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Weitere wichtige Etikette im Büro – Diplomatie am Arbeitsplatz

Viele Verhaltensrichtlinien, die Teil der ungeschriebenen Arbeitsplatzbeschreibung sind, sind nicht mehr, aber auch nicht weniger als normaler Menschenverstand und ein wenig Höflichkeit. Leider werden diese Richtlinien umso mehr vernachlässigt, je stressiger es am Arbeitsplatz wird. Gleich lesen Sie eine Liste von Verhaltensregeln im Büro. Wahrscheinlich berücksichtigen Sie ohnehin schon viele der genannten Ratschläge. Für den Fall, dass Sie tatsächlich noch bestimmte Bereiche finden, die Sie bisher noch nicht berücksichtigt haben, sollten Sie diese Themenbereiche einkreisen und daran arbeiten, Ihr Verhalten zu verbessern.
✓ Behandeln Sie jeden – vom Big Boss bis zum Laufjungen im Mailservice – mit Respekt und Würde. Beteiligen Sie sich nie an einer Sache, die andere verunsichert oder sie in eine ungemütliche Situation bringt.
✓ Gehen Sie nie davon aus, dass jemand, von dem Sie Informationen oder einen Gefallen erbitten weniger zu tun hat oder weniger unter Druck steht als Sie. Denken Sie daran, dass fast jeder im Betrieb mehr zu tun hat, als er schaffen kann.
✓ Wenn Kollegen zu Ihnen kommen, um etwas zu erfragen, schenken Sie ihnen Ihre ungeteilte Aufmerksamkeit. Und wenn Sie mit jemandem telefonieren, arbeiten Sie nicht am Computer weiter. (Das ist nicht besonders höflich, und außerdem kann man das Klicken am anderen Ende der Leitung hören.)
✓ Kommen Sie immer pünktlich zu Konferenzen. Sind Sie tatsächlich einmal zu spät dran, dann entschuldigen Sie sich, aber lassen Sie die Ausrede weg, Ihre Katze sei Ihnen davongelaufen. Erstens ist es irrelevant und zweitens interessiert sich ohnehin niemand für Ihre Katze.
✓ Feiern Sie mit anderen. Auch wenn Sie viel zu tun haben, sollten Sie bei allen informellen Treffen dabei sein (wenn auch nur kurz). Gelegenheiten könnten eine kleine Geburtstagsfeier oder die Feier eines Betriebszugehörigkeits-Jubiläums in der Mittagspause sein.
✓ Kennen Sie sich besser mit Computern aus als die Kollegen, mit denen Sie Zusammenarbeiten, dann sollten Sie nicht den Cyber-Snob herauskehren, sondern den anderen helfen, ohne ihnen das Gefühl zu geben, sie seien dumm.

✓ Respektieren Sie die Privatsphäre der Kollegen. Wenn Sie beispielsweise im Zimmer eines Kollegen sind, und er ein Privatgespräch entgegennimmt, sollten Sie sich mit einer kleinen Entschuldigung verziehen, bevor Sie gebeten werden zu gehen.
✓ Machen Sie gerade eine Pause und kennen einen neuen Witz, dann sollten Sie nicht Ihre Kollegen unterbrechen, während sie gerade über ein wichtiges Projekt sprechen.
✓ Wenn irgend möglich beantworten Sie Telefonanrufe und E-Mails innerhalb von 24 Stunden. Verletzen Sie diesen Grundsatz, sollten Sie eine Entschuldigung anbieten können (aber bitte keine faule Ausrede).
✓ Sprechen Sie auf einen Anrufbeantworter, so hinterlassen Sie Ihren Namen, Ihre Telefonnummer, die Zeit und den Grund des Anrufs.
✓ Halten Sie die Ansage auf Ihrem Anrufbeantworter kurz und deutlich.
✓ Sprechen Sie mit Ihrem Handy nicht an öffentlichen Orten, beispielsweise nicht im Pausenraum.
✓ Kommt ein Fax bei Ihnen an, das nicht an Sie adressiert ist, sollten Sie es nicht lesen. Umgekehrt seien Sie sich dessen bewusst, dass aus Ihrem Fax ein Irrläufer werden kann und andere den Inhalt lesen könnten, auch wenn das Fax nicht an sie adressiert ist.
✓ Versuchen Sie. Telefaxsendungen auf drei bis vier Seiten zu beschränken (ansonsten blok- kieren Sie das Gerät des Empfängers). Umfasst die Sendung mehr als vier Seiten, rufen Sie zuvor hei Empfänger an und kündigen das Fax an.
✓ Seien Sie mit Humor besonders vorsichtig. Besonders kritisch werden Witze gegen Minderheiten gesehen. Man könnte Sie leicht missverstehen.
✓ Nehmen Sie am Computer eines anderen keine Änderungen vor – selbst wenn Sie nur helfen wollen.

