligten, aber nicht alle Projektbeteiligten sind Teammitglieder. Wenn Sie die unterschiedlichen Audiences ihres Projekts ermitteln, machen Sie eine Audience- List. Im nächsten Abschnitt erfahren Sie mehr darüher, wie man eine solche Liste erstellt.

Gruppieren, gruppieren, gruppieren
Einer meiner Kunden bat mich einmal, eine Audience-List durchzusehen, die er für ein auf mehrere Jahre ausgelegtes Projekt erstellt hatte, das sämtliche Unternehmensbereiche umfasste. Auf seiner Liste standen mehr als 300 Namen, die alphabetisch sortiert waren. Er fragte mich, ob ich meinte, dass jemand fehlte. Das Problem war, dass ich keine Ahnung hatte, ob jemand fehlte. Die Liste enthielt ja 300 ungruppierte Namen und ich hatte keinen Schimmer, warum die Personen auf der Liste standen oder welchen Bereich sie repräsentierten. Wenn die Namen in der Liste gruppiert gewesen wären, zum Beispiel nach Abteilungen oder Teams, hätte ich sie leicht überprüfen und feststellen können, ob die Bereiche des Unternehmens, die meiner Meinung nach einbezogen werden sollten, auf der Liste standen. Ich hätte dann auch feststellen können, ob einzelne Personen möglicherweise zwei oder mehrere Bereiche repräsentierten. Leider machte es das Format der Liste völlig unmöglich, herauszufinden, ob jemand übersehen wurde und ob alle, die auf der Liste standen, dort auch wirklich hingehörten.

Eine Audience-List erstellen
Eine Audience List ist ein lebendiges Dokument. Sobald Sie damit beginnen, über Ihr Projekt nachzudenken, sollten Sie eine Audience-List aufstellen. Schreiben Sie alle Namen auf, die Ihnen einfallen: wenn Sie das Projekt mit anderen Personen besprechen, fragen Sie sie. wer ihrer Meinung nach an dem Projekt noch interessiert oder davon betroffen sein könnte. Dann wählen Sie eine kleine Gruppe von Personen aus, mit denen Sie ein Brainstorming machen. Fügen Sie so lange Namen hinzu und löschen sie andere, bis die Liste fertig ist. Um die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass Sie auch wirklich alle Beteiligten erfasst haben, listen Sie sie in Kategorien auf. Wenn Sie genau überlegen, wen aus der Buchhaltungsabteilung, wen aus der Beschaffungsabteilung etc. Sie in die Liste aufnehmen sollten, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass Sie jemanden vergessen, als wenn Sie gleichzeitig im gesamten Unternehmen nach möglichen Beteiligten suchen.

Beginnen Sie Ihre Audience-List, indem Sie, hierarchisch geordnet, die wichtigsten Unternehmensbereiche, aus denen Beteiligte kommen könnten, in Kategorien unterteilen. Dazu benutze ich persönlich meistens folgende Liste:
✓ Intern: Personen und Personengruppen innerhalb des Unternehmens, beispielsweise:
• Unternehmensführung: die Führungskräfte, die auf oberster Ebene für den Gesamtüberblick über die Unternehmenstätigkeit verantwortlich sind
• Auftraggeber: die Person, die die Idee für Ihr Projekt hatte, sowie sämtliche Personen, die den Auftrag für dieses Projekt weitergeleitet haben, bis er bei Ihnen ankam
• Projektmanager: die Person, die insgesamt für die erfolgreiche Durchführung des Projekts verantwortlich ist
• Teammitglieder: die Personen, deren Arbeit direkt vom Projektmanager bestimmt wird
• Regelmäßig an Projekten beteiligte Personengruppen: Gruppen von Personen, die an den meisten Projekten in einem Unternehmen beteiligt sind, beispielsweise Mitarbeiter aus der Personalabteilung, aus der Finanzabteilung, dem Einkauf und der Rechtsabteilung
• Personengruppen, die nur für dieses Projekt benötigt werden: Gruppen oder Einzelpersonen mit besonderen Kenntnissen, die für dieses Projekt benötigt werden

