Die Wunderbare Welt der Budgets – Manager als Beruf

Jedes Unternehmen wird durch Geld in Bewegung gehalten. Unabhängig von der Größe Ihrer Abteilung, des Reizes Ihrer Produkte oder der Loyalität Ihrer Angestellten – Sie und Ihr Team geraten in ernsthafte Schwierigkeiten, wenn der Firma das Geld ausgeht. Gehen die Gewinne zurück und wird das Geld zunehmend knapp, sollten Sie lieber etwas unternehmen, um die Lage zu verbessern (oder Ihren Lebenslauf überprüfen und die Geschäftskontakte, die Sie zu anderen Unternehmen haben, wieder einmal auffrischen).

Als Manager müssen Sie die Grundlagen der Budgetierung und der Buchführung verstehen. Sobald in Besprechungen Begriffe wie Cashflow, Einnahmenübersicht und Bilanz fallen, wäre es dann nicht schlecht, wenn Sie mit mehr als nur einem Kopfnicken und einem ausdruckslosen Blick antworten könnten? Sie können aber beruhigt sein, Sie müssen nicht unbedingt ein diplomierter Betriebswirt sein, um diese Themen zu verstehen.

Betrachten wir Computer und deren Netze als das zentrale Nervensystem eines Unternehmens, dann sind die Buchführung und das Finanzwesen (und das Geld, was dort gezählt und verwaltet wird) der zum Leben notwendige Blutkreislauf: die Venen, die Arterien, die roten und weißen Blutkörperchen. Was bedeutet es also, wenn Ihr Unternehmen etwas blass wird und der Raum sich zu drehen beginnt? Genau, Sie brauchen eine Geldspritze!

In diesem Artikel beschäftigen wir uns mit der Bedeutung der Budgetierung in einem Unter-nehmen und zeigen einige professionelle Tricks, wie Sie ein Budget schnell und einfach zusammenstellen können. Dann präsentieren wir Ihnen ein Überlebenspaket mit den Grundlagen der Buchführung. Wir werden aus Ihnen keinen Buchhalter machen (aufatmen!), dieses Artikel kann Ihnen aber helfen, diesen fragenden Blick, der jedes Mal erscheint, wenn die Begriffe Bilanz oder Cashflow fallen, aus Ihren Augen zu entfernen. Und eins sollten Sie bitte nicht vergessen: Auch wenn Sie zur Zeit im Öffentlichen Dienst oder für ein gemeinnütziges Unternehmen tätig sind und dadurch einige der erwähnten Dinge auf Sie nicht zutreffen, wissen Sie jetzt noch nicht, wer Ihr nächster Arbeitgeber sein könnte.

Budgets geben die Rahmenbedingungen bezüglich der erwarteten Leistungen vor. an denen Manager dann die tatsächlichen Leistungen messen können. Die tatsächliche Leistung eines Unternehmens wird durch ein Buchführungssystem offen gelegt, das außerdem eine Gegenüberstellung der erwarteten und tatsächlichen Leistungen ermöglicht. Mit diesen Informationen arbeiten Manager mit Budgetverantwortung wie ein Chirurg, um den aktuellen Gesundheitszustand des Unternehmens festzustellen.

Die letzten Berichte der Buchführung zeigen, dass die Umsätze nicht so hoch sind, wie es im Budget vorhergesagt wurde? Dann muss der verantwortliche Manager (Sie also!!) herausfinden, warum das der Fall ist. Sind die Preise zu hoch? Haben Ihre Vertriebsmitarbeiter Probleme mit der zügigen Auslieferung des Produkts an den Kunden? Oder hat die Konkurrenz vielleicht ein neues Ding entwickelt, das nun Ihr Produkt vom Markt drängt? Sind es vielleicht die Lohnkosten, die höher als geplant sind? Vielleicht machen Ihre Mitarbeiter zu viele Über-stunden. Kann es sein, dass eine laschere Qualitätskontrolle viel mehr Nacharbeit mit sich bringt? Oder zahlen Sie Ihren Angestellten einfach zu viel?

Da Veränderung in der modernen Wirtschaft zum Alltag gehört, drängt sich die Frage auf. warum man sich überhaupt noch um Budgets kümmern sollte. Sie machen sich eine Heidenarbeit und zu dem Zeitpunkt, wenn Sie Ihr Budget abliefern, ist es schon überholt. Selbstverständlich wird es mit all diesen Veränderungen nicht unbedingt einfacher zu planen, es muss aber unbedingt sein. Ohne Langzeitplanung und Zielvorgaben irrt Ihr Unternehmen ziellos umher und Sie verschwenden Unmengen von Zeit und Energie, weil auch Ihre Mitarbeiter davon betroffen sind. Ein Budget ist eine wohlüberlegte Einschätzung der Zukunft, die Ihre Langzeitziele und Planungen widerspiegelt. Ein Budget verrät Ihnen die Größenordnung der zu erwartenden Personalkosten, wie viel Geld Sie für bestimmte Einrichtungen und zur Kapitalbeschaffung benötigen werden und vieles mehr. Und natürlich können Sie Ihre Budgets auch jederzeit ändern. Die besten Budgets sind flexibel, nicht zementiert.