✓ Kleiden Sie sich entsprechend der Kleiderordnung Ihrer Firma. Selbst an den Dress- down-Tagen, meist an Freitagen, an denen man salopp gekleidet im Büro erscheinen kann, sollten Sie nichts tragen, was unprofessionell wirkt. Auch mit Parfüm oder Rasierwasser sollten Sie äußerst sparsam umgehen. Einige Menschen reagieren allergisch oder sehr empfindlich auf Düfte.
✓ Wenn Sie sich mit jemandem unterhalten, dann meiden Sie Themen, die Widerstände oder Missverständnisse hervorrufen könnten (Rassenthemen, Sex, Politik, Religion). Besser ist es, Smalltalk auf Sport. Kino, Restaurants, Kinder oder die Entwertung des US- Dollar (Halt! Das sollte ein Witz sein) zu beschränken.
✓ Nennen Sie Kolleginnen und Kollegen immer mit Namen (nicht etwa Du da! , Hey oder ähnliches).
✓ Wenn Sie etwas Persönliches zu erledigen haben (beispielsweise ein Telefonat), dann verlegen Sie es in die Mittagspause.
✓ Lassen Sie Ihre privaten Probleme zuhause. Schlechte Stimmung kann ansteckend sein.
✓ Kommen Sie nicht mit einem Schnupfen oder mit einer Krankheit zur Arbeit, die auch auf andere übergreifen könnte. Wenn Sie unbedingt ins Büro kommen müssen, warnen Sie Ihre Besucher, sie sollten wegen Ihrer Erkältung oder Grippe möglichst .Abstand halten.
✓ Beschweren Sie sich nicht über Kleinigkeiten. Wenn in der Firma nicht mehr Ihre Lieblingskugelschreiber auf Lager sind oder die Weihnachtsfeier nicht in fußläufiger Entfernung zu Ihrer Wohnung stattfindet sollten Sie Ihre Enttäuschung für sich- behalten. Es läuft eben nicht immer so, wie Sie es gern hätten.

✓ Seien Sie ein guter Nachbar. Wenn Sie Ihr Mittagessen an Ihrem Schreibtisch einnehmen, sollten Sie stark gewürzte Speisen vermeiden. Und wenn Sie sich etwas ausleihen, beispielsweise das Telefonbuch, dann bringen Sie es zurück, sobald Sie es nicht mehr benötigen.
✓ Für den Fall, dass Sie nicht genau wissen, wie Sie sich verhalten sollten, stellen Sie sich die Frage: Würde es Spaß machen hier zu arbeiten, wenn sich jeder so verhalten würde?

Das Beste aus verfahrenen Situationen machen – Diplomatie am Arbeitsplatz
Ganz gleich wie gut Sie mit Personal zurechtkommen, Sie könnten sich ganz plötzlich in einer Situation wiederfinden, in der es kein eindeutiges Richtig oder Falsch gibt. In den folgenden Abschnitten führe ich Sie in drei solcher Situationen und gebe Ihnen Hilfen, wie Sie reagieren könnten. Bedenken Sie jedoch, dass Sie jede Situation auf besondere Weise bestehen – und dabei alle möglichen Faktoren berücksichtigen müssen. (Weitere Situationen halte ich für Sie in Artikel 20 bereit.)