✓ Extern: Einzelpersonen und Personengruppen außerhalb Ihres Unternehmens, wie:
• Kunden oder Klienten: Personen oder Personengruppen, die die Produkte oder Dienstleistungen Ihres Unternehmens erwerben
• Kooperationspartner: Personengruppen oder andere Unternehmen, mit denen Sie gemeinsame Aufgaben für dieses Projekt durchführen
• Zulieferer, Verkäufer und Auftragnehmer: Unternehmen, die Personal, materielle oder Finanzielle Ressourcen zur Verfügung stellen, damit Sie Ihr Projekt durchführen können
• Behörden: öffentliche Stellen, die Vorschriften aufstellen, die für bestimmte Bereiche Ihres Projekts gelten
• Fachverbände: Fachleute, die Ihr Projekt beeinflussen können oder besonderes Interesse an diesem Projekt haben
• die Öffentlichkeit: die kommunale, nationale und internationale Öffentlichkeit, die von Ihrem Projekt beeinflusst wird oder Interesse daran haben könnte

Sie können Ihre Audience-List weiterentwickeln, indem Sie so lange Gruppen oder Einzelpersonen innerhalb der einzelnen Kategorien ermitteln, bis sämtliche Beteiligten mit Namen und Positionsbezeichnung erfasst sind.

Bei der Aufstellung Ihrer Liste dürfen Sie auf keinen Fall folgende Personengruppen vergessen:
✓ Supporter: Diese Leute sagen Ihnen nicht, was Sie tun sollen, sondern sie sind dazu da. Ihnen bei der Erreichung Ihrer Projektziele zu helfen. Wenn solche Supporter früh genug von Ihrem Projekt erfahren, können sie ihre Zeitplanung besser darauf ausrichten. Vielleicht können diese Personen Ihnen auch schon sagen, ob und inwieweit sie in der Lage sind. Ihnen zu helfen, oder ob die Abläufe, die ihnen unterstehen, Einfluss auf den Erfolg Ihres Projekts haben könnten.

Zu solchen Personengruppen gehören:
• Produktion
• Finanzen
• Human Resources (Personalabteilung)
• Informationsabteilung
• Rechtsabteilung
• Einkauf
• Qualitätssicherung
• Sicherheit

✓ Anwender der Produkte, die in Ihrem Projekt entwickelt werden sollen: In einigen Fällen müssen Sie die Endverbraucher von Ihrer Liste streichen, weil Sie gar nicht wissen, wer die Endverbraucher sind. Manchmal könnte es aber sinnvoll sein, diese Personen mit einzubeziehen, indem man Stellvertreter auswählt, also Personen, die die Interessen der Endverbraucher vertreten.
✓ Personen, die für die Wartung und Reparatur des Endprodukts zuständig sind: Diejenigen, die später den Service für Ihre Produkte übernehmen Süllen. haben großen Einfluss auf den dauerhaften Erfolg Ihres Produkts über die Markteinführung hinaus. Wenn Sie sie schon während des Projekts einbeziehen. haben diese die Möglichkeit. Vorschläge zu machen, wie man das Produkt wartungsfreundlicher gestalten kann. Außerdem geben Sie ihnen so die Gelegenheit, sich rechtzeitig mit den Produkten vertraut zu machen und zu prüfen, wie sie sie am besten in ihre bestehenden Wartungsarbeiten einbeziehen können.

Sie sollen die jährliche Blutspendeaktion in Ihrem Unternehmen organisieren. In Tabelle 3.1 sind einige der Personengruppen und Einzelpersonen aufgelistet, die Sie möglicherweise in Ihre Audience-List aufnehmen sollten.

Tabelle 3.1: Auszug aus einer Audience-List

Kategorie	Unterkategorie	Beteiligte
Intern	Obere Führungsebene	Ausschuss auf oberster Managementebene. Leitung Verkaufs- und Marketingabteilung. Leitung Fertigung. Leitung Verwaltung
	Teammitglieder	Kundendienstmitarbeiter. Betriebsratsmitglied, Verwaltungsassistent
	Personengruppen, die	Finanzabteilung, Organisationsabteilung. Rechtsabteilung
	regelmäßig beteiligt sind
	Personengruppen oder	Projektmanager und Teammitglieder aus dem Projekt
	Einzelpersonen mit Fachwissen oder Interessen	vom Vorjahr, PR-Beauftragte
Extern	Kunden. Klienten	Spender aus dem Vorjahr, potenzielle Spender
	Behörden	Gesundheitsbehörde
	Vertragspartner	Arzte- und Schwesternteam, Cateringservice. Vermieter der Räume, in denen die Veranstaltung stattfinden soll
	Fachverbände	Rotes Kreuz, Blutspendedienste
	Öffentlichkeit	Gemeindevertreter, örtliche Zeitungen, örtliche Fernseh- und Radiosender