Diejenigen unter Ihnen, die bereits eine Führungsposition innehaben, wissen, welche Macht Budgets haben. Sie sind eine Übersicht all dessen, was Sie für Ihr Unternehmen an Mitteln benötigen. Erst die Budgets machen etwas möglich. Durch die interaktive Kommunikation mit Führungskräften niedrigerer Ebenen können die höchsten Chefs einen enormen Einfluss auf den Weg, den das Unternehmen beschreiten wird, nehmen. Umgekehrt können natürlich auch die Mitarbeiter einen Einfluss ausüben. Sie haben die Gelegenheit, bei den Ihnen zur Genehmigung vorgelegten Budgets Wünsche zu äußern.

Budgets bestimmen, wie viele Mitarbeiter Sie in Ihrem Stab haben werden und wie viel Sie ihnen bezahlen. Budgets bestimmen, wie viel Geld Sie für die notwendigen Verbesserungen am Arbeitsplatz oder für Büroausstattung (wie Computer, Mahagonischreibtische und kalbs-lederne Sessel) zugeteilt bekommen. Sie bestimmen außerdem, wie viel Sie für die Unterstützung Ihrer Projekte ausgehen können. Und, gewissermaßen als Sahnehäubchen, bieten Budgets auch noch die Möglichkeit, diese teure Kalkulationssoftware, die Sie seit letztem Jahr zur Verfügung haben, endlich einmal einzusetzen.

Budgets haben aber noch ein anderes wichtiges Ziel; Sie geben einen Rahmen, der Ihre Fortschritte auf dem Weg hin zu Ihren Zielvorgaben messbar macht. Haben Sie beispielsweise zur Hälfte des Buchjahres bereits 75% Ihres Budgets verbraten, sollten Sie sich ernsthaft überlegen, ob dies keine Probleme verursachen könnte, Entweder haben Sie die Kosten unterschätzt oder Sie geben einfach zu viel aus. Wo immer die geplanten und tatsächlichen Ausgaben aus-einander driften, sollten Sie sich über die Gründe Gedanken machen.

Selbstverständlich bieten Budgets Ihnen auch die Möglichkeit, mittels allerhand witziger Grafiken und Bilder Ihre Kollegen und Vorgesetzten zu beeindrucken. Stellen Sie sich einmal folgende Situation vor; Sie befinden sich im großen Konferenzsaal Ihres Unternehmens in-mitten der größten Chefs, um Ihre Budgets zu präsentieren. Das Licht ist etwas gedimmt, die Aufmerksamkeit Ihres Publikums voll auf die Vorführung gerichtet. Abwechselnd benutzen Sie einen Projektor mit bunten Bildern. Tabellen und wunderbaren, dreidimensionalen Grafiken und Balkendiagrammen. Sie sind völlig Herr der Lage und wechseln, während Sie ruhig erzählen, mittels einer Fernbedienung die Bilder. Es gibt nichts Schöneres als Zahlen, die einer Gruppe interessierter Zuhörer abwechslungsreich präsentiert werden.

Abhängig von der Größe Ihres Unternehmens kann der Vorgang zur Entwicklung eines Budgets entweder sehr einfach oder äußerst komplex sein. Unabhängig davon können Sie mittels eines Budgets fast alles wiedergehen. Wir geben hier einige Beispiele:

• Personalkosten: Das Personalbudget ist eine Übersicht aller Mitarbeiter, ihrer Position und des Gehalts, das sie beziehen.
• Verkaufsbudget: Hierbei handelt es sich um eine Schätzung der Gesamtzahl der verkauften Produkte und/oder Dienstleistungen. Die Gesamteinnahmen werden berechnet, indem man die Zahlen mit dem Preis pro Einheit multipliziert.
• Produktionskosten: Hier werden alle im Verkaufsbudget geplanten Mengen in Produktionseinheiten und die damit verbundenen Kosten bezüglich Maschinen, Ausrüstung, Material und Personal, die zur Produktion dieser Mengen benötigt werden, umgesetzt.
• Ausgabenbudget: Hier werden alle im Laufe des Jahres geplanten oder absehbaren Kosten aufgeführt und zugeordnet. Sie budgetieren hier Reisekosten, Aus-, Weiter- und Fort-bildung, Bürobedarf usw.
• Investitionsbudget: An dieser Stelle werden alle vom Manager beabsichtigten Investitionen (die nützlichen, mit langer Lebensdauer), wie Möbel, Computer, Gebäude, Grundstücke und dergleichen, die mit dem Unternehmen Zusammenhängen, geplant.