Gebieten Sie Geschwätz Einhalt:
Wenn ein Kollege Gerüchte in die Welt setzt
Die Situation: Ein Mitarbeiter in einer anderen Abteilung gibt sich sehr professionell, wenn leitende Angestellte in der Nähe sind. Ansonsten aber klatscht er über Kollegen und setzt Gerüchte in Umlauf. Tatsächlich kann er das so gut, dass einige Leute seinen Lügen schon Glauben schenken und damit könnte das Ansehen eines Mitarbeiters beschädigt werden. Wie man reagieren sollte: Ihr Instinkt sagt Ihnen, den Kerl sollte man ganz einfach ignorieren. und man will hoffen, dass alle anderen ebenso denken. Doch wenn dieses Verhalten sich fortsetzt, könnte die Moral der Mitarbeiter und deren Motivation Schaden nehmen, wenn es nicht sogar schon geschehen ist. Sie müssen diese Angelegenheit Ihrem Chef zur Kenntnis bringen, und es muss auf objektive und professionelle Art und Weise geschehen. Teilen Sie Ihrem Vorgesetzten die Fakten mit, so wie sie sich ereignet haben, doch lassen Sie sich nicht dazu hinreißen die fragliche Person zu verurteilen. Sie geben lediglich Informationen weiter, eine disziplinarische Maßnahme schlagen Sie aber nicht vor. Wenn Ihr Vorgesetzter auf das Problem nicht näher eingeht, drängen Sie ihn nicht zu einer Lösung und gehen Sie nicht zum Boss Ihres Vorgesetzten. Dokumentieren Sie nun das Verhalten der tratschenden Kollegen, für den Fall, dass Ihr Vorgesetzter die Sache später aufgreift. Dann könnten sich Ihre Notizen als sehr wertvoll erweisen.

Der Lieblingsschüler: Wenn Sie glauben, dass Kollegen Von Ihrem Chef bevorzugt Werden
Die Situation: Kurz nachdem Ihr Antrag, zwei Tage in der Woche von zuhause aus zu arbeiten, von Ihrem Vorgesetzten abgelehnt wurde, wird einem ähnlichen Antrag eines Kollegen zugestimmt.
Wie man reagieren sollte: Auch wenn Sie guten Grund zur Annahme haben, dass Sie benachteiligt wurden, sollten Sie sich mit einem Urteil zurückhalten, bis Sie die Situation als Ganzes kennen. Spezielle Umstände im Fall Ihres Kollegen – vielleicht eine Krise zuhause – könnte erklären, was Sie als Ungerechtigkeit empfinden. Es ist in Ordnung, wenn Sie Ihren Vorgesetzten darum bitten, Ihnen seine Entscheidung zu erklären, so lange Sie es in ruhigem und sachlichem Ton tun und die Vereinbarung, die mit Ihrem Kollegen getroffen wurde, nicht aufs Spiel setzen. Sind Sie, nachdem Sie die Begründung kennen, immer noch der Meinung, Sie würden unfair behandelt, dann bitten Sie um Richtlinien, denen Sie folgen müssen, damit Ihrem Antrag künftig stattgegeben wird.

Versteckte Kamera: Wenn die Wahrheit schmerzt
Die Situation: Der Chef Ihres Vorgesetzten nimmt Sie eines Tages zur Seite und stellt Ihnen Fragen, die, wenn sie wahrheitsgemäß beantwortet würden, Ihren Vorgesetzten in ein schlechtes Licht rücken. Wie man reagieren sollte: Der Konflikt ist hier eindeutig. Wenn sie nicht die Wahrheit sagen, dann sind Sie nicht ehrlich. Andererseits alles zu sagen, was Sie zu sagen versucht sind, würde von vielen als Illoyalität angesehen werden. Natürlich hängt sehr viel vom fraglichen Verhalten Ihres Vorgesetzten ab. Wenn Sie sicher sind, dass Ihr Vorgesetzter sich unethisch verhalten hat oder in einer Weise, die dem Unternehmen abträglich ist oder Sie ganz direkt gefragt werden, dann müssen Sie die Wahrheit sagen. Sie sollten aber demjenigen, der Sie befragt, durchaus vermitteln, dass Sie sich nicht wohl fühlen, wenn Sie über Ihren Vorgesetzten sprechen. Außerdem sollten Sie nie etwas sagen, was Sie nicht beweisen können. Wenn die Fragen so gestellt sind, dass Sie über die Kompetenz oder das Urteilsvermögen Ihres Vorgesetzten Auskunft geben sollen, dann ist besondere Sorgfalt geboten. Bewundern und respektieren Sie Ihren Vorgesetzten, dann sollten Sie dies auch zum Ausdruck bringen. Sind Sie sich in dieser Hinsicht nicht ganz sicher, dann sollten Ihre Antworten nur sehr knapp ausfallen. Denken Sie daran, dass nichts – überhaupt nichts! – die Beziehung zwischen Ihnen und Ihrem Vorgesetzten mehr vergiften kann, als das ihm von Dritten zugetragen wird. Sie hätten negativ über ihn gesprochen.