Die Realität nicht ignorieren, sondern sich mit ihr auseinander setzen
Vor vielen Jahren traf ich eine Frau, die einige Monate zuvor an einem meiner Projektmanagement-Seminare teilgenommen hatte. Nachdem wir ein paar Belanglosigkeiten ausgetauscht hatten, erzählte sie mir, dass ihr mein Seminar sehr geholfen hatte und dass sie einige der vorgestellten Techniken bereits in der Praxis angewandt hatte. Allerdings hätte sie auch eine Audience-List aufgestellt und feststellen müssen, dass sie völlig nutzlos war. Dann erklärte sie mir, was passiert war. Ihr Vorgesetzter hatte ihr ein Projekt übertragen, das innerhalb von zwei Monaten abgeschlossen werden sollte. Sie erinnerte sich an das Seminar und begann sofort, eine Audience-List aufzustellen. Zu ihrem Erschrecken enthielt die erste Liste mehr als 150 Namen! Wie. so fragte sie sich, sollte sie mehr als 150 Leute in ein zwei Monate dauerndes Projekt einbeziehen? Sie entschied, dass diese Liste völlig nutzlos war.

Tatsächlich hatte ihre Audience-List ihren Zweck vollkommen erfüllt. Offenbar war sie der Meinung gewesen, jede Person auf ihrer Liste wäre in irgendeiner Form von dem Erfolg ihres Projekts betroffen. Die Tatsache, dass sie diese Personen zu Beginn ihres Projekts ermittelt hatte, bot ihr drei Möglichkeiten:
✓ Sie konnte planen, wie und wann sie die einzelnen Personen einbeziehen wollte.
✓ Sie konnte abschätzen, ob sie mit den möglichen Konsequenzen leben konnte, wenn sie einige der Personen nicht mit einbezog.
✓ Wenn sie das Gefühl hatte, keine der Personen auslassen zu können, hätte sie mit ihrem Vorgesetzten über eine Verlängerung des Projekts sprechen können.Die Audience-List bestimmt nicht, wen Sie einbeziehen sollen, sondern klärt die Frage, welchen Nutzen und welche Kosten ein Projekt verursacht, und bestimmt, wen man einbezieht.

Vollständigkeit und Nutzen der Audience-List verbessern
Viele verschiedene Personen beeinflussen den Erfolg Ihres Projekts. Wenn Sie wissen, wer diese Menschen sind, können Sie diese zur richtigen Zeit im Projektverlauf einbeziehen. Deshalb müssen Sie alle Audiencesso früh wie möglich identifizieren. Und dann ist es wichtig, dass Sie auf Veränderungen sofort reagieren.

Die eigentlichen Anwender ermitteln
Eine internationale Bank hat viele Millionen Euro dafür ausgegeben, ihr gesamtes Informationssystem umzustrukturieren. Die Projektverantwortlichen arbeiteten eng mit den Verbindungsleuten in den europäischen Filialen zusammen, die die Interessen der Mitarbeiter vor Ort vertreten sollten – diejenigen, die später Daten in das Informationssystem eingeben und abrufen sollten. Als das System online ging, tauchte ein großes Problem auf: Über 90 Prozent der Bankangestellten in Europa sprachen kein Englisch, aber sämtliche Handbücher des Systems waren in Englisch verfasst. Das gesamte System war nicht zu gebrauchen!

Die Systementwickler hatten viel Zeit und Geld in die Arbeit mit den Kontaktpersonen investiert, um sicherzustellen, dass deren Interessen und Bedürfnisse bezüglich des Informationssystems erkannt und erfüllt wurden. Offenbar hatten die Kontaktpersonen ihre Rolle aber völlig falsch verstanden: Sie dachten, sie sollten Probleme identifizieren, die sie aus ihrer eigenen Erfahrung kannten, und nicht die Probleme der Bankangestellten vor Ort. Es stellte sich heraus, dass Englisch die Muttersprache aller Kontaktpersonen war und dass das Thema Sprache deshalb völlig übersehen worden war. Hätte man sowohl die Kontaktpersonen als auch die Mitarbeiter vor Ort auf die Liste gesetzt, hätte man vielleicht daran gedacht, die Belange der Mitarbeiter vor Ort mit zu berücksichtigen.

Damit Ihre Audience-List so nützlich und vollständig wie möglich ist, halten Sie sich bei der Aufstellung an folgende Regeln:
✓ Am Ende sollte jeder in der Liste namentlich und mit seiner Stellenbeschreibung aufgeführt sein. Am Anfang legen Sie nur fest, dass jemand aus der Verkaufs- und Marketingabteilung auf der Liste erscheinen sollte. Irgendwann sollten Sie aber genau festlegen, wer aus dieser Abteilung auf Ihre Liste gehört, beispielsweise die Produktmanagerin für das Produkt XYZ. Karin Meier.
✓ Reden Sie mit ganz unterschiedlichen Leuten. Halten Sie mit Leuten aus ganz unterschiedlichen Abteilungen Rücksprache. Prägen Sie jeden Einzelnen, ob er oder sie jemanden kennt, mit dem Sie noch reden sollten. Je mehr Leute, mit denen Sie reden, desto geringer die Wahrscheinlichkeit, dass Sie jemand Wichtiges vergessen.

✓ Lassen Sie sich mit der Aufstellung genügend Zeit. Beginnen Sie mit der Aufstellung, sobald Sie den Projektauftrag bekommen. Je länger Sie über das Projekt nachdenken. desto mehr potenzielle Projektbeteiligte fallen Ihnen ein. Sprechen Sie laufend, auch während des Projekts, mit möglichst vielen Leuten, um festzustellen, ob noch weitere Personen einbezogen werden müssen.
✓ Beziehen Sie auch solche Personen mit ein, die möglicherweise zu einem späteren Zeitpunkt zu den Projektbeteiligten gehören könnten. Zum jetzigen Zeitpunkt sollen Sie lediglich Namen festhalten. damit Sie sie nicht vergessen. Später werden Sie festlegen, ob. wann und wie Sie diese Personen einbeziehen

✓ Beziehen Sie die Funktionalmanager der Teammitglieder mit ein. Nehmen Sie den Funktionalmanager (also die Person, der der Projektmanager oder ein Teammitglied direkt unterstellt ist) mit in Ihre Liste auf. Obwohl Funktionalmanager nicht direkt Projektaufgaben erledigen, können sie doch helfen dafür zu sorgen, dass der Projektmanager und die Teammitglieder ihre zugesagte Zeit auch wirklich dem Projekt zur Verfügung stellen.
✓ Setzen Sie den Namen einer Person so oft auf die Liste, wie er oder sie unterschiedliche Rollen in Ihrem Projekt spielt. Angenommen, Ihr Vorgesetzter ist auch gleichzeitig der Fachberater für Ihr Team. Dann müssen Sie den Namen Ihres Vorgesetzten zweimal aufschreiben – einmal als direkten Vorgesetzten und einmal als Fachberater. Wenn Ihr Vorgesetzter anschließend befördert wird oder das Unternehmen verlässt, erinnert Sie diese doppelte Erfassung daran, dass ein anderer jetzt möglichst schnell seine beiden Funktionen übernehmen muss.
✓ Fügen Sie im Verlauf des Projekts weitere Namen hinzu. Je mehr Sie über Ihr Projekt erfahren und je mehr Veränderungen sichtbar werden, desto genauer wird Ihre Liste. Fordern Sie die Beteiligten auf. Ihnen zu sagen, wenn ihnen weitere Kandidaten für Ihre Liste einfallen.

Im Zweifel für den Betreffenden. Sie sind daran interessiert, möglichst niemanden zu übersehen, der eine wichtige Rolle in Ihrem Projekt spielen könnte. Einen potenziellen Projektbeteiligten zu identifizieren bedeutet ja nicht, dass Sie ihn auch wirklich einbeziehen müssen, sondern lediglich, dass Sie ihn nicht vergessen dürfen. Es ist viel einfacher, einen Namen zu streichen, wenn man feststellt, dass jemand nicht zu den Projektbeteiligten gehört, als später einen Namen hinzuzufügen (den man anfänglich übersehen hatte).

Eine Audience-List-Vorlage entwickeln
Eine Audience-List -Vorlage ist eine vorgefertigte Audience-List. die solche Personen und Personengruppen enthält, die normalerweise an ähnlichen Projekten beteiligt sind. In einer solchen Vorlage spiegeln sich sämtliche Erfahrungen aus vergangenen Projekten wider. Bei jedem neuen Projekt fügen Sie weitere Personen hinzu, die Sie bei vorangegangenen Projekten übersehen haben und entfernen solche, die sich als überflüssig erwiesen haben. Eine solche Vorlage kann viel Zeit ersparen und die Vollständigkeit Ihrer Liste erheblich verbessern. Sie sollen für Ihre Abteilung den Quartalsbericht erstellen. Nachdem Sie schon mehrere Berichte erstellt haben, kennen Sie die meisten, die Ihnen die notwendigen Informationen geben, das Dokument entwerfen und drucken, und Sie wissen, wer die endgültige Version genehmigen muss. Jedes Mal, wenn Sie wieder einen solchen Bericht fertig gestellt haben, überarbeiten Sie Ihre Audience-List-Vorlage und arbeiten neu gewonnene Erkenntnisse aus dem letzten Projekt mit ein. Beim nächsten Bericht gehen Sie von der Version aus, die Sie im Anschluss an das letzte Projekt erstellt haben. Dann fügen Sie die Namen der Personen hinzu, die Sie für dieses Projekt benötigen, und entfernen die Namen von Personen, die jetzt nicht einbezogen werden müssen.

Denken Sie bei der Verwendung von Vorlagen immer an folgende Punkte:
✓ Entwickeln Sie sowohl für einzelne Tätigkeiten als auch für komplette Projekte Vorlagen. Eine Audience-List-Vorlage für die jährliche Blutspendeaktion oder das Genehmigungsverfahren für ein neues Medikament sind sicherlich sehr hilfreich. Ebenso nützlich können aber auch Vorlagen für einzelne Tätigkeiten innerhalb dieser Projekte sein, beispielsweise bei der Vergabe eines Auftrags oder dem Drucken eines Dokuments. Sie können sich die guten Erfahrungen aus der Vergangenheit immer noch zunutze machen, wenn Sie die Vorlagen für diese Aufgabenbereiche in ihre Gesamtliste aufnehmen.
✓ Konzentrieren Sie sich auf die Stellenbeschreibung, nicht auf den konkreten Namen der Beteiligten. Benennen Sie in den Vorlagen die Personen mit Chef der Einkaufsabteilung und nicht mit Klaus Müller. Menschen kommen und gehen, Positionen sind beständig. Bei den konkreten Projektlisten können Sie ja dann die jeweiligen Namen eintragen.

✓ Nehmen Sie als Grundlagen für Ihre Vorlagen Projekte, die wirklich praktikabel waren, und nicht Pläne, die nur gut aussahen. Sehr oft entwickelt man am Anfang eines Projekts eine detaillierte Audience-List, die man dann im Verlauf des Projekts aber nicht weiter überarbeitet. So werden beispielsweise Personen, die man anfänglich vergessen hat, nicht in die Liste aufgenommen. Wenn Sie Ihre Vorlage nur aufgrund dieses ursprünglichen Planes aktualisieren, wird sie nicht das widerspiegeln, was Sie im Verlauf des Projekts dazugelernt haben.
✓ Eine Vorlage sollte der Ausgangspunkt und nicht das Ziel sein. Machen Sie allen Beteiligten klar, dass die Audience-List-Vorlage der Ausgangspunkt für Ihre Audience-List ist und nicht die endgültige Liste. Jedes Projekt unterscheidet sich von ähnlichen Projekten in der Vergangenheit. Wenn eine Vorlage nicht sorgfältig geprüft wird, übersieht man möglicherweise Personen, die in alte Projekte nicht involviert waren, die aber für das jetzige Projekt möglicherweise wichtig sind.
✓ Aktualisieren Sie Ihre Vorlagen regelmäßig, damit diese wirklich die gemachten Erfahrungen widerspiegeln. Eine nachträgliche Projektbewertung ist der beste Zeitpunkt, um die ursprüngliche Audience-List zu überarbeiten und die gemachten Erfahrungen zu überdenken.

Mit Vorlagen können Sie viel Zeit sparen und Ihre Genauigkeit erhöhen. Sie sollten aber die aktive Teilnahme einzelner Personen an Ihrem Projekt nicht dadurch hemmen, dass Ihre Vorlage schon zu ausgefeilt ist. Wenn man wichtige Schlüsselfiguren nicht ausreichend einbezieht, kann es dazu führen, dass sich diese Personen auch nicht voll für den Projekterfolg einsetzen.